河南鑫苑物業(yè)管理公司業(yè)務(wù)流程控制制度

河南鑫苑物業(yè)管理業(yè)務(wù)流程控制制度2006年1月20日2/8/20251河南鑫苑物業(yè)管理一、職位分工職位職責(zé)不相容職責(zé)總經(jīng)理審批業(yè)務(wù)流程控制制度；審批驗(yàn)房標(biāo)準(zhǔn)\物業(yè)接收管理辦法；審批質(zhì)保金的支付；制定公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程制度；制定驗(yàn)房標(biāo)準(zhǔn)\物業(yè)接收管理辦法；業(yè)務(wù)總監(jiān)制定公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程制度。審核管理處各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程。制定驗(yàn)房標(biāo)準(zhǔn)\物業(yè)接收管理辦法；審核業(yè)主裝修方案；制定質(zhì)保金支付辦法?？偣こ處熤贫?yàn)房標(biāo)準(zhǔn)\物業(yè)接收管理辦法；審核業(yè)主裝修方案；為各管理處提供技術(shù)支持。制定公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程制度；制定質(zhì)保金支付辦法。財(cái)務(wù)總監(jiān)制定質(zhì)保金支付辦法。制定驗(yàn)房標(biāo)準(zhǔn)\物業(yè)接收管理辦法。管理處經(jīng)理制定管理處各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程。制定驗(yàn)房標(biāo)準(zhǔn)\物業(yè)接收管理辦法；制定質(zhì)保金支付辦法。物業(yè)部門員工執(zhí)行上級(jí)制定的流程、規(guī)章制度等，認(rèn)真履行自己的職責(zé)。制定驗(yàn)房標(biāo)準(zhǔn)\物業(yè)接收管理辦法；審核業(yè)主裝修方案等。置業(yè)營銷負(fù)責(zé)人營銷部分批向業(yè)主發(fā)放的入伙通知。營銷部查驗(yàn)業(yè)主各種票據(jù)證件的具體內(nèi)容。確定業(yè)主入伙通知時(shí)間。2/8/20252河南鑫苑物業(yè)管理二、規(guī)劃設(shè)計(jì)前期介入控制提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議工程部站在業(yè)主和后期物業(yè)管理的角度提出建議報(bào)告工程方案論證工程部將建議報(bào)告提交置業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)部0102批準(zhǔn)不批準(zhǔn)2/8/20253河南鑫苑物業(yè)管理三、施工圖設(shè)計(jì)階段前期介入控制提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議工程部站在業(yè)主和后期物業(yè)管理的角度提出建議報(bào)告

工程部將建議報(bào)告提交置業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)部初步設(shè)計(jì)完成階段不批準(zhǔn)批準(zhǔn)01022/8/20254河南鑫苑物業(yè)管理四、施工階段前期介入控制置業(yè)工程工程部進(jìn)行落實(shí)整改工程部站在業(yè)主開發(fā)商和后期物業(yè)管理角度對(duì)施工質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督

