聲像檔案管理(培訓)

聲像檔案管理目錄聲像檔案管理定義作用歸檔內(nèi)容歸檔要求組卷整理分類編號移交原則檔案借閱目錄定義聲像檔案是國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片）、錄音帶、錄像帶、光盤、幻燈片、微機軟盤、唱片、電影膠片、縮微膠片等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式。定義公司聲像檔案是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營、科學研究、企業(yè)管理以及黨群工作等各項活動中直接形成的,以感光材料、磁性材料為載體,以聲音、影像為主要反映方式保存的影片、照片、錄音、錄像帶、磁盤、光盤等聲像記錄資料。前言職責分工公司主管黨委宣傳工作的紀委書記是聲像檔案工作的第一責任人，對聲像檔案管理負有監(jiān)督、檢查、指導和領導責任。公司負責聲像管理工作職能部門（黨委宣傳部、科學技術(shù)部）部長，對所轄業(yè)務工作中形成的聲像檔案資料的組成與內(nèi)容、形成與積累、立卷、歸檔與移交負有監(jiān)督、檢查、指導的主控責任。公司具體負責聲像檔案主責崗位的實施人員，是聲像檔案工作的直接責任人。應嚴格執(zhí)行相關(guān)業(yè)務管理辦法、制度規(guī)范及工程流程，確保聲像檔案文件從形成、收集、整理、歸檔、移交等管理工作始終處于可控狀態(tài)。定義工程項目部項目經(jīng)理對項目聲像檔案負有領導責任，應將其納入崗位職責范圍，為項目聲像檔案管理配備必要的資源。綜合辦公室、工程技術(shù)部是本項目部聲像檔案工作管理崗位的主責部門，是聲像檔案工作的直接責任人。應做好工程項目開工前、施工中、竣工后三個階段的聲像檔案從形成積累到整理歸檔與工程實體進展同步。負責工程項目竣工后向本級檔案部門同時移交紙質(zhì)載體（即：沖印出5寸照片，不少于60張）、刻錄的光盤1張(內(nèi)容含照片簡介、項目從開工典禮到竣工的全部照片）并完成公司檔案管理職能系統(tǒng)錄入及照片上傳工作）。移交項目形成的其他聲像檔案。歸檔范圍（以工程項目為例）基本建設和技術(shù)改造項目的設計、開工、施工、竣工、創(chuàng)優(yōu)過程中形成的聲像資料。分為工程實施活動聲像檔案和工程宣傳活動聲像檔案兩個部分。工程實施活動聲像檔案包括：從開工到竣工交驗，工程建設整個過程的現(xiàn)場實錄資料。包含：征地拆遷，工程關(guān)鍵工序，各工序施工及檢測驗收，試驗檢測，隱蔽工程驗收，單位工程驗收、交工驗收（初步驗收）和竣工驗收；新技術(shù)、新產(chǎn)品、新工藝、新材料的開發(fā)應用，與工程變更密切相關(guān)的照片資料；缺陷整改，記錄工程建設項目重大

事故、自然災害及異?，F(xiàn)象等；與生產(chǎn)活動相關(guān)的培訓考試、生產(chǎn)競賽、環(huán)境保護、安全教育、事故處理情況資料；工程項目管理過程中的工程招投標、合同簽訂、考察調(diào)研、資質(zhì)審核、方案評審、物資采購、安全管理、質(zhì)量管理以及其他活動情況資料。工程宣傳活動聲像檔案包括：上級領導視察、檢查、慰問；反映工程項目建設的重大活動，如開工奠基、竣工剪彩等重大活動現(xiàn)場；重要的工程會議；工程項目各項職工生活、文藝、體育活動情況等資料。在新技術(shù)研究、科技開發(fā)、工程創(chuàng)優(yōu)等活動中形成的聲像資料（包括國家、省（市）、各部委、股份公司等科研項目鑒定、評審與獎勵）。引進新技術(shù)與新設備開發(fā)、應用、技術(shù)改造等方面形成的聲像資料。保管期限聲像檔案保管期限分為永久、長期兩類。歸檔要求聲像檔案是構(gòu)成檔案全宗不可缺少的重要組成部分，必須貫徹集中統(tǒng)一管理原則。凡形成聲像檔案的部門和單位，都應按照歸檔范圍，在聲像檔案全部或階段形成之后，及時收集齊全并進行規(guī)范整理，向本級檔案部門移交歸檔。形成的聲像檔案必須保證其真實性、完整性、系統(tǒng)性。歸檔的聲像材料一般為原版原件，材質(zhì)必須符合永久或長期保管的要求。聲像檔案根據(jù)制成材料的不同又分為圖像電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等，聲像檔案電子文件應保證圖像、音質(zhì)清晰，色彩鮮艷。移交時有固定的保護裝置（封皮或封套），防止劃痕，并對其內(nèi)容做簡要標注說明。歸檔的照片檔案應具備主題鮮明、圖像清晰、畫面完整、反差良好、色彩飽和且未經(jīng)制作處理的原始照片，并附有文字說明，每張照片均應寫明拍攝時間、地點、事由及拍攝者姓名，人物照片要注明主要人物的職務、姓名及所處位置，專題照片要有總說明。文字說明由移交單位在“歸檔照片說明卡”（見附錄五）上填寫。歸檔錄像帶的質(zhì)量要求：圖像質(zhì)量應清晰穩(wěn)定，磁帶無變形，磁粉無脫落；各種形式的專題片、記錄片等都應在完成編輯配音之后歸檔。錄像帶及錄音帶歸檔時，歸檔單位或部門應填寫錄像帶及錄音帶內(nèi)容卡。所有項目竣工文件在移交時條件允許的項目實行電子版與紙質(zhì)版同時進行移交，電子版要求內(nèi)容與紙質(zhì)版一致，需要在紙質(zhì)版歸檔加蓋張?zhí)柡筮M行掃描形成電子文件，文字材料要求PDF格式文件，圖紙要求DWF格式文件，電子文件的存儲介質(zhì)為光盤，光盤存放于盒內(nèi)，盒子封面需根據(jù)紙質(zhì)版竣工文件要素打印存儲資料目錄。電子版竣工文件移交參照聲像檔案辦理。

