2025年人力資源制度：01-【管理制度】-01-人事檔案管理制度

第第頁(yè)人事檔案管理制度（試行）一、目的為健全員工的基礎(chǔ)資料，規(guī)范人事管理程序，并使人事檔案的建立、整理、借閱、傳遞等管理工作有所依循，特制定本制度。二、適用范圍適用于公司人力資源部保管的內(nèi)部人事檔案。三、內(nèi)容（一）檔案的建立1.凡公司員工，均應(yīng)建立相應(yīng)人事檔案。2.人力資源部應(yīng)對(duì)新招用員工及員工入職后形成的人事資料及時(shí)的收集、整理及歸檔。（二）檔案內(nèi)容根據(jù)公司管理特點(diǎn)，檔案內(nèi)容分為以下八類：第一類：入職類新員工入職手續(xù)清單、員工履歷表、應(yīng)聘人員登記表、結(jié)構(gòu)化面試評(píng)審表、應(yīng)聘人員定薪表、素質(zhì)測(cè)評(píng)表（適用人員）、背景調(diào)查表、新員工制度培訓(xùn)確認(rèn)單、勞動(dòng)合同書(shū)、定薪單、入職審批流程表單、入職回執(zhí)單、照片、身份證復(fù)印件、學(xué)歷材料、職稱、資質(zhì)證書(shū)等、體檢報(bào)告、離職證明、個(gè)人簡(jiǎn)歷、與原單位解除勞動(dòng)關(guān)系證明或入職承諾書(shū)、保密協(xié)議及競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等。第二類：薪酬績(jī)效類員工薪資異動(dòng)記錄表、月度績(jī)效考核表、季度績(jī)效考核表等。第三類：異動(dòng)類試用期滿自我小結(jié)表、試用期人員轉(zhuǎn)正審批表、轉(zhuǎn)正通知單、員工異動(dòng)審批表、人事任命文件等。第四類：獎(jiǎng)懲類各獎(jiǎng)勵(lì)、處罰類記錄，包括但不限于員工獎(jiǎng)懲通知單、獎(jiǎng)懲通告。第五類：教育訓(xùn)練類教育類材料需單獨(dú)存檔。第六類：離職類辭職申請(qǐng)表、工作移交清單、離職證明、解除勞動(dòng)合同通知書(shū)、離職協(xié)議等。第七類：后備人才類后備人才申請(qǐng)表、人才評(píng)閱相關(guān)記錄、內(nèi)部競(jìng)聘資料協(xié)議等（單獨(dú)存檔）。第八類：其他類其他相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交給人力資源部的文件資料。（三）檔案的整理1.人事資料統(tǒng)一以A4型紙為標(biāo)準(zhǔn)整理。2.依檔案材料分類目錄順序排列，每類材料以形成時(shí)間為序，在封皮上注明姓名、檔案編號(hào)。3.將整理好的人事資料放入寫(xiě)好姓名和檔案編號(hào)的標(biāo)準(zhǔn)檔案袋。4.檔案的歸檔（1）有關(guān)員工考核、任免、獎(jiǎng)懲、薪資調(diào)整、職位變動(dòng)、工作調(diào)動(dòng)等資料一經(jīng)形成，由人力資源部統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集及存檔管理。（2）人力資源部對(duì)歸檔的人事資料進(jìn)行審核無(wú)誤后應(yīng)及時(shí)歸檔。（3）員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人事異動(dòng)或薪資異動(dòng)等資料歸檔時(shí)，應(yīng)按照資料形成時(shí)間順序排列歸檔。（四）檔案的保存1.人事檔案屬于機(jī)密資料，人力資源部應(yīng)指定專人進(jìn)行管理，及時(shí)建立、更新與撤銷。2.人事檔案按照檔案編號(hào)做分類管理，建立檔案目錄，以便于查詢。3.檔案存放應(yīng)有紙媒與電子媒介兩種形式，當(dāng)人事資料發(fā)生變更時(shí)，二者應(yīng)同時(shí)更新，相互對(duì)應(yīng)。4.人事檔案電子格式資料除硬盤(pán)備份外還應(yīng)有外存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份。5.為避免檔案資料文字彌漫不清，檔案不得用鉛筆填寫(xiě)。（五）檔案的更新1.為保證檔案資料的及時(shí)完整，檔案要進(jìn)行日常維護(hù)。2.