《計(jì)算機(jī)文化》課件-第11章

第11章演示文稿制作軟件11.1PowerPoint的基礎(chǔ)知識11.2演示文稿的創(chuàng)建11.3演示文稿的編輯11.4設(shè)計(jì)幻燈片外觀11.5演示文稿的放映11.6演示文檔的擴(kuò)展操作習(xí)題

11.1PowerPoint的基礎(chǔ)知識

11.1.1PowerPoint2003的啟動和退出

作為MicrosoftOffice2003系列的一個組件，PowerPoint2003同Excel2003和Office2003一樣，有相似的啟動和退出方法。

1．PowerPoint2003的啟動

可以使用以下幾種方法啟動PowerPoint2003：

●利用開始菜單啟動：單擊“開始”菜單，在菜單中單擊“所有程序?|?MicrosoftOffice?|?MicrosoftPowerPoint2003”項(xiàng)。

●利用快捷方式啟動：雙擊桌面“MicrosoftPowerPoint2003”圖標(biāo)。

●利用現(xiàn)有電子表格文件啟動：雙擊以“.ppt”為后綴名的文件。

前兩種方法啟動PowerPoint2003并分別建立一個新的演示文稿，第三種方法打開該演示文稿文件，同時啟動PowerPoint2003。

2．退出PowerPoint2003

退出PowerPoint2003的方法有以下幾種：

●利用菜單欄退出：單擊菜單欄上的“文件?|?退出”命令。

●利用窗口控制菜單圖標(biāo)退出：在PowerPoint2003窗口左上角單擊窗口控制菜單圖標(biāo)，在彈出的控制菜單中選擇“關(guān)閉”選項(xiàng)；或者雙擊該窗口控制菜單圖標(biāo)。

●按Alt+F4組合鍵或單擊PowerPoint2003窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕退出。退出系統(tǒng)時，如果沒有將當(dāng)前演示文稿保存，系統(tǒng)會自動彈出對話框，提示是否對文件進(jìn)行保存。選擇“是”，對文檔進(jìn)行保存；選擇“否”，將不對文檔進(jìn)行保存而直接退出PowerPoint2003；選擇“取消”，則不做任何操作，返回當(dāng)前PowerPoint2003演示文稿窗口。11.1.2PowerPoint2003的窗口界面

首先，我們來熟悉一下PowerPoint的工作界面。啟動PowerPoint2003，打開工作界面如圖11-1所示。PowerPoint2003的主界面分為兩個不同的窗口：一個是PowerPoint2003的程序窗口，另一個是演示文稿窗口。PowerPoint2003可以同時打開多個演示文稿，但只顯示活動的演示文稿。圖11-1演示文稿用戶界面

1．應(yīng)用程序界面

PowerPoint2003的應(yīng)用程序窗口由5個部分組成：標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄以及任務(wù)窗格。

標(biāo)題欄：標(biāo)題欄位于屏幕的頂端，包括系統(tǒng)控制菜單按鈕、應(yīng)用程序名“MicrosoftPowerPoint”、最小化按鈕、最大化按鈕以及關(guān)閉按鈕。

菜單欄：菜單欄位于標(biāo)題欄下方，共有9個菜單。通過展開其中的每一條菜單，選擇相應(yīng)的命令項(xiàng)，完成演示文稿的所有編輯操作。工具欄：同前兩個MicrosoftOffice2003組件一樣，工具欄將一些最為常用的命令按鈕用圖標(biāo)表示，集中在工具條上。默認(rèn)情況下，啟動PowerPoint2003后會出現(xiàn)常用工具欄、格式工具欄和繪圖工具欄。

狀態(tài)欄：狀態(tài)欄位于應(yīng)用程序窗口底部。在PowerPoint2003的不同視圖中，狀態(tài)欄顯示不同的信息。例如，在普通視圖中，狀態(tài)欄左端將顯示當(dāng)前的幻燈片編號和總幻燈片數(shù)，狀態(tài)欄右端將顯示當(dāng)前幻燈片所用的模板名字。任務(wù)窗格：任務(wù)窗格將常用的對話框命令以窗格形式顯示。利用這個窗口，可以快捷地完成編輯演示文稿的一些主要工作任務(wù)。啟動PowerPoint2003時，系統(tǒng)自動打開“開始工作”任務(wù)窗格。點(diǎn)擊任務(wù)窗格右上的下箭頭，展開如圖11-2所示的下拉列表。圖11-2“開始工作”任務(wù)窗格

2．演示文稿窗口

演示文稿窗口是我們加工和制作演示文稿的地方。通常這個窗口處于最大化狀態(tài)，當(dāng)前文件名出現(xiàn)在標(biāo)題欄上。演示文稿窗口包含三個工作區(qū)：大綱區(qū)、備注區(qū)和幻燈片編

輯區(qū)。

大綱/幻燈片選項(xiàng)卡窗口：在本區(qū)中，通過“大綱”或“幻燈片”選項(xiàng)卡的切換，可以快速查看整個演示文稿中大綱文本和幻燈片縮略圖?；脽羝庉媴^(qū)：編輯幻燈片的工作區(qū)。

備注區(qū)：用來編輯幻燈片的一些備注文本。

除了三個工作區(qū)外，演示文稿窗口還包括標(biāo)尺、水平和垂直滾動條、翻頁按鈕、視圖切換按鈕等。11.1.3PowerPoint2003的基本視圖

在PowerPoint中，用戶與系統(tǒng)的交互工作是通過視圖來實(shí)現(xiàn)的。在PowerPoint提供的每個視圖中都包含有特定的工作區(qū)、工具欄、相關(guān)的按鈕及其他工具。在不同視圖中，顯示文稿方式不同，但是在所有視圖中都可以對文稿進(jìn)行修改。

MicrosoftPowerPoint有三種主要視圖：普通視圖、幻燈片瀏覽視圖和幻燈片放映視圖。單擊視圖切換按鈕，或者在菜單欄的“視圖”下拉菜單中選擇，可在各視圖之間切換。

1．普通視圖

普通視圖是啟動PowerPoint2003后默認(rèn)打開的視圖方式，是主要的編輯視圖，可用于撰寫或設(shè)計(jì)演示文稿。該視圖有三個工作區(qū)域：左側(cè)為可在幻燈片文本大綱和幻燈片縮略圖之間切換的選項(xiàng)卡；右側(cè)為幻燈片窗格，以大視圖顯示當(dāng)前幻燈片；底部為備注窗格。拖動窗格間的分隔條可以調(diào)整窗格的大小。

使用大綱窗格，可以組織和鍵入演示文稿中的所有文本，然后重新排列項(xiàng)目符號、段落和幻燈片。使用幻燈片窗格，可以查看每張幻燈片中的文本外觀和對象布局效果，并且能夠在單張幻燈片中添加圖片、影片和聲音等對象。使用備注窗格，可以添加備注信息，這些備注可以打印為備注頁或在將演示文稿保存為網(wǎng)頁時顯示它們。

(1)大綱視圖。單擊普通視圖左側(cè)的“大綱”選項(xiàng)卡，將顯示大綱視圖。大綱視圖與普通視圖比較類似，只是大綱窗格變得比較大，而幻燈片窗格縮小顯示在窗口的右上方。

大綱視圖文本由每張幻燈片的標(biāo)題和正文組成，每張幻燈片的標(biāo)題都出現(xiàn)在數(shù)字編號和圖標(biāo)的旁邊，每一級標(biāo)題都是左對齊，下一級標(biāo)題自動縮進(jìn)?？梢允褂谩按缶V”工具欄中的按鈕來控制演示文稿的結(jié)構(gòu)。如果“大綱”工具欄沒有顯示出來，選擇菜單欄中的“視圖?|?工具欄”命令，再從“工具欄”級聯(lián)菜單中選擇“大綱”命令來顯示它。利用大綱視圖，可以看到整個演示文稿中各張幻燈片的主要內(nèi)容，適合組織和創(chuàng)建演示文稿的文本內(nèi)容。

(2)幻燈片視圖。單擊普通視圖左側(cè)的“幻燈片”選項(xiàng)卡，將顯示幻燈片視圖。在幻燈片視圖中，整個視窗被分為兩個部分，左側(cè)將演示文稿的全部幻燈片以縮略圖的形式排列。右側(cè)窗口的整個主體被幻燈片的編輯窗格所占據(jù)。單擊左側(cè)窗格的幻燈片縮略圖，即可在右側(cè)窗口顯示相應(yīng)的幻燈片。

幻燈片視圖適用于對具體某張幻燈片的內(nèi)容進(jìn)行編排，如設(shè)置文本的格式，設(shè)置幻燈片背景顏色，插入各種圖片、表格、圖表、繪圖對象、文本框、電影、聲音、超鏈接和動畫等?；脽羝晥D是調(diào)整、修飾幻燈片的最佳顯示模式。

(3)備注頁視圖。備注頁視圖在視圖切換按鈕上沒有對應(yīng)的按鈕，只能在菜單欄中的“視圖”下拉菜單中選擇“備注頁”選項(xiàng)進(jìn)行切換。備注頁視圖在窗口上半部分顯示幻燈片，下半部分可以添加與當(dāng)前幻燈片內(nèi)容相關(guān)的備注，這些備注在放映演示文稿時將被用作參考資料，或者被直接打印出來。

2．幻燈片瀏覽視圖

單擊菜單欄中的“視圖?|?幻燈片瀏覽”命令，可以切換到幻燈片瀏覽視圖。在幻燈片瀏覽視圖里，演示文稿的全部幻燈片是以縮略圖形式顯示排列的，可以看到整個演示文稿的外觀。因此，用戶可以很容易實(shí)現(xiàn)插入、復(fù)制、移動或刪除幻燈片等操作。但在此視圖中不能直接對幻燈片內(nèi)容進(jìn)行修改和編輯，只能雙擊需要修改的幻燈片切換到其他視圖方式下進(jìn)行編輯。

在幻燈片瀏覽視圖中，可以使用“幻燈片瀏覽”工具欄中的按鈕來設(shè)置幻燈片的放映時間，選擇幻燈片的動畫切換方式等。

3．幻燈片放映視圖

單擊視圖切換按鈕條上的“從當(dāng)前幻燈片開始幻燈片放映”按鈕切換到幻燈片放映視圖。在幻燈片放映視圖中，屏幕上的PowerPoint標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄和狀態(tài)欄均隱藏起來，只剩下整張幻燈片的內(nèi)容占滿屏幕，就像對演示文稿在進(jìn)行真正的幻燈片放映一樣。在放映幻燈片時，單擊鼠標(biāo)即可更換顯示下一張幻燈片。按Esc鍵立即結(jié)束放映。11.1.4演示文稿的打開、關(guān)閉和保存

