建筑公司辦公室管理制度

建筑公司辦公室管理制度?1.目的為加強(qiáng)公司辦公室管理，明確辦公秩序，提高工作效率，樹(shù)立公司良好形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各項(xiàng)目部辦公室相關(guān)管理工作。3.管理原則辦公室管理遵循規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的原則，做到高效、有序、文明。二、辦公區(qū)域管理1.辦公環(huán)境布置辦公室應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好。辦公家具、設(shè)備擺放整齊有序，不得隨意更改布局。各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，合理張貼工作職責(zé)、工作流程、規(guī)章制度等，便于工作開(kāi)展和員工學(xué)習(xí)。2.衛(wèi)生管理實(shí)行區(qū)域包干負(fù)責(zé)制，各部門(mén)負(fù)責(zé)本區(qū)域的日常衛(wèi)生清潔工作，確保地面、桌面、門(mén)窗、文件柜等無(wú)灰塵、無(wú)雜物。公共區(qū)域（如走廊、會(huì)議室、衛(wèi)生間等）由行政部門(mén)安排專(zhuān)人定期打掃，保持環(huán)境整潔。員工應(yīng)養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，愛(ài)護(hù)辦公環(huán)境，不得在辦公區(qū)域內(nèi)亂扔垃圾、吐痰等。3.安全管理加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范，配備必要的消防器材，并確保其性能良好、有效。員工應(yīng)熟悉消防器材的使用方法。嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁私拉亂接電線、違規(guī)使用電器設(shè)備，確保用電安全。下班時(shí)，員工應(yīng)關(guān)閉電腦、打印機(jī)、飲水機(jī)等電器設(shè)備，關(guān)好門(mén)窗，做好安全防范措施。三、辦公用品管理1.采購(gòu)與入庫(kù)行政部門(mén)負(fù)責(zé)辦公用品的統(tǒng)一采購(gòu)，根據(jù)各部門(mén)需求制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。辦公用品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等是否與采購(gòu)訂單一致，確保質(zhì)量合格。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單。2.領(lǐng)用與發(fā)放員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部門(mén)領(lǐng)取。行政部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄，登記領(lǐng)用時(shí)間、物品名稱(chēng)、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。對(duì)于限量領(lǐng)用的辦公用品（如筆記本、中性筆等），應(yīng)按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放，不得超領(lǐng)。3.庫(kù)存管理行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。發(fā)現(xiàn)庫(kù)存短缺或積壓時(shí)，應(yīng)及時(shí)分析原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)整。辦公用品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，分類(lèi)存放各類(lèi)辦公用品，便于查找和管理。四、文件資料管理1.文件收發(fā)公司收到外來(lái)文件后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，注明文件名稱(chēng)、文號(hào)、來(lái)文單位、收到日期等信息，并按照文件內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)于重要文件，應(yīng)及時(shí)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行傳閱、辦理或存檔。公司發(fā)出的文件，由起草部門(mén)負(fù)責(zé)擬稿，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，交行政部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)、打印、蓋章，并按照規(guī)定的發(fā)送范圍進(jìn)行發(fā)放。2.文件傳閱行政部門(mén)負(fù)責(zé)文件傳閱的組織和跟蹤工作，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)到相關(guān)人員手中。傳閱文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件傳閱單，注明傳閱時(shí)間、傳閱人等信息。傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)閱畢，并簽字確認(rèn)。對(duì)于緊急文件或重要文件，應(yīng)優(yōu)先安排傳閱，并及時(shí)催辦，確保文件辦理不延誤。3.文件存檔文件辦理完畢后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔，按照文件類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，裝訂整齊，編目清晰。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案，便于查詢(xún)和利用。嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，借閱檔案需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或涂改檔案內(nèi)容。五、會(huì)議管理1.會(huì)議分類(lèi)公司會(huì)議分為總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等?？偨?jīng)理辦公會(huì)由公司總經(jīng)理主持，公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加，主要研究公司重大決策、重要工作部署等事項(xiàng)。部門(mén)例會(huì)由各部門(mén)負(fù)責(zé)人主持，部門(mén)全體員工參加，總結(jié)本部門(mén)上周工作情況，安排本周工作任務(wù)。專(zhuān)題會(huì)議根據(jù)工作需要召開(kāi)，針對(duì)特定問(wèn)題或?qū)ｍ?xiàng)工作進(jìn)行研究討論，提出解決方案。項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)由項(xiàng)目經(jīng)理主持，項(xiàng)目相關(guān)部門(mén)和人員參加，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中遇到的問(wèn)題。2.會(huì)議組織會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)提前制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容，并提前通知參會(huì)人員。會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備工作，包括準(zhǔn)備會(huì)議資料、布置會(huì)議場(chǎng)地、調(diào)試會(huì)議設(shè)備等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。行政部門(mén)協(xié)助會(huì)議主辦部門(mén)做好會(huì)議的組織和服務(wù)工作，如安排會(huì)議記錄、茶水服務(wù)等。3.會(huì)議記錄與紀(jì)要會(huì)議應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議決議事項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)間等，相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要要求認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)，并及時(shí)反饋工作進(jìn)展情況。六、印章管理1.印章種類(lèi)公司印章主要包括公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章等。2.印章保管公司公章由行政部門(mén)指定專(zhuān)人保管，合同專(zhuān)用章由合同管理部門(mén)指定專(zhuān)人保管，財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人員保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置，確保印章安全。如因工作需要攜帶印章外出，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.印章使用使用印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)表，注明使用事由、蓋章文件名稱(chēng)、蓋章份數(shù)等信息，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可蓋章。印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的內(nèi)容和范圍使用印章，對(duì)蓋章文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保印章使用的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要先蓋章的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做好登記備案。七、車(chē)輛管理1.車(chē)輛調(diào)度行政部門(mén)負(fù)責(zé)公司車(chē)輛的統(tǒng)一調(diào)度和管理，根據(jù)工作需要合理安排車(chē)輛使用。員工因工作需要用車(chē)時(shí)，應(yīng)提前填寫(xiě)用車(chē)申請(qǐng)表，注明用車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交行政部門(mén)調(diào)度安排。行政部門(mén)根據(jù)用車(chē)申請(qǐng)情況，優(yōu)先保障公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用車(chē)和緊急工作用車(chē)需求，合理安排其他員工用車(chē)。對(duì)于多人同時(shí)申請(qǐng)用車(chē)且行程相近的，可協(xié)調(diào)拼車(chē)出行。2.車(chē)輛使用駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車(chē)，確保車(chē)輛安全。出車(chē)前，應(yīng)對(duì)車(chē)輛進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保車(chē)輛性能良好。駕駛員應(yīng)按照指定的時(shí)間、地點(diǎn)和任務(wù)出車(chē)，不得擅自改變行車(chē)路線或延誤出車(chē)時(shí)間。如因特殊情況需要變更行車(chē)路線或時(shí)間，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告。