工程部將問題報(bào)告提交置業(yè)工程工程部工程部報(bào)告總經(jīng)理及企管部發(fā)備忘錄給置業(yè)工程部及企管部工程部做好記錄歸檔發(fā)現(xiàn)問題做好記錄工程部做好記錄歸檔工程開始施工0102通過未通過2/8/20255河南鑫苑物業(yè)管理五、物業(yè)前期驗(yàn)房控制控制目標(biāo)站在業(yè)主與物業(yè)管理的角度對(duì)房屋建設(shè)質(zhì)量進(jìn)行查驗(yàn)，以利于業(yè)主對(duì)物業(yè)的使用、物業(yè)公司的維護(hù)管理。關(guān)鍵控制點(diǎn)1〕應(yīng)站在業(yè)主的角度，嚴(yán)格按照公司驗(yàn)房標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行查驗(yàn)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)認(rèn)真做好記錄；2〕要催促置業(yè)工程工程部按時(shí)間節(jié)點(diǎn)落實(shí)整改，做好對(duì)問題整改的復(fù)驗(yàn)工作及其記錄；3〕對(duì)于發(fā)現(xiàn)的重大問題要及時(shí)上報(bào)公司總經(jīng)理與置業(yè)工程部、企管部并進(jìn)行詳細(xì)備案。4〕驗(yàn)房標(biāo)準(zhǔn)要得到工程部、置業(yè)工程部與企管部總監(jiān)與經(jīng)理的簽字認(rèn)可。注釋1〕物業(yè)前期驗(yàn)房控制是指工程完工前三個(gè)月開始到開發(fā)商向物業(yè)公司移交的階段；2〕物業(yè)前期驗(yàn)房形式為管理處成立驗(yàn)房小組對(duì)房屋質(zhì)量、園林景觀、配套設(shè)施等進(jìn)行查驗(yàn)；3〕物業(yè)前期驗(yàn)房的內(nèi)容包括土建工程、塑鋼門窗、園林景觀、供配電、給排水、消防及智能化設(shè)施，并就驗(yàn)房過程中發(fā)現(xiàn)的問題與置業(yè)工程工程部進(jìn)行溝通，限期落實(shí)整改。置業(yè)工程工程部進(jìn)行落實(shí)整改組建驗(yàn)房小組工程部對(duì)驗(yàn)房小組進(jìn)行培訓(xùn)按照驗(yàn)房標(biāo)準(zhǔn)開始驗(yàn)房發(fā)現(xiàn)問題并做記錄提交置業(yè)工程工程部限期整改工程部報(bào)告總經(jīng)理及企管部發(fā)備忘錄給置業(yè)工程部及企管部工程部做好記錄歸檔工程部做好記錄歸檔成立物業(yè)管理中心未通過通過010203與置業(yè)工程部召開會(huì)議2/8/20256河南鑫苑物業(yè)管理五大責(zé)任主體竣工驗(yàn)收完成六、物業(yè)接管驗(yàn)收控制

置業(yè)工程工程部配合接管驗(yàn)收管理處與工程部聯(lián)合成立接管驗(yàn)收小組做好驗(yàn)收記錄置業(yè)工程工程部限期整改驗(yàn)收合格管理處將資料歸檔保管發(fā)現(xiàn)問題雙方在驗(yàn)收記錄上簽字,工程工程部向管理處移交相關(guān)資料010203與置業(yè)工程部召開會(huì)議2/8/20257河南鑫苑物業(yè)管理控制目標(biāo)及時(shí)順利將物業(yè)交付業(yè)主，保證物業(yè)管理的正常開展。關(guān)鍵控制點(diǎn)1〕嚴(yán)格按照交付流程進(jìn)行交付，驗(yàn)房人員陪同業(yè)主進(jìn)行房屋驗(yàn)收，填寫?房屋驗(yàn)收交接表?，業(yè)主簽字確認(rèn)；2〕要準(zhǔn)確記錄水、電、氣表的讀數(shù)，驗(yàn)收房屋內(nèi)各種設(shè)施并介紹使用方法〔其中包括試上下水、門窗、插座試電等內(nèi)容〕；3〕驗(yàn)房人員整理?房屋驗(yàn)收交接表?上的不合格項(xiàng)并填寫?報(bào)修記錄表?交保修辦，保修辦(維修班或工程部)視情況按要求限期整改；4〕驗(yàn)房人員對(duì)于業(yè)主提出的重大質(zhì)量問題應(yīng)及時(shí)反響到客戶中心主任、管理處經(jīng)理、工程部、總經(jīng)理、置業(yè)工程部、企管部，要催促置業(yè)工程工程部按時(shí)間節(jié)點(diǎn)落實(shí)整改，復(fù)驗(yàn)合格后通知業(yè)主再次驗(yàn)收。注釋1〕交付現(xiàn)場控制由業(yè)務(wù)總監(jiān)、工程部、管理處經(jīng)理負(fù)責(zé);2〕業(yè)主費(fèi)用交齊后，領(lǐng)取鑰匙和相關(guān)物品，在?鑰匙發(fā)放登記表?上簽字確認(rèn)入住資料包括?裝修管理規(guī)定?、?業(yè)戶手冊?、?居家手冊?、?溫馨提示?等，請(qǐng)業(yè)主詳細(xì)填寫?住戶情況登記表?，業(yè)主需在?物品資料簽領(lǐng)表?上簽字確認(rèn)。營銷部查驗(yàn)業(yè)主各種票據(jù)證件是否齊全正確按驗(yàn)房標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)房視情況有保修辦或置業(yè)工程部限期整改填寫業(yè)主資料，簽署業(yè)主臨時(shí)公約管理處成立交房小組制定交付方案營銷局部批向業(yè)主發(fā)放入伙通知交納物業(yè)管理費(fèi)及其他費(fèi)用領(lǐng)取房屋鑰匙及入住資料、其他物品業(yè)主填寫?客戶接房滿意程度調(diào)查問卷?管理處將交付資料歸檔業(yè)主與驗(yàn)房人員在?房屋驗(yàn)收交記錄表?簽字七、物業(yè)交付控制物業(yè)接管驗(yàn)收完成0102合格不合格合格2/8/20258河南鑫苑物業(yè)管理八、裝修監(jiān)管控制提交裝修公司營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書復(fù)印件提交裝修設(shè)計(jì)方案、圖紙管理處審核

