公司發(fā)票管理制度

公司發(fā)票管理制度?一、總則1.目的為了加強公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用、保管等行為，保障公司合法權益，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實施細則等相關法律法規(guī)，結合公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在經(jīng)濟業(yè)務活動中涉及發(fā)票的相關行為。3.職責分工財務部負責公司發(fā)票管理工作的指導、監(jiān)督和檢查。負責發(fā)票的購買、保管、開具、核銷等具體工作。審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性，對不符合規(guī)定的發(fā)票有權拒收。各業(yè)務部門負責本部門經(jīng)濟業(yè)務活動中發(fā)票的取得、傳遞等工作。確保取得的發(fā)票符合規(guī)定，并及時傳遞給財務部。配合財務部做好發(fā)票相關的其他工作。

二、發(fā)票的種類及適用范圍1.發(fā)票種類增值稅專用發(fā)票：適用于公司銷售貨物、提供應稅勞務或服務開具給增值稅一般納稅人客戶，客戶可憑此發(fā)票抵扣進項稅額。增值稅普通發(fā)票：分為紙質發(fā)票和電子發(fā)票。紙質發(fā)票適用于開具給增值稅小規(guī)模納稅人客戶以及其他不需要抵扣進項稅額的客戶；電子發(fā)票通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具，具有與紙質發(fā)票同等法律效力，開具后可通過電子郵件等方式發(fā)送給客戶。其他發(fā)票：如通用機打發(fā)票、定額發(fā)票等，根據(jù)業(yè)務實際情況和稅務機關要求使用。2.適用范圍公司銷售商品、提供勞務、轉讓無形資產(chǎn)、銷售不動產(chǎn)以及其他經(jīng)營活動取得收入時，應按規(guī)定開具發(fā)票。公司購買貨物、接受勞務、受讓無形資產(chǎn)、購置不動產(chǎn)等支出時，應向銷售方取得合法有效的發(fā)票。

三、發(fā)票的開具1.開具要求真實準確：發(fā)票內(nèi)容必須與實際經(jīng)濟業(yè)務相符，不得虛開發(fā)票。開具發(fā)票時，應填寫完整、準確的客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息。字跡清晰：發(fā)票應使用中文開具，開具發(fā)票的字跡要清晰，不得壓線、錯格。加蓋印章：發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應加蓋發(fā)票專用章，不得加蓋其他印章。發(fā)票專用章應清晰、完整，不得模糊不清或加蓋不全。及時開具：銷售商品、提供服務以及從事其他經(jīng)營活動的單位和個人，對外發(fā)生經(jīng)營業(yè)務收取款項，收款方應向付款方開具發(fā)票；特殊情況下，由付款方向收款方開具發(fā)票。應在規(guī)定的納稅義務發(fā)生時間內(nèi)及時開具發(fā)票，不得拖延。2.開具流程業(yè)務部門申請：業(yè)務部門在發(fā)生銷售業(yè)務并確認收款后，填寫《發(fā)票開具申請表》，詳細注明客戶信息、業(yè)務內(nèi)容、金額、發(fā)票類型等內(nèi)容，并提交給財務部。財務部審核：財務部收到《發(fā)票開具申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核，重點審核客戶信息是否準確、業(yè)務真實性、金額是否與合同或協(xié)議一致等。審核無誤后，在系統(tǒng)中錄入相關信息，并安排開具發(fā)票。發(fā)票開具：財務部根據(jù)審核后的信息，按照發(fā)票開具要求，通過防偽稅控系統(tǒng)或電子發(fā)票系統(tǒng)開具發(fā)票。開具紙質發(fā)票的，應打印發(fā)票并加蓋發(fā)票專用章；開具電子發(fā)票的，應將發(fā)票信息發(fā)送至客戶指定的電子郵箱或其他接收方式。發(fā)票交付：發(fā)票開具后，財務部應及時將發(fā)票交付給客戶。紙質發(fā)票可通過郵寄、專人送達等方式交付；電子發(fā)票可通過電子郵件等方式發(fā)送給客戶，并提醒客戶及時查收和下載。

