企業(yè)制度文印室文印及設(shè)備管理規(guī)定1

企業(yè)制度文印室文印及設(shè)備管理規(guī)定1?一、總則（一）目的為加強公司文印室的管理，規(guī)范文印工作流程，提高文印設(shè)備的使用效率，確保文印工作的準(zhǔn)確性、及時性和安全性，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司文印室的文印及設(shè)備管理工作，包括文印室工作人員、使用文印設(shè)備的各部門員工。（三）基本原則1.高效原則：優(yōu)化文印流程，提高工作效率，滿足公司日常辦公及業(yè)務(wù)發(fā)展對文印工作的需求。2.節(jié)約原則：合理使用紙張、油墨、設(shè)備等資源，避免浪費，降低文印成本。3.安全原則：確保文印設(shè)備的正常運行和操作人員的人身安全，防止發(fā)生設(shè)備損壞、火災(zāi)等安全事故，保障公司機密文件的安全。二、文印室職責(zé)（一）文印室工作內(nèi)容1.負(fù)責(zé)公司各類文件、資料、報表等的打印、復(fù)印、掃描、裝訂等工作。2.協(xié)助各部門對重要文件進(jìn)行排版、格式調(diào)整，確保文件質(zhì)量符合要求。3.管理文印室的設(shè)備、耗材，做好設(shè)備的日常維護、保養(yǎng)和耗材的采購、存儲工作。4.對文印室產(chǎn)生的廢紙等進(jìn)行分類整理，定期回收處理。5.嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管各類文件原稿和電子文檔，防止文件丟失、泄密。（二）文印室人員職責(zé)1.文印室管理員負(fù)責(zé)文印室的日常管理工作，包括設(shè)備操作指導(dǎo)、耗材管理、環(huán)境衛(wèi)生維護等。按照工作流程和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確、高效地完成各類文印任務(wù)。定期對文印設(shè)備進(jìn)行檢查、維護和保養(yǎng)，及時發(fā)現(xiàn)并解決設(shè)備故障，確保設(shè)備正常運行。負(fù)責(zé)文印室耗材的采購計劃制定、庫存管理，根據(jù)實際使用情況及時補充耗材，避免因耗材短缺影響工作。嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的文件進(jìn)行特殊處理，防止泄密事件發(fā)生。協(xié)助各部門做好文件資料的整理、歸檔工作，提供必要的文印技術(shù)支持。2.文印室操作人員按照文印室管理員的安排和工作要求，熟練操作文印設(shè)備，完成各類文印任務(wù)。在操作設(shè)備過程中，注意觀察設(shè)備運行狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)異常及時向管理員報告。保持工作區(qū)域的整潔，做好設(shè)備及周邊環(huán)境的清潔衛(wèi)生工作。協(xié)助管理員做好耗材的使用登記和管理工作，節(jié)約使用紙張、油墨等耗材。嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自復(fù)制、傳播涉及公司機密的文件。三、文印工作流程（一）文件提交1.各部門員工如需文印服務(wù)，應(yīng)提前將待文印的文件電子稿或原稿整理好，填寫《文印申請表》，注明文印內(nèi)容、數(shù)量、格式要求、緊急程度等信息，并提交至文印室。2.對于緊急文件，申請人應(yīng)在申請表上注明"緊急"字樣，并與文印室協(xié)商優(yōu)先處理。（二）文件審核1.文印室管理員收到《文印申請表》后，應(yīng)及時對文件內(nèi)容進(jìn)行審核，主要檢查文件格式是否符合要求、文字表述是否準(zhǔn)確、有無涉密信息等。2.如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，管理員應(yīng)及時與申請人溝通，要求其修改完善后重新提交。3.對于涉及公司機密的文件，管理員應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行特殊標(biāo)識和處理。（三）文印操作1.根據(jù)文件審核結(jié)果，文印室操作人員按照申請人要求的格式和數(shù)量進(jìn)行文印。2.在文印過程中，操作人員應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容，確保文印質(zhì)量。對于打印、復(fù)印的文件，要檢查頁面是否清晰、完整，有無錯頁、漏頁等情況；對于掃描的文件，要保證掃描圖像清晰、可讀。3.對于需要裝訂的文件，操作人員應(yīng)按照規(guī)范的裝訂方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。（四）文件領(lǐng)取1.文印完成后，操作人員應(yīng)及時通知申請人領(lǐng)取文件。申請人在領(lǐng)取文件時，需在《文印登記表》上簽字確認(rèn)。2.對于重要文件或需發(fā)放給多個部門的文件，申請人應(yīng)按照公司規(guī)定的文件發(fā)放流程進(jìn)行分發(fā)，并做好相關(guān)記錄。3.如申請人未能及時領(lǐng)取文件，文印室應(yīng)妥善保管，防止文件丟失或損壞。（五）文件存檔1.文印室管理員應(yīng)定期對文印過程中產(chǎn)生的電子文檔進(jìn)行整理、歸檔，建立電子文件檔案庫，便于查詢和使用。2.對于原稿文件，管理員應(yīng)按照文件類別、日期等進(jìn)行分類存放，保存一定期限后，根據(jù)公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔處理。3.