簽訂房屋裝修管理協(xié)議裝修公司繳納裝修質(zhì)保金、業(yè)主繳納垃圾清運(yùn)費(fèi)提交施工人員身份證復(fù)印件及照片發(fā)放施工許可證、施工人員臨時(shí)出入證業(yè)主填寫裝修申請(qǐng)施工裝修監(jiān)管完工驗(yàn)收

業(yè)主入住1月后復(fù)驗(yàn)合格二次驗(yàn)房填寫監(jiān)管記錄限期整改裝修資料歸檔退還裝修質(zhì)保金010203介紹裝修本卷須知合格2/8/20259河南鑫苑物業(yè)管理向施工方發(fā)?保修工程結(jié)算通知書?保修辦判別保修辦進(jìn)行取證屬于責(zé)任期內(nèi)向施工方發(fā)保修期工程維修通知書并保存通知等證據(jù)施工方按時(shí)維修費(fèi)用由施工方承擔(dān)上報(bào)公司總經(jīng)理及工程部工程部制定施工方案施工方不能按時(shí)維修或其他原因保修辦組織施工保存相關(guān)資料屬于緊急、重大情況施工方不能及時(shí)趕到保修辦取證控制目標(biāo)保證責(zé)任期內(nèi)工程質(zhì)量遺留問題的及時(shí)順利處理。關(guān)鍵控制點(diǎn)1〕根據(jù)?建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例?及置業(yè)與施工方的約定判斷維修責(zé)任；2〕保修辦要做好取證材料的收集，包括工程質(zhì)量問題的照片、實(shí)物、業(yè)主簽認(rèn)的書面報(bào)修記錄等，取證材料應(yīng)分戶記錄保存；3〕對(duì)于緊急重大問題要及時(shí)上報(bào)公司總經(jīng)理、工程部與置業(yè)工程部；4〕保修辦負(fù)責(zé)維修檔案的整理，每月報(bào)工程部備案，隨時(shí)接受工程部監(jiān)督檢查；5〕緊急情況下保修辦有權(quán)先行采取必要措施，由此發(fā)生的費(fèi)用由原施工方承擔(dān)，但應(yīng)及時(shí)以特快專遞或其他形式告知原施工單位。注釋1〕工程的質(zhì)量保修期自房屋竣工驗(yàn)收合格之日起開始計(jì)算。如果房屋建筑工程是按照單項(xiàng)驗(yàn)收交付的，按照單項(xiàng)工程分別計(jì)算保修期；2〕公司接管后，原置業(yè)與施工方在?房屋建筑工程質(zhì)量保修協(xié)議書?中約定的質(zhì)量保修通知、監(jiān)督的權(quán)利義務(wù)委托給公司管理處保修辦；3〕緊急情況是指如果不處理立即就會(huì)造成損失的擴(kuò)大或造成其它人員財(cái)產(chǎn)損害的發(fā)生；4〕保修辦全面負(fù)責(zé)工程維修。工程部對(duì)維修方案有審核權(quán)，對(duì)維修質(zhì)量九、質(zhì)量缺陷責(zé)任期內(nèi)工程維修出現(xiàn)工程質(zhì)量問題010203042/8/202510河南鑫苑物業(yè)管理十、工程質(zhì)保金支付控制置業(yè)工程部審核合同與工程移交情況置業(yè)財(cái)務(wù)部審核余額業(yè)務(wù)總監(jiān)和總工程師審核簽字工程部與管理處對(duì)維修質(zhì)量檢查回訪財(cái)務(wù)部扣除相應(yīng)質(zhì)保金額工程部退回支付申請(qǐng)按相應(yīng)比例留滯質(zhì)保金，業(yè)務(wù)總監(jiān)和總工程師審核簽字工程部催促整改置業(yè)財(cái)務(wù)部支付質(zhì)保金控制目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)工程質(zhì)保金支付的流程，有效躲避風(fēng)險(xiǎn)，確保物業(yè)質(zhì)量。