會計(jì)實(shí)務(wù)：Excel填充技巧

Excel填充技巧因?yàn)樵诒砀裰刑钊霐?shù)據(jù)時(shí)，常有如連續(xù)的月份、星期幾、第幾季度，或“甲、乙、丙、丁……”等等，這些數(shù)據(jù)按一定的順序排列得十分規(guī)則，故而Excel中已把它們定義成了一些序列，在我們“自動填充”時(shí)，這些序列就自動地填充到指定的單元格區(qū)域中。

如Excel中將一星期中的每一天的名字定義成了一個(gè)序列：Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat。當(dāng)在起始單元格填有“Sun”時(shí)，則可利用自動填充功能在預(yù)填充區(qū)域的單元格中按順序循環(huán)填入Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat、Sun……

除“星期”序列之外Excel還定義了哪些序列呢？通過菜單“工具/選項(xiàng)…”打開“選項(xiàng)”對話框，選擇“自定義序列”標(biāo)簽，你就會發(fā)現(xiàn)它們。

其實(shí)，你也可以根據(jù)自己的需要，建立自己的“自定義序列”，如“部門A、部門B、部門C、部門D……”。方法是：

1.用“工具/選項(xiàng)”菜單命令，打開“選項(xiàng)”對話框；

2.切換到“自定義序列”標(biāo)簽，在“自定義序列”列表框中單擊“新序列”，再在“輸入序列”列表框中輸入新的序列，如“部門A、部門B、部門C、部門D……”。每輸完序列中的一項(xiàng)，都要按一次Enter鍵。

3.單擊“添加”按鈕，新序列就出現(xiàn)在“自定義序列”列表框中了。

4.單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“選項(xiàng)”對話框。

之后，只要在單元格輸入序列中的某一項(xiàng)，如“部門A”，則“部門B、部門C、部門D……”等其它項(xiàng)目就可以用自動填充來輸入了。

“序列”對話框的使用

在用菜單法進(jìn)行自動填充時(shí)，打開過“序列”對話框。除用其中的“自動填充”選項(xiàng)達(dá)到前面提到的填充效果外，還可以應(yīng)用其他選項(xiàng)來填充數(shù)字、日期的特殊序列。

1.比如，想在一個(gè)“列”的區(qū)域中填入1、3、5、7……的等差序列。方法是：

（1）在起始單元格中輸入數(shù)值1；

（2）選定包括起始單元格在內(nèi)的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域；

（3）用“編輯/填充/序列…”打開“序列”對話框；

（4）在“序列產(chǎn)生在”選項(xiàng)中選擇“列”，在“類型”選項(xiàng)中選擇“等差數(shù)列”，“步長”設(shè)定為2；

（5）單擊“確定”，則在選定的區(qū)域就填好一個(gè)1、3、5、7……的等差序列。

2.如果，想填充有關(guān)年份遞增的日期序列，如1980-3-15、1982-3-15、1984-3-15、1986-3-15……，方法是：

（1）在起始單元格中輸入日期1980-3-15；

（2）選定包括起始單元格在內(nèi)的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域；

（3）用“編輯/填充/序列…”打開“序列”對話框；

（4）在“序列產(chǎn)生在”選項(xiàng)中選擇“列”，在“類型”選項(xiàng)中選擇“日期”；

（5）這時(shí)“日期單位”選項(xiàng)可用了，選擇“年”；

（6）“步長”設(shè)定為2；

（7）單擊“確定”，則在選定的區(qū)域就填好了一個(gè)想要的日期序列。

用類似的方法，可填充年份遞減的日期序列，還可填充月份、日期遞增（減）的日期序列。

用鼠標(biāo)右鍵拖拽“填充柄”進(jìn)行填充

前面說過，用鼠標(biāo)左鍵拖拽“填充柄”可以進(jìn)行自動填充。其實(shí)用鼠標(biāo)右鍵拖拽“填充柄”也可以進(jìn)行填充，當(dāng)然填充形式更多樣。方法是，填好起始單元格數(shù)據(jù)，用鼠標(biāo)指向填充柄，按下鼠標(biāo)右鍵在同一行（或同一列中）進(jìn)行向左、向右（或向上、向下）拖拽到預(yù)定單元格后，松開右鍵，這時(shí)會彈出一個(gè)快捷菜單。

點(diǎn)擊相應(yīng)菜單，可完成相關(guān)操作。如點(diǎn)擊“復(fù)制單元格”，可在鼠標(biāo)拖拽的范圍內(nèi)，用起始單元格數(shù)據(jù)復(fù)制填充。

小編寄語：會計(jì)學(xué)是一個(gè)細(xì)節(jié)致命的學(xué)科，以前總是覺得只要大概知道意思就可以了，但這樣是很難達(dá)到學(xué)習(xí)要求的。因?yàn)樗且婚T技術(shù)很強(qiáng)