姚和生農(nóng)機(jī)店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1姚和生農(nóng)機(jī)店簡介........................................................................................................1

1.1基本情況.............................................................................................................1

1.2主要采購的商品.................................................................................................2

1.3采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的概述.................................................................................2

2采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制狀況................................................................................................3

2.1農(nóng)機(jī)店現(xiàn)狀.........................................................................................................3

2.2采購詳細(xì)流程.....................................................................................................4

3采購內(nèi)部控制環(huán)節(jié)存在的問題....................................................................................5

3.1農(nóng)機(jī)店缺少對內(nèi)部控制的正確認(rèn)識.................................................................5

3.2農(nóng)機(jī)店采購職權(quán)分配不清晰.............................................................................5

3.3農(nóng)機(jī)店貨物驗(yàn)收環(huán)節(jié)不合理.............................................................................6

3.4缺少嚴(yán)格的采購預(yù)算控制.................................................................................7

4對采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制提出建議與措施........................................................................8

4.1正確認(rèn)識采購內(nèi)部控制的重要性.....................................................................8

4.2分離職權(quán)優(yōu)化農(nóng)機(jī)店人員分工.........................................................................8

4.3優(yōu)化貨物驗(yàn)收環(huán)節(jié).............................................................................................9

4.4制定合理的采購計(jì)劃.......................................................................................10

參考資料.........................................................................................................................10

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

姚和生農(nóng)機(jī)店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

1姚和生農(nóng)機(jī)店簡介

1.1基本情況

姚和生農(nóng)機(jī)店始于2002年，占地面積50余平方米，

另外有一個50平方米的倉庫，位于湖南省瀘溪縣浦市

鎮(zhèn)，是一家有20年的經(jīng)營經(jīng)驗(yàn)的老店。主要經(jīng)營耕田機(jī)、

柴油機(jī)、汽油機(jī)、潛水泵等農(nóng)機(jī)系列商品。實(shí)行多產(chǎn)品銷

售策略根據(jù)客戶的需求售賣農(nóng)機(jī)新產(chǎn)品同時給予農(nóng)機(jī)消費(fèi)，

者的附加服務(wù)包括（咨詢、維修、上門安裝等）。該店員工

一共四人，一對夫妻，一位采購人員和一位倉管人員。小

鎮(zhèn)有三個同類型的農(nóng)機(jī)店，競爭激烈，壓力大。地理位置

處于主街上有著良好的地理位置，商品種類齊全，價格

親民，深受消費(fèi)者喜愛。圖1營業(yè)執(zhí)照

圖2農(nóng)機(jī)店正門照

農(nóng)機(jī)店的正門照你能看見商品的種類齊全，顧客正在選購商品并且討論商品

的價格俗稱“砍價”。店面有一塊非常大的廣告牌，廣告牌上面列舉了一些店里

售賣的主要商品，并且附上了老板的電話號碼，方便客戶咨詢詢問。

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

1.2主要采購的商品

姚和生農(nóng)機(jī)店的消費(fèi)群體一般是35歲以上在家務(wù)農(nóng)的青壯年或者老人，主

要以山區(qū)缺水家庭，農(nóng)民這些群體為主。為了能讓缺少家庭有水用，姚和生農(nóng)機(jī)

店采購了一批排灌機(jī)械，這些設(shè)備能夠把井里面的水抽上來，進(jìn)行灌溉農(nóng)田或者

是家用。農(nóng)民每年都會種地，以前都是用鋤頭挖地，如今科技在發(fā)展，社會在進(jìn)

步。姚和生農(nóng)機(jī)店里采購了一批耕整地機(jī)械，用來耕地鋤地大大的提高了農(nóng)民的

種地效率，提高了農(nóng)民的積極性。一些農(nóng)村家庭時常會停電，姚和生農(nóng)機(jī)店還采

購了一批動力機(jī)械用來帶動發(fā)電機(jī)發(fā)電，還能帶動微耕機(jī)耕地。以下就是姚和生

農(nóng)機(jī)店采購的主要商品。

表1主要商品表

商品大類耕整地機(jī)械排灌機(jī)械動力機(jī)械其他商品

柴油微耕機(jī)、JQS型水深井單缸農(nóng)用柴油汽油、柴油、

山地梯田手扶泵、農(nóng)業(yè)燃油機(jī)、四沖程小水管、機(jī)械配

產(chǎn)

