大型集團(tuán)公司檔案管理制度

大型集團(tuán)公司檔案管理制度?1.目的為加強(qiáng)集團(tuán)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司總部及所屬各子公司、分公司。3.檔案定義本制度所稱檔案是指集團(tuán)公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門集團(tuán)公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理集團(tuán)公司的檔案工作。各子公司、分公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置相應(yīng)的檔案管理崗位或部門，配備專（兼）職檔案管理人員。2.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善集團(tuán)公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各子公司、分公司的檔案工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。開發(fā)利用檔案信息資源，為集團(tuán)公司的各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。負(fù)責(zé)集團(tuán)公司檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案的安全與完整。三、檔案分類及編號1.檔案分類集團(tuán)公司檔案分為以下十大類：行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政事務(wù)管理文件等。黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件。經(jīng)營管理類：包括市場調(diào)研、市場營銷、客戶管理、合同管理、招投標(biāo)文件等。財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。人力資源管理類：包括人員招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)關(guān)系等方面的文件。業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)集團(tuán)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為不同的業(yè)務(wù)板塊進(jìn)行分類，如生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購、銷售管理等?；窘ㄔO(shè)類：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的文件。設(shè)備儀器類：包括設(shè)備采購、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)、報(bào)廢處置等方面的文件?？蒲许?xiàng)目類：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定、知識產(chǎn)權(quán)等方面的文件。聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等資料。2.檔案編號檔案編號采用"全宗號年度保管期限類別順序號"的結(jié)構(gòu)。全宗號由集團(tuán)公司檔案管理部門統(tǒng)一編制；年度為檔案形成的公元紀(jì)年；保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）；類別按照上述檔案分類確定；順序號為每類檔案內(nèi)的排列序號。四、檔案收集與整理1.檔案收集各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。集團(tuán)公司內(nèi)部形成的文件材料，承辦部門應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)整理歸檔，移交檔案管理部門。對于外部接收的文件材料，如上級文件、來函、合同協(xié)議等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)登記，并及時(shí)送檔案管理部門歸檔。聲像檔案由形成部門或相關(guān)人員及時(shí)整理，向檔案管理部門移交。2.檔案整理檔案管理部門按照檔案分類方案對收集到的檔案進(jìn)行整理。每份檔案應(yīng)保持文件材料的完整性，對破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。按照一定的排列順序?qū)n案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄索引，便于查找和利用。對于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，確保元數(shù)據(jù)完整、真實(shí)，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。五、檔案歸檔1.歸檔范圍凡是反映集團(tuán)公司各項(xiàng)工作活動(dòng)、具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔。具體歸檔范圍按照國家有關(guān)規(guī)定和集團(tuán)公司實(shí)際情況確定。重點(diǎn)歸檔的文件包括但不限于：重大決策文件、重要會議紀(jì)要、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、人事任免文件、科研成果等。2.歸檔時(shí)間文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作?；n案、設(shè)備檔案、科研項(xiàng)目檔案等應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。3.歸檔要求歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備。歸檔的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行整理，裝訂整齊，編目規(guī)范。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，存儲格式應(yīng)符合長期保存要求，并確保數(shù)據(jù)的可讀性和可用性。六、檔案保管1.檔案庫房建設(shè)集團(tuán)公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。2.檔案保管方式檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，排列有序，便于查找。紙質(zhì)檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案架進(jìn)行裝具存放；電子檔案應(yīng)進(jìn)行安全存儲，定期進(jìn)行備份，并異地存放。對珍貴、易損檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如復(fù)制副本、進(jìn)行數(shù)字化處理等。3.檔案保管期限檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和集團(tuán)公司實(shí)際情況確定，分為永久、長期、短期。對于重要的、具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為永久保管；對于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案列為長期或短期保管。4.檔案清查與統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案目錄一致。建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案動(dòng)態(tài)。七、檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。對仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可重新劃定保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。2.檔案銷毀經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、年度、保管期限、文號、數(shù)量等內(nèi)容。檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。電子檔案的銷毀應(yīng)采用符合國家保密規(guī)定的方式進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。八、檔案利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的安全與完整。嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。2.利用方式查閱檔案：因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記。借閱檔案：借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。檔案復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并做好登記。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明"復(fù)制件"字樣。3.利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。九、檔案保密1.保密制度建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和利用人員的保密職責(zé)。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，采取加密存儲、限制訪問等措施。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.保密措施檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。對檔案查閱、借閱、復(fù)制等過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，防止檔案信息泄露。加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，對存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理。十、檔案信息化建設(shè)1.建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)集團(tuán)公司檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.建設(shè)內(nèi)容建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、利用等全過程的信息化管理。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。3.數(shù)據(jù)管理檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。建立數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制，及時(shí)更新和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。十一、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查集團(tuán)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各子公司、分公司的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對檔案管理情況進(jìn)行抽查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保管利用情況、檔案安全保密情況等。2.考核評價(jià)建立檔案工作考核評價(jià)機(jī)制，將檔案工作納入各部門績