全宗管理規(guī)則 編制說明

《全宗管理規(guī)則》2一、工作簡況（一）任務來源、承擔單位13967—2008）進行審查，一致認為全宗理論作為我國檔案工作遵循的基本理論迫切需要進一步發(fā)展，以適應機構(gòu)變動中檔案處置和檔案館館藏檔案資源體系建設(shè)。據(jù)此，國家檔案局提出了對該標準進行修訂的計劃。2023年12月，國家標準委員會批準了修訂計劃，下達了標準修訂任務。標準的具體修訂工作由國家檔案局檔案館（室）業(yè)務指導司承擔。（二）主要工作過程本標準項目立項后，隨即組成了標準修訂工作小組，并開展了以下工作：1.檔案領(lǐng)域相關(guān)國家標準、行業(yè)標準研究收集目前檔案領(lǐng)域有效的國家標準、行業(yè)標準，找出其中關(guān)于全宗管理的內(nèi)容，并與GB/T13967—2008《全宗單》進行對比、分析，明確修訂的方向，補齊制度空白。2.文獻調(diào)研查閱公開發(fā)表的有關(guān)全宗管理的文獻，分析理論和實踐層面對全宗管理要求，梳理目前需要解決的問題，針對其對策建議，尋找科學、明確的管理方式方法。3.實地調(diào)研2024年6月—7月，標準起草小組根據(jù)機構(gòu)改革部署和3全宗管理實踐開展實地調(diào)研。與內(nèi)蒙古、湖北等地檔案部門的人員進行溝通，詳細了解其檔案全宗的日常管理和維護、機構(gòu)改革中檔案的處置及歸屬流向等工作情況，充分消化吸收了各檔案館有關(guān)全宗管理的實踐經(jīng)驗，并就標準制定的需求與各檔案館和立檔單位展開交流。4.座談咨詢2025年2月，標準起草組在調(diào)研后形成標準初稿的基礎(chǔ)上，分兩次召集有關(guān)部門座談聽取意見建議，一次與北京市檔案局、北京市檔案館，一次與國家檔案局政法司、經(jīng)科司、中央檔案館保管部，基本認同標準的修訂思路和內(nèi)容框架，認為標準的修訂實施，將進一步規(guī)范我國的全宗管理工作，使全宗設(shè)置、管理、處置有章可循，切實保障檔案資源體系5.完成征求意見稿12025年2月，在文獻研究和廣泛調(diào)研咨詢的基礎(chǔ)上，標準起草小組系統(tǒng)分析了我國全宗管理的發(fā)展現(xiàn)狀，在實踐基礎(chǔ)上發(fā)展全宗理論，制定了包括全宗管理基本原則、設(shè)置要求，以及日常管理維護、機構(gòu)變動中檔案處置等在內(nèi)的標準草案，并經(jīng)過不斷修改完善，數(shù)易其稿，最終形成標準征求二、標準編制的原則本標準在編制過程中按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的要求進4行編寫。三、標準的主要內(nèi)容相比，擴大了標準適用范圍，細化了全宗在日常維護、移交、處置等方面的管理要求，主要變化如下：標準正文包括“范圍”“規(guī)范性引用文件”“術(shù)語和定義”“基本原則”“全宗設(shè)置”“檔案館內(nèi)的全宗管理”和“立檔單位的全宗管理”“機構(gòu)變動中的全宗管理”等八個宗設(shè)置”，從設(shè)置條件、設(shè)置原則等方面提出了全宗設(shè)置要求；第6章“檔案館內(nèi)的全宗管理”規(guī)定了全宗號分配、全宗卷、全宗指南等方面的要求；第7章“立檔單位的全宗管理”規(guī)定了配套制度、全宗卷等方面的要求；第8章“機構(gòu)變動中全宗管理”規(guī)定了立檔單位在面臨機構(gòu)變動時，區(qū)分組建、重新組建、撤銷建制、職能劃轉(zhuǎn)、合并等情形進行全宗檔案處置的要求。（二）重點編制內(nèi)容說明（1）標準適用范圍問題基于全宗方式管理檔案不僅存在于檔案館，也存在于立檔單位，檔案館的全宗來源于立檔單位，立檔單位的全宗要流向檔案館。《全宗單》由于僅規(guī)定了一些記錄描述館藏檔5案全宗數(shù)量類要求及相應單據(jù)樣式，檔案館已通過其他管理記錄方式替代了全宗單，導致標準在檔案館的適用性不強。同時，《全宗單》也未涉及立檔單位的全宗管理，無法體現(xiàn)檔案館室一體化的理念。因此，標準在修訂過程中，標準起草組將全宗管理與檔案資源體系建設(shè)相聯(lián)系，為突出全宗管理在立檔單位的重要性，保障全宗管理在檔案館和立檔單位之間保持一致，將適用范圍由各級各類檔案館調(diào)整為基于全宗方式管理檔案的各級各類檔案館、機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織，清晰劃定了本標準修訂邊界與范疇。（2）標準的可操作性問題本標準旨在指導全宗管理的規(guī)范性，提出全宗管理遵循的原則，在實踐層面吸收了全宗設(shè)置的各類情況，針對檔案館和立檔單位在不同階段對全宗管理的不同提出了具體要求，并將機構(gòu)變動中全宗管理視為管控檔案歸屬流向的重要手段，保證本標準實施可行性和實施質(zhì)量。（3）標準內(nèi)容編排結(jié)構(gòu)說明結(jié)構(gòu)合理的規(guī)范內(nèi)容編排能夠清晰地體現(xiàn)規(guī)范要求，減少理解上的困惑和誤解、減少重復，更易于實際操作和應用。標準結(jié)構(gòu)首先滿足了《標準化工作導則》（GB/T1.1對于結(jié)構(gòu)和要素的要求。其次標準結(jié)構(gòu)反映了從宏觀到微觀的基本邏輯，先是對基本原則、全宗設(shè)置兩方面共性問題進行總體要求，再按照全宗管理所處的階段，分別對檔案館內(nèi)6的全宗管理、立檔單位的全宗管理進行規(guī)定，最后提出機構(gòu)變動中檔案全宗的管理和處置，完整描述了全宗管理了各方面要求。四、標準各項內(nèi)容的主要來源標準的各項內(nèi)容中，在檔案全宗概念方面，引用和參考了DA/T1—2000《檔案工作基本術(shù)語》中的內(nèi)容；在全宗設(shè)置方面，引用和參考了《機關(guān)檔案工作業(yè)務建設(shè)規(guī)范》“檔案的整理”章節(jié)中的內(nèi)容；在檔案館的全宗管理方面，引用和參考了《各級各類檔案館接收檔案范圍的規(guī)定》中的內(nèi)在立檔單位的全宗管理方面，引用和參考了《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》中的內(nèi)容；在機構(gòu)變動中全宗處置關(guān)檔案管理規(guī)定》第五十四條的內(nèi)容。五、采標情況六、分歧意見的處理經(jīng)過和依據(jù)研制過程中沒有出現(xiàn)大的分歧。七、貫