Excel在財務(wù)管理中的應(yīng)用

Excel在財務(wù)管理中的應(yīng)用院系：計算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院專業(yè)：計算機(jī)科學(xué)與技術(shù)姓名：學(xué)號：摘要：Excel是功能強大、操作簡便、具有人工智能特性的電子表格系統(tǒng)。Excel強大的數(shù)據(jù)處理功能、大量的函數(shù)以及多種多樣的分析工具，能夠幫助財務(wù)人員卓有成效地從事財務(wù)管理工作，即通過建立財務(wù)預(yù)測、分析和決策模型等方法，為作出科學(xué)合理的決策提供有用的依據(jù)，為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。熟練掌握運用Excel建立各種財務(wù)管理模型的方法，有助于財務(wù)管理人員在復(fù)雜多變的理財環(huán)境中迅速準(zhǔn)確地判斷，合理地決策，從而高效地開展財務(wù)管理工作。關(guān)鍵詞：excel、財務(wù)管理、財務(wù)分析、存在問題；1.EXCEL和財務(wù)管理概念

1.1什么是EXCEL

Microsoft

Excel是辦公室自動化中非常重要的一款軟件，很多巨型國際企業(yè)都是依靠Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。它不僅僅能夠方便的處理表格和進(jìn)行圖形分析，其更強大的功能體現(xiàn)在對數(shù)據(jù)的自動處理和計算，Excel是微軟公司的辦公軟件Microsoft

office的組件之一，是由Microsoft為Windows和Apple

Macintosh操作系統(tǒng)的電腦而編寫和運行的一款試算表軟件。直觀的界面、出色的計算功能和圖表工具，再加上成功的市場營銷，使Excel成為最流行的微機(jī)數(shù)據(jù)處理軟件。Excel集通用表格計算、豐富的圖表顯示和便捷的數(shù)據(jù)分析為一體，具有簡潔友好的操作方式、強大豐富的使用功能和完善完整的報表體系。因此，我們能夠運用Excel為財務(wù)管理工作提供有力幫助。它可以被廣泛的應(yīng)用于財務(wù)、金融、行政、統(tǒng)計、經(jīng)濟(jì)、和審計等眾多領(lǐng)域。2.EXCEL的用處2.1.強大的表格處理功能：利用Excel可以對表格進(jìn)行各種操作，如增刪、排序和排版，通過對單元格的編輯，可以使得數(shù)據(jù)更加清晰、直觀，由此可以相對的減少工作量，所以電子表格的創(chuàng)建和處理是Excel的主要功能之一。2.2.繪圖和圖形處理功能強大：為了有利于管理人員進(jìn)行財務(wù)決策，Excel的繪圖和圖形處理功能能夠把表、圖、文三者相結(jié)合，把數(shù)據(jù)以餅圖、條形圖、折線圖等各種圖形展示出來。

2.3．強大的數(shù)據(jù)處理功能：在Excel中可對數(shù)據(jù)進(jìn)行搜尋、排序、篩選、分類、統(tǒng)計、合并匯總、自動求和、求平均值、求最大最小值等操作，可以解決財務(wù)管理中所有數(shù)據(jù)計算的問題，包括時間價值的計算、財務(wù)分析、風(fēng)險分析、成本計算、本量利分析等所需的數(shù)據(jù)處理。

2.4．擁有豐富的函數(shù)工具：

Excel軟件中包括300余種函數(shù)，分類為：財務(wù)、統(tǒng)計、邏輯、字符、數(shù)據(jù)庫、工程、日期時間、信息、數(shù)學(xué)和三角、查找和引用函數(shù)，通過充分利用這些函數(shù)，可以提高運算的準(zhǔn)確性和效率。

2.5．可使用外部數(shù)據(jù)功能：Excel可以讀取和輸出各種格式的數(shù)據(jù)文件，并且可以從會計軟件的數(shù)據(jù)庫中引入數(shù)據(jù)，省時省力，減少錯誤操作的發(fā)生率。

2.6．樣板功能：模板在財務(wù)管理、制作報表的數(shù)據(jù)錄入支出帳項以及保證各個分支部門預(yù)算規(guī)范的一致性方面是十分有用的3.財務(wù)管理的概述

