項目部物質(zhì)采購管理制度

項目部物質(zhì)采購管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范項目部物質(zhì)采購行為，加強(qiáng)采購管理，確保物資采購質(zhì)量，降低采購成本，提高采購效率，滿足項目施工生產(chǎn)需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于項目部所有物資的采購活動，包括工程材料、機(jī)械設(shè)備、周轉(zhuǎn)材料、辦公用品等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)項目施工進(jìn)度和實際需求，合理安排采購計劃，避免盲目采購和積壓浪費(fèi)。質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控物資質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合項目要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過市場調(diào)研、招標(biāo)采購、談判協(xié)商等方式，降低采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，嚴(yán)禁在采購活動中接受供應(yīng)商賄賂或謀取私利。

二、采購組織與職責(zé)1.采購領(lǐng)導(dǎo)小組成立以項目經(jīng)理為組長，項目技術(shù)負(fù)責(zé)人、商務(wù)經(jīng)理為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的采購領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審議采購計劃、采購方式、供應(yīng)商選擇等重大采購事項，監(jiān)督采購過程，協(xié)調(diào)解決采購工作中的問題。2.采購部門及職責(zé)項目部設(shè)物資設(shè)備部作為采購歸口管理部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實施。其主要職責(zé)包括：編制物資采購計劃，經(jīng)審批后組織實施。開展市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。按照采購程序，選擇合適的采購方式，組織采購談判、招標(biāo)等活動。簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。負(fù)責(zé)物資的驗收、入庫、保管、發(fā)放等工作，確保物資安全和質(zhì)量。定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。3.其他部門職責(zé)技術(shù)部門：負(fù)責(zé)提供物資的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，參與供應(yīng)商考察和物資驗收工作。質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和監(jiān)督，確保物資符合質(zhì)量要求。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付貨款等工作，對采購資金進(jìn)行監(jiān)督管理。

三、采購計劃管理1.計劃編制依據(jù)項目施工圖紙、施工組織設(shè)計、施工進(jìn)度計劃等文件。項目物資消耗定額、儲備定額。已簽訂的合同文件及相關(guān)協(xié)議?，F(xiàn)場實際物資庫存情況。2.計劃編制內(nèi)容采購計劃應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)計采購金額等內(nèi)容。對于大型設(shè)備、重要物資，還應(yīng)附詳細(xì)的技術(shù)方案和配置清單。3.計劃編制與審批流程物資設(shè)備部根據(jù)項目需求和庫存情況，于每月[X]日前編制次月物資采購計劃初稿，提交各部門審核。技術(shù)部門負(fù)責(zé)審核物資的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求；質(zhì)量部門負(fù)責(zé)審核物資質(zhì)量要求；財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和資金安排；其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對采購計劃提出意見和建議。物資設(shè)備部根據(jù)各部門審核意見，對采購計劃進(jìn)行修改完善，形成正式采購計劃，報項目經(jīng)理審批。經(jīng)項目經(jīng)理審批后的采購計劃，由物資設(shè)備部組織實施。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)按照原審批流程進(jìn)行審批。

