合同郵寄說(shuō)明模板

合同郵寄說(shuō)明模板?一、目的本說(shuō)明旨在規(guī)范合同郵寄的流程與相關(guān)要求，確保合同能夠安全、準(zhǔn)確、及時(shí)地送達(dá)收件人，保障合同的有效執(zhí)行和雙方權(quán)益。

二、適用范圍本說(shuō)明適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部合作伙伴之間合同的郵寄發(fā)送與接收。

三、職責(zé)分工1.合同起草/發(fā)起部門負(fù)責(zé)填寫準(zhǔn)確的收件人信息，包括收件人姓名、地址、聯(lián)系電話等，并確保信息的真實(shí)性和完整性。將擬郵寄的合同文件整理齊全，核對(duì)合同內(nèi)容、條款及附件等無(wú)誤后，提交給行政部門進(jìn)行郵寄操作。2.行政部門負(fù)責(zé)合同郵寄的具體執(zhí)行工作，包括選擇合適的快遞公司、準(zhǔn)備郵寄材料、辦理郵寄手續(xù)等。跟蹤合同的郵寄狀態(tài)，及時(shí)向相關(guān)部門反饋郵寄信息，如快遞單號(hào)、預(yù)計(jì)送達(dá)時(shí)間等。負(fù)責(zé)處理合同郵寄過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如郵件丟失、損壞、退回等，并采取相應(yīng)的解決措施。3.收件部門/個(gè)人收件人應(yīng)及時(shí)接收合同郵件，并在收到后按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行簽字確認(rèn)或反饋。如發(fā)現(xiàn)合同郵件存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與行政部門或寄件部門聯(lián)系，協(xié)助解決問(wèn)題。

四、合同郵寄流程

（一）合同準(zhǔn)備1.合同起草/發(fā)起部門完成合同的起草、審核、蓋章等工作后，將合同正本及相關(guān)附件整理成冊(cè)。2.仔細(xì)核對(duì)合同內(nèi)容，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確，無(wú)錯(cuò)別字、歧義或其他錯(cuò)誤。3.在合同封面或其他顯著位置標(biāo)注合同名稱、編號(hào)、頁(yè)數(shù)等信息。

（二）收件人信息確認(rèn)1.合同起草/發(fā)起部門根據(jù)合同涉及的主體，準(zhǔn)確填寫收件人姓名、詳細(xì)地址、聯(lián)系電話等信息。2.對(duì)于公司外部合作伙伴，應(yīng)確保收件人信息與對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照或其他有效證件上的信息一致。3.如有多個(gè)收件人，應(yīng)分別列出每個(gè)收件人的詳細(xì)信息，并注明各收件人的簽收責(zé)任。

（三）郵寄申請(qǐng)1.合同起草/發(fā)起部門填寫《合同郵寄申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同名稱、編號(hào)、收件人信息、郵寄份數(shù)、預(yù)計(jì)郵寄時(shí)間等內(nèi)容。2.將填寫完整的《合同郵寄申請(qǐng)表》連同合同文件一并提交給行政部門。3.行政部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)表及合同文件進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)信息不完整或有誤，及時(shí)與合同起草/發(fā)起部門溝通并要求補(bǔ)充或更正。

（四）快遞公司選擇1.行政部門根據(jù)合同的緊急程度、收件地址、快遞公司服務(wù)質(zhì)量等因素，選擇合適的快遞公司。2.優(yōu)先選擇與公司長(zhǎng)期合作、信譽(yù)良好、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)覆蓋廣泛的快遞公司。3.對(duì)于緊急合同，可選擇能夠提供加急服務(wù)的快遞公司，確保合同能夠盡快送達(dá)收件人。

（五）郵寄材料準(zhǔn)備1.將合同文件按照順序整理好，放入專用的文件袋或信封中，并確保封口牢固。2.在文件袋或信封上清晰標(biāo)注合同名稱、編號(hào)、收件人信息等內(nèi)容。3.如需在快遞單上粘貼額外的說(shuō)明或附件，應(yīng)確保粘貼牢固，不影響快遞單信息的識(shí)別。

（六）快遞單填寫1.行政部門按照快遞公司提供的快遞單格式，準(zhǔn)確填寫收件人姓名、地址、聯(lián)系電話，寄件人姓名、地址、聯(lián)系電話等信息。2.在快遞單上注明合同名稱、編號(hào)、郵寄份數(shù)等內(nèi)容，以便收件人準(zhǔn)確識(shí)別郵件內(nèi)容。3.仔細(xì)核對(duì)填寫的快遞單信息，確保無(wú)誤后簽字確認(rèn)。