關(guān)鍵控制點(diǎn)1〕嚴(yán)格按照質(zhì)保金支付管理方法與施工合同執(zhí)行；2〕有需要支付質(zhì)量保證金的工程必須按照?物業(yè)接收管理方法?中的要求相物業(yè)公司移交資料；3〕在接到申請(qǐng)之后，工程部與管理處對(duì)工程質(zhì)量和維修情況予以回訪和檢查，確認(rèn)沒有質(zhì)量問題后給予簽認(rèn)，報(bào)業(yè)務(wù)總監(jiān)和總工程師審核并送總經(jīng)理批準(zhǔn)后，將申請(qǐng)返還置業(yè)財(cái)務(wù)部；4〕物業(yè)公司檢查中發(fā)現(xiàn)有工程質(zhì)量問題，進(jìn)行催促整改，并以備忘錄告知置業(yè)工程部，同時(shí)退回?質(zhì)保金支付申請(qǐng)表?，整改合格后，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問題的部位按照相應(yīng)的比例留滯質(zhì)保金，簽認(rèn)申請(qǐng)，整改仍不合格，拒絕簽認(rèn)，退回工程部按原施工合同相關(guān)條款處理。注釋1〕置業(yè)財(cái)務(wù)部為工程質(zhì)量保證金的監(jiān)督支付部門；2〕物業(yè)公司負(fù)責(zé)工程的催促整改及工程質(zhì)量的最終審核，并扣除復(fù)核工程質(zhì)量保證金的數(shù)額。質(zhì)保期到期前兩周施工單位提出支付申請(qǐng)0102合格不合格合格不合格總經(jīng)理簽字置業(yè)總經(jīng)理簽字2/8/202511河南鑫苑物業(yè)管理1、管理目標(biāo)1〕促進(jìn)房屋銷售2〕合理控制促銷活動(dòng)費(fèi)用2、關(guān)鍵點(diǎn)控制1〕宣傳費(fèi)用額度的控制2〕效果評(píng)估注釋1〕物業(yè)與置業(yè)簽訂委托協(xié)議；2〕物業(yè)具體負(fù)責(zé)部門為企管部，置業(yè)具體負(fù)責(zé)部門為營銷部；3〕置業(yè)公司財(cái)務(wù)部審核票據(jù)及余額；4〕物業(yè)公司每月向置業(yè)提出結(jié)算。

十一、促銷活動(dòng)費(fèi)用控制流程物業(yè)公司提出活動(dòng)方案及費(fèi)用報(bào)置業(yè)公司置業(yè)財(cái)務(wù)部結(jié)算支付宣傳費(fèi)用雙方對(duì)活動(dòng)方案及費(fèi)用進(jìn)行會(huì)審置業(yè)公司確定宣傳費(fèi)用額度0102開展促銷活動(dòng)置業(yè)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)批準(zhǔn)不批準(zhǔn)03置業(yè)公司總經(jīng)理簽字04置業(yè)公司進(jìn)行評(píng)估置業(yè)公司財(cái)務(wù)部審核與置業(yè)簽訂委托協(xié)議2/8/202512河南鑫苑物業(yè)管理1、管理目標(biāo)1〕保證零星配套的業(yè)務(wù)質(zhì)量；2〕保證費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2、關(guān)鍵點(diǎn)控制1〕財(cái)務(wù)部審核嚴(yán)格控制在工程預(yù)算范圍；2〕效果評(píng)估；３〕合同簽定按合同簽定方法及權(quán)