行政辦公室管理制度

行政辦公室管理制度?1.目的為規(guī)范行政辦公室的各項(xiàng)工作流程，提高工作效率，確保行政工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于行政辦公室全體工作人員以及與行政辦公室工作相關(guān)的各類事務(wù)和人員。3.職責(zé)分工行政辦公室主任負(fù)責(zé)全面管理行政辦公室工作，制定工作計劃、組織實(shí)施并監(jiān)督檢查；各崗位工作人員按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)具體工作的執(zhí)行和落實(shí)。二、日常辦公管理1.辦公時間正常辦公時間為周一至周五上午[具體時間]下午[具體時間]。如有特殊情況需調(diào)整辦公時間，由行政辦公室另行通知。2.考勤制度工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守考勤時間，不得遲到、早退、曠工。實(shí)行打卡制度，每天上午、下午上班和下班均需打卡。如因特殊原因無法打卡，需提前向行政辦公室主任說明情況并填寫請假單。遲到或早退10分鐘以內(nèi)，每月累計不超過3次，予以口頭警告；遲到或早退1030分鐘，每次扣除當(dāng)月績效獎金[X]元；遲到或早退30分鐘以上，按曠工半天處理。曠工半天，扣除當(dāng)天工資及當(dāng)月績效獎金[X]元；曠工一天，扣除當(dāng)天工資及當(dāng)月績效獎金[X]元，并給予警告處分；連續(xù)曠工超過三天或累計曠工超過五天，予以辭退。3.請假制度工作人員請假需提前填寫請假單，按審批權(quán)限批準(zhǔn)后交行政辦公室備案。請假一天以內(nèi)（含一天），由行政辦公室主任批準(zhǔn)；請假兩天至三天，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；請假三天以上，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。請假期間應(yīng)安排好工作交接，確保工作不受影響。如需續(xù)假，應(yīng)提前辦理續(xù)假手續(xù)。病假需提供醫(yī)院證明，事假原則上應(yīng)提前申請，緊急情況可先電話請假，事后及時補(bǔ)辦手續(xù)。4.辦公用品管理辦公用品由行政辦公室統(tǒng)一采購、保管和發(fā)放。各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫辦公用品申領(lǐng)單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政辦公室。行政辦公室定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。工作人員應(yīng)愛護(hù)辦公用品，節(jié)約使用，如有浪費(fèi)或損壞，照價賠償。5.文件資料管理文件資料由行政辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管。收到文件資料后，應(yīng)及時進(jìn)行登記，并根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱。傳閱文件應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還，不得積壓。需要?dú)w檔的文件資料，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂和歸檔，確保檔案的完整性和規(guī)范性。嚴(yán)格遵守文件資料的保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印、外傳文件資料。三、會議管理1.會議種類單位例會：每周[具體時間]召開，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，總結(jié)上周工作，安排本周工作。專題會議：根據(jù)工作需要不定期召開，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主持，研究解決專項(xiàng)工作問題。部門會議：由各部門自行組織召開，傳達(dá)單位工作要求，安排本部門工作。2.會議組織行政辦公室負(fù)責(zé)會議的組織工作，包括會議通知、場地布置、會議記錄等。會議通知應(yīng)提前[X]天發(fā)送給參會人員，明確會議時間、地點(diǎn)、主題和參會要求。會議場地應(yīng)提前進(jìn)行布置，確保音響、投影儀等設(shè)備正常運(yùn)行，桌椅擺放整齊，資料準(zhǔn)備齊全。會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議時間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、會議議程、發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等，會后及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會人員。3.會議紀(jì)律參會人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會議地點(diǎn)，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參會，需提前向主持人請假。會議期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急情況需處理，應(yīng)向主持人說明情況后離開。參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極發(fā)言，不得交頭接耳、打瞌睡或做與會議無關(guān)的事情。四、接待管理1.接待原則熱情周到、禮貌得體、注重實(shí)效、勤儉節(jié)約。2.接待范圍上級領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)工作；兄弟單位來訪交流；業(yè)務(wù)合作伙伴洽談合作等。3.接待流程接待申請：由相關(guān)部門填寫接待申請表，說明接待對象、人數(shù)、時間、目的等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政辦公室。接待安排：行政辦公室根據(jù)接待申請表，制定接待方案，明確接待規(guī)格、陪同人員、接待費(fèi)用等，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。接待實(shí)施：按照接待方案安排車輛接送、住宿、餐飲、參觀考察等活動，確保接待工作順利進(jìn)行。接待總結(jié)：接待任務(wù)完成后，行政辦公室應(yīng)及時對接待工作進(jìn)行總結(jié)，整理接待資料，分析接待工作中存在的問題，提出改進(jìn)措施。4.接待費(fèi)用管理接待費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超支。接待費(fèi)用報銷需提供接待申請表、發(fā)票、菜單等相關(guān)憑證，經(jīng)行政辦公室主任審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后報銷。五、印章管理1.印章種類單位公章：用于單位對外行文、簽訂合同等重要事項(xiàng)。部門印章：用于部門內(nèi)部工作聯(lián)系、業(yè)務(wù)往來等。