建筑公司檔案管理制度

建筑公司檔案管理制度?1.目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬各項(xiàng)目。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、圖紙、報表、照片、音像資料等。二、檔案管理職責(zé)1.綜合管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按規(guī)定定期移交公司綜合管理部門。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件。公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等。項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、預(yù)決算資料等。施工圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)交底記錄等。工程施工過程中的各類報表、報告、檢驗(yàn)檢測資料等。公司會議記錄、紀(jì)要、決議等。員工人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核資料等。公司財(cái)務(wù)報表、審計(jì)報告、稅務(wù)資料等。公司宣傳資料、榮譽(yù)證書、照片、音像資料等。2.收集要求各部門應(yīng)及時收集本部門工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的真實(shí)性和完整性。對于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制保存，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序。4.整理方法分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為行政管理類、項(xiàng)目管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類、企業(yè)文化類等類別。編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管1.保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷文件，重要合同協(xié)議，財(cái)務(wù)審計(jì)報告等。長期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括項(xiàng)目管理過程中的重要文件、資料等。短期保管的檔案期限為1年至10年，主要包括一般性文件、資料等。2.保管場所公司設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案存放按照檔案的類別和編號，將檔案分類存放于檔案柜中，并建立檔案存放索引。電子檔案應(yīng)存儲于專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。4.檔案保管要求定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價值與實(shí)際需求相適應(yīng)。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、保守秘密的原則。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。3.鑒定內(nèi)容檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值和歷史保存價值。檔案的保管期限是否合理。4.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，并在銷毀清冊上簽字注明銷毀情況。六、檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱檔案應(yīng)保持整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并在查閱登記表上簽字。2.借閱規(guī)定公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱檔案應(yīng)出具單位介紹信或個人有效身份證件，并簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還日期、保密責(zé)任等事項(xiàng)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，如有丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.保密要求檔案管理人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。查閱和借閱檔案的人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。七、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和利用水平。實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和共享，為公司決策提供支持。2.信息化建設(shè)內(nèi)容檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)功能開發(fā)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，確保檔案數(shù)據(jù)的安全與保密。3.信息化管理要求檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作，及時錄入和更新檔案信息。定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。八、獎勵與處罰1.獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽(yù)證書、獎金、晉升等。2.處罰對違反檔案管理制度的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