財務(wù)管理是指每個單位范圍內(nèi)有關(guān)資金的組織、籌措、調(diào)撥、使用、結(jié)算、分配以及資金使用效益管理工作的總稱。即企業(yè)組織財務(wù)活動、處理財務(wù)關(guān)系的一項綜合性的管理工作，財務(wù)管理是組織企業(yè)資金活動、處理企業(yè)同各方面的財務(wù)關(guān)系的一項經(jīng)濟(jì)管理工作，是企業(yè)管理的重要組成部分。

財務(wù)管理的內(nèi)容和職能取決于其自身的目標(biāo)，并受財務(wù)管理自身特點的制約。企業(yè)屬于盈利性組織，它的出發(fā)點與歸宿都是以盈利為基準(zhǔn)的。企業(yè)的管理目標(biāo)可以概括為生產(chǎn)、發(fā)展與獲利。

開發(fā)出來的軟件也必須隨著大型系統(tǒng)版本的升級而改造，EXCEL在財務(wù)管理中的應(yīng)用

4.Excel在財務(wù)管理中的應(yīng)用

4.1.財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建

用EXCEL建立財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫時,可以充分發(fā)揮其靈活性,從各個維度、各個層次對企事業(yè)單位數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。因此,建立數(shù)據(jù)庫時如果數(shù)據(jù)庫偏大,可以將數(shù)據(jù)庫拆分成幾個小的數(shù)據(jù)庫

（1）明確了數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建目標(biāo)后,就可以從不同地方收集財務(wù)分析數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)既可以從用友、金蝶等財務(wù)軟件獲取,也可以從企事業(yè)單位的其他信息系統(tǒng)導(dǎo)入,如醫(yī)院的HIS系統(tǒng)、藥品管理系統(tǒng)、材料進(jìn)銷存系統(tǒng)等等。導(dǎo)入的數(shù)據(jù)既可以是用友等財務(wù)軟件整個科目數(shù)據(jù),也可以是固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)等等。

（2）數(shù)據(jù)的歸類。財務(wù)分析時經(jīng)常會對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類,這時可以借助函數(shù)VLOOKUP()來實現(xiàn)。如對食品進(jìn)行分類時,可以首先建立一張字典表,然后在數(shù)據(jù)庫里面在目標(biāo)單元格輸入函數(shù)vlookup()并設(shè)置函數(shù)參數(shù),再對整個字段進(jìn)行填充,就可以根據(jù)字段食品名稱獲取其對應(yīng)分類了。

數(shù)據(jù)庫的定義。數(shù)據(jù)收集整理完后,可以在EXCEL里形成一張表單(sheet),可將有數(shù)據(jù)的區(qū)域定義為一張表,并為之命名。本文以醫(yī)院收入分析數(shù)據(jù)庫為例,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通過醫(yī)院用友、HIS系統(tǒng)收集整理后,存放在一張名為“醫(yī)療收入”的表單內(nèi)。這時先選擇所有數(shù)據(jù)區(qū)域,點擊右鍵,選擇“命名單元格區(qū)域”,命名為如“數(shù)據(jù)表”。定義數(shù)據(jù)區(qū)域可以更方便地對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)。

4.2.財務(wù)數(shù)據(jù)的分析

對比分析。建立的數(shù)據(jù)庫如果包含了一段時期的數(shù)據(jù)并進(jìn)行歸類后,可方便地實現(xiàn)對比分析。這里面需要用到EXCEL的數(shù)據(jù)透視表工具,首先將光標(biāo)定位到“數(shù)據(jù)表”,單擊“插入數(shù)據(jù)透視表”,并根據(jù)需要選擇報表篩選字段、行標(biāo)簽、列標(biāo)簽字段以及值字段。在作對比分析時,應(yīng)該在列標(biāo)簽選擇時間字段,并選擇需要進(jìn)行對比的時間段。透視表建立后,可以通過報表等字段篩選數(shù)據(jù)的范圍,例如既可以看全院收入,也可關(guān)注某一個或幾個科室的收入分析。同時,在鄰近單元格建立公式對數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析。

