大學(xué)社團(tuán)中心各部門工作管理手冊(cè)經(jīng)典版

大學(xué)社團(tuán)中心各部門工作管理手冊(cè)經(jīng)典版

社團(tuán)聯(lián)合會(huì)

工

作

手

冊(cè)

目錄

秘書處（部）工作手冊(cè)

總則

秘書處人員

部長(zhǎng)：殷偉琦

副部長(zhǎng)：華維，張歆

會(huì)務(wù)聯(lián)絡(luò)組：童川，王宇偉，王孫媛，余佳

檔案組：張永琦，褚麗瑛，李菲，丁曉英

辦公室組：蔡文杰，朱文泓，曹怡，宋文玨

第一章會(huì)務(wù)聯(lián)絡(luò)組

一、工作職能

1.通過會(huì)議旁聽與會(huì)議記錄及時(shí)反饋社聯(lián)各部門的工作情況與工作計(jì)劃，以便

本部門更快更好地為其他部門提供需要的資料與智助協(xié)調(diào)各部門間的聯(lián)絡(luò)

工作。

2.及時(shí)進(jìn)行會(huì)議記錄的整理、打印與張貼，使社聯(lián)成員在最短時(shí)間內(nèi)熟悉各部

門最新情況與信息。

3.做好部門之間的信息聯(lián)絡(luò)工作，及時(shí)收集各部門的資料，協(xié)助檔案組收集整

理歸檔。

4.為各類會(huì)議做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作（會(huì)場(chǎng)布置、人員安排等、會(huì)場(chǎng)打掃）。

二、會(huì)議旁聽與會(huì)議記錄

一、會(huì)議種類：社團(tuán)部例會(huì)，秘書部例會(huì)，宣傳部例會(huì)，外聯(lián)部例會(huì)，中心組會(huì)

議，社長(zhǎng)例會(huì)，社聯(lián)大會(huì)及某些臨時(shí)會(huì)議。

二、例會(huì)旁聽注意事項(xiàng)：

1.提早到場(chǎng)，不早退。

2.客觀記錄會(huì)議內(nèi)容，關(guān)于會(huì)議內(nèi)容有任何不明確之處，會(huì)后及時(shí)找有關(guān)人員

進(jìn)行確認(rèn)并糾正。

3.會(huì)后，請(qǐng)主持會(huì)議者在記錄原稿上簽名，確認(rèn)會(huì)議內(nèi)容及會(huì)議重點(diǎn)。

4.社聯(lián)大會(huì)，社長(zhǎng)例會(huì)需要進(jìn)行會(huì)前簽到工作。

三、會(huì)議記錄注意事項(xiàng)：

1.對(duì)當(dāng)天會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)概括，并錄入成WORD文件。（模版見附錄1）

2.關(guān)于會(huì)議要點(diǎn)，可適當(dāng)展開，應(yīng)當(dāng)做到客觀詳實(shí)，用詞得當(dāng)，保證非參會(huì)者

也能夠正確熟悉會(huì)議的簡(jiǎn)要內(nèi)容。

3.電子版儲(chǔ)存于社辦電腦（兩臺(tái)皆可）/D盤/秘書部文件夾內(nèi)，文件名統(tǒng)一格式:

xx年xx月xx日xx會(huì)議.doc。

四、會(huì)議記錄打印張貼注意事項(xiàng)：

1.會(huì)議記錄確認(rèn)無誤后，將電子文稿打印2份，1份交秘書部檔案組存檔，1

份張貼于辦公室指定處，會(huì)議記錄務(wù)必在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)打印張貼到

位。

2.兩周后將已張貼的會(huì)議記錄進(jìn)行回收，自行存檔。

3.每次會(huì)議記錄完成后，請(qǐng)將電子版會(huì)議記錄存放至電腦B中D：戒書部'會(huì)

議記錄中相應(yīng)的部門文件夾內(nèi)；同時(shí)自己身邊也應(yīng)進(jìn)行留擋。

第二章檔案組

一、工作職能

1.收集、分類、歸檔、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)與銷毀社聯(lián)檔案及有關(guān)資料，主動(dòng)協(xié)

助各個(gè)部門完成其右部檔案管理。

2.保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全與保密。

3.對(duì)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)的郵箱進(jìn)行定時(shí)、及時(shí)的整理，將必要的文件及時(shí)儲(chǔ)存、歸類、

留擋；不必要的文件及時(shí)刪除、銷毀。

4制定新的檔案制度，并對(duì)舊檔案制度不合理處加以改進(jìn)。

5.負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，制作檔案檢索工具，積極做好檔案有效利用的服務(wù)

工作，做好計(jì)算機(jī)輔助檔案信息管理工作。

6.貫徹落實(shí)本辦法，對(duì)檔案實(shí)施有效管理，發(fā)揮檔案的指導(dǎo)作用。

7.從會(huì)務(wù)組或者其他三個(gè)部門那里及時(shí)匯總某些問題需要改進(jìn)的看法、建議，

并以電子文稿或者書面形式上報(bào)部長(zhǎng).

8完成老師交辦的其他檔案工作。

二、檔案歸檔流程

資料收集類型包含

1.常規(guī)資料：

?社團(tuán)資料:社團(tuán)成立、社員名單、社長(zhǎng)聯(lián)系方式、社費(fèi)管理、社團(tuán)常

規(guī)活動(dòng)的策劃、小結(jié)

