合同制度 檔案管理制度（2025年版）

/合同制度檔案管理制度（2025年版）第一條合同制度概述1.合同名稱(chēng)與編號(hào)合同名稱(chēng)：合同制度檔案管理制度合同編號(hào)：______2.合同目的本合同制度旨在規(guī)范合同檔案的管理工作，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，為合同履行提供有效保障。3.適用范圍本制度適用于本單位所有合同檔案的管理工作。第二條檔案收集與整理1.檔案收集合同簽訂后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)將合同文本、附件、相關(guān)文件等及時(shí)收集齊全，并按照規(guī)定格式進(jìn)行編號(hào)、登記。2.檔案整理收集到的合同檔案應(yīng)按照合同類(lèi)型、簽訂時(shí)間、合同編號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的有序性。第三條檔案保管與使用1.檔案保管合同檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的檔案室，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。檔案室應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.檔案使用查閱合同檔案需經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。查閱者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得隨意涂改、損壞或擅自復(fù)制。第四條檔案銷(xiāo)毀與歸檔1.檔案銷(xiāo)毀合同履行完畢或合同期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可對(duì)合同檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行核實(shí)，確保無(wú)遺漏。2.檔案歸檔合同檔案銷(xiāo)毀后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)將相關(guān)資料整理歸檔，并按照規(guī)定格式進(jìn)行編號(hào)、登記。第五條檔案管理制度概述1.檔案管理制度名稱(chēng)與編號(hào)檔案管理制度名稱(chēng)：合同制度檔案管理制度檔案管理制度編號(hào)：______2.制度目的本檔案管理制度旨在規(guī)范合同檔案的管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，為合同履行提供有效保障。3.適用范圍本制度適用于本單位所有合同檔案的管理工作。第六條檔案收集與整理1.檔案收集合同簽訂后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)將合同文本、附件、相關(guān)文件等及時(shí)收集齊全，并按照規(guī)定格式進(jìn)行編號(hào)、登記。2.檔案整理收集到的合同檔案應(yīng)按照合同類(lèi)型、簽訂時(shí)間、合同編號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的有序性。第七條檔案保管與使用1.檔案保管合同檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的檔案室，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。檔案室應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.檔案使用查閱合同檔案需經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。查閱者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得隨意涂改、損壞或擅自復(fù)制。第八條檔案銷(xiāo)毀與歸檔1.檔案銷(xiāo)毀合同履行完畢或合同期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可對(duì)合同檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行核實(shí)，確保無(wú)遺漏。2.檔案歸檔合同檔案銷(xiāo)毀后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)將相關(guān)資料整理歸檔，并按照規(guī)定格式進(jìn)行編號(hào)、登記。第九條通知與溝通1.通知方式本制度項(xiàng)下各方之間的一切通知均應(yīng)使用書(shū)面形式，通過(guò)專(zhuān)人送達(dá)、掛號(hào)信郵寄、傳真或特快專(zhuān)遞送達(dá)。2.通知送達(dá)專(zhuān)人遞送：通知方取得的被通知方簽收單所示日期；掛號(hào)信郵遞：發(fā)出通知方持有的國(guó)內(nèi)掛號(hào)函件收據(jù)所示日期后第五日；傳真：收到成功發(fā)送確認(rèn)的當(dāng)日；特快專(zhuān)遞：發(fā)出通知方持有的發(fā)送憑證上郵戳日起第三日。3.通訊地址或聯(lián)系方式變更任何一方的通訊地址或聯(lián)系方式發(fā)生變更，該方應(yīng)在變更之日起三日內(nèi)按本制度約定的方法通知對(duì)方。