公司行政部日常管理制度

公司行政部日常管理制度?1.目的為加強公司行政部的規(guī)范化管理，提高行政部工作效率和服務質量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司行政部全體員工。3.職責行政部負責本制度的制定、執(zhí)行、監(jiān)督和修訂，確保制度的有效實施。二、工作時間與考勤管理1.工作時間公司實行[具體工作時間，如朝九晚五，午休1小時]的工作制度。員工應嚴格遵守工作時間，不得遲到、早退。2.考勤記錄行政部負責記錄員工的考勤情況，包括出勤、遲到、早退、請假、曠工等。員工需每天上午和下午上班前在考勤機上打卡，如有特殊情況無法打卡，需提前向行政部說明原因，并填寫《未打卡說明表》。3.遲到與早退遲到或早退10分鐘以內，每次扣除當月績效獎金[X]元；遲到或早退1030分鐘，每次扣除當月績效獎金[X]元；遲到或早退30分鐘以上，按曠工半天處理。一個月內累計遲到或早退達[X]次，將給予警告處分，并扣除相應績效獎金。4.請假制度員工請假需提前填寫《請假申請表》，按照以下審批流程進行：請假1天以內（含1天），由部門主管審批；請假23天，由部門主管審核，分管領導審批；請假3天以上，由部門主管、分管領導審核，總經理審批。請假申請獲批后，將《請假申請表》交行政部備案。員工請假期間應保持電話暢通，如有工作需要，應及時配合處理。病假需提供醫(yī)院證明，否則按事假處理。5.曠工處理未經請假或請假未獲批而擅自缺勤的，按曠工處理。曠工半天，扣除當天工資的2倍，并扣除當月績效獎金[X]元；曠工1天，扣除當天工資的3倍，并扣除當月績效獎金[X]元；連續(xù)曠工3天以上或一年內累計曠工達[X]天，公司將予以辭退。三、辦公用品管理1.辦公用品采購行政部根據(jù)各部門需求，每季度制定辦公用品采購計劃，經部門負責人審核，分管領導審批后實施采購。采購人員應選擇信譽良好、質量可靠的供應商，確保所采購辦公用品符合公司要求。采購的辦公用品應及時入庫，并填寫《辦公用品入庫登記表》。2.辦公用品發(fā)放員工因工作需要領取辦公用品時，應填寫《辦公用品領用申請表》，經部門主管審批后到行政部領取。行政部按照審批后的申請表發(fā)放辦公用品，并在《辦公用品發(fā)放登記表》上記錄。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應建立詳細的資產臺賬，明確使用人、使用部門、領用時間等信息。3.辦公用品使用與保管員工應愛護辦公用品，合理使用，不得浪費或挪作他用。對于個人使用的辦公用品，如筆、筆記本等，員工應自行保管，如有遺失或損壞，需自行負責。行政部定期對辦公用品的使用情況進行檢查和統(tǒng)計，對于浪費嚴重的部門或個人，將進行通報批評。四、文件與檔案管理1.文件收發(fā)行政部負責公司文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。外來文件由行政部專人簽收，填寫《文件簽收登記表》，并根據(jù)文件內容及時呈送相關領導或部門閱處。公司內部文件由發(fā)文部門起草，經部門負責人審核，分管領導審批后交行政部編號、打印、分發(fā)，并在《文件發(fā)放登記表》上記錄。2.文件傳閱行政部根據(jù)文件的性質和內容，確定傳閱范圍，并按照規(guī)定的順序進行傳閱。傳閱文件時，應在《文件傳閱登記表》上記錄傳閱人姓名、傳閱時間等信息，確保文件及時、準確地傳達到相關人員手中。傳閱文件的人員應在規(guī)定時間內將文件返回行政部，如有批示或意見，應在文件上注明。3.文件歸檔行政部定期對文件進行整理、歸檔，確保文件資料的完整性和規(guī)范性。文件歸檔應按照文件類別、時間順序等進行分類存放，并建立相應的檔案目錄，便于查詢和使用。重要文件應進行電子備份，并存放在安全的存儲設備中。4.檔案查閱公司員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門主管審批后到行政部查閱。查閱檔案時，應在行政部指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記或損壞。查閱完畢后，應及時將檔案歸還行政部，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。五、會議管理1.會議組織行政部負責公司各類會議的組織、安排工作，包括會議時間、地點、議程、參會人員等的確定。提前向參會人員發(fā)送會議通知，通知內容包括會議主題、時間、地點、議程、所需準備的資料等。對于重要會議，行政部應提前做好會議場地布置、設備調試、資料準備等工作。2.會議記錄行政部安排專人負責會議記錄，記錄會議的主要內容、討論結果、決議事項等。會議記錄應準確、完整，字跡清晰，并在會后及時整理成會議紀要。會議紀要經行政部負責人審核后，發(fā)送給參會人員和相關部門，并按照規(guī)定進行存檔。