印章使用管理制度

印章使用管理制度?一、總則（一）目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)的所有印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、部門章等。

（三）基本原則1.嚴格審批原則：印章使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保用印事項合法合規(guī)。2.登記備案原則：對印章的使用情況進行詳細登記備案，以便追溯和查詢。3.專人保管原則：指定專人負責(zé)印章的保管，確保印章安全。4.規(guī)范使用原則：印章使用應(yīng)嚴格按照規(guī)定的用途和程序進行，不得擅自更改。

二、印章的種類及用途（一）公章1.用途：代表公司對外行使權(quán)力，具有最高法律效力。用于公司各類文件、合同、協(xié)議、信函、證明等的簽署，以及其他需要以公司名義進行的對外活動。2.示例：公司對外發(fā)布的正式文件、與客戶簽訂的合同、向政府部門提交的申請文件等。

（二）合同專用章1.用途：專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同。2.示例：公司與供應(yīng)商簽訂的采購合同、與客戶簽訂的銷售合同等。

（三）財務(wù)專用章1.用途：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)活動。2.示例：開具發(fā)票、支票背書、銀行結(jié)算憑證等。

（四）法人章1.用途：與法定代表人的簽字具有同等法律效力，用于特定的財務(wù)文件和需要法定代表人確認的事項。2.示例：在銀行預(yù)留印鑒、簽署重要財務(wù)文件等。

（五）部門章1.用途：用于部門內(nèi)部文件、資料、報表等的蓋章確認，代表部門行使一定的管理職能。2.示例：部門內(nèi)部的工作報告、通知、統(tǒng)計報表等。

三、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責(zé)。行政部門應(yīng)根據(jù)公司實際需要，填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到公安機關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。2.印章刻制單位應(yīng)嚴格按照公安部門規(guī)定的印章標準和樣式進行刻制，確保印章質(zhì)量和安全性?？讨仆瓿珊?，刻制單位應(yīng)將印章及印模交付行政部門，并提供刻制發(fā)票等相關(guān)資料。

（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并附上印章印模。經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表人審批同意后，方可啟用。2.行政部門應(yīng)將印章啟用的相關(guān)信息通知公司各部門，并在公司內(nèi)部進行公示。同時，應(yīng)將新印章的印模分發(fā)給需要使用該印章的部門，以便其留存?zhèn)浒浮?/p>

四、印章的保管（一）保管人員1.公章、合同專用章、法人章由行政部門指定專人保管。財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管。部門章由各部門負責(zé)人指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，熟悉印章使用流程和規(guī)定，不得擅自將印章交予他人保管或使用。

（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、專用印章盒等，并確保存放地點具備防火、防盜、防潮等條件。2.印章保管人員不得將印章攜帶外出使用，如確因工作需要必須攜帶外出的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，并填寫《印章外出使用申請表》，注明外出時間、地點、用途等信息。印章外出期間，應(yīng)由保管人員全程陪同，確保印章安全。3.印章保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查和維護，確保印章清晰、完整、無損壞。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或丟失情況，應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進行處理。

五、印章的使用流程（一）用印申請1.公司員工需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用途等信息，并附上相關(guān)文件或資料。2.用印申請應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進行審批，審批通過后，方可使用印章。

（二）審批流程1.一般用印事項：由部門負責(zé)人審核簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要用印事項：如涉及公司重大決策、合同簽訂、對外擔保等，需經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報公司法定代表人審批。3.財務(wù)用印事項：按照財務(wù)管理制度的規(guī)定進行審批，一般由財務(wù)負責(zé)人審核簽字后，報分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。

（三）用印操作1.印章保管人員在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應(yīng)認真核對用印事項、文件內(nèi)容等信息，確保與申請表一致。2.用印時，應(yīng)在印章使用登記表上進行登記，注明用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人等信息，并在文件規(guī)定的位置加蓋印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，不得模糊不清或加蓋在文件的空白處。3.用印完成后，印章保管人員應(yīng)將《印章使用申請表》和相關(guān)文件資料妥善保存，以備查詢和存檔。

（四）用印監(jiān)督1.印章使用過程中，應(yīng)接受公司內(nèi)部監(jiān)督部門的監(jiān)督檢查。監(jiān)督部門有權(quán)對印章使用情況進行抽查，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用印章的行為，應(yīng)及時制止并進行調(diào)查處理。2.各部門負責(zé)人應(yīng)對本部門的印章使用情況進行定期檢查，確保印章使用規(guī)范、安全。

六、印章的停用與銷毀（一）印章停用1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由行政部門填寫《印章停用申請表》，注明停用印章名稱、停用原因、停用日期等信息，并附上相關(guān)證明材料。經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表人審批同意后，方可停用。2.印章停用后，行政部門應(yīng)及時通知公司各部門，并在公司內(nèi)部進行公示。同時，應(yīng)將停用印章的印模分發(fā)給需要使用該印章的部門，以便其留存?zhèn)浒浮?/p>

（二）印章銷毀1.對于停用的印章，行政部門應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明銷毀印章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，并附上相關(guān)證明材料。經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表人審批同意后，方可進行銷毀。2.印章銷毀應(yīng)采用粉碎、熔化等方式進行，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程中，應(yīng)由行政部門指定專人負責(zé)監(jiān)督，并填寫《印章銷毀登記表》，注明銷毀日期、銷毀印章名稱、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。3.印章銷毀完成后，行政部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》和《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料妥善保存，以備查詢和存檔。

七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)審批擅自使用印章。2.超越印章使用范圍使用印章。3.私自刻制、偽造公司印章。4.故意損壞印章或丟失印章后未及時報告。5.其他違反印章使用管理制度的行為。

（二）處理措施1.對于違規(guī)使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.如因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。3.對私自刻制、偽造公司印章的行為，公司將依法追究其法律責(zé)任，并解除與其簽訂的勞動合同。

八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司行政部門負責(zé)解釋。

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