項目資料管理制度

項目資料管理制度?一、總則（一）目的為加強項目資料管理，確保項目資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，為項目的順利實施、驗收、交付及后期維護提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目，包括但不限于工程項目、研發(fā)項目、營銷項目等。（三）職責分工1.項目經(jīng)理負責項目資料管理工作的總體協(xié)調(diào)和指導，確保資料管理工作與項目進度同步推進。審核項目資料的完整性、準確性和規(guī)范性，對資料管理工作的質(zhì)量負責。2.項目資料員具體負責項目資料的收集、整理、歸檔、保管和移交等工作。按照相關標準和規(guī)范，對項目資料進行分類、編號、編目，確保資料的有序存放。協(xié)助項目經(jīng)理對項目資料進行審核，及時發(fā)現(xiàn)并糾正資料中存在的問題。3.項目團隊成員負責各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生資料的及時收集、整理，并提交給項目資料員。確保所提供資料的真實性、準確性和完整性，配合資料員完成資料管理工作。二、資料分類及內(nèi)容（一）項目前期資料1.項目立項文件項目可行性研究報告項目立項批復文件項目備案文件等2.項目規(guī)劃資料項目規(guī)劃設計方案項目用地規(guī)劃許可證項目建設工程規(guī)劃許可證等3.項目招投標文件招標文件投標文件中標通知書合同文件（包括勘察合同、設計合同、施工合同、監(jiān)理合同等）（二）項目實施過程資料1.工程類項目施工管理資料施工組織設計施工方案工程開工報審表工程復工報審表工程暫停令等施工技術資料圖紙會審記錄技術交底記錄工程變更通知單施工日志材料構配件設備質(zhì)量證明文件及檢驗報告（如鋼材、水泥、砂石、構配件、設備等）隱蔽工程驗收記錄分項分部工程質(zhì)量驗收記錄單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄等工程進度資料工程進度計劃工程進度報表工程進度照片及影像資料等工程安全資料安全生產(chǎn)許可證安全專項施工方案安全檢查記錄安全教育培訓記錄安全事故報告及處理記錄等工程質(zhì)量資料質(zhì)量檢驗批驗收記錄分項工程質(zhì)量驗收記錄分部工程質(zhì)量驗收記錄單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄工程質(zhì)量問題整改記錄等工程監(jiān)理資料監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理實施細則監(jiān)理月報監(jiān)理通知單工程質(zhì)量評估報告等2.研發(fā)類項目項目研發(fā)計劃研發(fā)過程記錄實驗方案實驗數(shù)據(jù)記錄技術難題攻關記錄會議紀要知識產(chǎn)權相關資料專利申請文件軟件著作權登記文件技術秘密保護協(xié)議等項目階段成果報告階段性研發(fā)成果總結測試報告用戶反饋意見等3.營銷類項目市場調(diào)研資料市場調(diào)研報告競爭對手分析報告目標客戶群體研究資料等營銷策劃資料營銷策劃方案廣告宣傳資料（如海報、宣傳單頁、視頻等）促銷活動方案及執(zhí)行記錄銷售業(yè)績資料銷售合同銷售報表客戶信息資料等客戶反饋資料客戶滿意度調(diào)查結果客戶投訴處理記錄等（三）項目驗收資料1.驗收申請報告2.項目驗收自評報告3.項目驗收相關證明材料工程竣工驗收備案表（工程類項目）項目測試報告、鑒定證書（研發(fā)類項目）項目成果評估報告（營銷類項目）等4.驗收會議資料驗收會議紀要驗收意見及整改要求（四）項目交付資料1.項目使用說明書2.項目維護手冊3.項目技術資料（如工程圖紙、研發(fā)技術文檔、營銷資料等的最終版本）（五）項目后期維護資料1.項目維護記錄維護計劃維護工作記錄故障處理記錄2.項目升級資料升級方案升級記錄及效果評估三、資料收集與整理（一）收集要求1.項目團隊成員應在工作完成后及時將各自產(chǎn)生的資料提交給項目資料員，確保資料的及時性。2.資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.對于外來文件，如政府部門文件、供應商提供的資料等，應及時收集并進行登記。（二）整理原則1.按照資料分類標準進行分類整理，確保資料的系統(tǒng)性。2.資料應采用統(tǒng)一的格式和編號規(guī)則，便于查找和管理。3.對每份資料進行編目，注明資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。（三）整理流程1.項目資料員收到項目團隊成員提交的資料后，首先對資料的完整性和準確性進行初步審核。2.對于不符合要求的資料，及時反饋給提交人進行補充或修正。3.按照分類標準對資料進行分類，并進行編號和編目。4.將整理好的資料放入相應的文件夾或檔案盒中，妥善保管。四、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目資料應定期進行歸檔，確保資料的時效性和完整性。2.