3.會議跟進行政部負責對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟進和督促，確保決議事項得到有效落實。定期收集各部門對會議決議事項的執(zhí)行情況反饋，并向公司領導匯報。六、車輛管理1.車輛調度行政部負責公司車輛的調度和安排，根據(jù)工作需要合理調配車輛，確保車輛使用的高效性。員工因工作需要使用車輛時，應提前填寫《用車申請表》，經部門主管審批后交行政部安排。行政部根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，及時調度車輛，并通知駕駛員做好出車準備。2.車輛使用登記駕駛員每次出車前應填寫《車輛使用登記表》，記錄出車時間、地點、事由、里程數(shù)等信息。車輛返回后，駕駛員應及時將車輛停放至指定地點，并在《車輛使用登記表》上記錄歸車時間。行政部定期對車輛使用情況進行統(tǒng)計和分析，核實車輛行駛里程、油耗等數(shù)據(jù)。3.車輛維護與保養(yǎng)行政部負責制定車輛維護保養(yǎng)計劃，定期安排車輛進行保養(yǎng)和維修。駕駛員應定期對車輛進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告行政部，并配合做好車輛的維修工作。車輛維修需填寫《車輛維修申請表》，經行政部負責人審核，分管領導審批后送指定維修廠進行維修。維修費用報銷時，需附上維修清單和發(fā)票。4.車輛安全管理駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。定期對駕駛員進行交通安全教育和培訓，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能。行政部負責對車輛進行定期安全檢查，確保車輛性能良好，配備必要的安全設備。七、環(huán)境衛(wèi)生管理1.公共區(qū)域衛(wèi)生行政部負責公司公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃和保潔工作，包括辦公區(qū)域、會議室、走廊、樓梯、衛(wèi)生間等。每天定時對公共區(qū)域進行清掃，保持地面干凈、整潔，桌面、門窗無灰塵，衛(wèi)生間無異味。定期對公共區(qū)域進行消毒，預防疾病傳播。2.垃圾分類在公司公共區(qū)域設置垃圾分類投放點，引導員工正確分類投放垃圾。行政部負責聯(lián)系專業(yè)的垃圾處理公司，定期對公司垃圾進行清運，確保垃圾及時處理。3.環(huán)境衛(wèi)生檢查行政部定期對公司環(huán)境衛(wèi)生情況進行檢查，對不符合要求的區(qū)域及時督促整改。設立環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督舉報機制，鼓勵員工對環(huán)境衛(wèi)生問題進行監(jiān)督和舉報。八、安全保衛(wèi)管理1.安全保衛(wèi)制度制定公司安全保衛(wèi)制度，明確安全保衛(wèi)職責和工作流程，確保公司安全。行政部負責公司安全保衛(wèi)工作的組織和實施，定期對安全保衛(wèi)人員進行培訓和考核。2.人員出入管理公司大門設立門禁系統(tǒng)，員工憑工作證或門禁卡出入公司。外來人員進入公司需登記，經被訪人同意后，在門衛(wèi)處領取臨時出入證，并在規(guī)定時間內離開公司。3.安全巡邏安排安全保衛(wèi)人員定時對公司進行巡邏，重點檢查辦公區(qū)域、財務室、倉庫等重要部位的安全情況。巡邏人員應做好巡邏記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告，并采取相應措施。4.消防安全管理配備必要的消防器材和設施，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。組織員工進行消防安全培訓和演練，提高員工的消防安全意識和應急處置能力。嚴禁在公司內吸煙和使用明火，如需動火作業(yè)，需辦理動火審批手續(xù)，并采取相應的防火措施。九、費用報銷管理1.報銷原則費用報銷應遵循"真實、合法、合理、及時"的原則，確保報銷費用與實際發(fā)生的業(yè)務相符。所有費用報銷必須提供合法有效的發(fā)票或收據(jù)，并注明費用明細、日期、金額等信息。2.報銷流程員工填寫《費用報銷申請表》，詳細說明費用發(fā)生的事由、金額、附件張數(shù)等，并附上相關發(fā)票或收據(jù)。部門主管對報銷內容的真實性、合理性進行審核簽字。財務部門對報銷憑證的合法性、合規(guī)性進行審核，審核通過后報分管領導審批?？偨浝韺箐N金額較大或特殊費用進行最終審批。審批通過后，員工將報銷申請表及相關憑證交財務部門報銷。3.報銷時間員工應在費