品旋耕機(jī)、自走抽水泵、QJ型型汽油機(jī)、件、鋤頭、鐵

名式翻地松土機(jī)井用潛水泵g210微耕機(jī)鉗、鏟子、電

稱

專用170型號鋸等

汽油機(jī)

1.3采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的概述

采購是姚和生農(nóng)機(jī)店經(jīng)營活動的起點(diǎn)，采購商品的質(zhì)量和價格影響著盈利

的成本，商品的好評率影響著商品的銷量。因此姚和生農(nóng)機(jī)店通過建立采購的內(nèi)

部控制來規(guī)范供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂、貨物的運(yùn)輸方法、結(jié)算的方式、

貨物驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等采購的全過程顯得尤為重要。目前姚和生農(nóng)機(jī)店采取的內(nèi)部控制，

是對供應(yīng)商的選擇方面采取價格擇優(yōu)、商品質(zhì)量擇優(yōu)、售后服務(wù)擇優(yōu)的方式挑選

出最佳的供應(yīng)商。在訂單處理中，采取社交軟件訂單的方式直接與供應(yīng)商老板取

得聯(lián)系根據(jù)采購單進(jìn)行發(fā)貨，方便又快捷。一個完善且合理的采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

的落實(shí)，將成為姚和生農(nóng)機(jī)店降低成本，保證利益最大化的重要條件。采購環(huán)

節(jié)內(nèi)部控制就是姚和生農(nóng)機(jī)店針對內(nèi)部各種采購活動采取的方法和措施。姚和生

農(nóng)機(jī)店采取的方法不但包括自我調(diào)整，還有約束，計(jì)劃也是其中一部分，此外還

有評價以及控制等等。采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制有著非常明顯的現(xiàn)實(shí)意義，它不僅對采

