2025合同管理流程規(guī)范：合同簽訂與執(zhí)行指南

2025合同管理流程規(guī)范：合同簽訂與執(zhí)行指南第一章總則第一條為規(guī)范合同管理流程，確保合同簽訂與執(zhí)行的合法性、合規(guī)性和有效性，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率，特制定本規(guī)范。第二條本規(guī)范適用于公司及下屬單位在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的所有合同簽訂、履行、變更、終止及其相關(guān)管理活動(dòng)。本規(guī)范所稱(chēng)合同，是指在平等、自愿基礎(chǔ)上，為實(shí)現(xiàn)特定經(jīng)濟(jì)目的而簽訂的書(shū)面協(xié)議。第三條合同管理遵循以下原則：（一）合法合規(guī)原則：所有合同內(nèi)容必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范；（二）權(quán)責(zé)分明原則：明確合同管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任部門(mén)與責(zé)任人；（三）全程管控原則：從合同洽談到履行完畢，實(shí)施全過(guò)程管理；（四）風(fēng)險(xiǎn)防范原則：建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并化解潛在風(fēng)險(xiǎn)；（五）經(jīng)濟(jì)效益原則：以實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化為目標(biāo)。第二章合同簽訂管理第一節(jié)合同簽訂前審查第四條合同簽訂前，必須對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、資信狀況、履約能力等進(jìn)行審查。審查內(nèi)容包括但不限于：（一）合同相對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等主體資格證明材料；（二）合同相對(duì)方的資信狀況，包括企業(yè)信用報(bào)告、銀行信用等級(jí)等；（三）合同相對(duì)方的履約能力，包括經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況等；（四）合同相對(duì)方的授權(quán)文件，確保簽署合同的人員具有合法授權(quán)。第五條重大合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)由法律事務(wù)部門(mén)牽頭組織財(cái)務(wù)、技術(shù)、業(yè)務(wù)等部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合審查，并形成審查意見(jiàn)。第二節(jié)合同文本擬訂第六條合同文本應(yīng)由法律事務(wù)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行擬訂。合同文本應(yīng)當(dāng)做到以下要求：（一）內(nèi)容合法合規(guī)，真實(shí)反映雙方意愿；（二）條理清晰，條款完整，語(yǔ)言簡(jiǎn)明；（三）使用公司統(tǒng)一的合同文本模板，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理修改；（四）對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)合同文本，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格使用，避免擅自修改；（五）每份合同均應(yīng)編列合同編號(hào)，確保編號(hào)唯一性。第七條合同文本應(yīng)當(dāng)包括以下主要內(nèi)容：（一）合同編號(hào)、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)；（二）合同雙方名稱(chēng)、地址、法定代表人等基本信息；（三）合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式；（四）雙方的權(quán)利與義務(wù)；（五）違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式；（六）其他約定事項(xiàng)。第三節(jié)合同簽訂審批第八條合同簽訂實(shí)行分級(jí)審批制度。審批權(quán)限和流程如下：（一）金額低于人民幣萬(wàn)元的合同，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；（二）金額在人民幣萬(wàn)元至萬(wàn)元之間的合同，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（三）金額超過(guò)人民幣萬(wàn)元的合同，需經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法律事務(wù)部門(mén)聯(lián)合審查后，提交公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批。第九條外資合同或涉及重大技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合同，必須由公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批后方可簽訂。第十條在審批過(guò)程中，任何部門(mén)或個(gè)人發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容存在疑問(wèn)或潛在風(fēng)險(xiǎn)，有權(quán)要求修改或補(bǔ)充，直至風(fēng)險(xiǎn)消除。第四節(jié)合同簽署第十一條合同文本經(jīng)審批通過(guò)后，由雙方簽字蓋章。合同簽署時(shí)需遵守以下規(guī)定：（一）合同相對(duì)方的簽署主體必須與合同相對(duì)方的審查結(jié)果一致；（二）合同簽署應(yīng)當(dāng)由雙方授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方公章或合同專(zhuān)用章；（三）簽字和蓋章應(yīng)當(dāng)完整、清晰，日期填寫(xiě)準(zhǔn)確無(wú)誤；（四）中英文合同應(yīng)當(dāng)保持一致，如存在差異，以中文文本為準(zhǔn)。第十二條合同簽署后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同副本送達(dá)對(duì)方，并確認(rèn)對(duì)方簽收。第三章合同履行管理第一節(jié)履行職責(zé)劃分第十三條合同履行實(shí)行部門(mén)責(zé)任制。具體職責(zé)劃分如下：（一）業(yè)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行工作，跟蹤合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題；（二）財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的支付審核工作；（三）法律事務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)合同履行過(guò)程中的法律問(wèn)題提供專(zhuān)業(yè)支持。第十四條合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同履行情況，包括但不限于交貨、付款、服務(wù)提供等重要節(jié)點(diǎn)。第二節(jié)履行過(guò)程監(jiān)管第十五條合同履行應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守合同約定，不得擅自變更合同內(nèi)容或超越合同授權(quán)范圍行事。第十六條在合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)合同相對(duì)方存在違約行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集證據(jù)，并報(bào)告至法律事務(wù)部門(mén)，由法律事務(wù)部門(mén)依據(jù)合同約定采取相應(yīng)措施。第十七條對(duì)于重大合同，應(yīng)當(dāng)由法律事務(wù)部門(mén)牽頭成立專(zhuān)項(xiàng)工作組，全程跟蹤合同履行情況，定期提交履行報(bào)告。第十八條合同履行完畢后，由業(yè)務(wù)部門(mén)牽頭組織驗(yàn)收工作，確認(rèn)合同履行完成，并形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。第三節(jié)變更與補(bǔ)充協(xié)議第十九條合同履行過(guò)程中，需要變更合同內(nèi)容或簽訂補(bǔ)充協(xié)議時(shí)，應(yīng)當(dāng)重新進(jìn)行審查和審批流程。變更或補(bǔ)充協(xié)議的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)與原合同保持一致，并以書(shū)面形式簽訂。第二十條重大合同的變更或補(bǔ)充協(xié)議，必須經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批。第四章合同的終止與解除第二十一條合同因履行完畢而終止的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，并形成書(shū)面驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。第二十二條合同因協(xié)商一致解除的，應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面解除協(xié)議，并按照規(guī)定進(jìn)行備案。第二十三條合同因違約解除的，由法律事務(wù)部門(mén)牽頭組織追償工作，并形成追償報(bào)告。第二十四條合同因不可抗力解除的，雙方應(yīng)當(dāng)及時(shí)協(xié)商處理，并形成書(shū)面記錄。第五章合同檔案管理第二十五條合同簽訂與履行過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一歸檔保存，歸檔內(nèi)容包括但不限于：（一）合同文本及其附件；（二）合同相對(duì)方資質(zhì)證明材料；（三）合同審查意見(jiàn)；（四）履行過(guò)程中的往來(lái)函件；（五）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及其他相關(guān)資料。第二十六條合同檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)行電子化管理，并建立完善的借閱制度，確保檔案安全。第二十七條合同檔案的保管期限不得少于年，法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。第六章合同管理責(zé)任追究第二十八條對(duì)于因下列行為導(dǎo)致合同糾紛或損失的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任：（一）未履行合同審查義務(wù)；（二）擅自更改合同內(nèi)容；（三）超越權(quán)限簽署合同；（四）未盡到合同履行監(jiān)督職責(zé)；（五）其他違反本規(guī)范的行為。第二十九條造成重大損失的，除追究直接責(zé)任人的責(zé)任外，還應(yīng)當(dāng)追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。第七章附則第三十條