四、發(fā)票的取得1.取得要求合法性：公司取得的發(fā)票必須是由稅務機關統(tǒng)一監(jiān)制的合法有效發(fā)票，發(fā)票的來源應符合法律法規(guī)規(guī)定。不得取得虛開發(fā)票、偽造發(fā)票、作廢發(fā)票等不符合規(guī)定的發(fā)票。真實性：發(fā)票內(nèi)容應真實反映經(jīng)濟業(yè)務實際情況，不得與實際交易不符。取得發(fā)票時，應仔細核對發(fā)票上的各項信息，如客戶名稱、納稅人識別號、發(fā)票號碼、開票日期、貨物或服務名稱、金額、稅額、發(fā)票專用章等，確保信息準確無誤。完整性：發(fā)票的各項內(nèi)容應填寫完整，不得遺漏或省略。發(fā)票上應加蓋發(fā)票專用章，發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)等聯(lián)次應齊全，不得缺聯(lián)。2.取得流程業(yè)務經(jīng)辦：各業(yè)務部門在發(fā)生購買貨物、接受勞務等支出時，業(yè)務經(jīng)辦人員應向銷售方索取發(fā)票，并要求銷售方如實開具發(fā)票。審核發(fā)票：業(yè)務經(jīng)辦人員取得發(fā)票后，應先對發(fā)票的真實性、合法性、完整性進行初步審核。審核無誤后，在發(fā)票上簽字確認，并及時將發(fā)票傳遞給財務部。財務部復核：財務部收到業(yè)務部門傳遞的發(fā)票后，再次對發(fā)票進行全面復核。重點復核發(fā)票的各項信息是否準確、與經(jīng)濟業(yè)務是否相符、發(fā)票的開具是否符合規(guī)定等。復核無誤后，方可辦理相關報銷或入賬手續(xù)。3.特殊情況處理如果因特殊原因無法取得發(fā)票的，業(yè)務經(jīng)辦人員應及時向財務部說明情況，并提供其他合法有效的憑證，如購貨合同、送貨單、驗收單、付款憑證等，經(jīng)財務部審核同意后，可作為報銷或入賬的依據(jù)。取得的發(fā)票如有錯誤，應及時要求銷售方重新開具。如不符合作廢條件，銷售方應按規(guī)定開具紅字發(fā)票，購買方應取得紅字發(fā)票后再進行相應處理。

五、發(fā)票的使用1.使用范圍公司取得的發(fā)票僅用于本公司真實發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務活動的財務核算、稅務申報及抵扣等，不得轉借、轉讓、代開發(fā)票，不得自行擴大發(fā)票使用范圍。2.發(fā)票粘貼與報銷員工報銷費用時，應將取得的發(fā)票按照規(guī)定的格式粘貼在報銷單上。發(fā)票應正面朝上，從左到右、從上到下依次粘貼，不得覆蓋發(fā)票信息，確保發(fā)票內(nèi)容清晰可見。發(fā)票粘貼應平整、牢固，不得有褶皺、破損等情況。對于較大的發(fā)票或多張發(fā)票粘貼在一起的，應使用膠水或膠棒粘貼，不得使用訂書釘、回形針等固定。報銷單上應填寫完整的報銷信息，包括報銷日期、報銷部門、報銷人、費用明細、金額等，并注明發(fā)票張數(shù)。報銷人應在報銷單上簽字確認，經(jīng)部門負責人審核、財務負責人審批后，方可到財務部辦理報銷手續(xù)。3.發(fā)票抵扣對于取得的增值稅專用發(fā)票，財務部應在規(guī)定的認證期限內(nèi)進行認證。認證通過后，方可作為進項稅額抵扣憑證。增值稅一般納稅人取得的用于簡易計稅方法計稅項目、免征增值稅項目、集體福利或者個人消費的購進貨物、加工修理修配勞務、服務、無形資產(chǎn)和不動產(chǎn)的進項稅額不得從銷項稅額中抵扣。財務部應建立發(fā)票抵扣臺賬，詳細記錄發(fā)票號碼、開票日期、購貨方信息、銷貨方信息、金額、稅額、認證日期等內(nèi)容，確保發(fā)票抵扣信息準確無誤。