?社聯(lián)內(nèi)部資料：人員聯(lián)系表……

2.大型活動(dòng)資料：

資料包含有關(guān)文稿（如策劃書、新聞稿、小結(jié)……”活動(dòng)照片；周邊資料（如

宣傳手冊(cè)……）

1.社團(tuán)、社聯(lián)招新開始前收集完所需教室號(hào)碼、社團(tuán)名稱、社費(fèi)等；社團(tuán)招新

工作開展后配合社團(tuán)部收集各參加社團(tuán)人數(shù)、社長(zhǎng)資料并及時(shí)更新。（參照

附錄4、5、6）所有資料的收集時(shí)間截點(diǎn)為一周內(nèi)，資料的更新時(shí)間截點(diǎn)為

兩周內(nèi)。

2.社聯(lián)招新開始前準(zhǔn)備好各部門的宣傳文本，確認(rèn)教師，統(tǒng)計(jì)人員初步名單。

結(jié)束后，整理新干事名單與更新社聯(lián)內(nèi)部聯(lián)系資料。

3.各部門例會(huì)上及時(shí)更新社聯(lián)成員信息表。

（部分資料收集需要檔案組專員及會(huì)務(wù)聯(lián)絡(luò)組人員協(xié)同配合）

資料收集要求：

I.與社團(tuán)有關(guān)的資料收集應(yīng)包含：社團(tuán)名稱，社員名單，社員學(xué)號(hào)，聯(lián)系方式,

社長(zhǎng)姓名及聯(lián)系方式等。

2.與社聯(lián)有關(guān)的資料收集應(yīng)包含：社聯(lián)成員姓名，學(xué)號(hào)，聯(lián)系方式，部門，職

位等。

3.與社團(tuán)招新有關(guān)的資料收集應(yīng)包含：社團(tuán)名稱，社團(tuán)教室號(hào)，社團(tuán)費(fèi)用。

4.與社聯(lián)招新有關(guān)的資料收集應(yīng)包含：姓名，學(xué)號(hào)，編號(hào)，打分

5.與社聯(lián)有關(guān)的活動(dòng)資料收集應(yīng)包含：策劃，新聞稿，小結(jié)，照片，有關(guān)表格、

文字資料，PPT等。

6.所有資料收集后交于檔案部進(jìn)行篩選、整理及存檔,

7.若缺少的資料無法及時(shí)收集整齊，缺少資料可列出一張缺失表格發(fā)至秘書部

郵箱以便日后繼續(xù)收集。

（照片問宣傳部收集；新聞稿、小結(jié)問新聞組收集；策劃問中心組收集）

資料整理

注意事項(xiàng)：（如何補(bǔ)“零”及排序）

1.當(dāng)整理資料涉及學(xué)號(hào)時(shí)，請(qǐng)注意補(bǔ)“零，

具體做法:如圖

，工?乂幻BQ

行a)

「y點(diǎn)承串_?8?Al

MO

工作表OPIJ1KL■IF

自動(dòng)警用格式⑷

嘉件格式6)

?t3/

u字

選中單元格

單元格格式

數(shù)字娥保護(hù)

繳規(guī)?：

常

值

數(shù)

貨

會(huì)Tfi

計(jì)

專

日

期在文本單元格格式中，數(shù)字作為

時(shí)

間文本處理。

百

分

比

分

數(shù)

科

記

學(xué)

一

髯

自

定義

喉取消

選中“文本”后按“確定”即可

2.排序時(shí)注意資料的有關(guān)連續(xù)性，切勿“脫節(jié)整理”。

排序具體方法：如圖

將要排序的所有單元格全部選中

選擇“排序”，然后在“要緊關(guān)鍵字”內(nèi)選中要排的那一列即可

三、電腦文件檔案管理方法

電腦存放事宜說明

D盤：中心組；四個(gè)部門常規(guī)資料；新聞稿及財(cái)務(wù)文件。

E盤：社聯(lián)參于各個(gè)活動(dòng)的有關(guān)文件。

F盤：宣傳部照片及雜物。

（這個(gè)有與宣傳部協(xié)調(diào)嗎？？）

*大型活動(dòng)儲(chǔ)存統(tǒng)一格式：

活動(dòng)名稱

（總文件夾名）

照片文稿資料其他V分文件夾用

I/\II

x月x日新聞稿活動(dòng)小節(jié)..................

四電子郵箱管理說明標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?。。?/p>

1.建立相應(yīng)文件夾，將相應(yīng)郵件歸檔

2.將兩個(gè)月前并散落的文件進(jìn)行完全刪除

3.社聯(lián)郵箱中需存檔的文件務(wù)必及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)至秘書部郵箱

郵箱整理工作也是職責(zé)，在職能里面沒有表達(dá)。

五會(huì)議記錄整理（存檔）方式

1.文案版會(huì)議記錄每?jī)蓚€(gè)星期整理一次；電子版會(huì)議記錄每個(gè)月整理一次。怎

么整理呢？？全部銷毀？？寫得這么模糊！

2.文案版會(huì)議記錄整理方法：將兩個(gè)星期的會(huì)議記錄分類放入兩個(gè)檔案袋，一

個(gè)為社長(zhǎng)例會(huì)，一個(gè)為中心組及部門例會(huì)，按日期依次排放；每學(xué)期會(huì)議記

錄擺放方向相反；整理完畢后及時(shí)封口放回原位。

3.電子版會(huì)議記錄整理方法：在電腦B的D：'秘書部'會(huì)議記錄中分別按部門

歸類，并及時(shí)詢問會(huì)務(wù)組的同學(xué)收集缺失的會(huì)議記錄。

附：電子版會(huì)議記錄擺放樹狀圖:

D:\秘書部\

會(huì)議記錄

"中心組,‘社長(zhǎng)例會(huì),‘秘書部,,社團(tuán)部,‘宣傳部'‘外聯(lián)部,

X_____________________/________/

六社員名單整理全面方式

I.學(xué)號(hào)最前未加“零”的應(yīng)補(bǔ)“零（請(qǐng)參照上文）方法？？？

2.補(bǔ)“零”后按學(xué)號(hào)進(jìn)行升序排列。（請(qǐng)參照上文）排序的方法是什么？假如

方法錯(cuò)，后果我不想說了！

3.每份名單應(yīng)至少包含：社團(tuán)、學(xué)號(hào)、姓名，部分不清晰的學(xué)號(hào)或者姓名的應(yīng)

通過聯(lián)系方式及時(shí)進(jìn)行更正。

4.每學(xué)期應(yīng)進(jìn)行下列方式的社員名單整理：

（1）按學(xué)院分

（將同一學(xué)院的社員做進(jìn)一張EXCEL表格內(nèi)，比如：011230545,“01”