專用印章：根據(jù)工作需要刻制的具有特定用途的印章，如財務(wù)專用章、合同專用章等。2.印章保管單位公章由行政辦公室主任指定專人保管，部門印章由部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，專用印章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公室。如因工作需要攜帶印章外出，需經(jīng)行政辦公室主任批準(zhǔn)，并辦理借用手續(xù)。印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記臺賬，詳細(xì)記錄印章使用時間、事由、批準(zhǔn)人、使用人等信息。3.印章使用使用印章需填寫印章使用申請表，注明使用事由、文件名稱、文號等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用印章。印章使用應(yīng)在印章保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保印章使用的真實(shí)性和合法性。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上加蓋印章。六、車輛管理1.車輛調(diào)度行政辦公室負(fù)責(zé)單位車輛的統(tǒng)一調(diào)度和管理。各部門因工作需要用車，應(yīng)提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點(diǎn)、事由等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政辦公室。行政辦公室根據(jù)車輛使用情況和工作緊急程度，合理安排車輛，并及時通知駕駛員。2.車輛使用駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，文明行車。車輛使用前，駕駛員應(yīng)對車輛進(jìn)行檢查，確保車輛性能良好、安全設(shè)施齊全。駕駛員應(yīng)按照用車申請表上的時間、地點(diǎn)和事由出車，不得擅自改變行車路線或延長用車時間。如有特殊情況需要變更，應(yīng)及時向行政辦公室報告。車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)將車輛停放在指定地點(diǎn)，并做好車輛清潔和保養(yǎng)工作。3.車輛維修與保養(yǎng)車輛維修和保養(yǎng)由行政辦公室統(tǒng)一安排，駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛故障或需要保養(yǎng)時，應(yīng)及時向行政辦公室報告。行政辦公室根據(jù)車輛實(shí)際情況，選擇正規(guī)的維修廠進(jìn)行維修和保養(yǎng)，并對維修費(fèi)用進(jìn)行審核。車輛維修和保養(yǎng)后，駕駛員應(yīng)認(rèn)真檢查車輛性能，確認(rèn)無誤后簽字驗(yàn)收。七、安全保衛(wèi)管理1.安全保衛(wèi)制度建立健全安全保衛(wèi)制度，加強(qiáng)單位內(nèi)部安全防范工作，確保單位人員和財產(chǎn)安全。行政辦公室負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作的組織和協(xié)調(diào)，定期開展安全檢查，及時消除安全隱患。2.人員出入管理單位實(shí)行門禁制度，工作人員應(yīng)佩戴工作牌出入單位。外來人員進(jìn)入單位，應(yīng)在門衛(wèi)處登記，經(jīng)被訪人同意后，方可進(jìn)入。門衛(wèi)應(yīng)嚴(yán)格履行職責(zé)，認(rèn)真檢查出入人員和車輛，嚴(yán)禁攜帶易燃易爆、危險物品進(jìn)入單位。3.安全檢查定期對單位辦公區(qū)域、會議室、機(jī)房、倉庫等重點(diǎn)部位進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括消防設(shè)施、電器設(shè)備、門窗門鎖等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門或人員限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保安全隱患得到徹底消除。4.消防安全管理加強(qiáng)消防安全宣傳教育，提高單位人員的消防安全意識。配備必要的消防器材和設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材和設(shè)施完好有效。嚴(yán)禁在單位內(nèi)吸煙和使用明火，確因工作需要動火的，應(yīng)辦理動火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。八、環(huán)境衛(wèi)生管理1.環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任區(qū)劃分將單位辦公區(qū)域劃分為若干個環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任區(qū)，明確各部門的環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任。行政辦公室負(fù)責(zé)公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，各部門負(fù)責(zé)本部門責(zé)任區(qū)內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生管理。2.環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、干凈，地面無雜物、無污漬，桌面、文件柜等擺放整齊。會議室、接待室等場所應(yīng)在每次使用后及時清理，保持整潔衛(wèi)生。衛(wèi)生間應(yīng)定期打掃，無異味，設(shè)施完好。3.環(huán)境衛(wèi)生檢查行政辦公室定期對各部門的環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任區(qū)進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果納入部門績效考核。對環(huán)境衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)的部門，下達(dá)整改通知書，責(zé)令限期整改。整改不力的，給予相應(yīng)的處罰。九、保密管理1.保密制度建立健全保密制度，加強(qiáng)單位保密工作，確保國家秘密、商業(yè)秘密和工作秘密的安全。行政辦公室負(fù)責(zé)保密工作的組織和協(xié)調(diào)，定期開展保密教育和培訓(xùn)，提高單位人員的保密意識。2.保密范圍涉及國家政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交等方面的機(jī)密信息；單位的商業(yè)秘密，如產(chǎn)品研發(fā)、市場策略、客戶信息等；單位內(nèi)部的工作秘密，如未公開的文件、會議紀(jì)要、人事信息等。3.保密措施對涉及保密內(nèi)容的文件、資料、計算機(jī)存儲設(shè)備等，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密、上鎖、專人保管等措施。嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)?、傳播保密信息。因工作需?/p>