（七）郵寄辦理1.行政部門攜帶合同文件和快遞單前往選定的快遞公司營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，辦理郵寄手續(xù)。2.要求快遞公司提供快遞單號(hào)，并記錄在《合同郵寄登記表》中。3.向快遞公司工作人員說(shuō)明合同的重要性及特殊要求，如保價(jià)、加急等服務(wù)，并按照快遞公司規(guī)定支付相應(yīng)費(fèi)用。

（八）郵寄跟蹤與反饋1.行政部門通過(guò)快遞公司提供的查詢渠道（如快遞公司官網(wǎng)、客服電話等），實(shí)時(shí)跟蹤合同的郵寄狀態(tài)。2.一旦獲取到快遞單號(hào)、預(yù)計(jì)送達(dá)時(shí)間等關(guān)鍵信息，及時(shí)將相關(guān)信息反饋給合同起草/發(fā)起部門和收件部門/個(gè)人。3.在合同預(yù)計(jì)送達(dá)時(shí)間后，如仍未收到收件人的簽收反饋，行政部門應(yīng)主動(dòng)與快遞公司聯(lián)系，了解郵件的下落，并及時(shí)向相關(guān)部門通報(bào)情況。

（九）收件確認(rèn)1.收件人收到合同郵件后，應(yīng)立即檢查郵件外觀是否完好，如有破損、變形等異常情況，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)與快遞員核實(shí)并記錄。2.按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行簽字確認(rèn)，簽字時(shí)應(yīng)注明簽收日期和時(shí)間。3.收件人將簽字確認(rèn)后的快遞單或簽收憑證及時(shí)反饋給行政部門或寄件部門。

（十）異常情況處理1.郵件丟失或損壞如收件人發(fā)現(xiàn)收到的合同郵件丟失或損壞，應(yīng)立即與行政部門和快遞公司聯(lián)系。行政部門協(xié)助收件人向快遞公司提出索賠申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料，如合同文件復(fù)印件、快遞單復(fù)印件、簽收憑證等。積極跟進(jìn)快遞公司的理賠進(jìn)度，及時(shí)將理賠結(jié)果反饋給相關(guān)部門。2.郵件退回若合同郵件因收件地址錯(cuò)誤、收件人聯(lián)系不上等原因被退回，行政部門應(yīng)及時(shí)與寄件部門溝通，了解正確的收件信息。根據(jù)寄件部門提供的信息，重新辦理郵寄手續(xù)，確保合同能夠順利送達(dá)收件人。3.其他異常情況對(duì)于其他在合同郵寄過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況，如快遞延誤、派送異常等，行政部門應(yīng)及時(shí)與快遞公司協(xié)商解決，并將處理情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門。

五、合同郵寄相關(guān)規(guī)定

（一）保價(jià)規(guī)定1.對(duì)于重要或金額較大的合同，建議寄件部門選擇保價(jià)服務(wù)。2.保價(jià)金額應(yīng)根據(jù)合同的實(shí)際價(jià)值確定，保價(jià)費(fèi)用按照快遞公司規(guī)定的費(fèi)率計(jì)算。3.在填寫快遞單時(shí)，應(yīng)明確注明保價(jià)金額，并在保價(jià)欄中簽字確認(rèn)。

（二）簽收規(guī)定1.收件人必須本人簽收合同郵件，不得委托他人代簽。如有特殊情況需要他人代簽，應(yīng)提前與寄件部門溝通并取得同意。2.收件人簽收時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)郵件內(nèi)容，確保合同文件齊全、無(wú)損壞后再簽字確認(rèn)。3.對(duì)于多人簽收的合同，應(yīng)按照收件人順序依次簽收，并注明各收件人的簽收情況。

（三）保密規(guī)定1.在合同郵寄過(guò)程中，涉及合同內(nèi)容及相關(guān)信息的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露合同機(jī)密。2.行政部門在處理合同郵寄事務(wù)時(shí)，應(yīng)妥善保管合同文件及相關(guān)資料，防止信息泄露。3.快遞公司工作人員在接觸合同郵件時(shí)，也應(yīng)遵守保密義務(wù)，不得擅自查看或泄露郵件內(nèi)容。

（四）費(fèi)用規(guī)定1.合同郵寄費(fèi)用由寄件部門承擔(dān)，行政部門應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷。2.對(duì)于因特殊情況需要額外支付的費(fèi)用，如保價(jià)費(fèi)、加急費(fèi)等，寄件部門應(yīng)提前申請(qǐng)并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)