（2）趨勢分析。趨勢分析也是財務(wù)分析中的一個常用方法,分析人員可以從數(shù)據(jù)變化趨勢看出數(shù)據(jù)的長期變化趨勢及季節(jié)趨勢等。用EXCEL建立趨勢分析時,也要建立數(shù)據(jù)透視表并選擇要分析的字段。作趨勢分析時,可以輔以圖片更能直觀地進(jìn)行分析。將光標(biāo)定位在數(shù)據(jù)透視表內(nèi),單擊“插入折線圖”或其他圖形模板,并調(diào)整圖形格式就可以制作出專業(yè)的圖表。

（3）結(jié)構(gòu)分析。結(jié)構(gòu)分析可以看出數(shù)據(jù)之間的構(gòu)成分析。在EXCEL里面作數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)分析時也可以通過建立數(shù)據(jù)透視表,選擇要分析的數(shù)據(jù)字段進(jìn)行分析。同時,還可以制作數(shù)據(jù)餅圖等進(jìn)行直觀的觀察分析。

4.3.財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫的維護(hù)與更新

財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫建立完成后,可以根據(jù)個性需求靈活地對數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取和分析。同時,這個數(shù)據(jù)庫也是可以動態(tài)更新的。更新數(shù)據(jù)庫時,只需在數(shù)據(jù)表末端追加數(shù)據(jù)記錄,數(shù)據(jù)庫就會智能地將數(shù)據(jù)加入。

從上述研究可以看出,EXCEL具備靈活、簡便而功能強大的數(shù)據(jù)分析和挖掘功能,而基于EXCEL數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和更新也非常簡單,財務(wù)人員通過簡單的操作,就可以從各個維度、范圍對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的分析。當(dāng)然,EXCEL還具備更多的數(shù)據(jù)分析潛能,需要財務(wù)人員在工作中發(fā)揮主動性和創(chuàng)造力,從而提高財務(wù)分析的效率和作用。當(dāng)然,EXCEL還具備更多的數(shù)據(jù)分析潛能,需要財務(wù)人員在工作中發(fā)揮主動性和創(chuàng)造力,從而提高財務(wù)分析的效率和作用。

4.Excel在財務(wù)管理中的應(yīng)用存在問題

4.1.安全性差

Excel因其廣泛的流通性，使其在數(shù)據(jù)保護(hù)方面具有很大的不安全性

應(yīng)對策略：

（1）保護(hù)工作表。點擊【工具】里面的【保護(hù)】中的【保護(hù)工作表】可以設(shè)置密碼鎖定工作表，以防止自己無意的修改或他人未經(jīng)授權(quán)的修改

（2）保護(hù)工作簿。點擊【工具】里面的【保護(hù)】中的【保護(hù)工作簿】可以設(shè)置密碼鎖定工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口。

4.2.應(yīng)用普及度不高

Excel雖然具有很多的模版，但是與實際工作中差距甚遠(yuǎn)，每應(yīng)用一次就需要定義公式的話無形中就加大了財務(wù)人員的工作量，所以雖然其功能強大，可是在實際應(yīng)用中普及度不高。

應(yīng)對策略：

我們可以請專業(yè)的財務(wù)人員會同信息人員在初期就把財務(wù)管理中需要的應(yīng)用設(shè)計成模版，這樣在應(yīng)用過程中其他人員可以直接套用模版就可以了。

4.3.公式定義難度大

Excel中有很多很復(fù)雜的公式，在建立財務(wù)管理應(yīng)用模型過程中，很多公式即使是財務(wù)人員也容易出現(xiàn)錯誤，對于非財務(wù)人員來說眼花繚亂的公式讓其在應(yīng)用過程中產(chǎn)生了很大難度。應(yīng)對策略：

將需要大量專業(yè)財務(wù)公式的內(nèi)容交由財務(wù)人員定義，而基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可由非財務(wù)人員定義，這樣分工明確，既增加了工作速度的同時，也提高了工作效率。

4.4.操作失誤多

Excel中有很多很復(fù)雜的公式，在建立財務(wù)管理應(yīng)用模型過程中，很多公式容易出現(xiàn)定義錯誤，財務(wù)管理是個很精細(xì)的工作，任何細(xì)小的錯誤都會導(dǎo)致結(jié)果差之千里，這就在無形之中增加了Excel在財務(wù)管理應(yīng)用的困難。