購中的各種風(fēng)險進(jìn)行控制，還能優(yōu)化采購管理。

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

6.殘次品退貨

1.確認(rèn)需求

5.付款

4.貨物運(yùn)輸

2.選擇供應(yīng)商

3.訂單處理

圖3采購流程圖

以上是本店采購流程圖，從確認(rèn)需求開始，然后選擇供應(yīng)商，接著訂單處理

與供應(yīng)商商討價格，價格談好之后就按照采購訂單發(fā)貨。最后收到貨物后付款，

當(dāng)發(fā)現(xiàn)殘次品后可以退貨，然后跟供應(yīng)商換一個新的貨物。

2采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制狀況

2.1農(nóng)機(jī)店現(xiàn)狀

姚和生農(nóng)機(jī)店主要由夫妻二人共同經(jīng)營，丈夫主要管理大型農(nóng)機(jī)商品的售賣，

比如耕耘機(jī)、汽油機(jī)、潛水泵這些商品是該店主要盈利商品。但是其他商品種類

繁多，主要是由妻子與丈夫共同管理以及售賣。該店的旺季在春夏兩季，秋冬季

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

是淡季，在旺季的時候則會讓人幫忙運(yùn)貨上門以及商品的維修。商品的采購則是

先清點(diǎn)倉庫商品剩余情況以及商品的售賣情況，制定合理的采購計(jì)劃。但是因?yàn)?/p>

兩人管理的商品是分開的，對采購數(shù)量問題會產(chǎn)生分歧，丈夫不了解妻子對于其

他商品的售賣情況，就會導(dǎo)致過多采購一些貨物，從而使一些貨積壓倉庫無法賣

出，有時還會導(dǎo)致一種貨沒有統(tǒng)計(jì)而沒有進(jìn)貨。尤其是在淡季的時候，主要商品

賣不動，則會去采購一些其它商品，比如菜刀，鐵鍋，鏟子，鐵鉗，剪刀，電鋸

等。

2.2采購詳細(xì)流程

第一在旺季開始的時候會清點(diǎn)倉庫商品的剩余，根據(jù)以往的進(jìn)貨單以及售賣

情況估測今年商品的銷量，從而確認(rèn)今年要進(jìn)貨的數(shù)量以及種類。

第二該店是一個經(jīng)營二十年的老店有豐富的供應(yīng)商資源，可以通過貨比三家

的方式挑選合適的供應(yīng)商，這樣可以降低一些商品的成本提高利潤。根據(jù)訂單的

貨物數(shù)量可以和供應(yīng)商商討價格，盡量降低采購成本。

第三貨物的運(yùn)輸都是由同一個貨車司機(jī)負(fù)責(zé)，有豐富的運(yùn)貨經(jīng)驗(yàn)，聯(lián)系好司

機(jī)與供應(yīng)商，供應(yīng)商的運(yùn)輸人員會把貨物裝上車，司機(jī)然后運(yùn)到農(nóng)機(jī)店。卸貨的

時候會經(jīng)行驗(yàn)貨看是否有損壞的商品和清點(diǎn)貨物的數(shù)量看是否對的上數(shù)。

第四貨物入庫根據(jù)付款單到銀行轉(zhuǎn)賬或許第二次去進(jìn)貨的時候帶現(xiàn)金付款。

表2主要商品采購單

品名及規(guī)格單位數(shù)量單價金額（元）備注

四驅(qū)柴油臺50150075000

微耕機(jī)

JQS型水臺4035014000

深井泵

、四沖程小臺10013013000

型汽油機(jī)

170型號臺10015015000

汽油機(jī)

合計(jì)290117000

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

圖4其他商品采購單

3采購內(nèi)部控制環(huán)節(jié)存在的問題

3.1農(nóng)機(jī)店缺少對內(nèi)部控制的正確認(rèn)識

在采購業(yè)務(wù)中必須有內(nèi)部控制意識，這是最基本的條件也是切實(shí)保障采購業(yè)

