企業(yè)辦理勞動合同備案流程

企業(yè)辦理勞動合同備案流程?一、引言勞動合同備案是企業(yè)勞動管理中的一項重要工作，它對于規(guī)范企業(yè)用工行為、保障勞動者合法權(quán)益以及維護勞動市場秩序都具有重要意義。通過勞動合同備案，勞動行政部門可以及時掌握企業(yè)的用工情況，對勞動糾紛的預(yù)防和處理也能提供有力支持。本文將詳細(xì)介紹企業(yè)辦理勞動合同備案的具體流程。

二、勞動合同備案的準(zhǔn)備工作

（一）明確備案范圍企業(yè)與勞動者簽訂的以下勞動合同需要進(jìn)行備案：1.全日制用工勞動合同；2.非全日制用工勞動合同；3.以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動合同。

（二）準(zhǔn)備相關(guān)材料1.勞動合同文本一式三份（雙方各執(zhí)一份，勞動行政部門留存一份）。勞動合同應(yīng)具備以下條款：用人單位的名稱、住所和法定代表人或者主要負(fù)責(zé)人；勞動者的姓名、住址和居民身份證或者其他有效身份證件號碼；勞動合同期限；工作內(nèi)容和工作地點；工作時間和休息休假；勞動報酬；社會保險；勞動保護、勞動條件和職業(yè)危害防護；法律、法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)納入勞動合同的其他事項。此外，可協(xié)商約定試用期、培訓(xùn)、保守秘密、補充保險和福利待遇等其他事項。2.用人單位營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件一份。3.法定代表人身份證明書一份。4.授權(quán)委托書一份（委托他人辦理時提供）。5.勞動者身份證復(fù)印件一份。6.《勞動合同信息采集表》（可在當(dāng)?shù)貏趧有姓块T網(wǎng)站下載或現(xiàn)場領(lǐng)?。?，需填寫用人單位基本信息、勞動者基本信息、合同信息等內(nèi)容，并加蓋單位公章。

（三）確保勞動合同內(nèi)容合法合規(guī)企業(yè)應(yīng)確保勞動合同的各項條款符合法律法規(guī)的要求，避免出現(xiàn)違法違規(guī)或顯失公平的條款。例如，勞動報酬不得低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)，工作時間和休息休假應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定，社會保險的繳納應(yīng)按照法律法規(guī)執(zhí)行等。

三、網(wǎng)上申報備案（以多數(shù)地區(qū)通用的方式為例）

（一）注冊賬號1.企業(yè)登錄當(dāng)?shù)厝肆Y源和社會保障局官方網(wǎng)站，找到勞動合同備案相關(guān)模塊。2.點擊"注冊"按鈕，填寫企業(yè)基本信息，包括企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人姓名、聯(lián)系電話、郵箱等，并設(shè)置登錄密碼。3.提交注冊信息后，等待系統(tǒng)審核。審核通過后，企業(yè)即可獲得網(wǎng)上申報賬號。

（二）錄入勞動合同信息1.使用注冊的賬號登錄系統(tǒng)。2.在系統(tǒng)中找到"勞動合同備案申報"功能模塊，點擊進(jìn)入申報頁面。3.按照頁面提示，依次錄入勞動合同的各項信息，包括合同簽訂日期、終止日期、工作崗位、勞動報酬、社會保險繳納情況等。確保錄入的信息準(zhǔn)確無誤，與勞動合同文本一致。4.上傳勞動合同文本電子版（格式一般為PDF或DOC）、用人單位營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件電子版、法定代表人身份證明書電子版、授權(quán)委托書電子版（委托辦理時）、勞動者身份證復(fù)印件電子版以及《勞動合同信息采集表》電子版。上傳的文件應(yīng)清晰可辨，符合系統(tǒng)要求的格式和大小。

（三）提交申報錄入并上傳完所有信息后，仔細(xì)核對一遍，確認(rèn)無誤后點擊"提交"按鈕。系統(tǒng)將對申報信息進(jìn)行初步校驗，如發(fā)現(xiàn)信息不完整或不符合要求，會彈出提示框，企業(yè)需根據(jù)提示進(jìn)行修改補充后重新提交。

四、現(xiàn)場提交備案材料（部分地區(qū)可能要求）

（一）預(yù)約辦理時間如果當(dāng)?shù)貏趧有姓块T要求現(xiàn)場提交材料，企業(yè)需要提前通過電話、網(wǎng)上預(yù)約平臺等方式預(yù)約辦理時間，避免排隊等待過長時間。

（二）準(zhǔn)備并攜帶材料原件按照之前準(zhǔn)備的材料清單，將所有材料的原件整理好，確保材料真實有效、完整無缺。

（三）前往指定地點辦理在預(yù)約的時間內(nèi)，企業(yè)派專人攜帶準(zhǔn)備好的材料原件前往當(dāng)?shù)貏趧有姓块T指定的辦理地點。一般為勞動就業(yè)服務(wù)機構(gòu)或人力資源市場管理部門。1.在辦理窗口提交材料原件，工作人員會對材料進(jìn)行核對。核對內(nèi)容包括材料的真實性、完整性以及與網(wǎng)上申報信息的一致性。2.工作人員核對無誤后，會在勞動合同文本上加蓋勞動合同備案專用章，并留存一份勞動合同文本及相關(guān)材料復(fù)印件存檔。企業(yè)留存一份勞動合同文本，另一份勞動合同文本由勞動者保存。3.領(lǐng)取備案回執(zhí)。辦理完成后，企業(yè)會收到勞動行政部門出具的勞動合同備案回執(zhí)，回執(zhí)上會注明備案日期、備案編號等信息。備案回執(zhí)是勞動合同備案成功的重要憑證，企業(yè)應(yīng)妥善保管。