四、采購方式選擇1.招標(biāo)采購對于批量較大、金額較高、技術(shù)規(guī)格明確的物資采購，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：編制招標(biāo)文件：物資設(shè)備部根據(jù)采購需求，編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、商務(wù)條款、評標(biāo)辦法等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)媒體、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。資格預(yù)審：對報名參加投標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，審查其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績、信譽(yù)等情況，確定合格供應(yīng)商名單。發(fā)售招標(biāo)文件：向資格預(yù)審合格的供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，并收取招標(biāo)文件費(fèi)用。開標(biāo)、評標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間、地點開標(biāo)，組織評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)候選人。定標(biāo)：根據(jù)評標(biāo)委員會推薦的中標(biāo)候選人，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。簽訂合同：中標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與項目部簽訂采購合同。2.詢價采購對于采購金額較小、規(guī)格型號單一、市場供應(yīng)充足的物資采購，可采用詢價采購方式。詢價采購應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：選擇詢價供應(yīng)商：物資設(shè)備部通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦等方式，選擇不少于三家的供應(yīng)商作為詢價對象。發(fā)出詢價函：向詢價供應(yīng)商發(fā)出詢價函，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點、報價要求等內(nèi)容。供應(yīng)商報價：詢價供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將報價文件密封送達(dá)項目部。報價文件應(yīng)包括報價單、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。評審與確定供應(yīng)商：物資設(shè)備部對各詢價供應(yīng)商的報價文件進(jìn)行評審，比較價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇報價合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。如出現(xiàn)多家供應(yīng)商報價相同的情況，可通過談判、綜合評估等方式確定成交供應(yīng)商。簽訂合同：成交供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與項目部簽訂采購合同。3.競爭性談判采購對于技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或者時間緊迫的物資采購，可采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：成立談判小組：談判小組由項目部采購領(lǐng)導(dǎo)小組代表、技術(shù)專家、商務(wù)專家等組成，成員人數(shù)不少于三人。制定談判文件：物資設(shè)備部根據(jù)采購需求，制定談判文件，明確談判項目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、商務(wù)條款、談判程序、評審辦法等內(nèi)容。邀請談判供應(yīng)商：通過發(fā)布公告、供應(yīng)商推薦等方式，邀請不少于三家的供應(yīng)商參與談判。談判：談判小組與談判供應(yīng)商進(jìn)行談判，就物資的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交最終報價。評審與確定成交供應(yīng)商：談判小組對各談判供應(yīng)商的最終報價進(jìn)行評審，綜合比較價格、質(zhì)量、技術(shù)方案、售后服務(wù)等因素，選擇成交供應(yīng)商。如出現(xiàn)多家供應(yīng)商報價相同的情況，可通過談判、綜合評估等方式確定成交供應(yīng)商。簽訂合同：成交供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與項目部簽訂采購合同。4.單一來源采購符合下列情形之一的物資采購，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：提出申請：物資設(shè)備部根據(jù)采購需求，填寫單一來源采購申請表，說明采用單一來源采購方式的原因、采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，報項目經(jīng)理審批。審批：項目經(jīng)理對單一來源采購申請表進(jìn)行審批，如同意采用單一來源采購方式，應(yīng)簽署審批意見。談判與簽訂合同：物資設(shè)備部與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，簽訂采購合同。

五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證書。具有良好的商業(yè)信譽(yù)和財務(wù)狀況，無不良經(jīng)營記錄。具備較強(qiáng)的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平和質(zhì)量保證能力，能夠提供符合項目要求的物資。具有完善的售后服務(wù)體系，能夠及時響應(yīng)項目部的售后服務(wù)需求。價格合理，在同等條件下具有價格優(yōu)勢。2.供應(yīng)商開發(fā)與評審供應(yīng)商開發(fā)：物資設(shè)備部通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步了解和篩選，確定重點開發(fā)對象，并對其進(jìn)行實地考察。供應(yīng)商評審：物資設(shè)備部組織相關(guān)部門對擬合作的供應(yīng)商進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括供應(yīng)商資質(zhì)、業(yè)績、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量保證能力、售后服務(wù)等方面。評審方式可采用文件審查、實地考察、樣品檢驗、用戶評價等多種形式。根據(jù)評審結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。3.供應(yīng)商考核與評價建立供應(yīng)商考核評價機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面進(jìn)行考核評價?？己嗽u價周期為每季度一次，考核評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。物資設(shè)備部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，填寫供應(yīng)商考核評價表。根據(jù)考核評價結(jié)果，對優(yōu)秀供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，對不合格供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或取消合作資格等處理。4.供應(yīng)商動態(tài)管理物資設(shè)備部定期對供應(yīng)商信息庫進(jìn)行更新，及時刪除不再合作或已不符合要求的供應(yīng)商信息，補(bǔ)充新的潛在供應(yīng)商信息。根據(jù)供應(yīng)商考核評價結(jié)果和項目需求變化，適時調(diào)整合格供應(yīng)商名單，確保供應(yīng)商隊伍的穩(wěn)定性和競爭力。

