檔案管理流程及制度

檔案管理流程及制度?檔案作為組織或個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，對(duì)于維護(hù)歷史真實(shí)面貌、提供決策依據(jù)、保障組織運(yùn)營(yíng)等方面都有著至關(guān)重要的作用。為了加強(qiáng)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，特制定本檔案管理流程及制度。二、檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則所有檔案由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映組織或個(gè)人的實(shí)際活動(dòng)，不得偽造、篡改。3.完整性原則保證檔案的齊全、完整，涵蓋組織或個(gè)人各項(xiàng)活動(dòng)的各個(gè)方面。4.保密性原則對(duì)涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.收集范圍本組織在各項(xiàng)工作中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本組織相關(guān)的文件、指示、通知等。下級(jí)單位報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表等。其他有保存價(jià)值的材料。2.收集渠道各部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)定期向檔案管理部門(mén)移交本部門(mén)形成的檔案材料。對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目形成的檔案，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)整理并移交檔案管理部門(mén)。通過(guò)文件交換、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞浇邮丈霞?jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)單位及其他相關(guān)單位發(fā)來(lái)的應(yīng)歸檔文件。3.收集要求各部門(mén)移交的檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行整理，并與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)一致。（二）檔案整理1.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)文件的形成部門(mén)或涉及的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下）三種。2.整理步驟裝訂：去除文件上的金屬物，將紙張對(duì)齊，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。分類(lèi)：按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，確定每份文件的類(lèi)別和保管期限。編號(hào)：為每份文件編制唯一的檔號(hào)，檔號(hào)由年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼、保管期限代碼、順序號(hào)組成。編目：填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，并在盒脊上填寫(xiě)盒號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等信息。（三）檔案編目與檢索1.編制全宗卷全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門(mén)案卷。全宗卷應(yīng)隨全宗的管理活動(dòng)同步形成，主要內(nèi)容包括全宗介紹、檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等方面的材料。2.編制檢索工具案卷目錄：以案卷為單位，按照一定的順序排列，記錄案卷的檔號(hào)、題名、保管期限、起止日期、頁(yè)數(shù)等信息。文件級(jí)目錄：以每份文件為單位，詳細(xì)記錄文件的編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息，方便進(jìn)行精確查詢。電子檢索系統(tǒng)：建立檔案電子檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案目錄信息錄入系統(tǒng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，提高檢索效率。（四）檔案存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)環(huán)境要求檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。2.存儲(chǔ)方式紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照分類(lèi)順序排列，便于查找和管理。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。照片、錄音、錄像等特殊載體檔案應(yīng)按照其特性進(jìn)行單獨(dú)存儲(chǔ)，并做好標(biāo)識(shí)和保護(hù)。（五）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定工作定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否還有繼續(xù)保存的價(jià)值。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)專家和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、重要性等因素，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。2.銷(xiāo)毀工作對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的題名、檔號(hào)、文號(hào)、日期、保管期限等信息。銷(xiāo)毀清冊(cè)需經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底。銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（六）檔案利用1.利用范圍本組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案；外單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)本組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.利用手續(xù)查閱：查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱時(shí)間、內(nèi)容、目的等信息。檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。借閱：借閱檔案須填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。3.利用登記對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱、借閱人員姓名、時(shí)間、內(nèi)容、歸還情況等信息，以便跟蹤檔案利用情況，保證檔案的安全和完整。四、檔案管理制度（一）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)全面負(fù)責(zé)檔案管理部門(mén)的工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)的檔案工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題。組織檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、鑒定、銷(xiāo)毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。負(fù)責(zé)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為組織的各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。2.檔案管理人員職責(zé)認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，做好檔案管理的各項(xiàng)具體工作。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、鑒定、銷(xiāo)毀等日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。建立和維護(hù)檔案檢索系統(tǒng)，為檔案利用提供便利條件。負(fù)責(zé)接待檔案查閱、借閱人員，辦理查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和備份等工作。（二）檔案保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)檔案管理工作中涉及的機(jī)密信息嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)機(jī)密檔案應(yīng)實(shí)行專人專柜保管，嚴(yán)格限制查閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大。4.在檔案利用過(guò)程中，查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)加強(qiáng)安全保衛(wèi)措施，防止檔案被盜、被竊或因其他原因?qū)е聶C(jī)密信息泄露。（三）檔案信息化管理制度1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。4.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)、篡改或刪除。6.隨著信息技術(shù)的發(fā)展，不斷優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平。（四）檔案庫(kù)房管理制度1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。2.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。5.存放檔案的檔案架、檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（五）檔案統(tǒng)計(jì)制度1.建立檔案統(tǒng)計(jì)工作制度，對(duì)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、鑒定、銷(xiāo)毀、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式和要求，定期填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并及時(shí)報(bào)送檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。4.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。五、附則1.本檔案管理流程及制度自發(fā)布之日起施行。2.本檔案管