為學(xué)院，“05”為入學(xué)年份，“45”為學(xué)號(hào)），共做10個(gè)學(xué)院的EXCEL

表格（參照附錄2）

（2）按年級(jí)分

（在按學(xué)院分好類的前提下，按“入學(xué)年份”分別做進(jìn)不一致的SHEET中，

取名分別為大一、大二、大三、人四）（參照附錄3）

第三章辦公室組

一、工作職能

1.管理、統(tǒng)計(jì)、整理社團(tuán)聯(lián)合會(huì)辦公室內(nèi)所有物品。

2.每天定時(shí)在辦公室檢查值班記錄情況，及時(shí)詢問未值班人員的情況，匯總后

記錄在值班記錄表內(nèi)：同時(shí)查看社聯(lián)辦公室內(nèi)物品H勺出借情況，及時(shí)回收物

品，避免不必要的遺失。

3.對(duì)值班表上的來電、來訪情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并及時(shí)致電答復(fù)。

4.每周進(jìn)行值班考勤的電子統(tǒng)計(jì)；每周續(xù)寫社聯(lián)工作日志。

5.每天晚上10：00對(duì)辦公室進(jìn)行清理工作。

二值班反饋

1.值班考勤。對(duì)值班記錄表上應(yīng)值班而未來者進(jìn)行電話聯(lián)系，詢問其未值班原

因，并記錄在案；每周四晚進(jìn)行一周值班的電子考勤匯總。/

2.根據(jù)值班記錄進(jìn)行來電來訪的反饋，并對(duì)不能及時(shí)答復(fù)者，承諾一個(gè)工作R

的時(shí)間內(nèi)回復(fù)。

3.根據(jù)值班記錄中物品的出借情況，及時(shí)回收所有出借物品，避免不必要的遺

失；若遺失，及時(shí)在值班記錄內(nèi)填寫遺失情況。每周四晚隨值班考勤一起進(jìn)

行電子匯總。

4.每周四晚進(jìn)行工作日志的填寫工作，將社聯(lián)一周內(nèi)每天的情況根據(jù)上午、下

午、晚上三個(gè)時(shí)間段整理填寫，并以電子版的形式存于電腦內(nèi)。

5.每周將值班考勤與工作日志的電子版發(fā)送到秘書部郵箱。

三物品收發(fā)、信件整理

1.每周一至團(tuán)委辦公室A304詢問是否有社聯(lián)有關(guān)信件與報(bào)刊等，若有，整理

分類之后交于辦公室保管。

2.凡有物件進(jìn)出辦公室，務(wù)必告知秘書處或者由值班同學(xué)填寫在工作手冊(cè)上，

務(wù)必全面記錄物件進(jìn)出（移交）的具體時(shí)間及經(jīng)手人。

四、辦公室物料管理

1.定期清點(diǎn)辦公室固定辦公用品（包含現(xiàn)有數(shù)量、損壞程度、缺失數(shù)量等），

負(fù)責(zé)辦公室清潔打掃工作（包含2臺(tái)電腦桌、大桌、老師的辦公桌、地板等）。

2.周一至周四晚上10：00左右將有專人至辦公室清點(diǎn)物品資料，檢查值班記

錄，并整理辦公室的物品。

附辦公室接待來電來訪（還有錯(cuò)別字?。。。?/p>

1.值班期間電話接聽：

“您好，這里是社聯(lián)辦公室……”

2.值班記錄統(tǒng)一格式：

事項(xiàng)回復(fù)（處理結(jié)果，是否已解決及經(jīng)辦人姓名）

注意事項(xiàng)：

1.若不可當(dāng)場(chǎng)進(jìn)行回復(fù)，務(wù)必留下對(duì)方的聯(lián)系方式。

2.備注：已解決事項(xiàng)，可直接備注經(jīng)辦人姓名。

若不可當(dāng)場(chǎng)進(jìn)行回復(fù)，查找有關(guān)負(fù)責(zé)人，告知其詳情后，可備注，已

告知XX

3.短信統(tǒng)一格式:您好，我是社聯(lián)XX部XX

...............（正文）

收到后請(qǐng)回復(fù)短信確認(rèn)，謝謝！

附錄1

上海工程軾木丈學(xué)社囪馨合會(huì)

含衩制泰

會(huì)議類別時(shí)間

地點(diǎn)參與人員

參與老師記錄人員

會(huì)議內(nèi)容：

備注：

附錄2

社員名單整理表（按學(xué)院分）

ABCDE|FGH_J__

1社團(tuán)

2機(jī)器人社(011105121

3機(jī)器人社7)11105203

4機(jī)器人社*011105204

峰

5機(jī)著人社(011105205

6機(jī)器人社健7)11107127

7機(jī)器人社*011107306

8機(jī)器人社*011107803

9機(jī)器人社王文杰011107816

10機(jī)器人社黃弦揚(yáng)*011207113

11機(jī)署入社何一嘉*011407213

12計(jì)算機(jī)社董祖龍,011106135

13軍迷社周人杰*0101307123

14軍迷社張熱7）104407110

15軍迷社康成,011106205

16軍迷社姚天順（011106208

17軍迷社顧曹軍,011106213

18筆譯社醫(yī)程源^11106215^

>?!\Sheetl/Shcct2/Sheet3/

字體：宋體；大小：小四/12

命名方式：XX系.X1S

需要類別：社團(tuán)，姓名，學(xué)號(hào)，聯(lián)系方式

每一個(gè)學(xué)院的名單做成一張EXCEL表格，共10張表格

每張表格內(nèi)按社團(tuán)歸類名單

附錄3

社員名單整理(按年級(jí)分)

字體：宋體；大?。盒∷陌?

