技術(shù)檔案管理制度98936

技術(shù)檔案管理制度98936?1.目的為了加強公司技術(shù)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，確保技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、工程建設(shè)、設(shè)備管理等活動中形成的各類技術(shù)檔案的管理。3.管理職責(zé)（1）公司設(shè)立技術(shù)檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)公司技術(shù)檔案管理工作。（2）各部門負(fù)責(zé)本部門技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并指定專人作為兼職檔案員，配合技術(shù)檔案管理部門開展相關(guān)工作。（3）技術(shù)檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的集中管理、編目檢索、開發(fā)利用等工作。二、技術(shù)檔案的范圍與分類1.技術(shù)檔案的范圍（1）產(chǎn)品研發(fā)檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、研發(fā)過程記錄、測試報告等。（2）生產(chǎn)工藝檔案，涵蓋工藝流程、操作規(guī)程、工藝卡片、質(zhì)量控制文件等。（3）設(shè)備技術(shù)檔案，有設(shè)備選型論證、購置合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、技術(shù)資料等。（4）工程建設(shè)檔案，包含工程項目規(guī)劃、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。（5）技術(shù)合作與交流檔案，如合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)交流材料等。（6）科研項目檔案，包括項目立項申請書、研究報告、成果鑒定材料等。（7）其他與技術(shù)相關(guān)的檔案，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、專利文件、技術(shù)總結(jié)等。2.技術(shù)檔案的分類根據(jù)技術(shù)檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容特點，分為以下幾大類：（1）產(chǎn)品類（2）工藝類（3）設(shè)備類（4）工程類（5）科研類（6）合作交流類（7）其他類三、技術(shù)檔案的形成與收集1.形成要求（1）各部門在技術(shù)活動中應(yīng)及時、準(zhǔn)確地形成各類技術(shù)文件和資料，并確保其內(nèi)容真實、完整、有效。（2）技術(shù)文件的編制應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和公司內(nèi)部規(guī)定，采用統(tǒng)一的格式和編號。（3）技術(shù)文件的簽署應(yīng)齊全，字跡清晰，圖樣整潔，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。2.收集職責(zé)（1）各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門技術(shù)檔案的日常收集工作，按照檔案管理要求及時將形成的技術(shù)文件和資料收集齊全。（2）對于跨部門的技術(shù)項目，由項目負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)相關(guān)部門，確保技術(shù)檔案的全面收集。3.收集范圍（1）技術(shù)研發(fā)過程中的各類文件，如調(diào)研報告、設(shè)計方案、計算書、圖紙會審記錄等。（2）生產(chǎn)過程中的原始記錄，如生產(chǎn)日報表、質(zhì)量檢驗記錄、設(shè)備運行記錄等。（3）設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維修過程中產(chǎn)生的文件，如設(shè)備說明書、安裝圖紙、維修記錄等。（4）工程建設(shè)過程中的各項資料，如工程招投標(biāo)文件、施工組織設(shè)計、工程變更通知等。（5）技術(shù)合作與交流活動中的協(xié)議、合同、會議紀(jì)要、技術(shù)資料等。（6）科研項目實施過程中的各類文件，如項目任務(wù)書、研究計劃、實驗數(shù)據(jù)等。四、技術(shù)檔案的整理與歸檔1.整理原則遵循技術(shù)檔案的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.整理要求（1）對收集到的技術(shù)文件和資料進(jìn)行分類、編號、編目，使其系統(tǒng)化、條理化。（2）去除文件中的金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)，字跡模糊的應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或補抄。（3）按照一定的順序排列文件，如按時間順序、重要程度等。3.歸檔流程（1）各部門兼職檔案員對整理好的技術(shù)檔案進(jìn)行初步審核，確保文件完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。（2）審核通過后，填寫檔案移交清單，將技術(shù)檔案定期移交至公司技術(shù)檔案管理部門。（3）技術(shù)檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行再次審核和整理，確認(rèn)無誤后進(jìn)行歸檔保存。五、技術(shù)檔案的保管1.保管環(huán)境（1）技術(shù)檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（2）庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.保管方式（1）采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，便于查找和利用。（2）電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.檔案保管期限根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和公司實際情況，確定技術(shù)檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。（1）永久保管的檔案：涉及公司核心技術(shù)、重大權(quán)益、長期發(fā)展的重要文件，如產(chǎn)品核心設(shè)計圖紙、重要科研成果文件等。（2）長期保管的檔案：對公司生產(chǎn)經(jīng)營有較長時間參考價值的文件，保管期限一般為15年至50年。（3）短期保管的檔案：在一定時期內(nèi)有利用價值的文件，保管期限一般為5年至15年。4.檔案清查（1）定期對技術(shù)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。（2）清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或變質(zhì)等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并記錄在案。六、技術(shù)檔案的利用1.利用原則遵循保密、合法、合理、高效的原則，在確保技術(shù)檔案安全的前提下，充分發(fā)揮其作用。2.利用方式（1）查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可到技術(shù)檔案管理部門查閱技術(shù)檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。（2）借閱：因工作需要借閱技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限和用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和技術(shù)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（3）復(fù)制：對于確因工作需要不能查閱或借閱的技術(shù)檔案，可申請復(fù)制。復(fù)制時應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和技術(shù)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案復(fù)制專用章。3.利用審批（1）查閱、借閱和復(fù)制技術(shù)檔案的申請應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，確保利用行為符合公司規(guī)定和保密要求。（2）涉及公司機密的技術(shù)檔案，其利用審批應(yīng)更加嚴(yán)格，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.利用記錄技術(shù)檔案管理部門應(yīng)對技術(shù)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時間等，以便于統(tǒng)計分析和追溯。七、技術(shù)檔案的保密1.保密措施（1）對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的技術(shù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，采取加密存儲、限制訪問等措施。（2）檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，加強對保密工作的監(jiān)督和檢查。（3）查閱、借閱和復(fù)制涉密技術(shù)檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.保密教育定期對公司員工進(jìn)行保密教育，提高員工的保密意識，使其了解技術(shù)檔案保密的重要性和相關(guān)規(guī)定。3.保密監(jiān)督公司設(shè)立保密監(jiān)督機構(gòu)，負(fù)責(zé)對技術(shù)檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對違反保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究責(zé)任。八、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則根據(jù)技術(shù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.鑒定組織成立技術(shù)檔案鑒定小組，由技術(shù)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定工作。3.鑒定內(nèi)容（1）檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全、完整，文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤。（2）檔案的保管期限是否合理，根據(jù)公司發(fā)展和實際利用情況，判斷檔案是否仍有保存價值。（3）檔案的密級是否適當(dāng)，是否需要調(diào)整保密級別。4.銷毀流程（1）經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的技術(shù)檔案，填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等。（2）檔案銷毀申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。（3）檔案銷毀應(yīng)