1．打開演示文稿

啟動PowerPoint2003后，在“開始工作”任務(wù)窗格的“打開”區(qū)域會列出最近打開過的演示文稿，直接單擊演示文稿的名稱可以打開演示文稿。如果在列出的文件中沒有需要的文件，打開演示文稿的具體方法有以下兩種：

●在“開始工作”任務(wù)窗格中，單擊打開區(qū)域的“打開”選項(xiàng)，彈出“打開”對話框，選擇演示文稿并打開。

●利用菜單欄選項(xiàng)打開現(xiàn)有工作簿文件。在菜單欄的“文件”下拉菜單中選擇“打開”選項(xiàng)，或單擊常用工具欄上的“打開”按鈕，在彈出的“打開”對話框中選擇演示文稿并打開。

2．關(guān)閉演示文稿

關(guān)閉演示文稿的方法有以下幾種。

●利用菜單欄退出。單擊菜單欄上的“文件”選項(xiàng)，在下拉菜單中選擇“關(guān)閉”選項(xiàng)。

●利用演示文稿窗口控制菜單圖標(biāo)。在演示文稿窗口左上角單擊演示文稿窗口控制菜單圖標(biāo)，在彈出的控制菜單中選擇“關(guān)閉”選項(xiàng)；或者雙擊該菜單圖標(biāo)。

●單擊演示文稿窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。

退出系統(tǒng)時，如果沒有將當(dāng)前演示文稿保存，系統(tǒng)會自動彈出對話框，提示是否對文件進(jìn)行保存。

3．保存演示文稿

在保存演示文稿時，選擇菜單欄中的“文件?|?保存”命令，或單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，當(dāng)前演示文稿按原命名的文件存盤。如果是第一次保存，會彈出“另存為”對話框，轉(zhuǎn)為另存為操作。

在菜單欄中的“文件”下拉菜單中選擇“另存為”選項(xiàng)，也會彈出“另存為”對話框。在“另存為”對話框中的“保存位置”欄選擇保存的文件位置，在“文件名”文本框中輸入演示文稿的名稱，在“保存類型”下拉列表框中選擇保存類型，單擊“確定”按鈕，即可將演示文稿保存在指定位置。此外，還可以將演示文稿保存為Web頁。在菜單欄中的“文件”菜單中選擇“另存為Web頁”命令，彈出“另存為”對話框，默認(rèn)文檔為“單個文件網(wǎng)頁”，默認(rèn)的頁標(biāo)題為該演示文稿的幻燈片標(biāo)題，然后單擊“確定”按鈕。

11.2演示文稿的創(chuàng)建

演示文稿，就是PowerPoint軟件制作和演示的文件，缺省的文件擴(kuò)展名為?.ppt。它是由若干張幻燈片組成的。在MicrosoftPowerPoint中制作一個演示文稿的過程實(shí)際上就是依次制作一系列幻燈片的過程，基本步驟包括：初步創(chuàng)建演示文稿；添加新幻燈片和內(nèi)容；選取版式

，也就是幻燈片上標(biāo)題和副標(biāo)題文本、列表、圖片、表格、圖表和視頻等元素的排列方式；更改配色方案或應(yīng)用不同的設(shè)計(jì)模板；創(chuàng)建放映效果等。在本節(jié)中，我們將介紹如何創(chuàng)建一個演示文稿。啟動MicrosoftPowerPoint2003后，系統(tǒng)將打開“開始工作”任務(wù)窗格，選擇創(chuàng)建演示文稿或者打開已有的演示文稿。如果希望創(chuàng)建演示文稿，可以從“開始工作”任務(wù)窗格中選擇“新建演示文稿”，則“開始工作”任務(wù)窗格切換為“新建演示文稿”任務(wù)窗格。該任務(wù)窗格提供了“空演示文稿”、“根據(jù)設(shè)計(jì)模板”、“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А薄ⅰ案鶕?jù)現(xiàn)有演示文稿”等創(chuàng)建新演示文稿的方法，下面詳細(xì)介紹利用這四種方法創(chuàng)建演示文稿的過程以及通過導(dǎo)入大綱創(chuàng)建演示文稿的過程。11.2.1創(chuàng)建空演示文稿

創(chuàng)建空演示文稿，也就是從具備最少設(shè)計(jì)且未應(yīng)用任何顏色的幻燈片開始創(chuàng)建。這樣可以充分使用顏色、版式和一些樣式的特性進(jìn)行設(shè)計(jì)，具有最大程度的靈活性。在“新建演示文稿”任務(wù)窗格中單擊“空演示文稿”選項(xiàng)，此時“新建演示文稿”任務(wù)窗格切換為“幻燈片版式”任務(wù)窗格。PowerPoint2003提供了四大類共31種自動版式供用戶選擇。這些版式的結(jié)構(gòu)圖中只包含黑色和白色，不包括任何形式的樣式，更不含有具體的內(nèi)容，只包括一些稱為占位符的矩形框。不同版式的占位符不同，所有的占位符都有提示文字，可以根據(jù)占位符中的提示文字在占位符中填入標(biāo)題、文本、圖片、圖表、組織結(jié)構(gòu)圖和表格等內(nèi)容。11.2.2使用設(shè)計(jì)模板創(chuàng)建演示文稿

設(shè)計(jì)模板是指一個演示文稿整體上的外觀設(shè)計(jì)，它包含預(yù)定義的文字格式、配色方案、占位符大小和位置、幻燈片母版和可選的標(biāo)題母版幻燈片等。PowerPoint2003提供了豐富多彩的模板，每個模板都具有某種風(fēng)格和寓意。因此使用模板能夠創(chuàng)建更為符合演示內(nèi)容、比較專業(yè)的演示文稿。

使用設(shè)計(jì)模板創(chuàng)建演示文稿可以有兩種方式。

1．使用設(shè)計(jì)模板

如果在“新建演示文稿”任務(wù)窗格內(nèi)點(diǎn)擊“使用設(shè)計(jì)模板”，“新建演示文稿”任務(wù)窗格切換為“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格。在“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格中同樣也列出了幾十種設(shè)計(jì)模板。單擊要應(yīng)用的設(shè)計(jì)模板，設(shè)計(jì)模板的背景和版式就應(yīng)用到了新幻燈片。我們只需要在幻燈片中輸入文字和插入各種對象即可。

2．使用本機(jī)上的模板

執(zhí)行“新建演示文稿”任務(wù)窗格內(nèi)的“本機(jī)上的模板”命令，彈出“新建演示文稿”對話框。

●選擇“常用”選項(xiàng)卡中的“空演示文稿”或“內(nèi)容提示向?qū)А?，分別可以創(chuàng)建空演示文稿或使用內(nèi)容向?qū)?chuàng)建演示文稿。

●選擇“設(shè)計(jì)模板”選項(xiàng)卡，列表框內(nèi)列出了幾十種設(shè)計(jì)模板可供選擇，每種設(shè)計(jì)模板都包含同一種格式和八種顏色搭配成的模板?！襁x擇“演示文稿”選項(xiàng)卡，列表框內(nèi)列出了幾十種不同行業(yè)的專業(yè)演示文稿模板，每一個演示文稿模板都包含一個完整演示過程所需的多張幻燈片組。選定需要的模板后單擊“確定”按鈕。

在PowerPoint2003默認(rèn)的狀態(tài)下會將選中的模板應(yīng)用到所有的演示文稿中。如果我們只希望在當(dāng)前幻燈片中使用該模板，可以單擊選定模板右側(cè)的下箭頭，選擇“應(yīng)用于選定幻燈片”即可。

在已經(jīng)具備設(shè)計(jì)概念、字體和顏色方案的PowerPoint模板的基礎(chǔ)上創(chuàng)建演示文稿，除了使用PowerPoint提供的模板外，還可使用自己創(chuàng)建的模板。在11.4節(jié)中將介紹模板的設(shè)計(jì)。11.2.3使用內(nèi)容提示向?qū)?chuàng)建演示文稿

“內(nèi)容提示向?qū)А睘橛脩魟?chuàng)建演示文稿提供建議和設(shè)計(jì)方案。它可根據(jù)不同專業(yè)，提供各種演示文稿的模板，如市場計(jì)劃、商品介紹、銷售記錄、文件清單等，不但能夠幫助用戶完成演示文稿的相關(guān)格式設(shè)置，還能夠幫助輸入演示文稿的主要內(nèi)容。對于PowerPoint的初學(xué)者，“內(nèi)容提示向?qū)А笔莿?chuàng)建演示文稿的最佳途徑。要使用“內(nèi)容提示向?qū)А眮韯?chuàng)建演示文稿總共有5步，具體操作步驟如下：

(1)執(zhí)行“新建演示文稿”任務(wù)窗格中的“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А泵睿瑥棾觥皟?nèi)容提示向?qū)А睂υ捒颉?/p>

(2)單擊“下一步”按鈕，彈出“演示文稿類型”對話框。該對話框中提供了7種演示文稿類型，在相應(yīng)列表中選擇一種適合的演示文稿類型。

(3)單擊“下一步”按鈕，彈出“演示文稿樣式”對話框，選擇幻燈片的輸出類型。輸出類型共有5種：屏幕上的演示文稿、Web演示文稿、黑白投影機(jī)、彩色投影機(jī)、35毫米幻燈片。通常我們選擇“屏幕演示文稿”輸出類型，默認(rèn)在計(jì)算機(jī)屏幕播放。

(4)單擊“下一步”按鈕，彈出“演示文稿選項(xiàng)”對話框。在該對話框中可以輸入演示文稿的標(biāo)題、每張幻燈片所包含的對象(頁腳、日期和編號)等內(nèi)容。