在文件存檔過程中，要嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的文件進(jìn)行加密存儲，并限制訪問權(quán)限。四、文印設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.根據(jù)公司文印工作的實際需求，合理配置文印設(shè)備，包括打印機、復(fù)印機、掃描儀、裝訂機等。2.在設(shè)備選型過程中，應(yīng)充分考慮設(shè)備的性能、質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素，選擇性價比高、適合公司業(yè)務(wù)發(fā)展的設(shè)備。3.文印設(shè)備的配置應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施的原則，確保設(shè)備的合理布局和有效利用。（二）設(shè)備采購1.文印設(shè)備的采購由公司行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織實施。采購前，行政部門應(yīng)會同文印室及相關(guān)使用部門進(jìn)行市場調(diào)研，制定采購計劃和預(yù)算。2.采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購管理制度進(jìn)行操作，通過招標(biāo)、詢價、競爭性談判等方式選擇合格的供應(yīng)商，確保采購設(shè)備的質(zhì)量和售后服務(wù)。3.設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)組織文印室及相關(guān)人員進(jìn)行驗收，檢查設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合合同要求，同時做好設(shè)備的安裝、調(diào)試工作，確保設(shè)備正常運行。（三）設(shè)備使用1.文印室設(shè)備僅限公司內(nèi)部員工用于辦公文印工作，未經(jīng)允許，不得擅自將設(shè)備用于其他用途。2.使用文印設(shè)備前，操作人員應(yīng)熟悉設(shè)備的操作規(guī)程，嚴(yán)格按照操作手冊進(jìn)行操作。嚴(yán)禁非專業(yè)人員擅自拆卸、維修設(shè)備。3.在設(shè)備使用過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，操作人員應(yīng)立即停止使用，并及時向文印室管理員報告。管理員應(yīng)根據(jù)故障情況進(jìn)行判斷，能夠自行解決的及時處理，無法解決的及時聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修。4.為保證文印設(shè)備的正常運行，延長設(shè)備使用壽命，應(yīng)合理安排設(shè)備的使用時間，避免設(shè)備長時間連續(xù)工作。同時，要注意設(shè)備的散熱和通風(fēng)，保持設(shè)備周圍環(huán)境整潔。（四）設(shè)備維護1.文印室管理員應(yīng)制定設(shè)備維護計劃，定期對文印設(shè)備進(jìn)行維護保養(yǎng)。維護保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備清潔、部件檢查、潤滑、校準(zhǔn)等。2.按照設(shè)備供應(yīng)商提供的維護保養(yǎng)手冊要求，定期對設(shè)備進(jìn)行專業(yè)維護，如打印機的硒鼓更換、復(fù)印機的感光鼓清潔、掃描儀的光學(xué)部件校準(zhǔn)等。3.建立設(shè)備維護檔案，記錄設(shè)備的維護保養(yǎng)情況、維修歷史、更換部件等信息，以便于對設(shè)備的運行狀況進(jìn)行跟蹤和分析。4.在設(shè)備維護過程中，要注意收集設(shè)備運行過程中出現(xiàn)的問題及解決方法，不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高設(shè)備維護水平。（五）設(shè)備報廢1.文印設(shè)備因使用年限過長、技術(shù)落后、損壞嚴(yán)重等原因無法繼續(xù)使用時，由文印室管理員填寫《設(shè)備報廢申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備報廢原因、使用年限、現(xiàn)狀等情況，并提交至公司行政部門。2.行政部門收到《設(shè)備報廢申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)部門及專業(yè)人員進(jìn)行鑒定，審核設(shè)備是否符合報廢條件。經(jīng)鑒定確需報廢的設(shè)備，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報廢處理。3.設(shè)備報廢后，行政部門應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，并及時將報廢設(shè)備進(jìn)行清理，防止資產(chǎn)流失。五、文印耗材管理（一）耗材采購1.文印室耗材的采購由文印室管理員負(fù)責(zé)。管理員應(yīng)根據(jù)文印設(shè)備的使用情況和庫存狀況，定期制定耗材采購計劃，明確采購的耗材種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.在采購過程中，要選擇質(zhì)量可靠、價格合理的耗材供應(yīng)商。通過與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，爭取更優(yōu)惠的采購價格和良好的售后服務(wù)。3.