命名方式：XX系.xls

需要類別：學(xué)號(hào)，姓名，社團(tuán)

每一個(gè)學(xué)院的名單做成一張EXCEL表格，共10張表格

每張表格內(nèi)按社團(tuán)歸類名單

每張EXECL表里建立4張工作表(SHEET),名稱分別為：大一，大二，大三,

大四，將每個(gè)學(xué)院內(nèi)的名單分別按年級(jí)放入相應(yīng)的工作表內(nèi)

如何分辨是哪個(gè)年級(jí)的？學(xué)號(hào)的構(gòu)成：學(xué)院+專業(yè)代碼+入學(xué)年份+班級(jí)號(hào)+學(xué)號(hào)

比如:011107127,即：01系，專業(yè)代碼11,07年入學(xué)，1班，27號(hào)

因此，只要將入學(xué)年份相同的名單整合進(jìn)同一年級(jí)即可。

附錄4

社長(zhǎng)資料及聯(lián)系方式

E3licrosoftExcel-2007社長(zhǎng)演科OK線）.x】s

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ABCDEFGT

1社長(zhǎng)七不料不完全統(tǒng)計(jì)（展終月艮）

2社團(tuán)社長(zhǎng)姓名手機(jī)號(hào)碼學(xué)號(hào)寢電備注

3機(jī)器人社黃江偉13341921070011105231研究機(jī)器人的構(gòu)造以

4德語社黃駱佳1348239310401110620137655849竽習(xí)德語，了解德國(guó)二

創(chuàng)業(yè)理財(cái)尹翔15900879263011106212摹訴其本理財(cái)知識(shí)

自行年社曾聯(lián)1368161987001110622337657186切通車技

7網(wǎng)球社方新源1356406319801110681367797486學(xué)習(xí)網(wǎng)球基本技巧以

8排球社金方程15921262756011107825竽習(xí)排球基本技巧以

9翔論社許耒案1358550844501120511037651570掌握辯論基本要點(diǎn)以

10手語社洪磊13918323511011205112學(xué)習(xí)手語單詞，掌握i

11足球社徐駿1368194778201120622937664253學(xué)習(xí)足球基本技巧以

12十字統(tǒng)社周小龍1358553844701140610737651341產(chǎn)握如何制作十字綾

13交道舞社季永欣1381877993402120521137654198學(xué)習(xí)交道舞基本技耳

14古琴社吉宙宇1347253172702130410837651728掌握古琴?gòu)椬嘁铐?yè)

15空手道爰好協(xié)會(huì)毛俊彥1366183585502140623037656317學(xué)習(xí)空手道基本技口

16琬術(shù)社林髭13482080200022104228教授魔術(shù)技巧

17女紅社陳智迪13636447725031105217交流針織技術(shù)一

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豆惋數(shù)字

字體：宋體；大?。核奶?hào)”2

命名方式：XX年X月X日社長(zhǎng)資料.xls

需要類別：社團(tuán)，社長(zhǎng)姓名，手機(jī)號(hào)碼，學(xué)號(hào)，寢室電話，社團(tuán)編號(hào)，備注

社長(zhǎng)資料做成一張EXECL表，表內(nèi)共建立7張工作表（SHEET）：SHEET1（所

有社長(zhǎng)資料）；實(shí)踐類社團(tuán)；科技類社團(tuán)；理論類社團(tuán)；休閑類社團(tuán)；體育類社

團(tuán)；文藝類社團(tuán)。

六大類社團(tuán)的工作表內(nèi)社長(zhǎng)信息使用引用SHEET1工作表內(nèi)社長(zhǎng)的信息方式：

具體做法：如圖，“網(wǎng)球社”屬于“體育類社團(tuán)”；“網(wǎng)球社”在SHEET1工作表

內(nèi)的位置是A7；進(jìn)入“體育類社團(tuán)”工作表（如下圖），在某一格內(nèi)輸入:

“二sheetl!A7”，然后將剩余格了進(jìn)行填充即可。

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13681619870011106223

|=Shee，】！13564063198011106813

程

排球社15921262756011107825

足球社13681947782011206229

乒乓球社13917298058031406213

桌球社13918788330031606168

羽毛球社13611723053041205104

溜泳社13816779950061105204

滑板社13918369732062105205

13916861744073106131

社長(zhǎng)簽到表

字體：宋體；大?。核奶?hào)/12

命名方式：XX年X月X日社長(zhǎng)簽到表.xls

需要類別：社團(tuán)，社長(zhǎng)姓名，簽到

社長(zhǎng)簽到表做成一張EXECEL表格（如圖），分為左右兩人列

附錄6

社團(tuán)招新教室&社費(fèi)統(tǒng)計(jì)

Q社團(tuán)校室.doc-licrosoftWord目叵區(qū)I

：文件更）視留9插入⑴格式@）工具①表格?）物口⑺幫助⑥健入密要招助的同殿?x

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：為網(wǎng)格型?宋體?五號(hào)，B/口?囿A答?[g]s=S：=?:三三季物?A,j

社團(tuán)「教審社費(fèi)（元/人）?人Q

鈿社，C202“IIP32“

詩(shī)歌社QC310Pp10*=

機(jī)器人社，，B3U。3m

用球社TB41g30-90c

辯論社，B403P10Q32~

慝語社」C311“卅d

羽毛球社JB503莉90-

交誼舞社"A406-50Q60P

鹿木社-C31”20-

拄球社?C2U“15a28。

女紅社?C306a15Q14。

V

橋牌社?B402。15Q28a

T空手道愛好者協(xié)會(huì)」B303。50服裝費(fèi)：15045~

元年。

V凈庾文學(xué)社“B40315aQ

9<

1頁(yè)1節(jié)1/2位置2.5厘米1行1列中文（中國(guó)I）田

字體：宋體；大?。核奶?hào)

命名方式：XX年X月X日社團(tuán)招新教室.doc

需要類別：社團(tuán)，教室，社費(fèi)（元/人），人數(shù)

社團(tuán)招新教室做成一張WORD表格，應(yīng)在社團(tuán)招新前統(tǒng)計(jì)完畢；有些社團(tuán)統(tǒng)計(jì)