(5)單擊“下一步”按鈕，在彈出的對話框中單擊“完成”按鈕。

使用“內(nèi)容提示向?qū)А眲?chuàng)建的演示文稿經(jīng)常包含多張幻燈片，可以使用幻燈片窗格右側(cè)的垂直滾動條來切換幻燈片，也可以在大綱窗格中單擊幻燈片編號來顯示不同的幻燈片。創(chuàng)建的演示文稿基本可以滿足辦公需要。如果有需要，還可以對演示文稿進(jìn)行修改，或者添加新的幻燈片，以便得到自己所需的演示文稿。11.2.4根據(jù)現(xiàn)有演示文稿創(chuàng)建

如果已經(jīng)有一份演示文稿很接近新建的內(nèi)容，則只需要在該演示文稿中做一些修改，充分利用原有文稿的樣式和背景設(shè)計(jì)來創(chuàng)建新的演示文稿。11.2.5導(dǎo)入大綱創(chuàng)建演示文稿

除了使用“新建演示文稿”任務(wù)窗格列出的四種創(chuàng)建方式以外，PowerPoint也支持從其他文檔導(dǎo)入已經(jīng)設(shè)計(jì)好的標(biāo)題樣式，創(chuàng)建大綱式的演示文稿。

導(dǎo)入文檔的時候，PowerPoint根據(jù)已經(jīng)設(shè)置好的文檔創(chuàng)建大綱。第一個標(biāo)題成為幻燈片標(biāo)題，第二個標(biāo)題成為第一級文本，第三個標(biāo)題便是第二級文本……。也就是說，文檔的每一個段落即為幻燈片的標(biāo)題。導(dǎo)入大綱創(chuàng)建演示文稿的步驟是：

(1)在菜單欄中的“文件”下拉菜單中選擇“打開”按鈕，彈出“打開”對話框。

(2)在對話框中的“文件類型”下拉列表中選擇“所有大綱”，選定需要導(dǎo)入的文檔，單擊“打開”按鈕完成導(dǎo)入。

PowerPoint在大綱視圖中顯示剛打開的文檔所創(chuàng)建的大綱，標(biāo)題是文檔的段落，內(nèi)容便是原來文檔的各個部分。

PowerPoint2003支持將.doc、.rtf、.txt或.htm等格式的文件導(dǎo)入來創(chuàng)建演示文稿。

小技巧

如何快速創(chuàng)建演示文稿？

Office2003系列軟件之間有著較高的兼容性，如果我們用Word寫好了一份報(bào)告，并且要根據(jù)內(nèi)容制作幻燈片，只需打開Word文檔，選擇“文件?|?發(fā)送”命令，再選擇發(fā)送到PowerPoint，PowerPoint2003就會根據(jù)Word文檔中的標(biāo)題自動建立幻燈片。

11.3演示文稿的編輯

每一張幻燈片都是由若干對象組成的，所以制作每一張幻燈片的過程實(shí)際上是向幻燈片插入每一個被指定對象的過程。為了制作富有感染力的幻燈片，不能僅僅使用文字對象，PowerPoint還支持使用圖片、表格，甚至影像和聲音等類型的對象。本節(jié)介紹幻燈片中對象的插入及編輯的方法。我們可以在普通視圖、大綱視圖、幻燈片視圖中對演示文稿進(jìn)行編輯。一般在大綱視圖里進(jìn)行演示文稿大綱的重組以及幻燈片組的調(diào)整，在幻燈片視圖里編輯單張幻燈片。11.3.1幻燈片的基本操作

在制作演示文稿的過程中，經(jīng)常需要添加新的幻燈片，復(fù)制、移動或者刪除某張幻燈片。我們可以在幻燈片視圖中完成對幻燈片的基本操作。

1．選定幻燈片

●選定單張幻燈片。在幻燈片視圖中單擊該幻燈片即可。

●選定多張連續(xù)的幻燈片。可以先單擊第一張幻燈片的縮略圖，使該幻燈片的周圍出現(xiàn)藍(lán)色的邊框，然后按住Shift鍵，再單擊最后一張幻燈片的縮略圖。

●選定多張不連續(xù)的幻燈片?？梢韵葐螕舻谝粡埢脽羝目s略圖，然后按住Ctrl鍵，再分別單擊要選定的幻燈片縮略圖。

2．插入新幻燈片

在制作演示文稿的過程中，可以隨時添加新的幻燈片。具體方法是：

●選定要插入新幻燈片的位置。當(dāng)選定一張幻燈片后，新的幻燈片將插入到該幻燈片的前面；也可以單擊選擇幻燈片之間的空白位置，則新的幻燈片插入到兩張幻燈片之間。

●單擊菜單欄中“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，或者選擇菜單欄中的“插入?|?新幻燈片”命令，即可插入一張新幻燈片。使用組合鍵Ctrl+M也可以添加一張新幻燈片。

●雙擊新插入的幻燈片，即可進(jìn)入普通視圖，這時就可以向該幻燈片中輸入文本或者插入圖片等對象。如果要將其他演示文稿中的幻燈片插入到當(dāng)前的演示文稿中，首先選定要插入新幻燈片的位置，然后選擇菜單欄中的“插入?|?幻燈片(從文件)”命令，彈出“幻燈片搜索器”對話框。在“文件”文本框中輸入源演示文稿的路徑和名稱，或者單擊“瀏覽”按鈕來查找演示文稿。選定要復(fù)制的幻燈片，然后單擊“插入”按鈕。如果要將整個演示文稿插入到目標(biāo)演示文稿中，請單擊“全部插入”按鈕。

3．刪除幻燈片

如果要在演示文稿中刪除某張幻燈片，可以按照下述步驟進(jìn)行：

(1)在幻燈片視圖或大綱視圖中，選定要刪除的幻燈片。

(2)按“Delete”鍵，或者選擇菜單欄中的“編輯?|?刪除幻燈片”命令。

4．復(fù)制和粘貼幻燈片設(shè)計(jì)

要復(fù)制和粘貼幻燈片，首先選擇需要進(jìn)行操作的幻燈片或幻燈片組，之后右鍵單擊所選的幻燈片之一，在彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令，隨后在幻燈片視圖或大綱視圖中右鍵單擊目標(biāo)演示文稿中要在其后插入幻燈片的幻燈片，最后單擊快捷菜單中的“粘貼”命令。

如果要將幻燈片復(fù)制并粘貼到采用不同設(shè)計(jì)模板的幻燈片中，所粘貼的幻燈片將繼承源幻燈片的樣式。此時可以使用所粘貼幻燈片下面的“粘貼選項(xiàng)”按鈕，選擇保持原始設(shè)計(jì)樣式或適應(yīng)其目標(biāo)的樣式。●選擇“保留源格式”選項(xiàng)可還原到源幻燈片的原始樣式。

●選擇“只保留文本”選項(xiàng)可以使被粘貼的文本與目標(biāo)中的任何文本格式相匹配。

●選擇“使用設(shè)計(jì)模板格式”選項(xiàng)則應(yīng)用當(dāng)前模板的樣式。11.3.2向幻燈片中插入文字

為了有效地通過演示文稿傳達(dá)信息，文本是必不可少的。文本對象是幻燈片的基本組成部分，也是最重要的部分。有四種類型的文本可以添加到幻燈片中：占位符文本、自選圖形文本、文本框中的文本和藝術(shù)字文本。

1．在占位符中添加文本

在插入一個版式后可以發(fā)現(xiàn)，幻燈片版式包含多種組合形式的文本和對象占位符。占位符是一種帶有虛線或陰影線邊緣的框，絕大部分幻燈片版式中都有這種框。在這些框內(nèi)可以放置標(biāo)題及正文，或者是圖表、表格和圖片等對象。還可以調(diào)整占位符的大小并移動它們，并且可以用邊框和顏色設(shè)置其格式。

要在占位符中輸入文本，首先在文本占位符內(nèi)單擊鼠標(biāo)，激活虛線邊框，同時在占位符內(nèi)出現(xiàn)一個閃爍的插入提示光標(biāo)，表明可以在此鍵入或粘貼文本。如果文本大小超出了占位符的寬度，PowerPoint會逐漸自動減小鍵入的字號和行間距以使文本大小合適。輸入完畢，單擊該占位符外的空白區(qū)域。

2．向文本框中添加文本

如果要在占位符以外的其他地方添加文本，首先需要先插入文本框，再向文本框內(nèi)添加文本。

首先單擊“繪圖”工具欄中的“文本框”按鈕，或選擇菜單欄中的“插入?|?文本框”命令，在下一級菜單中還可以選擇“水平”和“垂直”文字，然后單擊幻燈片中需要插入文字的位置，文本框出現(xiàn)。這是一種可移動、可調(diào)大小的文字和圖形輸入框。在文本框閃爍的插入提示光標(biāo)處，可鍵入或粘貼文本。文本框的寬度將自動適應(yīng)鍵入文字的長度，但不自動換行。如果在幻燈片上拖動鼠標(biāo)也能繪制出文本框，用這種方式插入的文本框在輸入文本超出文本框的寬度時會自動將超出文本框的部分轉(zhuǎn)到下一行。

使用不同的文本框，可以在一頁上放置數(shù)個文字塊，或使文本框中的文字排列方向與文檔中其他文字不同。

3．向自選圖形中添加文本

自選圖形是一組現(xiàn)成的形狀，如矩形和圓等基本形狀，以及各種線條和連接符、箭頭總匯、流程圖符號、星與旗幟和標(biāo)注等，可用于文本信息。在自選圖形中鍵入文本后，文本被附加到圖形中，并可以隨圖形移動或旋轉(zhuǎn)。在“繪圖”工具欄選擇“自選圖形”按鈕下拉菜單中的任意圖形或者工具欄中的繪圖工具，都能在演示文稿中添加自選圖形。完成自選圖形的添加后，單擊工具欄中的“文本框”按鈕

，然后點(diǎn)擊自選圖形，整個自選圖形都被激活了。此時，閃爍的插入提示光標(biāo)出現(xiàn)在自選圖形正中，可以開始添加文本。這樣添加的文本會隨著圖形移動或旋轉(zhuǎn)。

如果需要輸入的文本不必隨圖形移動或旋轉(zhuǎn)，需要先在自選圖形任意處添加文本框，然后在文本框中輸入文本。

4．向幻燈片添加藝術(shù)字

藝術(shù)字是使用特殊文本效果創(chuàng)建的文本對象，可以伸長、傾斜、彎曲和旋轉(zhuǎn)或設(shè)計(jì)成3D或垂直效果。PowerPoint利用藝術(shù)字可以創(chuàng)建個性鮮明的標(biāo)志或標(biāo)題。具體操作方法如下：

