能源管理體系建設(shè)指導材料之17：7支持-7.4信息交流（雷澤佳編制-2025A0）

能源管理體系建設(shè)指導材料之17：7支持-7.4信息交流能源管理體系建設(shè)指導材料之17：7支持-7.4信息交流(雷澤佳編制-2025A0）支持信息交流總則組織應建立并實施與能源管理體系相關(guān)的內(nèi)外部信息交流機制，明確信息交流的內(nèi)容、時機、對象、方式及責任主體。信息交流應包括：信息內(nèi)容：涵蓋能源方針執(zhí)行、目標與績效改進進展、合規(guī)義務履行（含法律法規(guī)及利益相關(guān)方要求響應）、節(jié)能技改成效、改進機會識別等；交流時機：包括定期報告周期（如月度/季度）、重大變更（如能源基準調(diào)整）、法律法規(guī)更新、內(nèi)外部審核前后及突發(fā)性能源事件；交流對象：內(nèi)部覆蓋各層級員工、承包商；外部包括監(jiān)管機構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、供應商、客戶及社區(qū)等；交流方式：采用文件傳遞、會議、電子平臺、公告欄等結(jié)構(gòu)化渠道，結(jié)合即時通訊工具及信息化平臺實現(xiàn)動態(tài)數(shù)據(jù)共享；職責權(quán)限：明確信息接收、處理及反饋的責任主體（如能源管理部門），授權(quán)特定崗位處理外部問詢及敏感信息審批。組織應確保信息真實性、完整性與一致性，建立信息驗證機制，重點關(guān)注能源數(shù)據(jù)核算邊界、計算方法及績效參數(shù)的一致性，防止偏差。內(nèi)部信息交流交流內(nèi)容應包含：能源方針宣貫、目標分解及指標達成進度（如單位產(chǎn)品能耗、節(jié)能量）；能源管理體系運行狀態(tài)，包括能源評審結(jié)果、合規(guī)性評價結(jié)論及能源基線調(diào)整；關(guān)鍵用能設(shè)備/系統(tǒng)運行參數(shù)偏差分析、節(jié)能技改項目（如余熱回收）實施效果評估；員工節(jié)能行為準則、績效考核結(jié)果、培訓反饋及合理化建議采納情況；管理評審輸出、內(nèi)審發(fā)現(xiàn)、糾正措施跟蹤及整改要求。實施要求。建立多層級溝通機制，通過跨部門協(xié)調(diào)會、班組交接記錄促進生產(chǎn)、技術(shù)、計量等部門協(xié)同；通過班前會、內(nèi)部網(wǎng)絡平臺公示優(yōu)秀案例，形成全員參與的節(jié)能文化；設(shè)立激勵機制（如積分獎勵、專項表彰），鼓勵員工及承包商提出改進方案并保留采納記錄；將能源信息納入現(xiàn)有管理流程（如生產(chǎn)例會、安全會議），確保全過程覆蓋。。外部信息交流強制性交流；按法規(guī)要求報送能源消耗報表、能源利用狀況報告、碳排放數(shù)據(jù)及合規(guī)性聲明；響應節(jié)能監(jiān)察指令，及時提交整改證據(jù)及合規(guī)證明。主動性交流；披露內(nèi)容：能源管理體系認證范圍、年度績效對比分析、減排承諾（如碳達峰目標）、可再生能源應用進展及重大節(jié)能項目成果；合作溝通：在采購合同中明確供應商能效標準，參與行業(yè)對標及最佳實踐分享（如峰會、論壇）；公眾溝通：通過企業(yè)官網(wǎng)、社會責任報告、新聞發(fā)布會或社交媒體發(fā)布節(jié)能倡議及管理成效。交流方式：合規(guī)性聲明嵌入商業(yè)合同條款，建立客戶能效咨詢窗口或技術(shù)服務熱線；發(fā)布能源白皮書、參與行業(yè)論壇及國際交流；向政府部門提交第三方核查報告及可持續(xù)發(fā)展評價結(jié)果。過程管理組織應：制定《信息交流控制程序》，明確敏感信息保密要求、對外聲明審批流程及應急響應機制（如24小時通報突發(fā)性能源事件）；指定專人負責信息接收、處理與歸檔，確保數(shù)據(jù)可追溯；建立外部反饋響應程序（如客戶投訴、監(jiān)管意見），及時調(diào)整管理措施；每年評審信息交流有效性，重點評估外部投訴處理效率、內(nèi)部傳遞準確性及渠道適用性。保留成文信息組織應保留以下成文信息作為證據(jù)（見7.5）：內(nèi)部溝通證據(jù)：會議紀要、培訓簽到表、合理化建議臺賬（含提案人、采納決定及實施效果驗證）；外部交流文件：能源數(shù)據(jù)申報記錄、往來函件、第三方核查報告、合同附件及公示文件發(fā)布記錄；過程控制記錄：能源基準修訂及績效參數(shù)調(diào)整的評審資料、合規(guī)性評價及整改跟蹤記錄；機制評審證據(jù)：信息交流有效性評估報告、應急事件處理記錄。表7.4-1：信息交流工作流程表一級流程二級流程流程活動實施和控制要點流程輸出成文信息（文件與記錄）內(nèi)部信息交流1.1內(nèi)容確定-確定交流主題：能源方針、目標、能源指標及實現(xiàn)進展、經(jīng)濟效益、措施計劃狀態(tài)等。

-確保信息與能源管理體系一致。-內(nèi)部信息交流內(nèi)容清單

-定期溝通計劃（如會議日程）-內(nèi)部信息交流內(nèi)容清單

-能源方針與目標更新記錄1.2機制建立-建立多向溝通渠道（會議、公告欄、內(nèi)部平臺等）。

-制定改進建議提交流程及激勵機制。-改進建議提交與反饋流程

-員工參與記錄-改進建議登記表

-激勵方案及獎勵記錄外部信息交流2.1內(nèi)容策劃-確定外部交流內(nèi)容：認證聲明、能源績效承諾、目標進展、排放數(shù)據(jù)等。

-符合法律法規(guī)要求。-外部聲明草案

-合規(guī)性報告模板-外部交流聲明模板

-合規(guī)性評價報告2.2方式選擇-選擇合適方式（官網(wǎng)發(fā)布、年報披露、行業(yè)論壇參與等）。

-確保信息真實性與一致性。-外部信息發(fā)布記錄

-客戶/供應商協(xié)議中的能源條款-外部信息發(fā)布臺賬

-合作協(xié)議（含能源績效條款）過程管理3.1責任人與渠道管理-明確授權(quán)接收和回應信息的責任人。

-整合現(xiàn)有溝通渠道（如法律部門、內(nèi)部系統(tǒng)）。-信息交流責任矩陣

-溝通渠道清單-信息交流責任分工表

-溝通渠道整合記錄3.2信息一致性控制-定期驗證內(nèi)外部信息一致性。

-更新信息時需同步修訂相關(guān)文檔。-信息一致性檢查報告

-修訂后的能源管理體系文件-信息一致性評審記錄

-文件更新版本記錄記錄與改進4.1成文信息管理-保存改進建議、外部聲明、合規(guī)性報告等記錄。

-定期歸檔并確?？勺匪菪?。-成文信息歸檔清單

-改進建議采納情