社費(fèi)時(shí)應(yīng)將社費(fèi)與其他費(fèi)用（如圖中空手道愛好者）分別列出；在社團(tuán)招新結(jié)束

后將人數(shù)補(bǔ)齊。

附錄7

社聯(lián)大會(huì)簽到表

ClicrosoftExciel-簽到衣.*】工

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-U-」△?B/U*W且少源

K12

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1秘書部

2姓名釜到處￥注姓名釜到處備注

3殷偉埼李罪

4I華維王宇缶

5假敢朱文沒

69)11余徉

王孫媛?怡

8褚麗夏蔡文杏

9丁曉英

10

11宣傳部

12|注名箔到處備注姓名釜制處不注1-------i

13浪笑殳王SJ

14周曉玲賴勤期

15項(xiàng)暗竽據(jù)崎

16徐金華許益

17劉總思俞思E

18吳丹朱哈5：

196佳眩徐憶

20王傳遭許寶嫄

21俞漱立高玉或

221林臣忠周刑

231閏黎明削低

24吳怡然李琳根

25

26外聯(lián)部

27.姓各釜到處a注姓名筌到處簽注

28發(fā)購(gòu)打承七

29夏南黃萍

八，?□vnZk

?4

字體：宋體；大?。核奶?hào)

命名方式:XX年社聯(lián)大會(huì)簽到表.xls

需要類別:姓名,簽到處，備注

請(qǐng)勿把中心構(gòu)成員列入。

附錄8

社聯(lián)成員信息表

D11▼5

BIC

姓名性別學(xué)號(hào)手機(jī)學(xué)院系室電話生日備注

吳部備女服裝

JL一

5蒙方唯一

航

女X

舷蕓

材

男

殷偉瑜科

藝

女

設(shè)笑朵術(shù)

管

女

理

伐斕

材

女

科

王鐵芟

?社團(tuán)部

手機(jī)學(xué)院次家電話

16

1浩

7

俊

l8埼

19由

20

旻

21^

22

23埼

24俊

252

2e

27奇

瑩

28女

字體：宋體；大?。核奶?hào)

命名方式：XX年X月社聯(lián)成員信息表.xls

需要類別這個(gè)詞不好，數(shù)據(jù)庫(kù)里面關(guān)于這類有個(gè)專門詞匯的：姓名、性別、學(xué)號(hào)、

手機(jī)、學(xué)院、寢室電話、生日、備注

社聯(lián)成員信息表使用EXCEL表格形式，應(yīng)盡快收集更新完成

附錄9

社聯(lián)成員通訊表

Qjft談K10.I!，.doc-licroxoftVor<1

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11心畫Jf

i-Hwsfi?$R?EH,BIU-A1AX-■S9M：B-

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中心組

姓名“寢室電話?,備注，

葉勝茗，主需，

吳超蕾。?>副主席，

蔡方唯一。副主席,

王軼冬P主席助理.

徐一盛，P主席助理.

茶舞2社團(tuán)言部長(zhǎng)?

殷偉珈4?秘書部部長(zhǎng)J

諛笑朵，??直傳部部長(zhǎng)。

*>?>外聯(lián)部部長(zhǎng)。

秘書邰

姓名。手松艱型電話，姓答，手機(jī)■集重薄書

般偉增，?>李季

華維王王偉a?>

張雄?>朱文去

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的.日官!&您0），■▼/.a?=三J

1頁(yè)1節(jié)1/2位，1218*16flt列中文（中B）

字體：宋體；大小：四號(hào)”2

命名方式：XX年X月社聯(lián)成員通訊表.doc

需要類別：中心組：姓名，手機(jī)，瘦室電話，備注（職務(wù)）

各部門：姓名，手機(jī)，瘦室電話

通訊表使用WORD形式制表，表的內(nèi)框?yàn)檎４旨?xì)，表的外框粗細(xì)為1.5磅;

通訊表共做5個(gè)表格，分別為：中心組，秘書部，宣傳部，外聯(lián)部，社團(tuán)部

附錄10

社聯(lián)成員值班表&各部門空課表

耳?n

JiZ||

17

L?八社團(tuán)部/宣傳勰/外聯(lián)都/秘書學(xué)\值班16安拉M17/|<

BOk

字體：宋體；大小：四號(hào)

命名方式：XX年社聯(lián)空課+值班表.X1S

需要類別：如圖：星期&課程序號(hào)

社聯(lián)值班表使用EXCEL表格制作，其中共建立5張工作表（SHEET）,分別為:

社團(tuán)部空課表，宣傳部空課表，外聯(lián)部空課表，秘書部空課表，值班安排。

星期一至星期四每天共安排8班值班；星期五安排2班；每班至少需要2人次以

上的人值班。

最終安排好的值班表正常情況下不予以再改動(dòng)；值班表外框使用顯示線框。

上海工程技術(shù)大學(xué)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)

社團(tuán)部工作手冊(cè)

督導(dǎo)工作手冊(cè)

總則

第一條為保障工程技術(shù)大學(xué)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)（下列簡(jiǎn)稱社聯(lián)）社團(tuán)部督導(dǎo)工作正常、

高效地開展，社團(tuán)聯(lián)合會(huì)進(jìn)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，特制定社團(tuán)部督導(dǎo)人員工作手冊(cè)（下

列簡(jiǎn)稱本手冊(cè)）。

第一章：部門職能及結(jié)構(gòu)

第一條本部門職能

1.通過督導(dǎo)社團(tuán)活動(dòng)發(fā)現(xiàn)社團(tuán)存在的問題，從而提出推進(jìn)社團(tuán)進(jìn)展的方案，實(shí)

現(xiàn)學(xué)校社團(tuán)數(shù)量與質(zhì)量的同步提升。

2.及時(shí)提醒并監(jiān)督社團(tuán)遵守社團(tuán)聯(lián)合會(huì)的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保社團(tuán)向健康，積

極，促進(jìn)校園文化的方向進(jìn)展。

3.幫助社團(tuán)完成各項(xiàng)活動(dòng)，在社聯(lián)力所能及的范圍內(nèi)，給與社團(tuán)支持

4.反饋各社團(tuán)的進(jìn)展?fàn)顩r，以便社聯(lián)進(jìn)行制度調(diào)整

第二條組織結(jié)構(gòu)圖

第二章崗位職責(zé)與工作細(xì)則

第三條督導(dǎo)

