工程檔案管理制度98863

工程檔案管理制度98863?1.目的為加強(qiáng)工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、管理、維護(hù)及竣工驗(yàn)收提供依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目策劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料的管理。3.基本原則工程檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、同步形成、集中歸檔的原則。項(xiàng)目各參建單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)工程檔案工作，確保檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行。二、管理職責(zé)1.公司檔案管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司工程檔案管理制度。負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各工程項(xiàng)目檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司重要工程項(xiàng)目檔案，組織檔案的整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。參與工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，對(duì)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。2.項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)。制定項(xiàng)目工程檔案管理實(shí)施細(xì)則，確保項(xiàng)目檔案工作有序開(kāi)展。監(jiān)督、檢查項(xiàng)目各參建單位工程檔案的形成、積累和整理工作，對(duì)不符合要求的及時(shí)督促整改。組織項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將完整、準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案移交公司檔案管理部門(mén)。3.項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等文件。按照檔案管理要求，對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行分類(lèi)、組卷，確保設(shè)計(jì)檔案的質(zhì)量。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，及時(shí)向建設(shè)單位提供與設(shè)計(jì)相關(guān)的檔案資料，并協(xié)助解決檔案整理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.項(xiàng)目施工單位職責(zé)建立健全施工過(guò)程中的檔案管理制度，配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)施工檔案的收集、整理和歸檔工作。按照合同要求和檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集、整理施工過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、施工日志、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。對(duì)施工檔案進(jìn)行分類(lèi)、組卷，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并在工程竣工后及時(shí)向建設(shè)單位移交。5.項(xiàng)目監(jiān)理單位職責(zé)負(fù)責(zé)監(jiān)理過(guò)程中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。監(jiān)督檢查施工單位工程檔案的形成、積累和整理情況，對(duì)不符合要求的及時(shí)提出整改意見(jiàn)。審核施工單位報(bào)送的工程檔案資料，簽署審核意見(jiàn)，并向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案。三、工程文件材料的形成與積累1.文件材料的來(lái)源工程文件材料來(lái)源于項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)，包括項(xiàng)目前期策劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，確保及時(shí)、準(zhǔn)確地形成和積累。2.文件材料的形成要求工程文件材料應(yīng)真實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合耐久性要求，禁止使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙等。文件材料應(yīng)采用A4幅面紙張，圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，并按要求加蓋圖章。3.文件材料的積累要求各參建單位應(yīng)建立工程文件材料積累制度，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理和保管本單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件材料。工程文件材料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步積累，做到分類(lèi)存放、及時(shí)整理，防止文件材料的散失和損壞。在工程建設(shè)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件材料有缺失或不完整的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和完善。四、工程檔案的整理1.整理原則工程檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持檔案的系統(tǒng)性和完整性。按照工程項(xiàng)目的不同階段、不同專(zhuān)業(yè)、不同載體等進(jìn)行分類(lèi)整理，便于保管和利用。2.分類(lèi)方法工程檔案可分為工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收文件等五大類(lèi)。工程前期文件包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等；施工文件包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、施工日志、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等；監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要等；竣工圖包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專(zhuān)業(yè)竣工圖；竣工驗(yàn)收文件包括工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工結(jié)算報(bào)告等。3.組卷要求工程檔案應(yīng)按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程等進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編號(hào)清晰。同一事項(xiàng)的文件材料應(yīng)集中組卷，不同載體的文件材料應(yīng)分別組卷。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照文件的形成時(shí)間順序排列，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。卷內(nèi)文件材料應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，單面書(shū)寫(xiě)的文件材料在右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料在正面右下角、背面左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。4.編目要求工程檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和案卷封面。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)次、備注等項(xiàng)目，序號(hào)應(yīng)按卷內(nèi)文件排列順序編寫(xiě)。卷內(nèi)備考表應(yīng)包括本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等項(xiàng)目，本卷情況說(shuō)明應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件的完整性、準(zhǔn)確性及整理情況等。案卷封面應(yīng)包括檔號(hào)、檔案館代號(hào)（暫不填寫(xiě)）、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地反映卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容。五、工程檔案的歸檔1.歸檔范圍凡是與工程建設(shè)有關(guān)的重要文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等，均應(yīng)歸檔。具體歸檔范圍按照國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理規(guī)定及本制度執(zhí)行。2.歸檔時(shí)間項(xiàng)目各參建單位應(yīng)在工程竣工后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的工程檔案移交建設(shè)單位。建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后[X]個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目檔案移交公司檔案管理部門(mén)。3.歸檔要求歸檔的工程檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合檔案整理規(guī)范要求。歸檔的文件材料應(yīng)一式多份，其中紙質(zhì)文件應(yīng)字跡清晰、簽字蓋章齊全；電子文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致；聲像文件應(yīng)圖像清晰、聲音清楚，具有保存價(jià)值。移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)提交檔案移交清單，清單內(nèi)容包括案卷題名、檔號(hào)、編制單位、起止日期、保管期限、密級(jí)、份數(shù)、移交日期等，并由雙方簽字確認(rèn)。六、工程檔案的保管1.保管場(chǎng)所公司檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的工程檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.保管方式工程檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放于檔案柜中，按年度、項(xiàng)目順序排列；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，異地存放。聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體形式分別進(jìn)行保管，照片應(yīng)沖洗成照片冊(cè)或裝入照片檔案袋中，錄像帶、光盤(pán)等應(yīng)裝入特制的盒帶或光盤(pán)盒中，并注明相關(guān)信息。3.保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保存的檔案包括工程前期文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等；長(zhǎng)期保存的檔案包括重要的施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為[X]年；短期保存的檔案包括一般性的施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為[X]年。保管期限從檔案形成之日起計(jì)算。4.檔案鑒定公司檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)參加，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。七、工程檔案的利用1.利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱、借閱工程檔案；外單位因特殊情況需要查閱、借閱工程檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.利用方式查閱工程檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。借閱工程檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案，歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。3.利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)工程檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、借閱日期、借閱人、歸還日期等信息。利用登記應(yīng)定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查內(nèi)容各參建單位工程檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)情況，包括檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、制度建設(shè)等。工程文件材料的形成、積累和整理情況，包括文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。工程檔案的整理、歸檔、保管、利用等情況，包括檔案整理質(zhì)量、歸檔時(shí)間、保管條件、利用登記等。2.監(jiān)督檢查方式公司檔案管理部門(mén)定期對(duì)各工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱資料、聽(tīng)取匯報(bào)等方式進(jìn)行。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)單位限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.考核與獎(jiǎng)懲公司將工程檔案管理工作納入對(duì)各參建單位的績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理