印章及用印管理制度

印章及用印管理制度?1.目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范用印行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的各類印章（包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等）的管理和使用。3.基本原則印章管理遵循"分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范使用、嚴(yán)格審批、確保安全"的原則。二、印章的刻制、啟用與廢止1.印章的刻制公司因工作需要刻制印章時(shí)，由需求部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)行政管理部門。行政管理部門審核申請(qǐng)信息后，統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位辦理刻制手續(xù)。印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記備案，并留存印章印模。2.印章的啟用新刻印章啟用前，行政管理部門應(yīng)將印章印模、啟用時(shí)間、使用范圍等信息以書面形式通知相關(guān)部門，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告。各部門在收到印章啟用通知后，應(yīng)及時(shí)更新本部門的印章使用管理規(guī)定，并嚴(yán)格按照規(guī)定使用印章。3.印章的廢止因機(jī)構(gòu)撤銷、名稱變更、印章?lián)p壞等原因需要廢止印章時(shí)，由原印章使用部門填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)行政管理部門。行政管理部門審核申請(qǐng)后，對(duì)廢止的印章進(jìn)行收繳，并在公司印章管理臺(tái)賬中注明廢止日期和原因。廢止的印章應(yīng)及時(shí)銷毀，銷毀過程需有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)督，并做好銷毀記錄。三、印章的保管1.保管職責(zé)公司公章、合同專用章由行政管理部門指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管；法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。其他印章由使用部門指定專人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，不得擅自將印章交他人保管或帶出辦公區(qū)域。2.保管要求印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。印章保管人員應(yīng)定期檢查印章的使用情況和保管狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。印章保管人員臨時(shí)離崗時(shí)，應(yīng)將印章妥善保管，如交他人代管，需辦理交接手續(xù)。四、用印審批流程1.一般用印審批用印申請(qǐng)人填寫《用印審批單》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并加蓋申請(qǐng)人所在部門公章。將《用印審批單》依次提交部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，連同用印文件一并交印章保管人員用印。2.重要文件用印審批對(duì)于涉及公司重大決策、合同協(xié)議、擔(dān)保、融資等重要文件的用印，除按照一般用印審批流程進(jìn)行審批外，還需經(jīng)法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。3.緊急用印審批遇有緊急情況需要用印時(shí)，用印申請(qǐng)人可先電話向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，經(jīng)同意后在用印文件上注明"緊急用印，已電話請(qǐng)示[領(lǐng)導(dǎo)姓名]"，并盡快補(bǔ)辦審批手續(xù)。五、用印規(guī)范1.用印文件審核印章保管人員在用印前，應(yīng)認(rèn)真審核用印文件的內(nèi)容和格式，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)、格式規(guī)范完整。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)拒絕用印，并告知申請(qǐng)人修改完善。2.用印位置與方式用印應(yīng)在文件規(guī)定的用印位置加蓋印章，確保印章清晰、端正、完整。印章應(yīng)使用紅色印泥或印油，不得使用其他顏色或材料代替。用印時(shí)應(yīng)將印章均勻用力壓在文件上，不得出現(xiàn)模糊、重影、漏蓋等情況。3.用印登記印章保管人員在用印后，應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄用印日期、用印文件名稱、用印申請(qǐng)人、用印份數(shù)、審批人等信息。六、印章的借用1.借用申請(qǐng)因工作需要借用印章時(shí)，借用人應(yīng)填寫《印章借用申請(qǐng)表》，注明借用印章名稱、借用原因、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借用審批借用印章的申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，借用人應(yīng)到印章保管人員處辦理借用手續(xù)，領(lǐng)取印章。印章保管人員應(yīng)在《印章借用登記簿》上進(jìn)行登記，并要求借用人簽字確認(rèn)。3.印章歸還借用人應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將印章歸還印章保管人員。印章保管人員在收回印章時(shí)，應(yīng)仔細(xì)檢查印章是否完好無損，如有損壞或遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借用人的責(zé)任。4.借用期間的保管責(zé)任借用人在借用印章期間，應(yīng)妥善保管印章，不得將印章轉(zhuǎn)借他人或用于與借用目的無關(guān)的事項(xiàng)。如因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜或損壞，借用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。七、印章的監(jiān)督檢查1.定期檢查行政管理部門應(yīng)定期對(duì)公司印章的保管和使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、用印審批流程是否規(guī)范、用印登記是否完整等。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或行政管理部門可根據(jù)工作需要，對(duì)印章的保管和使用情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評(píng)教育、責(zé)令改正、經(jīng)濟(jì)賠償、解除勞動(dòng)合同等。構(gòu)成