(1)選擇幻燈片，切換到幻燈片視圖。

(2)在“繪圖”工具欄上單擊“插入藝術(shù)字”按鈕，或選擇菜單欄中的“插入?|?圖片”命令，在彈出的下一級菜單中選擇“藝術(shù)字”選項(xiàng)，彈出“‘藝術(shù)字’庫”對話框。

(3)單擊選擇所需的藝術(shù)字效果，再單擊“確定”按鈕，彈出“編輯‘藝術(shù)字’文字”對話框。

(4)在該對話框中，在“文字”框中鍵入所需的文本，在“字體”列表中更改字體，在“字號”列表中更改字號。單擊“加粗”按鈕，使文本變粗。單擊“傾斜”按鈕，使文本傾斜。11.3.3幻燈片的格式化

在幻燈片中鍵入文本后，還要繼續(xù)修飾文字，設(shè)置相應(yīng)的段落對應(yīng)格式和文字對齊方式。

1．幻燈片中的文本設(shè)置

(1)選中文字。和Word文檔中一樣，在刪除文本、將文本移動或復(fù)制到其他位置時，必須先選定文本。如果要選定文本框中的全部文本，只需要在文本框處單擊使其處于編輯狀態(tài)，使用組合鍵Ctrl+A或者選擇菜單欄中的“編輯?|?全選”命令即可。如果只需要選定部分文本，只需要在文本框處于編輯狀態(tài)下拖動鼠標(biāo)選擇文本即可。

(2)移動和復(fù)制文本。如果要移動文本框中的全部文本，只需要移動文本框就可以了。首先單擊文本框，使文本處于編輯狀態(tài)，然后將鼠標(biāo)指針移到文本框的邊框上，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成十字箭頭形狀時按住鼠標(biāo)左鍵拖動至目標(biāo)位置即可。如果只需要移動文本框中部分文本或者復(fù)制粘貼文本，則可以像Word中一樣使用菜單欄中的“復(fù)制”、“剪切”和“粘貼”命令。

(3)設(shè)置文本格式。像Office系列其他兩種組件一樣，PowerPoint2003提供了強(qiáng)大的文本格式處理功能，可以對演示文稿中的文本進(jìn)行設(shè)置。在菜單欄中選擇“格式?|?字體”命令，在彈出的“字體”對話框中設(shè)置文本的字體、字號、加粗、傾斜、下劃線和字體顏色等。

對于文本中的英文字母可以在輸入后改變大小寫。首先選定需要更改的文本，執(zhí)行菜單欄中的“格式?|?更改大小寫”命令，彈出“更改大小寫”對話框，可以根據(jù)選擇文本情況進(jìn)行選擇。

2．設(shè)置段落格式

對文本的段落設(shè)置包括對齊方式、行距和段間距、段落級別等。

(1)設(shè)置對齊方式。默認(rèn)情況下，在占位符中輸入的文本會根據(jù)情況自動設(shè)置對齊方式。如果需要設(shè)定不同的對齊方式，首先選中要設(shè)置對齊方式的段落，在菜單欄上選擇“格式|字體對齊方式”命令，在級聯(lián)菜單中選擇四種對齊方式“頂端對齊”、“居中”、“羅馬對齊方式”和“底端對齊”中的一種。“羅馬對齊方式”即系統(tǒng)將含有英文和日文的文本按英文的底部邊緣對齊。

(2)設(shè)置行距和段間距。在菜單欄中選擇“格式?|?行距”命令，彈出“行距”對話框?？梢灾苯釉谠搶υ捒虻倪x項(xiàng)欄內(nèi)鍵入需要的行距和段間距大小，并且可以通過“預(yù)覽”按鈕對修改結(jié)果進(jìn)行預(yù)覽。

(3)設(shè)置段落級別。在幻燈片中使用文字標(biāo)題時，最好的方法就是設(shè)置段落級別并且使用不同的項(xiàng)目符號和編號來標(biāo)識內(nèi)容層次，這樣制作出來的幻燈片既醒目又條理清晰。設(shè)置段落級別首先要選定需要設(shè)置的段落，然后在菜單欄中選擇“格式?|?項(xiàng)目符號和編號”命令，彈出“項(xiàng)目符號和編號”對話框。選擇“項(xiàng)目符號”選項(xiàng)卡，如圖11-3所示，在其中選擇項(xiàng)目符號、相對于文本的比例、顏色、圖片或自定義符號等選項(xiàng)。

選擇“編號”選項(xiàng)卡，如圖11-4所示，在其中可選擇編號類型、相對于文本的比例、顏色和起始值等。圖11-3“項(xiàng)目符號”選項(xiàng)卡

圖11-4“編號”選項(xiàng)卡也可以通過點(diǎn)擊“格式”工具欄上的“項(xiàng)目符號”按鈕和“編號”按鈕來設(shè)置段落級別。

如果要調(diào)整的是段落的上下位置，也就是項(xiàng)目符號或編號的順序，可以使用“格式”工具欄上的“上移”按鈕和“下移”按鈕。

3．設(shè)置文本背景和填充色

用戶可以為幻燈片的各種對象設(shè)置不同的顏色、陰影、圖案或者紋理的背景，也可以使用圖片作為幻燈片背景，從而使幻燈片產(chǎn)生更精致的效果。默認(rèn)的情況下文本框的填充顏色都是“無填充顏色”。如果要設(shè)置文本框背景顏色，可以按照下述步驟進(jìn)行：

(1)選定需要更改顏色的文本框或占位符。

(2)選擇“格式?|?占位符”命令，出現(xiàn)“設(shè)置占位符格式”對話框。

(3)選擇“顏色和線條”選項(xiàng)卡，在“填充”區(qū)域選擇填充顏色，在“線條”區(qū)域選擇文本框的線條樣式。

小技巧

如何快速改變選中文字的大小?

在PowerPoint中，選中要調(diào)整字體的文字，按Ctrl+]組合鍵可以快速地按比例放大文字，按Ctrl+[組合鍵可以快速地按比例縮小文字。同樣，用Ctrl+B組合鍵可以加粗字體，用Ctrl+U組合鍵可以為字體加上下劃線，用Ctrl+I將字體變?yōu)樾斌w字。11.3.4創(chuàng)建多媒體演示文稿

為了增強(qiáng)演示文稿的視覺效果，使幻燈片更為生動形象，僅靠文字對象是不夠的。我們還可以向幻燈片中插入圖片、剪貼畫、組織結(jié)構(gòu)圖，甚至聲音和影像等多媒體對象，創(chuàng)建多媒體的演示文稿。

1．插入圖片

在幻燈片中插入的圖片可以是圖片文件也可以是剪貼畫。

(1)插入剪貼畫。一種插入剪貼畫的方法的具體步驟如下：

①選擇菜單欄中的“插入?|?圖片”命令，在下一級菜單中選擇“剪貼畫”，或者使用“繪圖”工具欄上的“插入剪貼畫”按鈕，在窗口右側(cè)將打開“剪貼畫”任務(wù)窗格。

②在“搜索文字”對話框中輸入要搜索的主題并在系統(tǒng)“收藏集”中進(jìn)行搜索。

③搜索完畢后，“展開結(jié)果”列表框列出經(jīng)過搜索得到的圖片，選擇圖片插入到幻燈片中。另一種方法是，在任務(wù)窗格中選擇“幻燈片版式”任務(wù)窗格，在其中選擇一個含有剪貼畫占位符的幻燈片版式，然后單擊占位符中的“插入剪貼畫”圖標(biāo)，彈出“選擇圖片”對話框，可以直接選擇系統(tǒng)提供的幾十個剪貼畫，也可以輸入要搜索的主題進(jìn)行搜索。

(2)插入圖片文件。向幻燈片插入圖片的方式和在Word中插入圖片的方式相似，即選擇菜單欄中的“插入?|?圖片”命令，在下一級菜單中選擇“來自文件”，彈出“插入圖片”對話框，在其中選擇圖片文件，單擊“插入”按鈕完成。

小技巧

如何存儲文稿中的圖片?

右擊需要保存的圖片，在隨后彈出的快捷菜單中選擇“另存為圖片”選項(xiàng)，打開“另存為圖片”對話框，取名保存即可。

2．插入組織結(jié)構(gòu)圖

組織結(jié)構(gòu)圖由一組文本框和連線構(gòu)成，它可以用來顯示一個部門或機(jī)構(gòu)的等級和層次，廣泛應(yīng)用于學(xué)科分支情況、體育比賽項(xiàng)目等演示文稿。如果要向幻燈片中插入組織結(jié)構(gòu)圖，可以使用以下兩種方法：●在任務(wù)窗格中選擇“幻燈片版式”任務(wù)窗格，在其中選擇一個含有組織結(jié)構(gòu)圖占位符的幻燈片版式，單擊占位符中的“插入組織結(jié)構(gòu)圖或其他圖標(biāo)”圖標(biāo)，彈出“圖示庫”對話框，如圖11-5所示，選擇第一個圖示插入組織結(jié)構(gòu)圖。

●選擇菜單欄中的“插入?|?圖片”命令，在下一級菜單中選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”，即可完成組織結(jié)構(gòu)圖的插入。

向幻燈片插入的組織結(jié)構(gòu)圖默認(rèn)包含四個圖框，用戶可以在每個圖框內(nèi)輸入文本。如果要修改組織結(jié)構(gòu)圖中的內(nèi)容，可以通過“組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄進(jìn)行修改。“組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄如圖11-6所示。圖11-5“圖示庫”對話框圖11-6“組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄工具欄中，通過“插入形狀”下拉列表可以添加“下屬”、“助手”和“同事”圖框；通過“版式”下拉列表可以選擇組織結(jié)構(gòu)圖分支結(jié)構(gòu)；通過“選擇”下拉列表選擇組織結(jié)構(gòu)圖的基本組成元素；通過“適應(yīng)文字”按鈕自動調(diào)整文本大小，以適應(yīng)每個圖框；通過“組織結(jié)構(gòu)圖樣式庫”按鈕可打開對話框，供用戶選擇組織結(jié)構(gòu)圖的圖示樣式，也就是對組織結(jié)構(gòu)圖進(jìn)行美化。