崗位職責(zé)：

1.服從所屬類別負(fù)責(zé)人的管理，完成負(fù)責(zé)人分配的工作

2.保護(hù)社團(tuán)關(guān)系及社聯(lián)形象

3.嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作細(xì)則，做好與社長(zhǎng)的溝通與交流

工作細(xì)則：

1.開學(xué)前社長(zhǎng)資料更新

2.社團(tuán)招新

A.事先準(zhǔn)備階段

i.將教室安排盡早通知社長(zhǎng)

ii.告知社長(zhǎng)招新場(chǎng)地使用結(jié)束后務(wù)必將其恢復(fù)原狀

iii.告知社長(zhǎng)人數(shù)限制與其他須準(zhǔn)備物品（收據(jù)等）

B.招新當(dāng)天，招新工作開始前

i.聽從上級(jí)安排進(jìn)行招新場(chǎng)地的布置

ii.再一次向社長(zhǎng)強(qiáng)調(diào)場(chǎng)地使用結(jié)束后務(wù)必恢復(fù)原狀

iii.再一次向社長(zhǎng)強(qiáng)調(diào)人數(shù)限制與務(wù)必物品

iv.如若社團(tuán)需要幫助，酌情自行處理，或者者向大類負(fù)責(zé)人反映

C.招新活動(dòng)進(jìn)行時(shí)

1檢查其是否備齊通知所需物品，未備齊者中止其招新活動(dòng)

i.發(fā)現(xiàn)任何違反社聯(lián)關(guān)于社團(tuán)招新制度的行為，立即組織，并向大類

負(fù)責(zé)人報(bào)告

ii.提醒社長(zhǎng)招新人數(shù)限制

iii.在結(jié)束前十分鐘督促社長(zhǎng)結(jié)束招新工作，并再次提醒場(chǎng)地清理工作

D.招新結(jié)束后

i.巡視場(chǎng)地，察看清場(chǎng)情況

ii.統(tǒng)計(jì)社團(tuán)招新人數(shù)

iii.督促社長(zhǎng)整理社員名單（說明具體要求）

iv.督促社長(zhǎng)上繳社團(tuán)費(fèi)的百分之五十，與社員證照片等

v.詢問社長(zhǎng)活動(dòng)時(shí)間與對(duì)場(chǎng)地的要求,并匯報(bào)

3.日常督導(dǎo)

反饋表的填寫要點(diǎn)

1）切忌空洞，反映具體問題

2）切忌無病呻吟

3）能夠有自己的看法，但務(wù)必切合實(shí)際

4）務(wù)必讓社長(zhǎng)簽名

總則

第一條聯(lián)絡(luò)員由社團(tuán)聯(lián)合會(huì)（社聯(lián)）社團(tuán)部直接管理，要緊負(fù)責(zé)社聯(lián)所有的活

動(dòng)場(chǎng)地安排，負(fù)責(zé)安排社團(tuán)活動(dòng)的場(chǎng)地，解決社團(tuán)活動(dòng)中所發(fā)生有關(guān)場(chǎng)地的任何

問題。聯(lián)絡(luò)員與督導(dǎo)是社團(tuán)社長(zhǎng)與社聯(lián)之間的一條紐帶。

第一章：聯(lián)絡(luò)員的工作內(nèi)容及要求：

笫一條內(nèi)容：

1:與師生活動(dòng)中心二樓李經(jīng)理租借每周社長(zhǎng)例會(huì)的地點(diǎn)一一師生活動(dòng)中

心二樓報(bào)告廳,

時(shí)間----16：30—17：30。

2：租借社聯(lián)招新場(chǎng)地。

3：租借社聯(lián)大會(huì)的場(chǎng)地。

4：租借社聯(lián)承辦大活動(dòng)的場(chǎng)地。

5：租借社團(tuán)招新的場(chǎng)地（依照總社團(tuán)數(shù)量）。

6：租借師生活動(dòng)中心一學(xué)期的桌球房、棋牌室、B208、B213,供社團(tuán)

活動(dòng)。

7：租借教學(xué)樓一學(xué)期的普通教室及一學(xué)期的多媒體教室。

8：租借訓(xùn)練館、體操房、乒乓房、網(wǎng)球場(chǎng)、排球場(chǎng)、足球場(chǎng)、籃球場(chǎng)。

（詳見附表1）

9：開學(xué)后的第二次社長(zhǎng)例會(huì)統(tǒng)計(jì)所有社團(tuán)社長(zhǎng)提出的各社團(tuán)活動(dòng)時(shí)間

及場(chǎng)地。

10：安排社團(tuán)的具體招新地點(diǎn)。

II：安排每周社歷活動(dòng)的教室：

第二條要求：

1；及時(shí)租借社團(tuán)活動(dòng)與社聯(lián)活動(dòng)的場(chǎng)地。

2：關(guān)于所租借的場(chǎng)地發(fā)生的任何問題及時(shí)進(jìn)行解決。

3：社團(tuán)活動(dòng)場(chǎng)地有任何的改動(dòng)，需及時(shí)與該社團(tuán)社長(zhǎng)及督導(dǎo)聯(lián)系。

4：應(yīng)關(guān)于所租借的場(chǎng)地負(fù)責(zé)?；顒?dòng)前，及時(shí)開啟場(chǎng)地門窗燈等?；顒?dòng)結(jié)

束，清理場(chǎng)地，關(guān)閉門窗燈等。

5：體操房、訓(xùn)練館、網(wǎng)球場(chǎng)這些活動(dòng)場(chǎng)地需要升關(guān)門與燈。

（詳見社團(tuán)活動(dòng)場(chǎng)地開關(guān)門）

第二章：每周社團(tuán)活動(dòng)表格存放

每周社團(tuán)活動(dòng)需列表

每周社團(tuán)活動(dòng)表格需提早

格（excel版本），見附

一周的周四完成。

表2o

文件名為第**周社團(tuán)教室安排。

發(fā)送至社團(tuán)部郵箱:

