備用金管理制度

備用金管理制度?1.目的為了加強(qiáng)公司備用金的管理，提高資金使用效率，保障公司資金安全，規(guī)范備用金的借支、使用及報銷流程，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務(wù)需要借支備用金的情況。3.定義備用金是指公司為滿足各部門臨時性、小額現(xiàn)金支出的需要，預(yù)先撥付給相關(guān)部門或個人使用的一定額度的現(xiàn)金。二、備用金的管理原則1.?？顚Ｓ迷瓌t備用金必須?？顚Ｓ?，不得挪作他用。使用部門應(yīng)按照申請用途使用備用金，確保資金用于與業(yè)務(wù)相關(guān)的支出。2.限額管理原則根據(jù)各部門的業(yè)務(wù)性質(zhì)和實際需求，核定備用金限額。備用金限額應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)變化適時調(diào)整，確保既能滿足業(yè)務(wù)需要，又能控制資金風(fēng)險。3.及時報賬原則借支備用金的部門或個人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時報賬，結(jié)清備用金。對于逾期未報賬的情況，財務(wù)部門將采取相應(yīng)措施進(jìn)行催收。4.嚴(yán)格審批原則備用金的借支、使用和報銷必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。三、備用金的借支1.借支范圍（1）因出差、業(yè)務(wù)招待等臨時性業(yè)務(wù)需要預(yù)支現(xiàn)金的；（2）因零星采購、辦公費用等日常小額支出需要備用現(xiàn)金的；（3）其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的臨時性現(xiàn)金支出。2.借支流程（1）借支人填寫《備用金借款申請表》，詳細(xì)注明借款金額、用途、預(yù)計還款日期等信息，并簽字確認(rèn)。（2）部門負(fù)責(zé)人對借支事項進(jìn)行審核，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（3）分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)情況進(jìn)行審批，同意借支的，在《備用金借款申請表》上簽字批準(zhǔn)。（4）借支人持經(jīng)審批的《備用金借款申請表》到財務(wù)部門辦理借支手續(xù)。財務(wù)部門根據(jù)審批金額支付現(xiàn)金，并將借款信息登記入賬。3.借支限額（1）根據(jù)各部門的業(yè)務(wù)量和實際需求，確定不同部門的備用金借支限額。具體限額標(biāo)準(zhǔn)如下：銷售部門：[X]元采購部門：[X]元行政部門：[X]元其他部門：[X]元（2）特殊情況需要超過借支限額的，需經(jīng)總經(jīng)理特別批準(zhǔn)。四、備用金的使用1.使用范圍備用金只能用于與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的支出，具體包括但不限于：（1）差旅費：包括往返交通費、住宿費、餐飲費等；（2）業(yè)務(wù)招待費：包括招待客戶的餐飲費、禮品費等；（3）零星采購費：購買辦公用品、低值易耗品等小額物資的費用；（4）辦公費：包括水電費、通訊費、郵寄費等日常辦公支出；（5）其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的臨時性支出。2.使用要求（1）備用金使用應(yīng)取得合法、有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，并在憑證上注明用途、金額、日期等信息。（2）使用備用金支付款項時，應(yīng)嚴(yán)格按照公司財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行操作，確保支付的真實性、合法性和合規(guī)性。（3）對于不符合公司財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的支出，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并要求借支人自行承擔(dān)相應(yīng)費用。五、備用金的報銷1.報銷時間借支備用金的部門或個人應(yīng)在完成相關(guān)業(yè)務(wù)后及時報賬，原則上應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。如遇特殊情況無法及時報賬的，應(yīng)提前向財務(wù)部門說明原因，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期報銷。2.報銷流程（1）借支人整理好相關(guān)報銷憑證，按照公司財務(wù)制度的要求進(jìn)行粘貼和填寫報銷單。報銷單應(yīng)注明借款日期、借款金額、報銷金額、報銷事由等信息，并簽字確認(rèn)。（2）部門負(fù)責(zé)人對報銷事項進(jìn)行審核，核實報銷憑證的真實性、合法性和合理性，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（3）分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)情況進(jìn)行審批，同意報銷的，在報銷單上簽字批準(zhǔn)。（4）借支人持經(jīng)審批的報銷單到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行審核，審核無誤后，按照以下方式處理：如報銷金額小于借款金額，財務(wù)部門收回多余現(xiàn)金，并開具收款收據(jù)；如報銷金額大于借款金額，財務(wù)部門補足差額，并支付現(xiàn)金給借支人。3.報銷憑證要求（1）報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，并加蓋發(fā)票專用章。收據(jù)等其他憑證也應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。（2）報銷憑證上的內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等信息。（3）報銷憑證應(yīng)與報銷事項相符，不得虛假報銷或重復(fù)報銷。對于不符合要求的報銷憑證，財務(wù)部門有權(quán)要求借支人重新提供合法、有效的憑證。六、備用金的清查與盤點1.定期清查財務(wù)部門應(yīng)定期對備用金進(jìn)行清查，每月至少核對一次備用金的賬目余額與實際庫存現(xiàn)金是否相符。清查工作應(yīng)由財務(wù)人員和備用金借支人共同進(jìn)行，確保清查結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.不定期盤點公司可根據(jù)實際情況，對備用金進(jìn)行不定期盤點。盤點時，應(yīng)對備用金的使用情況、庫存現(xiàn)金數(shù)量等進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果處理（1）如發(fā)現(xiàn)備用金賬目余額與實際庫存現(xiàn)金不符，應(yīng)及時查明原因。屬于記賬錯誤的，應(yīng)及時調(diào)整賬目；屬于借支人挪用或其他原因?qū)е卢F(xiàn)金短缺的，應(yīng)責(zé)令借支人限期歸還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（2）對于備用金清查中發(fā)現(xiàn)的其他問題，如備用金使用不符合規(guī)定、報銷憑證不規(guī)范等，應(yīng)及時要求相關(guān)部門或個人進(jìn)行整改，并加強(qiáng)對備用金的管理。七、備用金的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對備用金的管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查備用金的借支、使用、報銷等環(huán)節(jié)是否符合公司財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務(wù)部門監(jiān)督財務(wù)部門負(fù)責(zé)對備用金的日常管理進(jìn)行監(jiān)督，審核備用金的借支申請、報銷憑證等，確保備用金的使用合理、合規(guī)。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時制止并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。3.其他部門監(jiān)督公司各部門應(yīng)相互監(jiān)督備用金的使用情況，如發(fā)現(xiàn)其他部門或個人有違規(guī)使用備用金的行為，應(yīng)及時向財務(wù)部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映。八、處罰規(guī)定1.對于違反本制度規(guī)定借支備用金的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕借支，并視情節(jié)輕重給予借支人相應(yīng)的處罰。2.借支人未按規(guī)定用途使用備用金或挪作他用的，責(zé)令其限期歸還挪用的資金，并給予警告處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過以上處分，并追回挪用的資金。3.借支人未在規(guī)定時間內(nèi)報賬或逾期不報賬的，財務(wù)部門將從其工資中扣除相應(yīng)的備用金借款金額，并暫停其再次借支備用金的資格；情節(jié)嚴(yán)重的，給予通報批評。4.對于虛假報銷備用金的，除追回報銷款項外，給予借支人記過以上處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。5.因管理不善導(dǎo)致備用金丟失或被盜的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償；如因不可抗力等原因造成備用金損失的，經(jīng)