3．插入表格

PowerPoint2003支持多種在演示文稿中創(chuàng)建表格的方法。如果需要在PowerPoint2003中創(chuàng)建表格，可以利用幻燈片版式創(chuàng)建表格占位符插入表格，或者向已存在的幻燈片中直接插入表格。如果需要插入一個比PowerPoint提供的表格更大或擁有更強(qiáng)大格式功能的表格，可以創(chuàng)建嵌入的MicrosoftWord表格、MicrosoftExcel工作表或MicrosoftAccess表格。

(1)利用幻燈片版式插入表格。在任務(wù)窗格中選擇“幻燈片版式”任務(wù)窗格，在其中選擇一個含有表格占位符的幻燈片版式，雙擊占位符中的“雙擊此處添加表格”按鈕，彈出“插入表格”對話框，選擇需要插入表格的行數(shù)和列數(shù)，單擊“確定”按鈕生成表格。

(2)直接插入表格。如果向已生成的幻燈片直接插入表格，只需要選擇菜單欄中的“插入?|?表格”命令，在彈出的“插入表格”對話框中選擇需要插入表格的行數(shù)和列數(shù)，單擊“確定”按鈕生成表格。

4．插入聲音和影像

除了插入各種圖片、表格對象外，我們還可以在幻燈片中插入影音和聲音文件。這些文件位于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、Internet或Microsoft剪輯管理器中，還可以錄制自己的聲音并添加到演示文稿中，或者使用CD中的音樂。

1)插入聲音

插入聲音的具體步驟如下：

(1)選定需要添加音樂或聲音效果的幻燈片。

(2)在菜單欄中選擇“插入?|?影片和聲音”命令，展開級聯(lián)菜單。

如果單擊“文件中的聲音”，彈出“插入聲音”對話框，選擇并插入需要的聲音文件。

如果單擊“剪輯管理器中的聲音”，打開“剪貼畫”任務(wù)窗格，在“搜索文字”對話框中輸入要搜索的主題，在“結(jié)果類型”下拉列表框中選擇“聲音”進(jìn)行搜索。搜索完畢后，在展開的結(jié)果列表框中會列出搜索到的音樂，選擇并插入到幻燈片中即可。

(3)插入聲音后彈出對話框，如圖11-7所示。若要在轉(zhuǎn)到幻燈片時自動播放音樂或聲音，單擊“自動”按鈕。若要在單擊聲音圖標(biāo)之后播放音樂或聲音，單擊“在單擊時”按鈕。

除了支持聲音文件外，PowerPoint2003還可以直接錄制聲音并添加，或者添加光驅(qū)中播放的CD。

將音樂或聲音插入幻燈片后，會顯示一個代表該聲音文件的聲音圖標(biāo)。如果要隱藏該圖標(biāo)，可以將它拖出幻燈片并將聲音設(shè)置為自動播放。圖11-7選擇自動播放聲音對話框如果聲音文件大于100KB，默認(rèn)情況下會自動將聲音鏈接到演示文稿，而不是嵌入文件。此默認(rèn)值可以任意更改(大于或小于100KB均可)。演示文稿鏈接文件后，如果要在另一臺計(jì)算機(jī)上播放此演示文稿，則必須在復(fù)制該演示文稿的同時復(fù)制它所鏈接的文件。

2)插入影像

影像格式包括AVI、QuickTime和MPEG等，文件擴(kuò)展名包括?.avi、.mov、.qt、.mpg和.mpeg等。

添加影像文件的具體操作步驟如下：

(1)選定需要添加影像的幻燈片。

(2)選擇菜單欄中的“插入?|?影片和聲音”命令，展開級聯(lián)菜單。如果單擊“文件中的影片”，彈出“插入影片”對話框。選擇并插入需要的影片文件。

如果單擊“剪輯管理器中的影片”，打開“剪貼畫”任務(wù)窗格，在“搜索文字”對話框中輸入要搜索的主題，在“結(jié)果類型”下拉列表框中選擇“影片”進(jìn)行搜索。搜索完畢后，在展開的結(jié)果列表框中會列出搜索到的影片，選擇并插入到幻燈片中。

(3)插入影片后彈出選擇自動播放的對話框，若要在轉(zhuǎn)到幻燈片時自動播放影片，單擊“自動”按鈕。如果僅需要在單擊影片時播放它，單擊“在單擊時”按鈕。

盡管插入影片的操作使用“插入”菜單，但影片文件將自動鏈接到演示文稿中，而不像圖片或繪圖一樣嵌入到演示文稿中。如果要在另一臺計(jì)算機(jī)上播放帶有鏈接文件的演示文稿，則必須在復(fù)制該演示文稿的同時復(fù)制它所鏈接的文件。

小技巧

如何對齊多個對象?

在PowerPoint2003中，先選擇菜單欄中的“視圖?|?工具欄?|?繪圖”選項(xiàng)，展開“繪圖”工具欄，然后同時選中多個需要對齊的對象，按“繪圖”工具欄上的“繪圖”按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選中其中一種對齊方式即可。

11.4設(shè)計(jì)幻燈片外觀

要使演示文稿所有的幻燈片風(fēng)格一致，可以通過設(shè)置它們的外觀來實(shí)現(xiàn)。PowerPoint提供了“母版”、“配色方案”和“應(yīng)用設(shè)計(jì)模板”等幾種途徑，可方便地對演示文稿的外觀進(jìn)行設(shè)置和調(diào)整。11.4.1母版

母版是一張?zhí)厥獾幕脽羝Ｔ诨脽羝?，文本、圖片以及其他對象是放置在不同的占位符中的。通過對母版上的這些占位符進(jìn)行格式化設(shè)置，就能夠控制所有基于該母版所創(chuàng)建的幻燈片中的標(biāo)題、文本以及背景的格式。如果更改了某一演示文稿的母版，將會影響所有基于該母版的幻燈片樣式。在PowerPoint2003中有4種母版類型，即幻燈片母版、標(biāo)題母版、備注母版和講義母版。其中，幻燈片母版控制根據(jù)該母版創(chuàng)建的幻燈片標(biāo)題和文本的格式與類型；標(biāo)題母版主要用于設(shè)置演示文稿的標(biāo)題版式幻燈片的格式和位置；備注母版用于控制備注頁的版式以及文本格式；講義母版用于添加或修改幻燈片在講義視圖中每頁講義上出現(xiàn)的頁眉和頁腳信息等。

1．幻燈片母版

幻燈片母版是所有母版的基礎(chǔ)，存儲關(guān)于設(shè)計(jì)模板的信息，這些模板信息包括字形、占位符大小和位置、背景設(shè)計(jì)和配色方案

。PowerPoint中的每個設(shè)計(jì)模板都包含一個幻燈片母版。如果要修改基于同一母版的所有幻燈片的同一位置，只需要在幻燈片的母版上做一次修改即可，PowerPoint將自動更新所有的幻燈片，并對以后新添加的幻燈片應(yīng)用這些修改。例如，如果要更改幻燈片中標(biāo)題文本的字體，只需更改母版上標(biāo)題文本的字體即可。通?？梢允褂没脽羝赴孢M(jìn)行下列操作：

●更改字體或項(xiàng)目符號。

●插入要顯示在多個幻燈片上的藝術(shù)圖片(如徽標(biāo))。

●更改占位符的位置、大小和格式。

選擇菜單欄中的“視圖?|?母版”命令，再從出現(xiàn)的級聯(lián)菜單中選擇“幻燈片母版”命令，出現(xiàn)“幻燈片母版”視圖，同時彈出“幻燈片母版視圖”工具欄?；脽羝赴嬷薪o出了包含5個由虛線框所包圍的占位符，分別是標(biāo)題區(qū)、對象區(qū)、日期區(qū)、頁腳區(qū)和數(shù)字區(qū)。插入幻燈片母版的方法是：

(1)在菜單欄中的“視圖”下拉菜單中選擇“母版”命令，在級聯(lián)菜單中單擊“幻燈片母版”。

(2)若要在PowerPoint中插入使用默認(rèn)樣式的幻燈片母版

，在“幻燈片母版視圖”工具欄上單擊“插入新幻燈片母版”按鈕。

(3)若要通過添加新的設(shè)計(jì)模板插入幻燈片母版，在“格式”工具欄上單擊“設(shè)計(jì)”按鈕，在打開的“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格選擇設(shè)計(jì)模板。在幻燈片母版中除了能編輯占位符外，還可以編輯母版的背景和配色方案、動畫圖案等。如果需要對幻燈片母版進(jìn)行編輯，可以單擊需要修改的占位符，然后在菜單欄的“格式”下拉菜單中選擇“字體”命令編輯文本的格式，在菜單欄的“插入”下拉菜單中選擇“圖片”命令插入圖片等。

小技巧

如何讓公司或?qū)W校的標(biāo)志出現(xiàn)在每一張幻燈片上？

我們只需將標(biāo)志放在母版上，一次操作就可以全程使用了。在“視圖”菜單單擊“母版”，再選擇“幻燈片母版”命令。在母版視圖中，將標(biāo)志放置在合適的位置上，然后關(guān)閉母版視圖。即使在插入新的幻燈片時，該標(biāo)志也會出現(xiàn)。

2．標(biāo)題母版

標(biāo)題母版位于幻燈片母版的開頭。標(biāo)題母版存儲設(shè)計(jì)模板中屬于幻燈片標(biāo)題樣式的信息，包括包含標(biāo)題、副標(biāo)題及頁眉和頁腳的占位符的大小和位置、背景設(shè)計(jì)和配色方案?？墒褂脴?biāo)題母版更改演示文稿中所有使用此母版的標(biāo)題幻燈片的格式和設(shè)置，包括演示文稿的標(biāo)題和副標(biāo)題的格式。

默認(rèn)情況下，標(biāo)題母版會從幻燈片母版繼承一些樣式，如字體和字號。但是如果直接對標(biāo)題母版做了更改，這些更改會一直保留下去，不會受幻燈片母版更改的影響。插入標(biāo)題母版的具體做法是：

(1)在菜單欄的“視圖”下拉菜單中選擇“母版”命令，在級聯(lián)菜單中單擊“幻燈片母版”。

(2)若要在現(xiàn)有的幻燈片母版中插入標(biāo)題母版

，選擇左側(cè)的幻燈片母版縮略圖，然后在“幻燈片母版視圖”工具欄上單擊“插入新標(biāo)題母版”按鈕。

如果要對標(biāo)題母版進(jìn)行編輯，只需要在標(biāo)題母版的占位符“單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式”處單擊鼠標(biāo)，輸入并編輯文本、圖片等對象即可。