并上傳至社團(tuán)部QQ

群共享中。

如有更換,不要在原

稿上儲(chǔ)存，另存為第

**周社團(tuán)教室安排

（改）。并及時(shí)通知各

督導(dǎo)負(fù)責(zé)人。

E313技術(shù)組:

教學(xué)樓E313為技術(shù)組，多媒體教室所需要的話筒等請(qǐng)社長(zhǎng)在社團(tuán)活動(dòng)前盡

早去E313技術(shù)組憑校園卡領(lǐng)取，使用完畢歸還。

社團(tuán)活動(dòng)場(chǎng)地開關(guān)門

周一至周四,社團(tuán)在網(wǎng)球場(chǎng)、體操房、訓(xùn)練館活動(dòng)，需要提早15分鐘前夫

將教室的門與燈打開。網(wǎng)球場(chǎng)需要開關(guān)燈，周一至周四，體操房、訓(xùn)練館需開燈,

并囑咐社長(zhǎng)活動(dòng)結(jié)束后關(guān)燈。

第三章：借教室的流程與要求:

一借用多媒體教室

每周一去教學(xué)樓A109（教務(wù)處）找張杭老師填寫借用多媒體教室的表格（本學(xué)

期的四個(gè)多媒體教室分別為:D402,D403,D407,

工程大社團(tuán)聯(lián)合會(huì)外聯(lián)部工作手冊(cè)

第一部分總則

外聯(lián)部是社團(tuán)聯(lián)合會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)外工作的職能部門。

作為一個(gè)工程大社團(tuán)聯(lián)合會(huì)中的一員一一外聯(lián)部，是聯(lián)系兄弟院校社團(tuán)的橋梁，是拓展

學(xué)校社團(tuán)與外界的媒介，擴(kuò)大社團(tuán)活動(dòng)面，豐富學(xué)生生活，協(xié)助社聯(lián)工作的部門，其目的有

下列幾點(diǎn)：

（一）外聯(lián)部使社團(tuán)的活動(dòng)范圍更廣闊，積極深入到各個(gè)方面，加強(qiáng)學(xué)校社團(tuán)與兄弟院

校、社會(huì)及企業(yè)之間的聯(lián)系。

（二）外聯(lián)部對(duì)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)的活動(dòng)起到協(xié)助作用，擴(kuò)大學(xué)生活動(dòng)的影響力。

（三）外聯(lián)部幫助學(xué)生鍛煉自我、發(fā)現(xiàn)自我，給以其進(jìn)展的空間。

（四）通過外聯(lián)部的建立樹立良好的工程大社團(tuán)聯(lián)合會(huì)形象，作為外界熟悉工程大，熟

悉社團(tuán)聯(lián)合會(huì)風(fēng)采的窗口。

第二部分部門管理

一、部門職能

（-）為工程大社團(tuán)聯(lián)合會(huì)樹立良好形象。

（二）負(fù)責(zé)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)重大活動(dòng)的內(nèi)外邀請(qǐng)、接待工作，參與其籌備工作。

（三）積極配合好各社團(tuán)開展工作。

（四）協(xié)調(diào)、管理與引導(dǎo)各社團(tuán)有關(guān)對(duì)內(nèi)對(duì)外的交往工作.

（五）跟蹤研究各大高校社團(tuán)工作的進(jìn)展變化，向中心組遇供有關(guān)情況與計(jì)策性建議。

（六）負(fù)責(zé)同其他高等院校、社會(huì)組織的交往與聯(lián)絡(luò)工作，為社團(tuán)活動(dòng)的順利開展?fàn)幦?/p>

經(jīng)費(fèi)支持。

（七）協(xié)助其他部門開展日常工作。

二、部門要求

（一）干事應(yīng)積極參與各項(xiàng)工作，并始終抱著為學(xué)生服務(wù)的這個(gè)信念，帶著強(qiáng)烈的責(zé)任

心與工作熱情投入到各項(xiàng)工作與活動(dòng)中去。

（二）整個(gè)部門及每一位成員應(yīng)時(shí)刻保持清醒的頭腦，樹立良好的自我形象，其一言一

行都代表著社聯(lián)、校團(tuán)委、工程大。

（三）外聯(lián)部?jī)?nèi)部要相互關(guān)心、相互監(jiān)督、相互促進(jìn)，注重團(tuán)隊(duì)合作精神，進(jìn)行自我鍛

煉。

三、部門結(jié)構(gòu)及要緊工作內(nèi)容

1、部長(zhǎng)：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌部門內(nèi)部的全部工作，主抓創(chuàng)收工作：參加中心組例會(huì)，速度傳達(dá)

旨意：做好各部門之間的聯(lián)系工作。

2、副部長(zhǎng)：配合部長(zhǎng)作好日常工作；帶領(lǐng)好組長(zhǎng)完成工作：完善部門內(nèi)部整體與諧度。

3、組長(zhǎng)：小組負(fù)責(zé)人，每學(xué)期交一份小組目標(biāo)規(guī)劃，每個(gè)月按時(shí)上交一份小組工作計(jì)

劃；及時(shí)向部長(zhǎng)、副部長(zhǎng)匯報(bào)工作進(jìn)度及成員工作情況：積極做好上下內(nèi)外聯(lián)系。

4、日常工作分為三大塊：

具體結(jié)構(gòu)示意圖：

「根與芽：王夢(mèng)蕓、楊蕾、沈晨琦、夏鶴峰

r副部長(zhǎng)：干培華《活動(dòng)組：黃旻昊、唐梓嚴(yán)、陸雙誠(chéng)、

L張吟、胡妍

部長(zhǎng)：錢嫻Y

一商務(wù)組：劉少杰、張曉誠(chéng)、林俊馳、

I副部長(zhǎng)：張燮誠(chéng)Y翁承弘、黃佳敏

<-*）根與芽：

1.組員參加每月一次的根與芽例會(huì)，并做好相應(yīng)記錄，及時(shí)與部長(zhǎng)與副部長(zhǎng)進(jìn)行溝通。

2.積極與上海市根與芽協(xié)會(huì)保持好密切的聯(lián)系，積極參與其活動(dòng)。

3.小構(gòu)成員在工程大內(nèi)積極推廣根與芽的各項(xiàng)公益性活動(dòng)，樹立起根與芽小組的關(guān)心

環(huán)境，關(guān)愛動(dòng)物，關(guān)懷社區(qū)的良好形象。

4.將校內(nèi)與上海根與芽協(xié)會(huì)活動(dòng)宗旨相符合的活動(dòng)項(xiàng)目在行宣傳，尋求與上海根與芽

協(xié)會(huì)合作，在各大高校及社會(huì)推廣我校根與芽小組的項(xiàng)目，樹立良好工程大社團(tuán)形象。

5.與其他高校的根與芽小組保持聯(lián)系，定期進(jìn)行活動(dòng)交流。

小組組長(zhǎng)，每學(xué)期交一份小組目標(biāo)規(guī)劃，每個(gè)月按時(shí)上交一份小組工作計(jì)劃；及時(shí)向部長(zhǎng)、