務(wù)能夠順利進(jìn)行的關(guān)鍵。因?yàn)槿鄙賰?nèi)部控制的正確認(rèn)識會導(dǎo)致該店一些小的損失

或者不必要的消耗，日積月累也是一筆不小的浪費(fèi)。比如缺少內(nèi)部控制中的計(jì)劃

環(huán)節(jié)，如果沒有這一份詳細(xì)的采購計(jì)劃，那么你的貨物要么數(shù)量過多導(dǎo)致許多貨

物積壓，要么采購數(shù)量太少導(dǎo)致你無貨可賣。俗話說“凡事預(yù)則立，不預(yù)則

廢?！弊鍪乱稽c(diǎn)要有計(jì)劃，采購工作也不例外。該店需要正確認(rèn)識內(nèi)部控制了解

其重要性，掌握每一個環(huán)節(jié)，使采購工作有條不紊地進(jìn)行。

3.2農(nóng)機(jī)店采購職權(quán)分配不清晰

在任何企業(yè)都需要有完善的職權(quán)分配機(jī)制，這是采購環(huán)節(jié)順利進(jìn)行的保障。

目前很多企業(yè)中，管理方面的工作都在探索階段，盡管采購能夠正常進(jìn)行，但是

其完善程度還有待增強(qiáng)。比如農(nóng)機(jī)店中丈夫的職權(quán)比較大，分別要管理主要商品

的售賣和部分其他商品的售賣，而妻子管理其他商品的售賣，職權(quán)小，采購數(shù)量

的多少都需要聽從丈夫的安排。這樣會導(dǎo)致很嚴(yán)重的問題，因?yàn)樨浳锏氖圪u情況

不統(tǒng)一，所以采購貨物的數(shù)量出現(xiàn)問題。

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

表3其他商品采購情況

其他商品計(jì)劃采購情況實(shí)際采購情況

鏟子500600

電鋸200400

鐵鉗250300

鋤頭400500

從表上看可以清楚的發(fā)現(xiàn)實(shí)際采購要比計(jì)劃采購多了許多，這是因?yàn)槠渌?/p>

品的種類繁多，兩人對其他商品售賣的情況不一樣這會導(dǎo)致信息的混亂。妻子覺

得貨物需要采購少一點(diǎn)，因?yàn)樗M(jìn)行售賣時不是很好賣，而丈夫覺得賣的還行，

可以多采購一些，這件事可以由他一人拍板決定。然后，按照統(tǒng)計(jì)出來的采購單

進(jìn)行采購則會導(dǎo)致采購貨物的數(shù)量太多，導(dǎo)致許多貨物賣不出去積壓倉庫。

表4其他商品售賣情況

其他商品售賣情況

鏟子468

電鋸199

鐵鉗234

鋤頭387

然而因?yàn)閷?shí)際采購的商品較多，導(dǎo)致大量商品積壓倉庫，造成損失。來年拿

出來賣，有的商品生銹，有的損壞只能低價售賣。應(yīng)該避免個別人員職權(quán)過高，

采取分離的方式，兩人分別管理主要商品和其他商品并且分別采購。

3.3農(nóng)機(jī)店貨物驗(yàn)收環(huán)節(jié)不合理

正常情況下，貨車司機(jī)需要將貨車開到店鋪門口進(jìn)行卸貨，可是一些貨車司

機(jī)為了省油錢，所以規(guī)定了一個地方進(jìn)行統(tǒng)一卸貨。所有的商家需要自行去拉貨，

這是很不合理的地方，這樣會增加貨物丟失的風(fēng)險，導(dǎo)致驗(yàn)收環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤。在

