員工檔案管理制度

員工檔案管理制度?1.目的為了加強(qiáng)公司員工檔案管理，規(guī)范檔案管理工作流程，確保員工檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的管理。3.檔案管理原則真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映員工的實(shí)際情況。完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)資料，保證檔案資料的完整性。保密性原則：嚴(yán)格保密員工檔案信息，防止信息泄露。動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的崗位變動、工作業(yè)績、獎懲等情況及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案管理職責(zé)1.人力資源部門職責(zé)檔案建立與維護(hù)：負(fù)責(zé)員工檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管和定期檢查等工作。信息更新：及時(shí)更新員工檔案中的個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、獎懲情況等內(nèi)容。檔案借閱與查詢管理：按照規(guī)定辦理員工檔案的借閱和查詢手續(xù)。檔案安全管理：采取有效措施確保員工檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。2.各部門職責(zé)資料提供：負(fù)責(zé)向人力資源部門提供本部門員工的相關(guān)資料，如入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核資料、獎懲決定等。協(xié)助核實(shí)：協(xié)助人力資源部門核實(shí)員工檔案中的相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。遵守規(guī)定：督促本部門員工遵守檔案管理制度，不得擅自查閱、涂改、銷毀員工檔案。三、檔案內(nèi)容1.個人基本信息入職登記表：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。身份證復(fù)印件：員工有效身份證件的復(fù)印件。學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件：員工的最高學(xué)歷和學(xué)位證書復(fù)印件。職業(yè)資格證書復(fù)印件：員工取得的各類職業(yè)資格證書復(fù)印件。照片：員工近期免冠一寸照片。2.工作經(jīng)歷勞動合同：員工與公司簽訂的勞動合同文本。入職離職證明：員工的入職通知、離職證明等相關(guān)文件。崗位變動記錄：記錄員工在公司內(nèi)的崗位變動情況，包括變動時(shí)間、變動原因、新崗位名稱等。3.培訓(xùn)記錄培訓(xùn)申請表：員工參加各類培訓(xùn)的申請表格。培訓(xùn)證書：員工完成培訓(xùn)后獲得的培訓(xùn)證書復(fù)印件。培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告：員工參加培訓(xùn)后的總結(jié)報(bào)告。4.考核記錄績效考核表：員工定期的績效考核成績記錄。年度考核結(jié)果：員工年度考核的評定結(jié)果。專項(xiàng)考核記錄：針對特定項(xiàng)目或任務(wù)的考核記錄。5.獎懲記錄獎勵決定：公司對員工的獎勵文件，包括表彰、獎金、晉升等獎勵情況。懲罰決定：公司對員工的懲罰文件，如警告、罰款、降職、辭退等懲罰情況。6.其他資料健康體檢報(bào)告：員工的年度健康體檢報(bào)告。職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。其他與員工相關(guān)的重要資料：如參加重要項(xiàng)目的證明、獲得的榮譽(yù)稱號等。四、檔案建立與歸檔1.檔案建立新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放《員工入職登記表》，員工應(yīng)如實(shí)填寫個人基本信息。人力資源部門收集員工的身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等相關(guān)資料，并進(jìn)行核對。員工所在部門負(fù)責(zé)提供員工的勞動合同、入職通知、崗位變動記錄等工作經(jīng)歷相關(guān)資料。人力資源部門將收集到的員工資料進(jìn)行整理，建立員工個人檔案。2.檔案歸檔人力資源部門按照檔案內(nèi)容的分類，將員工檔案資料進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的有序存放。檔案應(yīng)按照員工姓名的拼音順序或工號順序排列，便于查找和管理。建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案內(nèi)容的類別、名稱、存放位置等信息，方便查閱。五、檔案保管1.保管方式員工檔案采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式保管。紙質(zhì)檔案存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和員工姓名順序排列。電子檔案存儲在公司的服務(wù)器上，設(shè)置專門的文件夾進(jìn)行分類管理，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.保管環(huán)境檔案保管場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。3.保管期限員工檔案的保管期限為員工離職后[X]年，法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。超過保管期限的檔案，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。六、檔案借閱與查詢1.借閱規(guī)定因工作需要借閱員工檔案的，必須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱時(shí)間、借閱人姓名等信息。借閱申請表需經(jīng)借閱人所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批簽字后方可借閱。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人必須妥善保管檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱人歸還檔案時(shí)，人力資源部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容和數(shù)量，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。2.查詢規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查詢員工檔案的，需填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢原因、查詢內(nèi)容等信息。查詢申請表需經(jīng)查詢?nèi)怂诓块T負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批簽字后方可查詢。人力資源部門應(yīng)根據(jù)審批后的查詢申請表，為查詢?nèi)颂峁┫嚓P(guān)檔案信息，但不得提供原始檔案材料。涉及員工個人隱私的檔案信息，未經(jīng)員工本人書面同意，不得對外泄露。七、檔案信息變更1.信息變更申請員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、獎懲情況等檔案內(nèi)容發(fā)生變更時(shí)，員工應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交《檔案信息變更申請表》，并提供相關(guān)證明材料。2.信息審核與更新人力資源部門收到員工提交的變更申請表后，對變更信息進(jìn)行審核。審核通過后，及時(shí)更新員工檔案內(nèi)容，并在檔案目錄中注明變更情況。3.變更記錄保存將員工檔案信息變更申請表及相關(guān)證明材料一并歸檔保存，以備日后查閱。八、檔案銷毀1.銷毀條件員工檔案保管期限屆滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀處理。因公司改制、重組等原因，需要銷毀部分員工檔案的，按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.銷毀程序人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息?！稒n案銷毀申請表》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案名稱及數(shù)量、監(jiān)銷人等信息，銷毀記錄保存[X]年。九、檔案管理監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員代表。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對公司員工檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.檢查內(nèi)容檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、歸檔、保管、借閱、查詢、信息變更、銷毀等環(huán)節(jié)。檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。檔案保管環(huán)境和安全措施的落實(shí)情況。3.問題整改監(jiān)督小組在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和人員反饋，并下達(dá)《檔案管理問題整改通知書》。相關(guān)部門和人員應(yīng)按照整改通知書的要求，制定