企業(yè)采購管理制度

企業(yè)采購管理制度?1.目的為規(guī)范企業(yè)采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有采購活動，包括原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類采購項目。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理的實際需要進(jìn)行采購，避免盲目采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的物資和服務(wù)符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營要求。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購資金使用效益。公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)企業(yè)利益，杜絕不正當(dāng)交易。誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，嚴(yán)格履行采購合同。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門設(shè)置企業(yè)設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)采購工作的統(tǒng)籌與實施。采購部門根據(jù)企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，可進(jìn)一步細(xì)分采購小組，如原材料采購組、設(shè)備采購組、辦公用品采購組等，以提高采購工作的專業(yè)性和效率。2.采購部門職責(zé)制定采購計劃：根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、預(yù)算及實際需求，編制采購計劃，明確采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、時間等要求。供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評估、選擇、考核和管理，確保供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽符合企業(yè)要求。采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批流程，組織實施采購活動，與供應(yīng)商進(jìn)行談判、簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。采購成本控制：通過市場調(diào)研、詢價、招標(biāo)等方式，尋找優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，降低采購成本，確保采購價格合理。采購質(zhì)量控制：參與采購物資的驗收工作，確保所采購物資的質(zhì)量符合要求，對不合格物資及時處理。采購信息管理：收集、整理、分析采購相關(guān)信息，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持，同時做好采購文件的歸檔和保管工作。3.其他部門職責(zé)使用部門：根據(jù)本部門實際需求，提出采購申請，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并參與采購物資的驗收工作。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，對采購資金進(jìn)行管理和監(jiān)督，參與采購合同的審核，確保采購資金的合理使用和支付安全。質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，參與采購物資的檢驗和驗收工作，對采購物資的質(zhì)量問題提出處理意見。三、采購流程1.采購申請使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營、項目實施或日常辦公等需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計到貨時間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性和真實性進(jìn)行審核，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)企業(yè)實際情況和預(yù)算安排，對采購申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的采購申請交采購部門。2.采購計劃編制采購部門收到經(jīng)審批的采購申請后，結(jié)合庫存情況和采購周期，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的具體內(nèi)容、采購時間、采購方式等。采購計劃編制完成后，提交采購部門負(fù)責(zé)人審核，確保采購計劃的合理性和可行性。采購部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將采購計劃報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)后的采購計劃作為采購執(zhí)行的依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇與評估采購部門根據(jù)采購物資的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息庫。采購部門組織相關(guān)人員對符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，選擇得分較高的若干家供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立合格供應(yīng)商名錄。4.采購實施詢價：采購人員向合格供應(yīng)商發(fā)送詢價單，要求供應(yīng)商提供采購物資的報價、交貨期、付款方式等信息。詢價單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量等要求，確保供應(yīng)商報價的準(zhǔn)確性和可比性。報價比較與談判：采購人員收集各供應(yīng)商的報價后，進(jìn)行比較分析，選擇報價合理、質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判內(nèi)容包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款，爭取達(dá)成最有利的采購條件。合同簽訂：采購談判達(dá)成一致后，采購人員起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購合同經(jīng)法律合規(guī)部門審核、企業(yè)授權(quán)代表簽字蓋章后生效。5.采購驗收采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。采購物資到貨時，采購人員、質(zhì)量檢驗人員、使用部門人員共同對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等進(jìn)行核對，檢查物資是否與采購合同一致。質(zhì)量檢驗人員按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行檢驗或測試，確保物資質(zhì)量符合要求。對檢驗合格的物資出具檢驗報告，對不合格物資填寫《不合格品處理單》，明確處理方式，如退貨、換貨、補貨等。使用部門對采購物資進(jìn)行試用或使用，在規(guī)定時間內(nèi)反饋使用情況。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他不符合要求的情況，及時與采購部門溝通處理。6.采購付款采購物資驗收合格后，采購部門應(yīng)及時整理采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門按照企業(yè)財務(wù)管理制度和采購合同約定，對采購付款申請進(jìn)行審核，確保付款金額準(zhǔn)確、付款方式合規(guī)、付款時間符合合同要求。財務(wù)部門審核通過后，提交企業(yè)負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，辦理采購付款手續(xù)，及時支付貨款。四、采購方式1.集中采購對于企業(yè)通用的、需求量較大的物資，如辦公用品、低值易耗品等，采用集中采購方式。集中采購由采購部門統(tǒng)一組織實施，通過招標(biāo)、詢價等方式選擇供應(yīng)商，簽訂框架協(xié)議，各部門根據(jù)實際需求在框架協(xié)議范圍內(nèi)進(jìn)行采購。2.分散采購對于企業(yè)專用的、技術(shù)要求較高的物資，如生產(chǎn)設(shè)備、關(guān)鍵原材料等，采用分散采購方式。由使用部門提出采購申請，采購部門按照采購流程進(jìn)行采購。3.招標(biāo)采購對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭激烈的采購項目，采用招標(biāo)采購方式。采購部門發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參加投標(biāo)，通過評標(biāo)委員會評審，選擇最優(yōu)供應(yīng)商中標(biāo)。4.