醫(yī)院臨時采購制度

醫(yī)院臨時采購制度?1.目的為規(guī)范醫(yī)院臨時采購行為，確保臨時采購活動公開、公平、公正、高效，滿足醫(yī)院臨床、科研、教學(xué)等工作的緊急物資和服務(wù)需求，保障醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室因突發(fā)緊急情況、不可預(yù)見的業(yè)務(wù)需求或其他特殊原因，需要臨時采購物資、設(shè)備、服務(wù)等相關(guān)活動。3.基本原則合法性原則：臨時采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)章制度。必要性原則：臨時采購應(yīng)基于確實(shí)無法預(yù)見的緊急需求或因特殊情況急需補(bǔ)充的物資、服務(wù)等，避免隨意采購。效益性原則：在滿足需求的前提下，充分考慮成本效益，力求采購到性價比高的物資和服務(wù)。規(guī)范性原則：臨時采購流程應(yīng)規(guī)范、透明，確保采購活動的各個環(huán)節(jié)都有章可循。二、臨時采購的適用情形1.臨床緊急救治因搶救急危重癥患者，急需使用的藥品、醫(yī)療器械、耗材等。例如，心臟驟?；颊呒毙璧哪I上腺素、除顫儀電極片等。用于維持生命體征的一次性使用醫(yī)療用品，如呼吸面罩、靜脈輸液器等，庫存不足且無法及時補(bǔ)貨的情況。2.突發(fā)事件應(yīng)對自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件等突發(fā)事件發(fā)生時，醫(yī)院為應(yīng)對災(zāi)害所需的防護(hù)用品、消殺藥品、應(yīng)急救援設(shè)備等。如在新冠肺炎疫情期間，醫(yī)院急需的醫(yī)用防護(hù)服、N95口罩、新冠病毒核酸檢測試劑等。突發(fā)事件導(dǎo)致醫(yī)院正常物資供應(yīng)渠道中斷，需要緊急采購基本生活物資、水電維修材料等以保障醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3.特殊醫(yī)療需求開展新的醫(yī)療技術(shù)、科研項(xiàng)目所需的特殊儀器設(shè)備、試劑、耗材等，由于市場供應(yīng)有限或技術(shù)要求特殊，無法提前列入常規(guī)采購計(jì)劃的。例如，開展某項(xiàng)前沿基因檢測項(xiàng)目所需的特定試劑盒。患者特殊病情需要使用的罕見藥品、特殊規(guī)格的醫(yī)療器械等，醫(yī)院現(xiàn)有庫存無法滿足的。4.設(shè)備突發(fā)故障醫(yī)院重要醫(yī)療設(shè)備突發(fā)故障，影響正常醫(yī)療工作開展，急需采購關(guān)鍵維修零部件或更換新設(shè)備的情況。如CT設(shè)備的球管損壞，需要緊急采購更換。保障醫(yī)院信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的硬件設(shè)備（如服務(wù)器、存儲設(shè)備等）出現(xiàn)故障，需要立即采購替換的。三、臨時采購的申請與審批1.申請流程使用科室填寫申請表：使用科室應(yīng)詳細(xì)填寫《醫(yī)院臨時采購申請表》，內(nèi)容包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、申請采購原因、預(yù)計(jì)到貨時間等信息，并由科室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。提交相關(guān)證明材料：根據(jù)采購項(xiàng)目的不同，提供相應(yīng)的證明材料。如臨床緊急救治需提供患者病歷、診斷證明等；突發(fā)事件應(yīng)對需提供相關(guān)部門發(fā)布的通知、應(yīng)急預(yù)案等文件；特殊醫(yī)療需求需提供新技術(shù)、新項(xiàng)目審批文件或患者特殊病情說明等；設(shè)備突發(fā)故障需提供設(shè)備故障報(bào)告等?？剖覂?nèi)部審核：申請表及證明材料提交后，科室內(nèi)部進(jìn)行審核，確保申請的必要性和合理性。審核通過后，科室負(fù)責(zé)人在申請表上簽字并加蓋科室公章。2.審批流程提交申請：使用科室將填寫完整并經(jīng)審核的申請表及證明材料提交至醫(yī)院物資采購管理部門。采購部門初審：物資采購管理部門對申請表及相關(guān)材料進(jìn)行初審，核實(shí)采購項(xiàng)目是否符合臨時采購適用情形，申請信息是否完整、準(zhǔn)確。初審?fù)ㄟ^后，在申請表上簽署意見并提交至醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進(jìn)行審批。對于金額較?。ň唧w金額標(biāo)準(zhǔn)由醫(yī)院根據(jù)實(shí)際情況確定，如[X]元以下）的臨時采購申請，分管領(lǐng)導(dǎo)可直接審批；對于金額較大的申請，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交醫(yī)院院長辦公會審議。院長辦公會審議（如需）：院長辦公會對金額較大的臨時采購申請進(jìn)行審議，綜合考慮醫(yī)院實(shí)際需求、資金狀況、采購風(fēng)險(xiǎn)等因素，做出最終審批決定。審批通過的申請表由物資采購管理部門留存?zhèn)浒福鳛楹罄m(xù)采購工作的依據(jù)。四、臨時采購的實(shí)施1.采購方式選擇單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式進(jìn)行臨時采購：只能從唯一供應(yīng)商處采購的，如某些特殊定制的醫(yī)療器械，其生產(chǎn)廠家具有唯一性。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的，如臨床緊急救治中急需的特定罕見藥品，市場上僅有一家供應(yīng)商提供。必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。詢價采購：對于采購的物資或服務(wù)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項(xiàng)目，可采用詢價采購方式。物資采購管理部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報(bào)價，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價最低的原則確定成交供應(yīng)商。競爭性談判采購：符合下列情形之一的，可以采用競爭性談判方式采購：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計(jì)算出價格總額的。物資采購管理部門成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判小組所有成員集中與單一供應(yīng)商分別進(jìn)行談判，在談判中談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價格和其他信息，談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價最低的原則確定成交供應(yīng)商。