會(huì)議室使用管理制度

會(huì)議室使用管理制度?1.目的為了規(guī)范公司會(huì)議室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各項(xiàng)目組使用公司會(huì)議室的相關(guān)管理活動(dòng)。二、會(huì)議室分類及設(shè)施配備1.會(huì)議室分類大型會(huì)議室：可容納[X]人以上，適用于公司級(jí)大型會(huì)議、重要活動(dòng)等。中型會(huì)議室：可容納[X][X]人，常用于部門會(huì)議、項(xiàng)目研討會(huì)等。小型會(huì)議室：可容納[X]人以下，主要用于小組討論、一對(duì)一溝通等。2.設(shè)施配備大型會(huì)議室：配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、電子白板、空調(diào)、桌椅等。中型會(huì)議室：配備投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、桌椅、空調(diào)等。小型會(huì)議室：配備投影儀、桌椅、空調(diào)等基本設(shè)施。三、會(huì)議室使用申請(qǐng)1.申請(qǐng)流程提前預(yù)約：使用部門或個(gè)人需提前[X]個(gè)工作日填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等信息。提交申請(qǐng)：將填寫完整的申請(qǐng)表提交至行政部。行政部對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以安排。緊急申請(qǐng)：如遇緊急情況需要使用會(huì)議室，可在使用前[X]小時(shí)內(nèi)提出申請(qǐng)，但需說(shuō)明緊急原因，經(jīng)行政部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。2.申請(qǐng)信息填寫要求會(huì)議主題：明確、簡(jiǎn)潔地概括會(huì)議主要內(nèi)容。時(shí)間：準(zhǔn)確填寫會(huì)議開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，注意避免與其他重要安排沖突。參會(huì)人數(shù)：如實(shí)填寫預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)，以便合理安排會(huì)議室。預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)：根據(jù)會(huì)議內(nèi)容預(yù)估會(huì)議所需時(shí)間，以便行政部統(tǒng)籌安排會(huì)議室資源。四、會(huì)議室安排原則1.先申請(qǐng)先安排：按照申請(qǐng)時(shí)間先后順序安排會(huì)議室，確保公平、公正。2.重要優(yōu)先：對(duì)于公司級(jí)重要會(huì)議、緊急會(huì)議，優(yōu)先安排會(huì)議室。3.合理匹配：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，合理安排相應(yīng)類型的會(huì)議室，避免資源浪費(fèi)。五、會(huì)議室使用規(guī)定1.使用時(shí)間使用者應(yīng)在申請(qǐng)的時(shí)間段內(nèi)使用會(huì)議室，如需提前進(jìn)入或延遲離開，需提前告知行政部并得到同意。如因特殊情況需要變更使用時(shí)間，應(yīng)至少提前[X]小時(shí)通知行政部，經(jīng)行政部重新安排后方可變更。2.使用人數(shù)會(huì)議室使用人數(shù)不得超過(guò)該會(huì)議室規(guī)定的最大容納人數(shù)，以確保參會(huì)人員有舒適的會(huì)議環(huán)境。如因會(huì)議需要增加臨時(shí)參會(huì)人員，需提前通知行政部，經(jīng)行政部確認(rèn)會(huì)議室可容納后，方可增加。3.設(shè)備使用使用者應(yīng)正確操作會(huì)議室設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常，應(yīng)及時(shí)通知行政部進(jìn)行維修。使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備電源，整理好桌椅，保持會(huì)議室整潔。4.環(huán)境衛(wèi)生使用者需保持會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生，不得在會(huì)議室吸煙、亂扔垃圾。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)清理會(huì)議產(chǎn)生的文件、紙張等垃圾，將會(huì)議室恢復(fù)原狀。六、會(huì)議室維護(hù)與管理1.日常巡檢行政部安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常巡檢，檢查設(shè)備運(yùn)行情況、環(huán)境衛(wèi)生等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。巡檢人員應(yīng)填寫《會(huì)議室巡檢記錄表》，記錄巡檢時(shí)間、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及處理情況等信息。2.設(shè)備維護(hù)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)于出現(xiàn)故障的設(shè)備，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。根據(jù)設(shè)備使用情況和技術(shù)發(fā)展，適時(shí)對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行更新升級(jí)。3.鑰匙管理會(huì)議室鑰匙由行政部統(tǒng)一管理，使用部門或個(gè)人如需借用鑰匙，需填寫《會(huì)議室鑰匙借用申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部批準(zhǔn)后領(lǐng)取。借用人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得轉(zhuǎn)借他人，使用完畢后及時(shí)歸還行政部。七、會(huì)議室使用費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)公司內(nèi)部會(huì)議原則上不收取使用費(fèi)用。如因特殊情況需要使用外部會(huì)議場(chǎng)地或設(shè)備，產(chǎn)生的費(fèi)用由使用部門或項(xiàng)目組承擔(dān)。2.費(fèi)用報(bào)銷使用部門或項(xiàng)目組在使用會(huì)議室過(guò)程中產(chǎn)生的費(fèi)用，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)需提供相關(guān)發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)清單等憑證，并填寫《會(huì)議室費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)。八、違規(guī)處理1.未按規(guī)定申請(qǐng)未經(jīng)申請(qǐng)擅自使用會(huì)議室的，行政部有權(quán)責(zé)令其停止使用，并視情節(jié)輕重給予警告或相應(yīng)的處罰。2.未按時(shí)使用或變更未在申請(qǐng)時(shí)間段內(nèi)使用會(huì)議室，且未提前通知行政部的，取消其下次申請(qǐng)會(huì)議室的資格。未按規(guī)定提前通知行政部變更使用時(shí)間的，每次給予警告處分；因變更時(shí)間影響其他部門正常使用會(huì)議室的，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.設(shè)備損壞因使用者操作不當(dāng)導(dǎo)致會(huì)議室設(shè)備損壞的，由使用者照價(jià)賠償。故意損壞會(huì)議室設(shè)備的，除照價(jià)賠償外，給予嚴(yán)重警告處分；情節(jié)嚴(yán)重的，追究其法律責(zé)任。4.環(huán)境衛(wèi)生問(wèn)題對(duì)未保持會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生的部門或個(gè)人，給予口頭警告，并責(zé)令其立即清理。多次違反環(huán)境衛(wèi)生規(guī)定的，給予相應(yīng)的處罰。九、附則1.本制度自發(fā)布之日