聲像檔案的整理與立卷歸檔的聲像檔案，要進行科學分類、系統(tǒng)整理和排列，分別以卷、冊、盤、盒組成保管單位。聲像檔案的分類編號由種類、分類二級類目代號組成。每一個保管單位的檔案號，應包括種類代號、分類代號和案卷流水號（案卷流水號由公司檔案室統(tǒng)一確定編號）。歸檔的錄音帶、錄像帶、微機軟盤、光盤等聲像檔案應分別填寫目錄卡；歸檔的照片檔案應填寫說明卡。錄像磁帶目錄卡式樣（詳見附錄一，錄音磁帶目錄卡式樣（詳見附錄二），光盤、軟盤目錄卡式樣（詳見附錄三），照片說明卡式樣（詳見附錄五）。照片檔案的整理（以工程照片為例）對已收集的照片檔案按照照片類別（施工類、宣傳類）進行整理，檢查其內(nèi)容是否具有保存價值，文字說明是否準確，是否符合立卷歸檔的要求，內(nèi)容不全的照片要盡量收集齊全。屬于同一內(nèi)容的一組照片，既要反映事物的全過程，又要避免重復，重要的照片應全部保存。整理時施工照片按照單位工程、施工工序分類整理（特別注意隱蔽工程、變更、關(guān)鍵工序、完工照片、竣工驗收等照片的收集），上級檢查類照片人物按照職務大小排列，活動類照片按照類別分類整理。每張照片備注“照片事由、拍攝時間、拍攝地點、拍攝人”四要素（重要的人物照片注明單位、職務、姓名及具體位置），編寫照片檔案案卷簡介，刻錄光盤一張。照片檔案系統(tǒng)錄入挑選具有代表性的照片（檢查類、施工類）照片至少60張，沖洗成5寸照片，編輯好說明卡隨刻錄的光盤一并移交公司，并將60張照片電子版上傳檔案管理智能系統(tǒng)。（系統(tǒng)錄入的簡要程序）系統(tǒng)擬寫案卷標題。照片檔案案卷標題按單位---內(nèi)容---分類擬寫。如：××工程施工照片。系統(tǒng)錄入照片檔案案卷目錄、卷內(nèi)照片目錄及備考表。照片檔案案卷目錄、卷內(nèi)照片目錄應逐項填寫。備考表除填寫組卷人、職務、檢查人、組卷日期外，還要說明本卷照片張數(shù)、底片張數(shù)和其他需要說明的事項。聲像檔案檔號構(gòu)建規(guī)則以新建鐵路石家莊至武漢客運專線軌道工程照片為例，則其檔案的二級類別是：X·Z9分

類=一級類別照片的代號（Z）+二級類別基建類的代碼（9）

即：Z9目錄號=種類+分類

即：X·Z9檔

號=目錄號+案卷號

即：X·Z9—1（案卷號即流水號）案卷標題：新建鐵路石家莊至武漢客運專線軌道工程施工照片檔號構(gòu)建圖示其他聲像檔案的整理錄音帶、錄像帶、光盤以盤組成保管單位，一個保管單位編一個檔案號。錄音、錄像帶均應粘貼中性不干膠“聲像檔案說明卡”。錄音、錄像帶脊背應粘貼中性不干膠脊背卡。錄音、錄像帶歸檔時均應填寫錄音、錄像磁帶目錄卡。聲像檔案移交管理聲像檔案移交時應