變更自對(duì)方收到變更通知時(shí)生效。第十條違約責(zé)任與處理1.違約責(zé)任若任何一方違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理不善或造成損失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。2.處理方式違約責(zé)任的承擔(dān)方式包括但不限于：賠償損失；支付違約金；采取補(bǔ)救措施；依法承擔(dān)法律責(zé)任。第十一條合同檔案管理制度的生效、變更、解除和終止1.本合同檔案管理制度經(jīng)各方的法定代表人或授權(quán)代表人簽章并加蓋公章后生效。2.在本合同檔案管理制度履行期間，雙方有一方破產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)變更（被兼并、合并、解體、注銷(xiāo)）或其他原因?qū)е聼o(wú)繼續(xù)履行本制度能力，則該方應(yīng)立即書(shū)面通知另一方，另一方有權(quán)書(shū)面通知破產(chǎn)或產(chǎn)權(quán)變更方或破產(chǎn)清算管理人或受讓人終止本制度并追回?fù)p失，或在該破產(chǎn)管理人、受讓人作出保證繼續(xù)履行本制度的書(shū)面保證的情況下，繼續(xù)履行本制度。3.本合同檔案管理制度項(xiàng)下雙方的權(quán)利、義務(wù)不因任何一方上級(jí)單位的任何指令或其自身地位、財(cái)務(wù)狀況改變或任何一方與第三方簽訂任何合同、協(xié)議而免除。第十二條權(quán)利保留1.一方若未行使本合同檔案管理制度下部分或全部權(quán)利，或未要求另一方履行、承擔(dān)部分或全部義務(wù)、責(zé)任，均不構(gòu)成該方對(duì)權(quán)利的放棄或?qū)υ摿x務(wù)、責(zé)任的豁免。2.一方對(duì)另一方的任何寬容、展期或者延緩行使本合同檔案管理制度項(xiàng)下的權(quán)利，均不影響其根據(jù)本合同檔案管理制度及法律、法規(guī)而享有的任何權(quán)利，亦不視為其對(duì)該權(quán)利的放棄。第十三條不可抗力1.不可抗力是指：嚴(yán)重的自然災(zāi)害和災(zāi)難（如臺(tái)風(fēng)、洪水、地震、火災(zāi)和爆炸等）、戰(zhàn)爭(zhēng)（不論是否宣戰(zhàn)）、叛亂、動(dòng)亂等等。合同雙方中的任何一方，由于不可抗力事件而影響合同檔案管理義務(wù)的執(zhí)行時(shí)，則延遲履行合同檔案管理義務(wù)的期限相當(dāng)于不可抗力事件影響的時(shí)間，但是不能因?yàn)椴豢煽沽Φ难舆t而調(diào)整合同檔案管理制度的價(jià)格；2.本合同檔案管理制度如因不可抗力必須作一定修改補(bǔ)充的，乙方保證任何改變將不會(huì)免除或減少乙方在本合同檔案管理制度中所承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，不影響或侵犯甲方在本合同檔案管理制度項(xiàng)下的所有權(quán)益。第十四條爭(zhēng)議的解決1.凡因執(zhí)行本合同檔案管理制度所發(fā)生的或與本合同檔案管理制度有關(guān)的爭(zhēng)議，應(yīng)通過(guò)友好協(xié)商加以解決，若協(xié)商不能達(dá)成共識(shí)，任何一方可向乙方所在地人民法院提起訴訟。2.在爭(zhēng)議解決過(guò)程中，除有爭(zhēng)議部分外，本合同檔案管理制度其他條款和內(nèi)容的效力、履行及依法修訂不受影響。第十五條保密未經(jīng)對(duì)方書(shū)面許可，任何一方不得以任何方式向任何第三方透露本合同檔案管理制度的內(nèi)容，甲乙雙方確認(rèn)上述保密義務(wù)不受本合同檔案管理制度有效期限的限制，在本合同檔案管理制度終止或解除后仍然有效。第十六條附則1.本合同檔案管理制度的任何修改或補(bǔ)充均應(yīng)以書(shū)面形式做出并構(gòu)成本合同檔案管理制度組成部分。本合同檔案管理制度的解釋?xiě)?yīng)當(dāng)按照本合同檔案管理制度的目的、所使用的詞句、有關(guān)條款、交易習(xí)慣以及誠(chéng)實(shí)信用原則，確定合同條款的真實(shí)意思。2.本合同檔案管理制度所包括的附件，是本合同檔案管理制度不可分割的一部分，具有同等法律效力。主合同檔案管理制度與附件發(fā)生沖突時(shí)，以主合同檔案管理制度為準(zhǔn)。3.合同雙方承擔(dān)的合同檔案管理義務(wù)都不得超過(guò)合同的約定，合同任何一方也不得對(duì)另一方作出有約束力的聲明、陳述、許諾或行動(dòng)。4.本合同檔案制度列明了雙方的責(zé)任、義務(wù)、補(bǔ)償和補(bǔ)救條款。任何一方不承擔(dān)本合同檔案制度約定以外的責(zé)任、義務(wù)、補(bǔ)償和補(bǔ)救。5.雙方任何一方未取得另一方事先同意前，不得將本合同檔案管理制度項(xiàng)下的部分或全部義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三方。6.本合同檔案管理制度正本一式______份，甲方、乙方各執(zhí)______份，具有同等法律效力。在簽署本合同時(shí)，甲方就本合同檔案管理制度的全部條款已向乙方進(jìn)行了詳細(xì)地說(shuō)明和解釋?zhuān)鞣綄?duì)合同檔案管理制度的全部條款均無(wú)異議，并對(duì)各方當(dāng)事人有關(guān)權(quán)利義