3．講義母版

講義母版用于格式化講義。選擇菜單欄“視圖”下拉菜單中的“母版”命令，再從出現(xiàn)的級聯(lián)菜單中選擇“講義母版”命令，進(jìn)入講義母版設(shè)置窗口，同時彈出“講義母版”工具欄?！爸v義母版”工具欄有六個按鈕，分別代表顯示幻燈片的張數(shù)和排列的樣式。

在講義母版視圖可以編輯4個占位符：頁眉區(qū)、日期區(qū)、頁腳區(qū)和數(shù)字區(qū)。

如果要設(shè)置頁眉和頁腳，可以在菜單欄“視圖”下拉菜單中選擇“頁眉和頁腳”，彈出“頁眉和頁腳”對話框。在其中選擇“備注和講義”選項(xiàng)卡，進(jìn)行頁眉和頁腳的設(shè)置，最后單擊“全部應(yīng)用”按鈕完成。

4．備注母版

備注母版用于格式化備注頁面。選擇菜單欄“視圖”下拉菜單中的“母版”命令，再從出現(xiàn)的級聯(lián)菜單中選擇“備注母版”命令，進(jìn)入備注母版設(shè)置窗口，彈出“備注母版視圖”工具欄。

備注母版包含6個占位符：頁眉區(qū)、日期區(qū)、頁腳區(qū)、數(shù)字區(qū)、幻燈片區(qū)和備注文本區(qū)。單擊“備注文本區(qū)”，此時“備注文本區(qū)”外框顯示為粗線條，表明該區(qū)處于編輯狀態(tài)，可以對該文本框進(jìn)行設(shè)置。分別選中“備注文本區(qū)”中的各級文本，可以對它們進(jìn)行字形、字體、效果和顏色等設(shè)置。還可以根據(jù)需要在備注區(qū)添加上圖片及其他對象。11.4.2配色方案

配色方案是一組可用于演示文稿的預(yù)設(shè)顏色。如果使用母版制作演示文稿，若對PowerPoint預(yù)設(shè)的配色方案不滿意，可以對現(xiàn)有的配色方案進(jìn)行修改或者重新設(shè)置。

1．使用配色方案

配色方案是由幻燈片設(shè)計(jì)中使用的背景、文本和線條、陰影、標(biāo)題文本、填充、強(qiáng)調(diào)和超鏈接的各個顏色組合而成的。圖11-8列出了一種顏色組合。其中，1用于標(biāo)題文本和正文的顏色，2用于背景、填充和陰影的顏色，3用于超鏈接、填充和強(qiáng)調(diào)(例如項(xiàng)目符號)的顏色。圖11-8配色方案舉例應(yīng)用配色方案的操作步驟如下：

(1)使用菜單欄“格式”下拉菜單中的“幻燈片設(shè)計(jì)”命令，在任務(wù)窗格選擇“幻燈片設(shè)計(jì)—配色方案”。

(2)在任務(wù)窗格列出的配色方案列表中選擇一種配色方案，點(diǎn)擊右側(cè)的下拉箭頭，彈出三個選項(xiàng)：“應(yīng)用于所有幻燈片”、“應(yīng)用于所選幻燈片”和“顯示大型預(yù)覽”。選擇“顯示大型預(yù)覽”，可以在任務(wù)窗格預(yù)覽“配色方案”的效果。

2．自定義配色方案

如果用戶經(jīng)常使用同一個設(shè)計(jì)模板并且要通過更改強(qiáng)調(diào)色或背景色以使其略有不同，或者希望將演示文稿顏色與演示場合(如貿(mào)易展覽)的主題顏色相匹配，可以修改配色方案，具體操作步驟如下：

(1)在任務(wù)窗格列出的配色方案列表中選擇一種配色方案后，點(diǎn)擊任務(wù)窗格下側(cè)的“編輯配色方案”，彈出“編輯配色方案”對話框。

(2)在對話框中選擇“自定義”選項(xiàng)卡，在“配色方案區(qū)”的列表中選中某一區(qū)域，單擊“更改顏色”按鈕后，在彈出的“顏色”對話框中選擇一種新的顏色。

(3)設(shè)置完所有區(qū)域后單擊“應(yīng)用”按鈕，則將自定義配色方案應(yīng)用到演示文稿。

(4)單擊“添加為標(biāo)準(zhǔn)配色方案”按鈕，將自定義方案添加到標(biāo)準(zhǔn)的配色方案列表中。11.4.3應(yīng)用設(shè)計(jì)模板

應(yīng)用設(shè)計(jì)模板是控制演示文稿統(tǒng)一外觀的最有力、最快捷的一種方法。它是通用于各種演示文稿的模型，可以直接應(yīng)用于用戶的演示文稿。設(shè)計(jì)模板決定了幻燈片的主要外觀，包括背景、預(yù)制的配色方案、背景圖形等。在應(yīng)用設(shè)計(jì)模板時，演示文稿僅應(yīng)用設(shè)計(jì)模板中包含的各種格式、文字樣式、背景等外觀樣式而不改變文件的文字內(nèi)容。

在“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格中可以找到PowerPoint提供的若干模板。該任務(wù)窗格包含一個縮略圖列表，其中的每一個縮略圖代表一個可用的設(shè)計(jì)模板。每個模板都有一個名稱，并以獨(dú)立文件的形式存在(文件擴(kuò)展名為?.pot)。該列表總共分為三個部分：在當(dāng)前文稿中使用的模板、最近使用過的模板和可供使用的模板。應(yīng)用設(shè)計(jì)模板只需單擊其中一個縮略圖即可將其應(yīng)用到當(dāng)前演示文稿的所有幻燈片中。點(diǎn)擊右側(cè)的下拉箭頭，有三個選項(xiàng)：“替換所有設(shè)計(jì)”、“添加設(shè)計(jì)方案”和“顯示大型預(yù)覽”。選擇“顯示大型預(yù)覽”，可以在任務(wù)窗格預(yù)覽“應(yīng)用設(shè)計(jì)模板”的效果。

在PowerPoint2003中，也可以將自己設(shè)計(jì)的演示文稿幻燈片保存為模板，以便能夠根據(jù)該模板創(chuàng)建其他的演示文稿。只需要將設(shè)計(jì)好的模板另存為“演示文稿設(shè)計(jì)模板”類型的文件即可。

小技巧

如何套用更多的網(wǎng)絡(luò)模板?

微軟公司的站點(diǎn)提供了免費(fèi)下載的網(wǎng)絡(luò)模板。打開“新建演示文稿”任務(wù)窗格，點(diǎn)擊下方的“M上的模板”按鈕，即可打開該站點(diǎn)上的中文模板庫。它包括了“出版和教育”、“辦公”、“簡報(bào)”等14大類共二百多個模板。按下“預(yù)覽”按鈕即可進(jìn)行預(yù)覽，而單擊某個模板名稱，就會顯示“模板最終許可協(xié)議”，在接受協(xié)議后單擊“在PowerPoint中編輯”，IE就會將模板下載到你的硬盤中，并會自動用PowerPoint打開該模板。如果你對模板的效果滿意，可以用“另存為”將它保存為模板，以后就可以像普通模板那樣方便調(diào)用了。

11.5演示文稿的放映

制作完成一份美觀的演示文稿后，接下來就要設(shè)計(jì)一種能夠清晰展示的演示過程。但是由于演示的對象不同、場合不同，必須根據(jù)實(shí)際情況選擇具體的播放方式。11.5.1動畫效果的制作

要使幻燈片放映過程充滿樂趣，最好的方法就是設(shè)置各種動畫效果。PowerPoint為用戶提供了強(qiáng)大的動畫設(shè)計(jì)功能，使用戶既可以控制幻燈片的文本、聲音、圖像及其他對象的進(jìn)入方式和順序，也可以控制幻燈片之間進(jìn)行切換的動畫效果。

1．幻燈片的動畫設(shè)計(jì)

幻燈片的動畫設(shè)計(jì)就是給幻燈片中文本或?qū)ο筇砑犹厥庖曈X或聲音效果。例如，可以使文本項(xiàng)目符號逐字從左側(cè)飛入，或在顯示圖片時播放掌聲。每一張幻燈片都使用了很多對象，使用幻燈片的動畫效果可以為不同層次的對象設(shè)置不同的動畫效果。

PowerPoint中設(shè)置動畫效果時可以使用預(yù)設(shè)的動畫方案或者自定義動畫方案。

(1)使用預(yù)設(shè)動畫方案。使用PowerPoint預(yù)設(shè)的多種動畫方案可以給幻燈片中的文本添加預(yù)設(shè)的視覺效果，簡化動畫設(shè)計(jì)。每個方案通常包含幻燈片標(biāo)題效果和應(yīng)用于幻燈片的項(xiàng)目符號或段落的效果，可以應(yīng)用于選定幻燈片、所有幻燈片或幻燈片母版中的對象。使用動畫方案可以使整個演示文稿具有一致的風(fēng)格，而演示文稿的每張幻燈片又具有互不相同的動畫效果。使用預(yù)設(shè)動畫方案快速創(chuàng)建動畫效果的操作步驟如下：

①選定需要設(shè)置動畫效果的幻燈片。

②在菜單欄“幻燈片放映”下拉菜單中選擇“動畫方案”命令，打開“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格?；蛘咴诓藛螜凇案袷健毕吕藛沃羞x擇“幻燈片設(shè)計(jì)”命令，在任務(wù)窗格中點(diǎn)擊“動畫方案”也可以打開該任務(wù)窗格。

③在“應(yīng)用于所選幻燈片”列表框中選擇所需要的動畫方案。如果需要了解動畫方案的具體效果，可以將鼠標(biāo)指向相應(yīng)動畫方案，系統(tǒng)會彈出效果的詳細(xì)信息。選定動畫方案后，在幻燈片窗口可以預(yù)覽該動畫方案的效果。④選擇“應(yīng)用于所有幻燈片”選項(xiàng)，可以為所有的幻燈片添加同一個動畫效果。選擇“播放”按鈕，則在幻燈片窗口可以預(yù)覽該動畫方案的效果。選擇“幻燈片放映”按鈕，從當(dāng)前幻燈片放映后面的幻燈片。