2.采購執(zhí)行確定供應(yīng)商：根據(jù)采購方式確定成交供應(yīng)商后，物資采購管理部門及時與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議（對于金額較小、情況緊急的臨時采購，可采用采購訂單等形式），明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂與備案：采購合同或協(xié)議簽訂后，物資采購管理部門將合同副本一份留存?zhèn)浒?，另一份交?cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)，同時將采購信息及時通知使用科室。采購跟蹤與催貨：物資采購管理部門負(fù)責(zé)對采購過程進(jìn)行跟蹤，及時了解供應(yīng)商的備貨和發(fā)貨情況，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量到貨。對于延遲交貨的供應(yīng)商，按照合同約定追究其違約責(zé)任。如因特殊原因可能影響到貨時間，應(yīng)及時與使用科室溝通，并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。五、臨時采購的驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收流程到貨通知：物資到貨前，供應(yīng)商應(yīng)提前通知醫(yī)院物資采購管理部門和使用科室。使用科室安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作。初步驗(yàn)收：物資到貨后，使用科室驗(yàn)收人員首先對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等進(jìn)行初步驗(yàn)收。核對無誤后，在送貨清單上簽字確認(rèn)。專業(yè)驗(yàn)收（如需）：對于一些專業(yè)性較強(qiáng)的物資、設(shè)備，如醫(yī)療器械、大型設(shè)備等，由醫(yī)院相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員或質(zhì)量控制部門進(jìn)行專業(yè)驗(yàn)收。專業(yè)驗(yàn)收人員根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，對物資的質(zhì)量、性能、功能等進(jìn)行全面檢查和測試，填寫驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收合格的物資方可入庫或投入使用；驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。2.付款流程發(fā)票審核：物資驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商應(yīng)及時提供合法有效的發(fā)票。財(cái)務(wù)部門對發(fā)票進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，發(fā)票金額與采購合同或協(xié)議約定的金額是否一致等。付款申請：使用科室根據(jù)驗(yàn)收情況填寫《醫(yī)院臨時采購付款申請表》，注明采購項(xiàng)目名稱、合同編號、已驗(yàn)收物資金額、申請付款金額等信息，并附上驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)審核與付款：財(cái)務(wù)部門對付款申請表及相關(guān)資料進(jìn)行審核，審核通過后，按照醫(yī)院財(cái)務(wù)管理制度和資金支付流程辦理付款手續(xù)。對于符合財(cái)政支付規(guī)定的采購項(xiàng)目，通過財(cái)政直接支付或授權(quán)支付方式支付款項(xiàng)；對于使用醫(yī)院自有資金支付的項(xiàng)目，從醫(yī)院相應(yīng)賬戶支付給供應(yīng)商。六、監(jiān)督與管理1.內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)部門監(jiān)督：醫(yī)院審計(jì)部門定期對臨時采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購項(xiàng)目是否必要、采購價格是否合理、驗(yàn)收與付款環(huán)節(jié)是否規(guī)范等。對于發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。紀(jì)檢監(jiān)察部門監(jiān)督：醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門對臨時采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督，受理有關(guān)臨時采購的投訴舉報(bào)，對違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行嚴(yán)肅查處，確保臨時采購活動公正廉潔。物資采購管理部門自查：物資采購管理部門定期對臨時采購工作進(jìn)行自查，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善采購流程和管理制度，提高采購工作質(zhì)量和效率。2.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商檔案：物資采購管理部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、采購項(xiàng)目、交易記錄、信譽(yù)評價等內(nèi)容，對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理。供應(yīng)商評價與考核：定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價與考核。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)采購中給予優(yōu)先考慮；對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等不良記錄的供應(yīng)商，視情節(jié)輕重采取警告、暫停合作、取消合作資格等措施。3.檔案管理采購檔案整理：物資采購管理部門負(fù)責(zé)對臨時采購活動的相關(guān)文件、資料進(jìn)行整理歸檔，包括申請表、審批文件、采購合同或協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等。采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定執(zhí)行。檔案查閱與使用：因工作需要查閱臨時采購檔案的，應(yīng)按照醫(yī)院檔案管理的相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。未經(jīng)允許，任何人不得擅自復(fù)制、涂改、銷