五、備案后的注意事項

（一）勞動合同變更備案如果勞動合同履行過程中發(fā)生變更，如工作崗位調(diào)整、勞動報酬變更、工作地點變動等，企業(yè)應(yīng)及時與勞動者協(xié)商一致，并簽訂書面的勞動合同變更協(xié)議。然后按照勞動合同備案的流程，進(jìn)行網(wǎng)上申報變更備案或現(xiàn)場提交變更備案材料（具體要求根據(jù)當(dāng)?shù)匾?guī)定執(zhí)行）。變更備案應(yīng)在變更事項發(fā)生之日起一定期限內(nèi)完成，一般為30日。

（二）勞動合同解除或終止備案1.勞動合同期滿、勞動者提出辭職、企業(yè)解除勞動合同等情況導(dǎo)致勞動合同解除或終止的，企業(yè)應(yīng)在解除或終止勞動合同后一定期限內(nèi)（通常為15日）辦理備案手續(xù)。2.辦理解除或終止勞動合同備案時，企業(yè)需提供解除或終止勞動合同的證明材料，包括解除或終止勞動合同協(xié)議書、工資結(jié)算證明、社會保險停保手續(xù)等（具體材料要求以當(dāng)?shù)匾?guī)定為準(zhǔn)）。3.按照勞動合同備案的申報流程，在網(wǎng)上錄入相關(guān)信息并上傳證明材料電子版，或前往現(xiàn)場提交材料原件進(jìn)行辦理。備案完成后，企業(yè)應(yīng)將解除或終止勞動合同的相關(guān)材料妥善保存，以備勞動監(jiān)察部門檢查或勞動者查詢。

（三）數(shù)據(jù)維護與查詢1.企業(yè)應(yīng)定期登錄勞動合同備案系統(tǒng)，檢查備案信息是否準(zhǔn)確完整。如有信息變更或錯誤，應(yīng)及時進(jìn)行修改更新，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際情況一致。2.企業(yè)可以通過備案系統(tǒng)查詢本單位的勞動合同備案情況，包括已備案的勞動合同明細(xì)、備案狀態(tài)、變更記錄、解除或終止記錄等。查詢功能方便企業(yè)隨時掌握用工情況，便于勞動管理和統(tǒng)計分析。

（四）接受勞動監(jiān)察檢查勞動行政部門會不定期對企業(yè)的勞動合同備案情況進(jìn)行檢查。企業(yè)應(yīng)積極配合，提供真實有效的勞動合同文本、備案材料以及相關(guān)用工資料。如發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在未按規(guī)定辦理勞動合同備案、虛假備案等違法行為，勞動行政部門將依法予以處罰。因此，企業(yè)要嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求，認(rèn)真做好勞動合同備案工作，避免出現(xiàn)違規(guī)行為。

六、常見問題解答

（一）勞動合同備案是否收費？一般情況下，勞動合同備案不收取費用。勞動行政部門提供勞動合同備案服務(wù)是為了加強勞動管理和保障勞動者權(quán)益，屬于公共服務(wù)范疇。

（二）備案的勞動合同丟失怎么辦？企業(yè)如有需要，可以攜帶單位介紹信、法定代表人身份證明等材料，前往勞動行政部門申請查閱和復(fù)印備案的勞動合同。勞動行政部門留存的備案勞動合同具有法律效力，可為企業(yè)提供相應(yīng)的證明。

（三）新成立的企業(yè)何時開始辦理勞動合同備案？新成立的企業(yè)自用工之日起即與勞動者建立勞動關(guān)系，應(yīng)在用工之日起30日內(nèi)辦理勞動合同備案手續(xù)。

（四）非全日制用工勞動合同備案有什么特殊要求？非全日制用工勞動合同備案除了提供一般的勞動合同備案材料外，還需明確非全日制用工的工作時間、勞動報酬支付周期等特殊條款。非全日制用工平均每日工作時間不超過4小時，每周工作時間累計不超過24小時。勞動報酬結(jié)算支付周期最長不得超過15日。

（五）勞動合同備案信息與實際情況不符怎么辦？如果發(fā)現(xiàn)勞動合同備案信息與實際情況不符，企業(yè)應(yīng)及時向勞動行政部門報告，并提交相關(guān)證明材料，申請更正備案信息。如因企業(yè)原因?qū)е滦畔㈠e誤，企業(yè)需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照勞動行政部門要求進(jìn)行整改。

七、結(jié)論企業(yè)辦理勞動合同備案是一項法定的重要工作，它貫穿于企業(yè)用工的全過程。通過嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行勞動合同