合同檔案管理辦法

合同檔案管理辦法?1.目的為加強公司合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮合同檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中的作用，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司各部門在經(jīng)濟活動中簽訂的各類合同、協(xié)議及相關(guān)文件資料的檔案管理。3.職責分工公司綜合管理部負責合同檔案管理工作的統(tǒng)一領(lǐng)導和監(jiān)督指導，制定合同檔案管理制度和流程，組織檔案管理人員的培訓，并負責檔案的保管、查閱、借閱等工作。各業(yè)務部門負責本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并按照檔案管理要求及時將合同及相關(guān)資料移交綜合管理部歸檔。檔案管理人員負責合同檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等具體工作，確保檔案的規(guī)范化管理。二、合同檔案的收集1.收集范圍各類買賣合同，包括原材料采購合同、產(chǎn)品銷售合同等。租賃合同，如房屋租賃合同、設(shè)備租賃合同等。服務合同，如技術(shù)服務合同、咨詢服務合同、運輸服務合同等。借款合同、擔保合同等金融類合同。其他各類具有法律效力的合同、協(xié)議及補充協(xié)議。合同簽訂過程中形成的相關(guān)文件資料，如合同審批表、意向書、招投標文件、往來函件、談判記錄等。2.收集要求各業(yè)務部門應在合同簽訂生效后[X]個工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)資料移交綜合管理部。如遇特殊情況需延期移交的，應經(jīng)綜合管理部同意，并說明原因。移交的合同及資料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。如有破損或褪色的，應進行修補或復制。合同簽訂過程中的電子文檔，如電子郵件、電子合同文本等，相關(guān)業(yè)務部門應在合同簽訂后及時進行備份，并與紙質(zhì)文檔一并移交綜合管理部。備份電子文檔應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并按照檔案管理要求進行命名和分類。三、合同檔案的整理1.整理原則合同檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持合同的完整性和系統(tǒng)性，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照合同的性質(zhì)、類別進行分類，如買賣合同、租賃合同、服務合同等。每一類合同下再根據(jù)具體業(yè)務內(nèi)容進行細分，如買賣合同可分為原材料采購合同、產(chǎn)品銷售合同等。編號：為每份合同編制唯一的檔案編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。編號規(guī)則如下：[編號具體規(guī)則，如年份+合同類別代碼+順序號，例：2023MT001，其中"2023"代表年份，"MT"代表買賣合同類別代碼，"001"代表順序號]編目：對每份合同進行詳細編目，編目內(nèi)容包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、簽訂雙方、合同金額、合同期限、檔案保管期限等。編目應準確、清晰，便于查閱和統(tǒng)計。裝訂：將合同及相關(guān)資料按照一定順序進行排列，采用左側(cè)裝訂的方式進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁。對于紙張規(guī)格不一致的文件，應進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。裝盒：將裝訂好的合同檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明合同類別、年份、起止編號等信息。檔案盒應按照分類順序排列上架。四、合同檔案的保管1.保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)處置、長期合作關(guān)系等重要合同，保管期限為永久。一般業(yè)務合同，保管期限為長期，一般為[X]年。臨時性、一次性業(yè)務合同，保管期限為短期，一般為[X]年。2.保管要求綜合管理部應設(shè)立專門的合同檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保合同檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。合同檔案應按照分類順序排列上架，便于查找和利用。同時，應建立檔案索引目錄，便于快速檢索。定期對合同檔案進行清查盤點，確保檔案的完整無缺。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。對超過保管期限的合同檔案，應按照檔案銷毀程序進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。五、合同檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部。綜合管理部檔案管理人員根據(jù)申請表進行審核，審核通過后，為查閱人員提供相應的合同檔案，并在《合同檔案查閱登記簿》上登記查閱情況，包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還日期等。查閱人員應在指定的檔案查閱室進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱時應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。如需復印檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行復印。查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《合同檔案查閱登記簿》上簽字確認。2.借閱規(guī)定公司外部單位或個人因工作需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并提供有效的身份證明和相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字同意后，提交綜合管理部。綜合管理部檔案管理人員對借閱申請進行嚴格審核，審核通過后，與借閱單位或個人簽訂《合同檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務，包括借閱期限、歸還日期、保密責任、違約責任等。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應按照協(xié)議約定的時間和方式歸還檔案，如逾期未還，應承擔相應的違約責任。借閱人員在借閱期間應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善導致檔案丟失、損壞等情況，應承擔相應的賠償責任。借閱期滿后，借閱人員應及時將檔案歸還綜合管理部。檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺失等情況，應及時查明原因，并要求借閱人員予以賠償。六、合同檔案的保密與安全1.保密措施合同檔案管理人員應嚴格遵守公司的保密制度，對合同檔案內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。查閱和借閱合同檔案的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容用于非工作目的或泄露給第三方。對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的合同檔案，應采取加密存儲、限制訪問等特殊保密措施。2.安全管理加強合同檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、消防器材等，確保檔案庫房的安全。定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。如發(fā)生火災、水災、盜竊等安全事故，應立即采取應急措施，并及時報告公司領(lǐng)導。加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應急處理能力。檔案管理人員應熟悉檔案庫房的安全操作規(guī)程，掌握必要的安全知識和技能。七、合同檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標逐步建立合同檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高合同檔案管理的效率和水平。2.信息化管理內(nèi)容合同檔案的數(shù)字化錄入：將紙質(zhì)合同檔案進行掃描，轉(zhuǎn)化為電子文檔，并按照檔案整理要求進行分類、編號、編目等處理，錄入合同檔案信息化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)功能模塊：合同檔案信息化管理系統(tǒng)應具備合同檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析、權(quán)限管理等功能模塊，方便用戶進行操作和管理。數(shù)據(jù)備份與恢復：定期對合同檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。如遇系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況，能夠及時進行數(shù)據(jù)恢復。3.信息化管理要求檔案管理人員應熟練掌握合同檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。加強對合同檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。定期對合同檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)功能的完善和數(shù)據(jù)的準確性。八、合同檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則合同檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判斷、確保安全的原則，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對保管期滿的合同檔案進行鑒定。2.鑒定組織成立合同檔案鑒定工作小組，由綜合管理部、法務部、財務部等相關(guān)部門人員組成。鑒定工作小組負責對保管期滿的合同檔案進行鑒定，提出鑒定意見。3.鑒定內(nèi)容合同的重要性：評估合同對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要程度，如是否涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)處置、長期合作關(guān)系等。合同的時效性：審查合同是否仍在履行或具有潛在的法律風險。合同的完整性：檢查合同及相關(guān)資料是否齊全、完整。4.銷毀程序經(jīng)鑒定工作小組鑒定后，確定需要銷毀的合同檔案，編制《合同檔案銷毀清單》，注明檔案編號、合同名稱、簽訂日期、保管期限等信息?！逗贤瑱n案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后，由綜合管理部組織實施銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。銷毀后的合