六、發(fā)票的保管1.保管責任財務部應指定專人負責發(fā)票的保管工作，確保發(fā)票的安全與完整。發(fā)票保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守發(fā)票保管制度，不得擅自離崗或委托他人代管發(fā)票。2.保管方式發(fā)票應存放在安全、干燥、通風的專用場所，設置專門的發(fā)票保險柜或文件柜，確保發(fā)票存放有序，便于查找和取用。紙質發(fā)票應按照發(fā)票種類、號碼順序進行存放，不得隨意堆放。對于已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應按照規(guī)定的保管期限妥善保管。電子發(fā)票應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的存儲介質上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.保管期限已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應當保存5年。保存期滿，報經(jīng)稅務機關查驗后銷毀。涉及發(fā)票的其他會計憑證、賬簿等資料，應按照國家有關會計檔案管理的規(guī)定進行保管。

七、發(fā)票的檢查與盤點1.定期檢查財務部應定期對發(fā)票的使用、保管情況進行檢查，每月至少進行一次自查，每季度進行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括發(fā)票的開具是否符合規(guī)定、取得的發(fā)票是否真實合法、發(fā)票的保管是否安全等。檢查過程中，應詳細記錄檢查情況，對于發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行整改，并形成檢查報告。2.不定期抽查公司內(nèi)部審計部門或其他相關部門應不定期對發(fā)票進行抽查，檢查發(fā)票管理的合規(guī)性。抽查可采取現(xiàn)場檢查、調(diào)閱發(fā)票記錄等方式進行。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。3.發(fā)票盤點財務部應定期對庫存發(fā)票進行盤點，確保賬實相符。盤點工作應至少每年進行一次，可結合年終財務決算進行。發(fā)票盤點時，應詳細記錄盤點結果，包括發(fā)票種類、號碼、數(shù)量等信息。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的處理。

八、發(fā)票違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定公司員工在發(fā)票管理過程中，如有下列行為之一的，屬于發(fā)票違規(guī)行為：虛開發(fā)票，包括為他人、為自己開具與實際經(jīng)營業(yè)務情況不符的發(fā)票，讓他人為自己開具與實際經(jīng)營業(yè)務情況不符的發(fā)票，介紹他人開具與實際經(jīng)營業(yè)務情況不符的發(fā)票。取得虛開發(fā)票、偽造發(fā)票、作廢發(fā)票等不符合規(guī)定的發(fā)票。未按規(guī)定開具發(fā)票，如開具發(fā)票內(nèi)容不實、字跡模糊、未加蓋發(fā)票專用章等。未按規(guī)定取得發(fā)票，如應取得發(fā)票而未取得、取得的發(fā)票不符合規(guī)定等。轉借、轉讓、代開發(fā)票。擅自擴大發(fā)票使用范圍。未按規(guī)定保管發(fā)票，如發(fā)票丟失、損毀、被盜等。其他違反發(fā)票管理規(guī)定的行為。2.處理措施對于發(fā)現(xiàn)的發(fā)票違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處理：責令改正：對于初次發(fā)生且情節(jié)較輕的發(fā)票違規(guī)行為，責令相關責任人立即改正，并對其進行批評教育。經(jīng)濟處罰：對于造成公司經(jīng)濟損失或稅務風險的發(fā)票違規(guī)行為，根據(jù)損失程度或風險大小，對相關責任人給予一定金額的經(jīng)濟處罰。紀律處分：對于情節(jié)嚴重或多次發(fā)生發(fā)票違規(guī)行為的責任人，公司將給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等紀律處分。法律責任追究：對于構成犯罪的發(fā)票違規(guī)行為，公司將依法移送司法機關追究刑事責任。3.責任追究發(fā)票違規(guī)行為的責任追究實行誰經(jīng)辦、誰負責的原則。對于因業(yè)務經(jīng)辦人員的過錯導致發(fā)票違規(guī)的，由業(yè)務經(jīng)辦人員承擔主要責任；對于