加油卡管理制度

加油卡管理制度?一、總則1.目的為加強公司加油卡管理，規(guī)范加油卡的使用、充值、保管等行為，保障公司車輛用油需求，降低用油成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有車輛加油卡的管理，包括加油卡的申請、發(fā)放、使用、充值、掛失、解掛、注銷等環(huán)節(jié)。3.職責分工綜合管理部負責加油卡的統(tǒng)一申請、領取、保管及臺賬登記工作。定期對加油卡使用情況進行統(tǒng)計分析，及時向財務部門提供相關數(shù)據(jù)。協(xié)助財務部門做好加油卡的充值審核及費用報銷工作。財務部負責加油卡充值資金的審核與支付。對加油卡費用進行賬務處理，定期與綜合管理部核對賬目。監(jiān)督加油卡管理制度的執(zhí)行情況，確保資金安全。各用車部門負責本部門車輛加油卡的使用管理，指定專人負責加油卡的保管和使用。嚴格按照規(guī)定使用加油卡，確保加油卡用于公司車輛加油，不得挪作他用。及時向綜合管理部反饋加油卡使用過程中出現(xiàn)的問題。

二、加油卡申請與發(fā)放1.申請流程各用車部門根據(jù)車輛行駛里程、油耗等情況，預估每月加油需求，填寫《加油卡申請表》，詳細注明申請加油卡的數(shù)量、預計月用油量等信息，并提交至綜合管理部。綜合管理部對各部門提交的申請表進行審核，結合公司車輛實際情況及加油需求，確定加油卡的申請數(shù)量及額度。審核通過后，將申請表報送財務部進行資金審核。財務部對加油卡充值資金進行審核，確保資金來源合理、充足。審核通過后，通知綜合管理部辦理加油卡申請手續(xù)。2.發(fā)放流程綜合管理部安排專人統(tǒng)一前往指定加油站辦理加油卡申請業(yè)務，提供公司相關證明文件及申請資料，按照加油站要求填寫申請表并提交。加油站審核通過后，發(fā)放加油卡。綜合管理部領取加油卡后，及時登記加油卡卡號、初始密碼、有效期等信息，并建立加油卡臺賬。綜合管理部將加油卡發(fā)放至各用車部門，由各部門指定專人簽收。簽收人需在加油卡臺賬上簽字確認，注明領取日期及使用車輛信息。

三、加油卡使用1.使用規(guī)定加油卡僅限公司車輛使用，嚴禁轉借他人或用于非公司車輛加油。加油時，駕駛員應將加油卡交予加油站工作人員，由工作人員操作加油設備進行加油。加油完畢后，駕駛員應仔細核對加油金額、加油量等信息，并在加油憑證上簽字確認。駕駛員應妥善保管加油卡，不得隨意放置或丟失。如發(fā)現(xiàn)加油卡遺失，應立即向本部門負責人報告，并通知綜合管理部進行掛失處理。加油卡應?？▽Ｓ?，不得與其他費用混合使用。如有特殊情況需要使用加油卡支付其他費用，需經(jīng)公司相關領導批準，并在財務部門進行備案。2.加油記錄駕駛員每次加油后，應要求加油站工作人員提供加油小票，并妥善保存。加油小票應包含加油日期、加油站名稱、加油金額、加油量、車輛牌號等信息。各用車部門應指定專人負責收集、整理本部門車輛的加油小票，并定期交至綜合管理部。綜合管理部負責將加油小票與加油卡臺賬進行核對，確保加油記錄準確無誤。綜合管理部每月對加油卡使用情況進行統(tǒng)計分析，包括加油量、加油金額、車輛行駛里程、油耗等指標，并編制《加油卡使用情況月度報表》，報送公司領導及相關部門。

四、加油卡充值1.充值申請綜合管理部根據(jù)加油卡使用情況及車輛用油需求，定期對加油卡余額進行盤點。當加油卡余額不足以支付車輛后續(xù)加油費用時，綜合管理部應填寫《加油卡充值申請表》，注明充值金額、充值原因、預計充值時間等信息，并提交至財務部。財務部對充值申請表進行審核，確認充值金額及資金來源后，安排資金進行充值。2.充值流程財務部將充值資金劃轉至綜合管理部指定賬戶，綜合管理部安排專人持加油卡及相關證明文件前往指定加油站辦理充值業(yè)務。在加油站辦理充值業(yè)務時，工作人員應按照規(guī)定操作，確保充值金額準確無誤。充值完成后，綜合管理部工作人員應核對充值記錄，并在加油卡臺賬上更新充值信息。綜合管理部將充值發(fā)票妥善保管，并及時交予財務部進行賬務處理。財務部根據(jù)充值發(fā)票及相關審批文件，進行加油卡充值費用的報銷及賬務記錄。

五、加油卡掛失與解掛1.掛失如發(fā)現(xiàn)加油卡遺失或被盜，駕駛員應立即向本部門負責人報告，并在第一時間通知綜合管理部。綜合管理部接到掛失通知后，應立即通過電話、短信等方式聯(lián)系加油站，對加油卡進行掛失操作，防止加油卡被盜刷。同時，綜合管理部應填寫《加油卡掛失申請表》，詳細注明掛失日期、加油卡卡號、掛失原因等信息，并提交至財務部備案。2.解掛若遺失的加油卡找回或被盜刷情況已解決，駕駛員應及時向本部門負責人報告，并通知綜合管理部辦理解掛手續(xù)。綜合管理部核實情況后，填寫《加油卡解掛申請表》，注明解掛日期、加油卡卡號、解掛原因等信息，并提交至財務部審核。財務部審核通過后，通知綜合管理部聯(lián)系加油站辦理解掛業(yè)務。解掛完成后，綜合管理部應在加油卡臺賬上更新相關信息，并將解掛情況告知駕駛員。

六、加油卡注銷1.注銷原因車輛報廢、轉讓或不再使用加油卡時，應及時辦理加油卡注銷手續(xù)。加油卡出現(xiàn)損壞、被盜刷等無法正常使用的情況，且無法修復或挽回損失時，應辦理注銷手續(xù)。2.注銷流程用車部門填寫《加油卡注銷申請表》，詳細注明注銷原因、加油卡卡號等信息，并提交至綜合管理部。綜合管理部對注銷申請表進行審核，確認注銷原因及加油卡狀態(tài)后，將申請表報送財務部審核。財務部審核通過后，通知綜合管理部前往加油站辦理加油卡注銷業(yè)務。辦理注銷業(yè)務時，加油站工作人員應核對加油卡余額，并將余額退還至公司指定賬戶。綜合管理部收到加油站退還的余額后，應及時與財務部核對賬目，并在加油卡臺賬上注明注銷日期及相關信息。

七、監(jiān)督與檢查1.定期檢查綜合管理部每月對加油卡使用情況進行檢查，包括加油記錄的完整性、準確性，加油卡的保管情況等。財務部定期對加油卡充值、費用報銷等財務情況進行審計，確保資金使用合規(guī)、安全。2.不定期抽查公司領導及相關部門可根據(jù)工作需要，不定期對加油卡使用情況進行抽查，檢查加油卡是否按規(guī)定使用，有無違規(guī)行為等。3.違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)加油卡使用過程中存在違規(guī)行為，如轉借他人、挪作他用、虛報加油費用等，公司將視情節(jié)輕重給予相應處罰。對于違規(guī)情節(jié)較輕的，責令當事人立即改正，并進行批評教育；對于違規(guī)情節(jié)嚴重的