(2)使用自定義動畫。除了使用PowerPoint2003預(yù)設(shè)的各種動畫方案外，我們還可以使用“自定義動畫”任務(wù)窗格，設(shè)計(jì)在放映演示文稿的過程中對象在何時以何種方式出現(xiàn)在幻燈片上。自定義動畫可應(yīng)用于幻燈片、占位符或段落中的對象。例如，可以將飛入動畫應(yīng)用于幻燈片中所有的項(xiàng)目，也可以將飛入動畫應(yīng)用于項(xiàng)目符號列表中的單個段落。使用自定義動畫效果的步驟如下：

①選定需要使用動畫的幻燈片。

②選擇要使用動畫顯示的對象。

③選擇菜單欄中的“幻燈片放映?|?自定義動畫”命令，出現(xiàn)“自定義動畫”任務(wù)窗格?；蛘咴诓藛螜凇案袷健毕吕藛沃羞x擇“幻燈片設(shè)計(jì)”命令，單擊“幻燈片設(shè)計(jì)”右側(cè)的下箭頭，在彈出的級聯(lián)菜單中選擇“自定義動畫”，也可以打開該任務(wù)窗格。④單擊“添加效果”按鈕，出現(xiàn)的級聯(lián)菜單如圖11-9所示。

單擊“進(jìn)入”按鈕，選擇對象進(jìn)入幻燈片放映的方式。單擊“強(qiáng)調(diào)”按鈕，添加某種強(qiáng)調(diào)效果。單擊“退出”按鈕

，選擇離開幻燈片方式。單擊“動作路徑”按鈕，選擇對象運(yùn)動的路徑。

⑤選擇“播放”按鈕，在幻燈片窗口可以預(yù)覽該動畫方案的效果。選擇“幻燈片放映”按鈕，從當(dāng)前幻燈片放映后面的幻燈片。經(jīng)過設(shè)置的動畫效果在自定義動畫列表中按應(yīng)用的順序從上到下顯示。如果要改變動畫次序，只需要在自定義動畫列表中單擊選擇要改變順序的對象，然后拖動箭頭在列表中上下移動對象。如果要刪除某個動畫效果，只需要在自定義動畫列表中單擊要刪除的動畫項(xiàng)目，然后單擊“刪除”按鈕即可。圖11-9“添加效果”級聯(lián)菜單

2．幻燈片的切換

設(shè)置幻燈片的切換，就是設(shè)置演示文稿每一張幻燈片放映之間的切換方式。如果給單張幻燈片設(shè)置切換效果，具體操作如下：

(1)選擇菜單欄中的“幻燈片放映?|?幻燈片切換”命令，出現(xiàn)“幻燈片切換”任務(wù)窗格?；蛘咴诓藛螜凇案袷健毕吕藛沃羞x擇“幻燈片設(shè)計(jì)”命令，單擊“幻燈片設(shè)計(jì)”右側(cè)的下箭頭，在彈出的級聯(lián)菜單中選擇“幻燈片切換”，也可以打開該任務(wù)窗格。該任務(wù)窗格如圖11-10所示。圖11-10“幻燈片切換”任務(wù)窗格

(2)在“應(yīng)用于所選幻燈片”列表框中有PowerPoint提供的幾十種動畫切換效果。選擇一種切換效果，在幻燈片窗口中可以看到這種效果。

(3)在“修改切換效果”選項(xiàng)組中可以在“速度”下拉列表中設(shè)置幻燈片的切換速度，有“慢速”、“中速”和“快速”。在“聲音”下拉列表中設(shè)置幻燈片切換時發(fā)出的聲音。在“換片方式”選項(xiàng)組內(nèi)可以設(shè)置單擊鼠標(biāo)手動換頁還是固定間隔時間自動換頁。

(4)單擊“應(yīng)用于所有幻燈片”按鈕，將以上的設(shè)置應(yīng)用于所有的幻燈片上。選擇“播放”按鈕，則在幻燈片窗口可以預(yù)覽該動畫方案的效果。選擇“幻燈片放映”按鈕，從當(dāng)前幻燈片放映后面的幻燈片。

如果有多張幻燈片需要使用同樣的切換效果，可以在選定這些幻燈片后，單擊選擇所需幻燈片切換方式即可。11.5.2制作具有交互功能的演示文稿

放映幻燈片時，用戶可以使用右鍵快捷菜單中的播放控制命令控制放映的順序。此外，用戶還可在制作演示文稿時預(yù)先為幻燈片對象創(chuàng)建超鏈接，設(shè)置超鏈接和動作按鈕，并將超鏈接的目的指向需要轉(zhuǎn)到的其他地方，可以是某個文件、電子郵件地址、網(wǎng)頁和Office文件中的某個位置，從而制造出一個具有交互使用功能的多媒體演示文稿。

超鏈接本身可能是文本、圖形、形狀或藝術(shù)字。文本超鏈接用下劃線顯示，并且文本采用與配色方案一致的顏色。圖片、形狀和其他對象的超鏈接沒有附加格式。動作按鈕是PowerPoint提供的現(xiàn)成的按鈕，也可以插入演示文稿并為其定義超鏈接。

1．創(chuàng)建超鏈接

創(chuàng)建超鏈接首先選擇需要進(jìn)行超鏈接的文本或?qū)ο螅缓髥螕簟安迦氤溄印卑粹o或者在菜單欄的“插入”下拉菜單選擇“超鏈接”選項(xiàng)，彈出“編輯超鏈接”對話框。在“列表框”分別可以選擇“原有文件或網(wǎng)頁”、“本文檔中的位置”、“新建文檔”、“電子郵件”。

(1)創(chuàng)建指向自定義放映或當(dāng)前演示文稿中某個位置的超鏈接。

●鏈接到自定義放映。在“鏈接到”之下單擊“本文檔中的位置”。在“請選擇文檔中的位置”列表中選擇希望看到的“自定義放映”文件。單擊“顯示并返回”復(fù)選框。

●鏈接到當(dāng)前演示文稿的某個位置。在“鏈接到”之下單擊“本文檔中的位置”。在“請選擇文檔中的位置”列表中選擇所需要的幻燈片，單擊“確定”按鈕返回。

(2)創(chuàng)建指向其他演示文稿中特定幻燈片的超鏈接。在“鏈接到”之下，單擊“原有文件或網(wǎng)頁”。在“查找范圍”下拉列表中定位并選擇含有要鏈接到的幻燈片的演示文稿。單擊“書簽”，彈出“在文檔中選擇位置”對話框，選擇所需幻燈片的標(biāo)題，單擊“確定”按鈕返回。

(3)創(chuàng)建電子郵件的超鏈接。在“鏈接到”之下單擊“電子郵件地址”。在“電子郵件地址”文本框中鍵入所需的電子郵件地址，或者在“最近用過的電子郵件地址”下拉列表框中選取所需的電子郵件地址。在“主題框”文本框中鍵入電子郵件消息的主題。單擊“確定”按鈕返回。

(4)創(chuàng)建指向文件或網(wǎng)頁的超鏈接。在“鏈接到”之下單擊“原有文件或網(wǎng)頁”。在“查找范圍”下拉列表中定位并選擇至所需的頁或文件，或者在“地址”文本框輸入目標(biāo)文件或網(wǎng)頁的URL。單擊“確定”按鈕返回。

(5)創(chuàng)建指向新文件的超鏈接。在“鏈接到”之下單擊“新建文檔”。在“新建文檔名稱”文本框中鍵入新文件的名稱。若要更改新文檔的路徑，單擊“更改”按鈕。在“何時編輯”選項(xiàng)組可以選擇所鏈接的文檔在當(dāng)前或者以后編輯。單擊“確定”按鈕返回。在創(chuàng)建指向非幻燈片的超鏈接時，其目標(biāo)被編碼為URL(統(tǒng)一資源定位符)，例如/或file://ComputerName/SharedFolder/FileName.htm。創(chuàng)建指向本地文件系統(tǒng)的網(wǎng)頁或文件的超鏈接時，超鏈接的目標(biāo)由文件的路徑表示，例如C:\DocumentsandSettings\myname\MyDocuments\file.xls。

放映時，如果鏈接指向另一個幻燈片，目標(biāo)幻燈片將顯示在PowerPoint演示文稿中。如果它指向某個網(wǎng)頁、網(wǎng)絡(luò)位置或不同類型文件，則會在適當(dāng)?shù)膽?yīng)用程序或Web瀏覽器中顯示目標(biāo)頁或目標(biāo)文件。

2．插入動作按鈕

當(dāng)希望將轉(zhuǎn)到下一張、上一張、第一張和最后一張幻燈片等操作用易懂的符號表示時，我們可以在幻燈片中添加動作按鈕。除了常見動作按鈕外，PowerPoint還提供了包含播放影片或聲音的動作按鈕。如果要向幻燈片中插入動作按鈕，有以下兩種方法：

(1)在單張幻燈片中插入動作按鈕。

①在菜單欄“幻燈片放映”下拉菜單中選擇“動作按鈕”，在級聯(lián)菜單中選擇所需的按鈕，例如，“第一張”、“后退或前一項(xiàng)”、“前進(jìn)或下一項(xiàng)”、“開始”、“結(jié)束”或“上一張”。

②將鼠標(biāo)指針移到幻燈片的空白位置外單擊，即可插入一個默認(rèn)大小的按鈕，同時顯示“動作設(shè)置”對話框。插入動作按鈕后的幻燈片如圖11-11所示。

③對話框有“單擊鼠標(biāo)”和“鼠標(biāo)移過”兩個選項(xiàng)卡，分別可以設(shè)置放映時選擇動作按鈕的方式。單擊“確定”按鈕，接受“超鏈接到”列表中建議的超鏈接，或單擊下拉箭頭選擇所需的鏈接。圖11-11插入動作按鈕以及“動作設(shè)置”對話框

(2)在每張幻燈片中插入動作按鈕。如果要給每一張幻燈片都插入動作按鈕，可以在母版上插入動作按鈕，該按鈕在整個演示文稿中可用。如果正在使用多個幻燈片母版，則必須在每個母版上添加動作按鈕。