歸檔資料應一式兩份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案，電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進行備份存儲。3.歸檔資料應按照檔案管理的要求進行裝訂、編目和裝盒，便于查閱和保管。（二）保管期限1.項目前期資料、項目驗收資料、項目交付資料應永久保存。2.項目實施過程資料中的工程類項目資料，按照國家相關規(guī)定的保管期限執(zhí)行，一般不少于工程的合理使用年限；研發(fā)類項目資料和營銷類項目資料保管期限為自項目結束后[X]年。3.項目后期維護資料在維護工作結束后，根據(jù)實際情況確定保管期限，但不應少于[X]年。（三）保管方式1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案索引，便于快速檢索和查詢。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內(nèi)。4.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完好無損。五、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項目資料，應填寫《項目資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、用途、查閱時間等信息，經(jīng)項目經(jīng)理批準后，方可到檔案管理人員處查閱。2.查閱資料時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得在資料上涂改、標記、抽取、撤換或損壞資料。3.查閱結束后，查閱人員應及時將資料歸還檔案管理人員，并在《項目資料查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱項目資料，應填寫《項目資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、用途、借閱時間、預計歸還時間等信息，經(jīng)項目經(jīng)理批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應對借閱的資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、摘錄或傳播資料內(nèi)容。如因保管不善造成資料丟失或損壞，應承擔相應的賠償責任。4.借閱人員歸還資料時，檔案管理人員應認真檢查資料的完整性和完好性，確認無誤后，在《項目資料借閱登記表》上簽字注銷借閱手續(xù)。六、資料保密與安全（一）保密措施1.項目資料涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要信息，應嚴格遵守公司的保密制度，對資料進行保密管理。2.檔案管理人員應與公司簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.對涉及保密內(nèi)容的資料，應在資料上加蓋"保密"標識，并采取加密存儲、限制訪問權限等措施，防止資料泄露。4.嚴禁向無關人員透露項目資料的內(nèi)容，未經(jīng)公司授權，不得將項目資料提供給外部單位或個人。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保檔案庫房的安全。2.制定檔案庫房安全應急預案，定期進行演練，提高應對突發(fā)事件的能力。3.對因自然災害、設備故障等原因可能影響檔案安全的情況，應及時采取防范措施，確保檔案的安全。七、資料移交與銷毀（一）移交規(guī)定1.項目結束后，項目資料員應及時將項目資料整理歸檔，并編制《項目資料移交清單》。2.項目資料應移交公司檔案室統(tǒng)一保管，交接雙方應在《項目資料移交清單》上簽字確認。3.如項目資料需要移交上級主管部門或其他相關單位，應按照規(guī)定辦理移交手續(xù)，并保留相關移交憑證。（二）銷毀規(guī)定1.對于超過保管期限且無保存價值的項目資料，由檔案管理人員提出銷毀申請，填寫《項目資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《項目資料銷毀申請表》經(jīng)項目經(jīng)理審核、公司主管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀資料時，應至少有兩名檔案管理人員在場監(jiān)督，并在《項目資料銷毀記錄》上簽字確認。4.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保資料無法恢復。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對項目資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結合的方式，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.將項目資料管理工作納入項目團隊的績效考核體系，對資料管理工作成績突出的個人或團隊給予表彰和獎勵