詢價采購對于金額較小、市場貨源充足、價格比較透明的采購項目，采用詢價采購方式。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)送詢價單，比較各供應(yīng)商的報價，選擇價格合理的供應(yīng)商成交。5.單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。五、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制企業(yè)各部門應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，編制本部門的采購預(yù)算草案，明確采購項目、采購金額、采購時間等。采購部門匯總各部門采購預(yù)算草案，結(jié)合企業(yè)整體預(yù)算安排，編制企業(yè)年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項目、采購金額、資金來源等詳細(xì)內(nèi)容。采購預(yù)算經(jīng)財務(wù)部門審核、企業(yè)負(fù)責(zé)人審批后，作為企業(yè)年度采購工作的依據(jù)。2.預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算組織采購活動，確保采購支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。對于超出預(yù)算的采購申請，采購部門應(yīng)詳細(xì)說明原因，并按照預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得超預(yù)算采購。3.預(yù)算調(diào)整在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營需要等原因，確需調(diào)整采購預(yù)算的，由采購部門提出預(yù)算調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整項目等內(nèi)容。預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)財務(wù)部門審核、企業(yè)負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。采購部門應(yīng)按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行采購工作。六、采購合同管理1.合同簽訂采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，采購人員應(yīng)將合同草案提交法律合規(guī)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)。法律合規(guī)部門審核通過后，企業(yè)授權(quán)代表簽字蓋章，合同正式生效。2.合同履行采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的履行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。供應(yīng)商如因不可抗力等原因無法按時履行合同的，應(yīng)及時通知采購部門，并提供相關(guān)證明文件。采購部門應(yīng)根據(jù)實際情況，與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法，如調(diào)整交貨期、變更合同條款等。3.合同變更與解除在采購合同履行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)整等原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、雙方的權(quán)利和義務(wù)等條款。如因不可抗力、一方嚴(yán)重違約等原因需要解除采購合同的，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)辦理合同解除手續(xù)。合同解除后，雙方應(yīng)按照約定清理債權(quán)債務(wù)。4.合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保管，建立合同檔案。合同檔案應(yīng)包括合同原件、合同變更協(xié)議、補充協(xié)議、驗收報告、付款憑證等資料，以便查閱和追溯。七、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)企業(yè)采購需求和市場情況，制定供應(yīng)商開發(fā)計劃，明確供應(yīng)商開發(fā)的目標(biāo)、范圍、方式等。通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、行業(yè)協(xié)會介紹等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息庫。采購部門組織相關(guān)人員對符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，選擇得分較高的若干家供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評估與考核采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核，評估周期一般為一年。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作配合等方面。采購部門根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，對于得分較低的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)考慮暫停或終止與其合作。采購部門建立供應(yīng)商考核檔案，記錄供應(yīng)商的評估與考核結(jié)果，作為供應(yīng)商選擇、合作、獎懲的依據(jù)。3.供應(yīng)商獎懲對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門可給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款、頒發(fā)榮譽證書等。對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定和企業(yè)規(guī)定，給予相應(yīng)的處罰，如扣除貨款、暫停合作、終止合同等。4.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會議，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、市場變化情況等，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。采購部門應(yīng)關(guān)心供應(yīng)商的發(fā)展，在供應(yīng)商遇到困難時，積極提供幫助和支持，建立良好的合作關(guān)系。八、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。通過收集市場信息、分析采購數(shù)據(jù)、評估供應(yīng)商情況、審查合同條款等方式，對采購風(fēng)險進(jìn)行全面、深入的分析和評估，確定風(fēng)險的可能性和影響程度。2.風(fēng)險應(yīng)對措施針對不同類型的采購風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如市場風(fēng)險可通過市場調(diào)研、價格談判、簽訂長期合同等方式進(jìn)行應(yīng)對；質(zhì)量風(fēng)險可通過加強質(zhì)量檢驗、選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、簽訂質(zhì)量保證協(xié)議等方式進(jìn)行應(yīng)對；供應(yīng)商風(fēng)險可通過加強供應(yīng)商管理、建立備用供應(yīng)商、增加供應(yīng)商數(shù)量等方式進(jìn)行應(yīng)對；合同風(fēng)險可通過完善合同條款、加強合同審核、嚴(yán)格合同履行等方式進(jìn)行應(yīng)對；付款風(fēng)險可通過加強財務(wù)審核、控制付款節(jié)奏、建立風(fēng)險預(yù)警機制等方式進(jìn)行應(yīng)對。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警采購部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。采購部門應(yīng)設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，如采購價格波動幅度、供應(yīng)商交貨延遲天數(shù)、采購物資不合格率等，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用情況、供應(yīng)商管理的有效性等方面。內(nèi)部審計部門根據(jù)審計結(jié)果，提出審計意見和建議，督促采購部門整改存在的問題，規(guī)范采購行為。2.紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督企業(yè)紀(jì)檢監(jiān)察部門對采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督，重點監(jiān)督采購過程中的廉潔自律情況，防止采購人員發(fā)生貪污受賄、以權(quán)謀私等違法違紀(jì)行