副部長(zhǎng)匯報(bào)工作進(jìn)度及成員工作情況；積極做好上下內(nèi)外聯(lián)系與協(xié)調(diào)。

（二）活動(dòng)組：

1.與各大院校保持密切聯(lián)系，參與其活動(dòng)，并同時(shí)將我校的社團(tuán)文化，社團(tuán)活動(dòng)傳達(dá)

出去。

2.熟悉各高校社團(tuán)的特色，社團(tuán)工作的進(jìn)展變化，汲取經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)反饋給上級(jí)。

3.負(fù)責(zé)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)重大活動(dòng)的內(nèi)外邀請(qǐng)、接待工作，參與共籌備工作。

協(xié)調(diào)、管理與引導(dǎo)校內(nèi)社團(tuán)的交往工作。

4.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)其他學(xué)校的社團(tuán)之間的交流、活動(dòng)合作開展的聯(lián)系工作.

5.小構(gòu)成員每參加一次外校邀請(qǐng)活動(dòng)需上交一份活動(dòng)小結(jié)與有關(guān)照片，并在例會(huì)上做

相應(yīng)介紹，以便讓其他小構(gòu)成員熟悉具體情況。

6.定期與其他高校的社團(tuán)外聯(lián)負(fù)責(zé)人進(jìn)行交流，溝通，相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。

7.為上海工程技術(shù)大學(xué)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)在各大高校之間樹立良好形象。

（三）商務(wù)組：

1）與社會(huì)各大小企業(yè)組織、學(xué)校周邊的商鋪等保持聯(lián)系，枳極尋求任何可利用的資源,

將其帶入我們的校園，并為社聯(lián)的進(jìn)展提供有力的資金來源。

2）中報(bào)程序

】.需尋求社會(huì)贊助的社團(tuán)活動(dòng)務(wù)必由社團(tuán)負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任，社團(tuán)指導(dǎo)老師對(duì)活動(dòng)負(fù)有

指導(dǎo)責(zé)任。

2.組織與社會(huì)單位合作的活動(dòng)務(wù)必符合《上海工程技術(shù)大學(xué)學(xué)生社團(tuán)管理?xiàng)l例》中的

有關(guān)要求。

3.學(xué)生社團(tuán)負(fù)責(zé)人應(yīng)至少提早I?天寫好活動(dòng)策劃書交社聯(lián)及校團(tuán)委審批；活動(dòng)策劃需

交電子版與打印版各?份，打印版需由社團(tuán)負(fù)責(zé)人親筆簽名。

4.審批通過后方可進(jìn)行贊助聯(lián)系事宜。

3）簽定協(xié)議

1.申報(bào)程序（務(wù)必向社聯(lián)外聯(lián)部部長(zhǎng)呈報(bào)協(xié)議內(nèi)容,活動(dòng)具體策劃并征求指導(dǎo)單位的意

見，不得越級(jí)申報(bào)，經(jīng)社聯(lián)審核，團(tuán)委審批同意后方能簽約。任何個(gè)人不得以社團(tuán)名義或者

個(gè)人名義與商業(yè)單位簽訂贊助I辦議）。

2.簽約程序（贊助協(xié)議應(yīng)由社聯(lián)負(fù)責(zé)人與贊助聯(lián)系人一起同贊助方簽約，并加蓋社聯(lián)

公章，只有簽字與加蓋了社聯(lián)章印的協(xié)議才可生效。社團(tuán)內(nèi)任何個(gè)人沒有權(quán)力與贊助方簽約）

3.贊助需簽訂正式協(xié)議，一式三份，一份留贊助商、一份交社聯(lián)、一份自留存檔

4.協(xié)議內(nèi)容（協(xié)議雙方的權(quán)力與義務(wù)、費(fèi)用支付與違約責(zé)任等等，若有需要可在協(xié)議中

注明具體細(xì)節(jié)等等。）

5.有關(guān)規(guī)定詳見《上海工程技術(shù)大學(xué)社團(tuán)贊助管理?xiàng)l例》。

四.成員要求及權(quán)利

1、知曉工程大文化，充分熟悉社聯(lián)及社團(tuán)文化。

2、具有較好的溝通及表達(dá)能力，工作主動(dòng)，積極且有良好的協(xié)作能力。

3、有良好的開拓創(chuàng)新能力，能夠積極主動(dòng)的組織策劃活動(dòng)。

4、服從本部門部長(zhǎng)、副部長(zhǎng)的工作布置，不得無故違背。次數(shù)在1/3以上者將免除其

在社聯(lián)職務(wù)。

5、學(xué)期總評(píng)務(wù)必達(dá)合格，三門及三門以上不及格者，做勸退處理.，其余情況留做觀察

處理。

6、無任何校紀(jì)處分出現(xiàn)，違規(guī)者立即免除其在社聯(lián)的職務(wù)。

7、每位成員有權(quán)提出任何對(duì)部門有益建議與反對(duì)意見。

8、每位成員有權(quán)自發(fā)提出良好的活動(dòng)策劃，一旦采納將予以獎(jiǎng)勵(lì)。

五.例會(huì)制度

日常部門例會(huì)每周一次（周日19：30于小食堂召開），若無