乘車(chē)人員應(yīng)遵守乘車(chē)規(guī)定，愛(ài)護(hù)車(chē)內(nèi)設(shè)施，保持車(chē)內(nèi)整潔。不得在車(chē)內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等，不得干擾駕駛員正常駕駛。3.車(chē)輛維護(hù)與保養(yǎng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定車(chē)輛維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期安排車(chē)輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車(chē)輛性能良好。駕駛員應(yīng)定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行日常檢查和保養(yǎng)，如發(fā)現(xiàn)車(chē)輛故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)，并送指定的維修廠進(jìn)行維修。車(chē)輛維修費(fèi)用由行政部門(mén)統(tǒng)一審核報(bào)銷(xiāo)，嚴(yán)格控制維修成本，確保維修質(zhì)量。八、通訊管理1.固定電話(huà)管理公司固定電話(huà)由行政部門(mén)統(tǒng)一管理，根據(jù)工作需要分配給各部門(mén)使用。各部門(mén)應(yīng)妥善使用固定電話(huà)，不得隨意轉(zhuǎn)接或撥打與工作無(wú)關(guān)的電話(huà)。員工應(yīng)在鈴響三聲內(nèi)接聽(tīng)電話(huà)，使用文明用語(yǔ)，準(zhǔn)確記錄來(lái)電信息，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。對(duì)于重要電話(huà)，應(yīng)做好記錄并及時(shí)匯報(bào)。因工作需要撥打長(zhǎng)途電話(huà)時(shí)，應(yīng)提前填寫(xiě)長(zhǎng)途電話(huà)申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可撥打。長(zhǎng)途電話(huà)費(fèi)用由行政部門(mén)統(tǒng)一審核報(bào)銷(xiāo)。2.移動(dòng)通訊管理公司鼓勵(lì)員工使用移動(dòng)通訊工具開(kāi)展工作，但應(yīng)遵守公司相關(guān)規(guī)定和保密制度。員工應(yīng)妥善保管個(gè)人移動(dòng)通訊設(shè)備，確保信息安全。員工因工作需要使用移動(dòng)通訊設(shè)備產(chǎn)生的費(fèi)用，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。嚴(yán)禁員工在工作時(shí)間內(nèi)使用移動(dòng)通訊設(shè)備從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，如玩游戲、看視頻、聊天等，以免影響工作效率。九、考勤管理1.考勤制度公司實(shí)行每日考勤制度，員工應(yīng)按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。正常工作時(shí)間為[具體工作時(shí)間]，員工應(yīng)提前[X]分鐘到崗，做好工作準(zhǔn)備。下班時(shí)，應(yīng)在完成工作任務(wù)后，方可離開(kāi)公司。因工作需要加班的，員工應(yīng)填寫(xiě)加班申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報(bào)行政部門(mén)備案。加班時(shí)間應(yīng)合理安排，避免過(guò)度勞累。2.考勤記錄與統(tǒng)計(jì)行政部門(mén)負(fù)責(zé)公司員工的考勤記錄工作，采用打卡或簽到等方式進(jìn)行考勤。員工應(yīng)如實(shí)打卡或簽到，不得代簽或弄虛作假。行政部門(mén)應(yīng)每月對(duì)員工考勤情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，填寫(xiě)考勤報(bào)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.遲到、早退、曠工處理員工遲到或早退[X]分鐘以?xún)?nèi)的，每次扣除績(jī)效分[X]分；遲到或早退超過(guò)[X]分鐘的，按曠工半天處理，扣除當(dāng)日工資的[X]%，并扣除績(jī)效分[X]分。曠工半天的，扣除當(dāng)日工資的[X]%，并扣除績(jī)效分[X]分；曠工一天的，扣除當(dāng)日工資的[X]%，并扣除績(jī)效分[X]分；連續(xù)曠工超過(guò)[X]天或累計(jì)曠工超過(guò)[X]天的，公司將予以辭退。十、保密管理1.保密范圍公司商業(yè)秘密包括但不限于公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶(hù)資料、招投標(biāo)文件等。員工在工作中知悉的公司內(nèi)部文件、會(huì)議紀(jì)要、工作方案等信息，未經(jīng)公司同意，不得對(duì)外泄露。2.保密措施公司與員工簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，要求員工嚴(yán)格遵守保密制度。加強(qiáng)對(duì)辦公區(qū)域的安全防范，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，對(duì)涉及公司秘密的文件、資料等進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸。員工應(yīng)妥善保管公司機(jī)密文件和資料，不得擅自復(fù)印、摘抄、轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要使用機(jī)密文件，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，用完后及時(shí)歸還。3.泄密處理如發(fā)