六、采購合同管理1.合同簽訂采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。采購合同由物資設(shè)備部負(fù)責(zé)起草，經(jīng)項目部法律顧問審核后，報項目經(jīng)理審批。審批通過后，由項目部法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。對于重大采購合同或涉及金額較大的采購合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。2.合同執(zhí)行物資設(shè)備部負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況、運(yùn)輸情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施予以糾正，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。采購人員應(yīng)定期向項目經(jīng)理匯報采購合同執(zhí)行情況，對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題，應(yīng)及時提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組研究解決。物資設(shè)備部應(yīng)建立采購合同臺賬，詳細(xì)記錄合同簽訂時間、合同編號、供應(yīng)商名稱、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、合同執(zhí)行情況等信息，確保合同管理規(guī)范、有序。3.合同變更與解除在采購合同履行過程中，如因不可抗力、項目變更、供應(yīng)商原因等因素需要變更或解除合同的，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行辦理。變更或解除合同的申請應(yīng)由物資設(shè)備部提出，經(jīng)項目部相關(guān)部門審核后，報項目經(jīng)理審批。合同變更或解除后，物資設(shè)備部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理相關(guān)事宜，如調(diào)整價格、退還貨款、承擔(dān)違約責(zé)任等，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議或解除合同協(xié)議。物資設(shè)備部應(yīng)及時更新采購合同臺賬，記錄合同變更或解除的相關(guān)信息。

七、采購驗收管理1.驗收依據(jù)采購物資的驗收應(yīng)依據(jù)采購合同、技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范等文件進(jìn)行。2.驗收程序物資到貨前，物資設(shè)備部應(yīng)通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，采購人員應(yīng)及時通知驗收人員進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)按照驗收依據(jù)，對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行逐一核對和檢驗。對于需要進(jìn)行檢驗檢測的物資，應(yīng)按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行檢驗檢測。檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和能力，檢驗檢測報告應(yīng)真實、有效。驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物資，應(yīng)及時通知供應(yīng)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并做好記錄。3.驗收記錄與檔案管理物資設(shè)備部應(yīng)建立采購物資驗收記錄檔案，詳細(xì)記錄物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、到貨時間、驗收時間、驗收人員、驗收結(jié)果等信息。驗收記錄檔案應(yīng)妥善保管，保存期限不少于項目竣工后[X]年。

八、采購付款管理1.付款原則嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和付款時間支付貨款，確保付款及時、準(zhǔn)確。付款前，物資設(shè)備部應(yīng)審核采購合同執(zhí)行情況、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、合法。財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購付款的審核和監(jiān)督，嚴(yán)格執(zhí)行資金審批制度，確保資金安全。2.付款流程物資設(shè)備部根據(jù)采購合同約定的付款時間，填寫付款申請單，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，報項目經(jīng)理審批。項目經(jīng)理對付款申請單進(jìn)行審批，如同意付款，應(yīng)簽署審批意見。財務(wù)部門對付款申請單及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，審核無誤后，按照公司資金管理規(guī)定辦理付款手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)及時登記付款臺賬，記錄付款時間、付款金額、供應(yīng)商名稱等信息，確保付款信息準(zhǔn)確、完整。

九、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督項目部采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對采購工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對采購計劃執(zhí)行情況、采購方式選擇、供應(yīng)商管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購驗收、采購付款等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。物資設(shè)備部應(yīng)定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善采購管理制度和流程。其他部門有權(quán)對采購工作提出意見和建議，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為可向項目部采購領(lǐng)導(dǎo)小組