采購耗材時，應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購管理制度進(jìn)行操作，簽訂采購合同，確保采購過程的合規(guī)性。同時，要注意對采購耗材的質(zhì)量進(jìn)行驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。（二）耗材庫存管理1.文印室應(yīng)建立耗材庫存管理制度，對采購回來的耗材進(jìn)行分類存放、標(biāo)識清晰。設(shè)立專門的耗材存放區(qū)域，保持存放環(huán)境干燥、通風(fēng)，防止耗材受潮、變質(zhì)。2.管理員應(yīng)定期對耗材庫存進(jìn)行盤點，核對庫存數(shù)量與賬目是否一致。及時記錄耗材的出入庫情況，做到賬實相符。3.根據(jù)耗材的使用頻率和庫存情況，合理控制耗材的庫存數(shù)量，避免積壓或缺貨。對于常用耗材，應(yīng)保持一定的安全庫存，以滿足文印工作的不時之需。（三）耗材使用1.文印室操作人員在使用耗材時，應(yīng)遵循節(jié)約原則，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保耗材的充分利用。2.在打印、復(fù)印文件時，要根據(jù)文件內(nèi)容和實際需求合理調(diào)整字體、字號、排版格式等，盡量減少紙張的浪費。對于可雙面使用的文件，應(yīng)優(yōu)先選擇雙面打印或復(fù)印。3.定期對文印設(shè)備的耗材使用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，如發(fā)現(xiàn)某個設(shè)備耗材消耗異常，應(yīng)及時查找原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行解決。4.鼓勵員工積極參與節(jié)約耗材活動，對節(jié)約耗材表現(xiàn)突出的員工給予適當(dāng)獎勵。六、保密管理（一）保密制度1.文印室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，增強保密意識，確保公司機密文件的安全。2.對涉及公司機密的文件，在文印過程中要采取特殊的保密措施，如設(shè)置專人負(fù)責(zé)、使用加密設(shè)備、在專門的保密區(qū)域進(jìn)行操作等。3.嚴(yán)禁在文印室談?wù)摗鞑ド婕肮緳C密的文件內(nèi)容。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、留存、外傳公司機密文件。（二）文件原稿保管1.文印室應(yīng)妥善保管各類文件原稿，設(shè)立專門的原稿存放區(qū)域，確保原稿存放安全、有序。2.對于原稿的借閱，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，由借閱人填寫《文件原稿借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可從文印室借閱。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還原稿，文印室管理員在收回原稿時，要認(rèn)真檢查原稿的完整性，如發(fā)現(xiàn)原稿有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。（三）電子文檔管理1.文印室產(chǎn)生的電子文檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子文檔的安全。2.對涉及公司機密的電子文檔，要進(jìn)行加密處理，并嚴(yán)格限制訪問人員范圍。操作人員在處理機密電子文檔時，應(yīng)使用專用的存儲設(shè)備，不得隨意在其他設(shè)備上存儲或傳輸。3.定期對電子文檔進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點。七、環(huán)境衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.文印室工作人員應(yīng)保持工作區(qū)域的整潔衛(wèi)生，每天上班前和下班后對文印室進(jìn)行全面清潔，包括設(shè)備表面擦拭、地面清掃、廢紙清理等。2.在文印工作過程中，要隨時清理工作臺上的雜物，保持臺面整潔。定期對文印設(shè)備內(nèi)部進(jìn)行清潔，防止灰塵積累影響設(shè)備性能。3.注意保持文印室通風(fēng)良好，定期開窗換氣，保持空氣清新。（二）垃圾分類處理1.對文印室產(chǎn)生的廢紙、廢墨盒、廢硒鼓等廢棄物進(jìn)行分類收集，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.廢紙應(yīng)集中存放，定期交由公司指定的回收單位進(jìn)行回收利用。廢墨盒、廢硒鼓等含有有害物質(zhì)的耗材，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，避免對環(huán)境造成污染。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門負(fù)責(zé)對文印室的文印及設(shè)備管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文印工作流程執(zhí)行情況、設(shè)備使用與維護情況、耗材管理情況、保密制度落實情況、環(huán)境衛(wèi)生狀況等。2.行政部門可通過現(xiàn)場檢查、查閱記錄、詢問工作人員等方式進(jìn)行監(jiān)督檢查，并做好檢查記錄。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向文印室提出整改要求，明確整改期限。（二）考核辦法1.建立文印室工作考核制度，對文印室工