驗(yàn)收的過程中也有不合理的地方，沒有進(jìn)行詳細(xì)的驗(yàn)收比如開箱進(jìn)行驗(yàn)收，貨物

都被打包在貨物箱里，不清楚貨物是否在運(yùn)輸途中受損或是貨物本身就是壞的。

表5貨物驗(yàn)收表格

序號名稱實(shí)際進(jìn)貨（件）實(shí)際到貨損壞數(shù)量

1鏟子100964

2電鋸50491

3鋤頭12011010

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

圖5卸貨圖

從上面的照片是我們可以看到各種各樣的貨物堆積在貨車上，商家都會各子

開著車過來拉貨，貨車司機(jī)會把車停到一個空曠的地方。卸完貨后采購員會進(jìn)行

簡單的清點(diǎn)，因?yàn)槔浀娜颂?，沒有時間讓你停留太久用來仔細(xì)的清點(diǎn)貨物。

簡單清點(diǎn)貨物這樣會導(dǎo)致一些貨物破損你無法發(fā)現(xiàn)，因?yàn)槟銢]有打開箱子，所以

無法了解貨物的受損情況。

3.4缺少嚴(yán)格的采購預(yù)算控制

姚和生農(nóng)機(jī)店在采購商品的過程中，采購預(yù)算都是盲目沒有計(jì)劃的，沒有根

據(jù)市場需求，制定合理的采購預(yù)算，沒有按照超出預(yù)算部分不考慮采購，嚴(yán)格按

照采購預(yù)算進(jìn)行采購。商品種類繁多，采購工作難免會出現(xiàn)失誤，影響銷售收入。

圖6主要商品收款單

7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

表62019年商品采購預(yù)算比例

商品種類預(yù)算所占比例

耕整地機(jī)械30%

排灌機(jī)械10%

動力機(jī)械28%

其他商品32%

表五為農(nóng)機(jī)店在2019年所有商品的預(yù)算比例，從表上顯示其他商品的預(yù)算

占比較大，排灌機(jī)械占比最小，但是由于因?yàn)椴少彌]有考慮疫情，干旱等環(huán)境因

素以及沒有市場調(diào)研，采購預(yù)算參考2019年預(yù)算比例，導(dǎo)致2020年耕整地機(jī)械

和排灌機(jī)械采購量不足造成供不應(yīng)求。

表72020年商品銷售比例

商品種類銷售比例

耕整地機(jī)械40%

排灌機(jī)械28%

動力機(jī)械12%

其他商品20%

從表上看耕整地機(jī)械與排灌機(jī)械銷售量占比較大，但是由于2020年采購商

品不足，只能進(jìn)行第二次采購，不僅浪費(fèi)人力物力，還浪費(fèi)時間造成嚴(yán)重的虧損。

4對采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制提出建議與措施

4.1正確認(rèn)識采購內(nèi)部控制的重要性

當(dāng)前各行各業(yè)都處于發(fā)展的關(guān)鍵期，加上疫情和多種外部影響下，競爭愈加

激烈，這就會造成農(nóng)機(jī)店采購時遇到各種各樣的外部風(fēng)險。通過完善姚和生農(nóng)機(jī)

店的采購內(nèi)部控制，加強(qiáng)監(jiān)督與管理，保障每個環(huán)節(jié)的采購流程順利進(jìn)行，對于

合理規(guī)避外在環(huán)境因素給農(nóng)機(jī)店發(fā)展帶來的風(fēng)險起到重要的作用。在所有業(yè)務(wù)流

程中，采購環(huán)節(jié)消耗的成本較多，也是內(nèi)部控制的難點(diǎn)，通過制定完善的采購內(nèi)

部控制流程，搜集各個供應(yīng)商商品的價格，保證采購信息的透明化。有助于增強(qiáng)

采購內(nèi)部管理，保證采購信息不混亂以及出現(xiàn)錯誤。采購成本是姚和生農(nóng)機(jī)店運(yùn)

營投入最大的一部分，能否讓投資成本降到最低有效控制采購成本是其內(nèi)部控制

水平的重要表現(xiàn)。在市場競爭越來越激烈的大環(huán)境下，必須規(guī)范采購行為，合理

控制成本范圍，有助于提高姚和生農(nóng)機(jī)店采購業(yè)務(wù)的效率。

4.2分離職權(quán)優(yōu)化農(nóng)機(jī)店人員分工

農(nóng)機(jī)店因?yàn)樯唐繁姸?，人員工作繁雜以及個人權(quán)力過大所以采取分離制度。

8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

主要商品采購老板主要商品銷售

其他商品采購老板娘其他商品銷售

倉庫管理倉儲人員

送貨、維修老板

圖7任務(wù)分配圖

從表七可以看出哪種商品銷量好，采購的時候可以清楚的了解什么商品少采

購一些什么商品多采購一些。通過對照入庫單可以更加深入的制定采購計(jì)劃。

4.3優(yōu)化貨物驗(yàn)收環(huán)節(jié)

要求貨車司機(jī)將農(nóng)機(jī)店采購的貨物拉到店門口，由采購人員進(jìn)行仔細(xì)驗(yàn)收，

如果發(fā)現(xiàn)損壞的商品及時向供應(yīng)商反應(yīng)，將受損品統(tǒng)計(jì)好并且立即申請退貨。當(dāng)

貨物運(yùn)輸?shù)侥康牡貢r，應(yīng)當(dāng)要求司機(jī)立馬給你打電話，這樣第一時間趕去卸貨能

夠減少貨物丟失的風(fēng)險。如果遇到貨物丟失的情況，應(yīng)當(dāng)及時預(yù)貨車司機(jī)溝通，

維護(hù)自己的權(quán)力。

表8農(nóng)機(jī)店貨物驗(yàn)收單

供貨單位電話號碼年月日

商品商品單規(guī)進(jìn)貨實(shí)收進(jìn)貨金額銷售金額商品

條碼名稱位格數(shù)量數(shù)量差價

單金額單金額

價價

1

2

3

4

……

在進(jìn)行驗(yàn)收過程中需要仔細(xì)填寫如上表的驗(yàn)收單，必須做到單貨一致。在驗(yàn)

收