更新時(shí)間項(xiàng)目電子檔原檔考核、鑒定、考查材料作業(yè)后一個(gè)月內(nèi)更新作業(yè)后一季度內(nèi)更新學(xué)歷、婚姻、獎(jiǎng)懲、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、工資材料隨時(shí)更新每月底更新其他材料視情況視情況（六）檔案的借閱與使用1.上級(jí)可以借閱所管轄范圍內(nèi)下級(jí)的檔案，但需征得人力資源部負(fù)責(zé)人的審批。未經(jīng)許可任何人不得查閱或借用檔案。2.借閱檔案手續(xù)（1）查閱檔案一般在人力資源部查閱，如確因工作需要必須外借時(shí)，需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)。若員工離職需進(jìn)行離任審計(jì)，由審計(jì)監(jiān)察中心出具離任審計(jì)書(shū)后可進(jìn)行外借。（2）查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈閱、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違者進(jìn)行問(wèn)責(zé)處理；（3）借閱單位應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，人力資源部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行跟催；（4）借閱單位在歸還檔案時(shí)，人力資源部應(yīng)檢查檔案資料的完整性，經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后方可在《借記單》簽收并填寫(xiě)實(shí)際歸還日期。3.檔案需要復(fù)印的，應(yīng)由申請(qǐng)人主管領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面同意，并由人力資源部負(fù)責(zé)人同意后方可進(jìn)行。復(fù)印僅限于本人資料（部門(mén)經(jīng)理限本部門(mén)資料）,當(dāng)使用用途不明時(shí)，人力資源部有權(quán)拒絕復(fù)印。4.人力資源部擅自使用或泄露他人人事資料，一經(jīng)查實(shí)將進(jìn)行問(wèn)責(zé)處理。（七）檔案的流轉(zhuǎn)1.因工作調(diào)動(dòng)、退休等需將人事檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)，做到檔隨人動(dòng)。2.人事檔案?jìng)鬟f時(shí)需密封，并加蓋騎縫章。3.轉(zhuǎn)遞人事檔案，應(yīng)以EMS郵寄或者由人力資源部指定專人遞送，不準(zhǔn)本人自帶。4.非法律強(qiáng)制，公司一般不得向外單位人員提供公司內(nèi)部人員人事資料。（八）離職員工檔案的管理1.離職人員離職資料應(yīng)歸檔存放，依時(shí)間順序排列保存。2.在檔案袋上注明離職日期。3.離職員工檔案至少應(yīng)當(dāng)保存兩年，自離職之日起計(jì)算。（九）檔案的清理檔案資料除應(yīng)及時(shí)更新外，還要定時(shí)的進(jìn)行清理。原始檔案、名單、花名冊(cè)應(yīng)始終處于最新的狀態(tài)，報(bào)表類資料應(yīng)于每月底出具。電子檔案每月記錄，年底與其它人事資料一并刻錄光盤(pán)保存。四、附則（一）本制度由人力資源部編制并歸口管理；（二）本制度自批準(zhǔn)公布之日起執(zhí)行。中文｜字體名稱宋體中文｜字體名稱宋體01字體說(shuō)明02素材說(shuō)明圖片：無(wú)素材：模版中使用的素材來(lái)源于【無(wú)】，僅限個(gè)人學(xué)習(xí)、研究或欣賞目的使用，不可商業(yè)使用，如需商用請(qǐng)您自行向版權(quán)方購(gòu)買(mǎi)，獲取商用版權(quán)。稻殼兒文字模板使用說(shuō)明（本頁(yè)為說(shuō)明頁(yè)，用戶使用模板時(shí)可刪除本頁(yè)內(nèi)容）03刪除頁(yè)面使用本套模板中，若要?jiǎng)h除多余空白頁(yè)時(shí)，具體操作如下：2、點(diǎn)擊「開(kāi)始」選項(xiàng)卡下的「顯示/隱藏編輯標(biāo)記」按鈕。在分頁(yè)符的后面點(diǎn)擊光標(biāo)，然后按「Delete」刪除鍵即可。1、刪除多余頁(yè)面的文本內(nèi)容，成為空白頁(yè)。方法一：3、再次按「Delet