印章管理辦法

印章管理辦法?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的各類印章管理，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。3.印章管理原則印章管理遵循"嚴(yán)格審批、規(guī)范使用、安全保管、責(zé)任追究"的原則。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司各類印章的刻制均需由相關(guān)部門提出申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司法定代表人審批。經(jīng)審批同意后，由行政管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)印章的刻制工作。印章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章質(zhì)量和安全性。新刻制的印章應(yīng)及時(shí)在公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案登記，以確保印章的合法性和有效性。2.印章啟用印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)通知申請部門領(lǐng)取印章。領(lǐng)取時(shí)，雙方需在《印章領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。新印章啟用前，行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，明確印章的使用范圍、使用流程和保管要求等。印章啟用時(shí)，應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的啟用日期、使用范圍等信息，同時(shí)將啟用情況報(bào)公司檔案管理部門備案。三、印章的保管1.保管職責(zé)公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等重要印章由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，確保印章安全。印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張、文件上加蓋印章。2.保管方式印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ糜≌孪鋬?nèi)，并設(shè)置密碼或鑰匙，確保印章存放安全。對于不經(jīng)常使用的印章，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，由行政管理部門或部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督交接過程，并在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)。四、印章的使用1.使用范圍公章適用于公司對外的各類重要文件、合同、協(xié)議、報(bào)表等的簽署，以及其他需要代表公司行使權(quán)力的事項(xiàng)。合同專用章適用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等。財(cái)務(wù)專用章適用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)事項(xiàng)。法定代表人章適用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項(xiàng)，如簽署文件、辦理銀行業(yè)務(wù)等。部門章適用于各部門內(nèi)部文件、資料的印發(fā)，以及與部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他事項(xiàng)。2.使用流程用印申請人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司法定代表人審批（根據(jù)公司規(guī)定，部分事項(xiàng)可能只需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。經(jīng)審批同意后，用印申請人將《印章使用申請表》連同用印文件一并提交給印章保管人員。印章保管人員應(yīng)對用印文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確認(rèn)文件內(nèi)容與審批意見一致，且符合印章使用范圍后，方可在用印文件上加蓋印章。加蓋印章時(shí)，印章保管人員應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或漏蓋。用印完成后，印章保管人員應(yīng)在用印文件上注明用印日期、用印次數(shù)，并在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印情況，包括用印申請人、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，同時(shí)要求用印申請人簽字確認(rèn)。3.特殊情況用印緊急情況下，如因時(shí)間緊迫無法按照正常流程辦理用印審批手續(xù)時(shí)，用印申請人應(yīng)電話向公司法定代表人或分管領(lǐng)導(dǎo)請示，經(jīng)同意后可先行用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。對于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件，在用印前應(yīng)進(jìn)行法律審核，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。五、印章的停用與銷毀1.停用因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時(shí)，由相關(guān)部門提出申請，填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用印章名稱等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司法定代表人審批。經(jīng)審批同意后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)通知印章保管人員停止使用該印章，并將停用印章收回。印章停用后，行政管理部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布停用通知，明確印章停用日期、停用原因等信息，同時(shí)將停用情況報(bào)公司檔案管理部門備案。2.銷毀對于已停用的印章，行政管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，確認(rèn)不再使用后，填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司法定代表人審批。經(jīng)審批同意后，由行政管理部門會同審計(jì)部門或其他相關(guān)部門共同對印章進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像，并由參與銷毀人員在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。印章銷毀后，行政管理部門應(yīng)將銷毀情況報(bào)公司檔案管理部門備案，確保印章銷毀記錄完整、可查。六、監(jiān)督與檢查1.公司行政管理部門負(fù)責(zé)定期對印章管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保印章管理工作符合本辦法規(guī)定。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括印章的保管情況、使用流程執(zhí)行情況、審批手續(xù)完備情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育。3.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對印章使用的合規(guī)性進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查印章使用是否符合規(guī)定的使用范圍和審批程序，是否存在違規(guī)用印行為。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出審計(jì)意見和建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。七、責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章，或因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用等情況，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機(jī)關(guān)處理。3.因印章管理不善給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的