應(yīng)對策略：

對于系統(tǒng)性錯誤也就是我們平時不經(jīng)意間的錯誤，通過細(xì)心以及認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，這部分的錯誤完全可以避免，非系統(tǒng)性失誤，對于很多的宏觀數(shù)據(jù)處理，即使專業(yè)人員也會出現(xiàn)問題，要求我們擺正心態(tài)，對于能處理的問題，我們盡量處理，不能處理的問題盡量去避免。4.5.數(shù)據(jù)對接難度大

Excel和財務(wù)軟件在應(yīng)用過程中，想要實現(xiàn)無縫對接，難度系數(shù)大，很多財務(wù)軟件導(dǎo)出的數(shù)據(jù)在Excel中無法進(jìn)行公式重新定義，而從Excel中定義好的公式，導(dǎo)入到財務(wù)軟件中后，就無法使用

應(yīng)對策略：財務(wù)軟件和Excel的關(guān)系是相輔相成的，財務(wù)部門提出需求，而軟件開發(fā)商通過研發(fā)，最終解決問題，因此出現(xiàn)對接困難時可以通過此類方法。5.財務(wù)管理中最常用到的技巧5.1.復(fù)制粘貼：復(fù)制粘貼那是很多人剛?cè)腴T時就會的，可是選擇性貼粘里的功能那就還有不少人不知道。有關(guān)選擇性粘貼，queyue專門做了個貼子，非常詳細(xì)，這里就不多說了。補充的是：選擇性粘貼可貼成圖片，在03版本時，需在復(fù)制后，按shift鍵，在編輯欄才會顯示“粘貼圖片”07就直接有個粘貼圖片選項。粘貼圖片的好處，就是這圖片可直接貼到word里，對于寫報告時，需圖文并茂時省事多了。在word里，也同樣有選擇性粘貼功能，常用的有“無格式文本”，“粘貼成圖片”也非常好用。excel里的選擇性粘貼-運算還有一技巧，就是時常從其他里導(dǎo)出來的數(shù)值，顯示是文本，就是可在任意單元格錄入數(shù)值1，復(fù)制1，運用選擇性粘貼-乘，可這文本快速變成數(shù)值。5.2.絕對引用與相對引用：很多公式里會出現(xiàn)"$"，問這個是什么意思，多數(shù)人的答案美元符號，鍵盤上有按shift+4.這個基礎(chǔ)的東西是函數(shù)里表示絕對引用，可在編輯欄時，鼠標(biāo)放到需要的單元格位置，按f4鍵得到。

F4鍵可以連續(xù)按4下，如單元格A4,按一下$A$4，按第二、第三下時分別出現(xiàn)$A4、A$4，按第四下時回到A4.

各位可試一下。

第一種情形為絕對引用，第四種情形為相對引用，第二、第三種情形為半絕對。應(yīng)用中如計算股權(quán)比例、管理費用的結(jié)構(gòu)等。公式中也少不了他，很早之前看到一位同事在用vlookup時，因為不懂絕對引用來選擇引用區(qū)域，公式時常出錯。5.3.數(shù)據(jù)匯總：表格除了打印出來好看之外，更多的是要利用其來記錄數(shù)據(jù)，以及進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總

常用的有“分類匯總”更好用的是數(shù)據(jù)透視表，很奇怪的是，這么簡單好用的數(shù)據(jù)透視表，不認(rèn)識的人還真是不少，版面已經(jīng)有不少這方面的貼子。掌握數(shù)據(jù)透視表之后，你會發(fā)現(xiàn)平時的很多流水記錄，平時的excel習(xí)慣均需改變。我們有時看到一些客戶的表格很大，一看是記錄表，但加了很多很多的公式，打開一個表格都需十幾分鐘，一問，不知有透視表。數(shù)據(jù)透視表熟練到一定程度，可在設(shè)置公式方面多試試。數(shù)據(jù)透視表雖好，但如果是簡單的匯總，這時用“合并計算”更快捷些