綠洲公司建設(shè)工程檔案管理制度

綠洲公司建設(shè)工程檔案管理制度?1.目的為加強(qiáng)綠洲公司建設(shè)工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、維護(hù)、改造以及公司決策提供依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于綠洲公司所有建設(shè)工程項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建及技術(shù)改造等項(xiàng)目的檔案管理。3.定義建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，它反映了工程建設(shè)全過程的真實(shí)情況。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司建設(shè)工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各工程項(xiàng)目部的檔案管理工作，對工程檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和考核。集中統(tǒng)一管理公司建設(shè)工程檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。參與工程建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，對工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。2.工程項(xiàng)目部職責(zé)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)。配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。在工程建設(shè)過程中，按照檔案管理要求，做好各類文件材料的形成、積累和保管工作，做到工程進(jìn)度與檔案整理同步。配合公司檔案管理部門做好工程檔案的移交、驗(yàn)收等工作。三、檔案的形成與收集1.文件材料的形成工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，各部門和崗位應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)形成各自工作中產(chǎn)生的文件材料，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。文件材料的形成應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司的相關(guān)規(guī)定，內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備。2.文件材料的收集范圍項(xiàng)目前期文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知、圖紙會審記錄等。施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程定位測量記錄、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報(bào)告等?？⒐を?yàn)收文件：工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。其他文件：工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、工程聲像資料、電子文件等。3.文件材料的收集要求各部門和崗位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料無遺漏、無丟失。對形成的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，不得積壓或拖延。屬于歸檔范圍的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行備份存儲。收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、偽造或損毀。四、檔案的整理與立卷1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊。2.整理方法分類：按照工程項(xiàng)目的不同階段和文件材料的性質(zhì)，分為項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等大類，每大類再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。組卷：同一類別的文件材料按照其形成時(shí)間順序、重要程度等因素進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序。編號：對每卷檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號格式可采用"項(xiàng)目名稱分類代碼卷號"。裝訂：卷內(nèi)文件應(yīng)左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。3.立卷要求卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)等放在一起。不同載體的文件材料應(yīng)分別整理立卷，如紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件相對應(yīng)，并注明存儲位置和文件名。立卷過程中應(yīng)編寫卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容，字跡應(yīng)清晰、工整。五、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間工程項(xiàng)目各階段文件材料應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔，一般應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前完成全部檔案的歸檔工作。對于分階段驗(yàn)收的工程項(xiàng)目，應(yīng)在各階段驗(yàn)收前將該階段形成的文件材料歸檔。2.歸檔程序工程項(xiàng)目部的專（兼）職檔案管理人員對整理好的檔案進(jìn)行自檢，自檢合格后填寫《建設(shè)工程檔案歸檔申請表》，連同檔案一并報(bào)送公司檔案管理部門。公司檔案管理部門對報(bào)送的檔案進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、整理質(zhì)量等。對審核不合格的檔案，退回工程項(xiàng)目部重新整理。審核合格的檔案，由公司檔案管理部門辦理歸檔手續(xù)，將檔案存入檔案庫房，并建立檔案管理臺賬。3.歸檔份數(shù)一般情況下，歸檔檔案應(yīng)為一式兩份，一份由公司檔案管理部門保管，一份由工程項(xiàng)目部保管以備查閱。對于重要工程項(xiàng)目或有特殊要求的項(xiàng)目，可根據(jù)實(shí)際情況增加歸檔份數(shù)。六、檔案的保管1.保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、檔案裝具等。2.保管要求檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號順序排列上架，便于查找和管理。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.檔案密級管理根據(jù)檔案內(nèi)容的機(jī)密程度，將檔案劃分為不同的密級，如絕密、機(jī)密、秘密等。對密級檔案應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍，采取必要的保密措施，防止泄密事件發(fā)生。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作。3.鑒定內(nèi)容審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。分析檔案的現(xiàn)實(shí)利用情況，評估檔案對公司生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設(shè)、維護(hù)管理等方面的作用。考慮檔案的時(shí)效性、保密性等因素，確定檔案的存毀。4.銷毀程序檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，填寫《建設(shè)工程檔案銷毀申請表》?！督ㄔO(shè)工程檔案銷毀申請表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《建設(shè)工程檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理臺賬和檢索工具中予以注明。八、檔案的利用1.利用原則遵循方便利用、確保安全的原則，為公司內(nèi)部各部門和人員提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。嚴(yán)格遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案機(jī)密。2.利用方式查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《建設(shè)工程檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱記錄。借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《建設(shè)工程檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案安全。復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。3.利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用臺賬，詳細(xì)記錄檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等。檔案利用記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司檔案管理部門應(yīng)定期對各工程項(xiàng)目部的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、文件材料收集整理情況、檔案歸檔情況、檔案保管情況等。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求工程項(xiàng)目部限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。2.考核評價(jià)建立檔案管理工作考核評價(jià)機(jī)制，對各工程項(xiàng)目部的檔案管理工作進(jìn)行年度考核評價(jià)?？己嗽u價(jià)內(nèi)容包括檔案管理工作目標(biāo)