①在菜單欄的“視圖”下拉菜單中選擇“母版”命令，再單擊“幻燈片母版”。

②按照在單張幻燈片中插入動作按鈕的方法添加動作按鈕。

③在“母版視圖”工具欄上單擊“關(guān)閉母版視圖”，完成設(shè)置。

3．編輯超鏈接

(1)更改超鏈接的顏色。在菜單欄的“格式”下拉菜單中選擇“幻燈片設(shè)計(jì)”。打開“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格，選擇“配色方案”，單擊任務(wù)窗格下的“編輯配色方案”選項(xiàng)，彈出“編輯配色方案”對話框。在該對話框中選定“自定義”選項(xiàng)卡。在“配色方案顏色”之下，單擊“強(qiáng)調(diào)文字和超鏈接”或“強(qiáng)調(diào)文字和已訪問的超鏈接”，再單擊“更改顏色”按鈕，在彈出的對話框中單擊“標(biāo)準(zhǔn)”選項(xiàng)卡，以便從“標(biāo)準(zhǔn)”調(diào)色板中選擇顏色?；蛘邌螕簟白远x”選項(xiàng)卡，以調(diào)配自己的顏色。

(2)更改超鏈接目標(biāo)。首先選擇超鏈接，然后單擊“插入超鏈接”按鈕。在“編輯超鏈接”對話框中更改要鏈接的目標(biāo)。

(3)更改超鏈接文本。只需要單擊選取需要修改的超鏈接文本，然后鍵入新文本即可。

(4)更改動作按鈕的目標(biāo)。選擇幻燈片或母版中的動作按鈕后，單擊“插入超鏈接”按鈕，在“鏈接到”框中選擇要鏈接的目標(biāo)。

4．刪除超鏈接

(1)只刪除超鏈接，但不刪除代表該超鏈接的文本或?qū)ο螅河檬髽?biāo)右鍵單擊代表超鏈接的文本或?qū)ο?，在彈出的快捷菜單上單擊“刪除超鏈接”。

(2)要刪除超鏈接和代表該超鏈接的文本或?qū)ο螅哼x定對象或所有文本，再按Delete鍵。11.5.3播放演示文稿

完成演示文稿的編輯與制作后，用戶可以用不同的方式放映演示文稿。

1．簡單放映

(1)在MicrosoftPowerPoint中啟動幻燈片放映。打開要作為幻燈片放映的演示文稿后有以下三種放映方式：

●單擊PowerPoint窗口左下角視圖切換按鈕中的最后一個“幻燈片放映”按鈕。

●選擇菜單欄“幻燈片放映”下拉菜單中的“觀看放映”命令。

●按快捷鍵F5。

(2)在桌面上啟動幻燈片放映。在“我的電腦”或“MicrosoftWindows資源管理器”中找出要放映的文件。右鍵單擊文件名，在彈出的快捷菜單中單擊“顯示”命令。

(3)啟動PowerPoint放映(.pps)。使用此操作可打開和播放被保存為“PowerPoint放映(.pps)”文件類型的幻燈片。首先在“我的電腦”或“MicrosoftWindows資源管理器”中定位要打開的“PowerPoint放映”文件，然后雙擊該文件。

在整個放映過程中，可以單擊鼠標(biāo)左鍵或空格鍵切換放映下一張幻燈片。也可以按PageUp和PageDown鍵進(jìn)行切換。或者在放映畫面上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“上一張”、“下一張”進(jìn)行切換選擇，還可以選擇“定位”，在級聯(lián)菜單中選擇其他幻燈片標(biāo)題進(jìn)行定位切換，而不必按順序播放。

2．設(shè)置放映方式

在菜單欄“幻燈片放映”下拉菜單中選擇“設(shè)置放映方式”命令，彈出“設(shè)置放映方式”對話框，如圖11-12所示。圖11-12“設(shè)置放映方式”對話框在“放映類型”選項(xiàng)組中可以選擇相應(yīng)的放映類型。

●“演講者放映(全屏幕)”選擇全屏顯示演示文檔，是系統(tǒng)默認(rèn)的放映方式。演示者可以完整地控制整個放映結(jié)果，還可以在播放過程中錄制旁白，通過“換片方式”選擇手動或自動演示。

●“觀眾自行瀏覽(窗口)”適用于小規(guī)模的演示，可以利用滾動條或“瀏覽”菜單顯示所需要的幻燈片。

●“在展臺瀏覽(全屏幕)”適用于展示會場或會議無人管理時放映幻燈片，放映過程不能控制。

在“放映幻燈片”選項(xiàng)組可以選擇放映幻燈片的范圍。

3．自定義放映

以上我們介紹的是最簡單的放映方法，除此之外，我們還可以根據(jù)需要創(chuàng)建一個或多個自定義放映方式。利用該功能，可以使一個演示文稿適于多種不同的觀眾，而不用針對不同的觀眾創(chuàng)建多個幾乎完全相同的演示文稿。

(1)創(chuàng)建自定義放映。創(chuàng)建自定義放映就是以不同的方法對演示文稿中的幻燈片進(jìn)行分組創(chuàng)建自定義放映或添加超鏈接到自定義放映。所有自定義放映都包含在一個演示文稿文件中，但它們相互獨(dú)立并單獨(dú)運(yùn)行。要實(shí)現(xiàn)自定義放映，可以使用兩種方式完成。首先，我們可以考慮將同一個演示文稿的不同放映方式保存為不同的“自定義放映方式”。例如，用戶可能需要向公司各個部門提供一個演示文稿，幻燈片演示文稿包含幻燈片1～5，由圖11-13中的5張幻燈片組成。為了向財(cái)務(wù)部門強(qiáng)調(diào)公司的財(cái)務(wù)信息，可以創(chuàng)建一個名稱為“放映1”的自定義放映方式，該組只包含和財(cái)務(wù)信息密切相關(guān)的幻燈片1、3、5；然后為銷售部門創(chuàng)建一個名稱為“放映2”的自定義放映方式，該組僅包含本公司市場銷售情況的幻燈片1、2、4、5。圖11-13自定義放映幻燈片創(chuàng)建基本的自定義放映的步驟如下：

①在菜單欄“幻燈片放映”菜單中單擊“自定義放映”命令，彈出“自定義放映”對話框。如果沒有建立過自定義放映，窗口是空白的。

②單擊“新建”按鈕，彈出“定義自定義放映”對話框，如圖11-14所示。圖11-14“定義自定義放映”對話框③在“在演示文稿中的幻燈片”列表框中選擇要添加到自定義放映的幻燈片，單擊“添加”按鈕，幻燈片即被添加到右側(cè)“在自定義放映中的幻燈片”列表框。如果要選擇多張幻燈片，在選取幻燈片的同時要按下Ctrl鍵。如果要改變幻燈片的顯示順序，在右側(cè)“在自定義放映中的幻燈片”列表框中選擇幻燈片，再使用箭頭按鈕使幻燈片在列表框中上下移動。④在“幻燈片放映名稱”文本框中鍵入名稱，單擊“確定”按鈕完成一個自定義放映的創(chuàng)建。

另外，我們也可以使用超鏈接到自定義放映作為組織放映內(nèi)容的方式。通過建立超鏈接到自定義放映，可以在主放映中添加支持的自定義放映。例如，在圖11-15所示完整組織的演示文稿中，當(dāng)演示到某處時，某一部門可能想要獲得項(xiàng)目A的詳細(xì)信息，而另一部門卻關(guān)心項(xiàng)目B的信息。我們可以首先新建一個關(guān)于本公司的主自定義放映，然后針對各個部門創(chuàng)建自定義放映，并且從主放映鏈接到這些放映。每一個超鏈接的放映方式都源自主幻燈片集又可回到主幻燈片集，并且所有的放映方式都包含在一個演示文稿文件中。圖11-15自定義放映超鏈接如果需要創(chuàng)建超鏈接自定義放映，只需要在創(chuàng)建基本自定義放映基礎(chǔ)上再創(chuàng)建從主放映到輔助放映的超鏈接即可。步驟如下：

①按照上述方式創(chuàng)建基本的自定義放映1或2。

②在主放映幻燈片中選擇希望用于代表超鏈接的文本或?qū)ο?，單擊“插入超鏈接”按鈕。

③彈出“插入超鏈接”對話框，在“鏈接到”之下，單擊“本文檔中的位置”。如果希望鏈接到自定義放映，在列表中選擇希望看到的自定義放映，單擊“顯示并返回”復(fù)選框。與之前方法不同之處在于超鏈接自定義放映可以在播放過程中選擇不同自定義放映，而前一種方法只能在放映前提前設(shè)置，設(shè)置位于圖11-12所示的“設(shè)置放映方式”對話框中。

(2)刪除自定義放映。在菜單欄“幻燈片放映”菜單中單擊“自定義放映”命令，在彈出的“自定義放映”對話框中選擇要刪除的自定義放映，先單擊“刪除”按鈕，再單擊“關(guān)閉”按鈕。

4．自動放映和設(shè)置放映時間

如果用戶制作的演示文稿用于產(chǎn)品演示或介紹，不想在放映時人工切換每張幻燈片，可以使用自動放映功能循環(huán)放映相應(yīng)的演示文稿內(nèi)容。自動放映就是通過控制每一個幻燈片的放映時間進(jìn)行自動演示。

可以通過兩種方法來設(shè)置幻燈片在屏幕上顯示時間的長短：第一種方法是手動設(shè)置放映時間；第二種方法是使用排練功能，也就是在排練時自動記錄時間。

(1)手動設(shè)置放映時間。對于每個需要設(shè)置放映時間的幻燈片重復(fù)以下步驟：

①選擇要設(shè)置放映時間的幻燈片。

②在菜單欄“幻燈片放映”下拉菜單中選擇“幻燈片切換”命令，打開“幻燈片切換”任務(wù)窗格。

③在“換片方式”選項(xiàng)組選擇“每隔”復(fù)選框，在文本框內(nèi)輸入幻燈片在屏幕上需要顯示的秒數(shù)。如果希望下一張幻燈片在單擊鼠標(biāo)或時間達(dá)到輸入的秒數(shù)時(無論哪種情況先發(fā)生)顯示，則同時選中“單擊鼠標(biāo)時”復(fù)選框。

④如果要將此時間應(yīng)用到選定的幻燈片上，單擊“應(yīng)用”按鈕；如果要將此時間應(yīng)用到所有的幻燈片上，單擊“全部應(yīng)用”按鈕