房產中介管理制度大全⑥文員

房產中介管理制度大全⑥文員?一、目的為規(guī)范公司文員工作流程，提高工作效率，確保各項行政事務有序進行，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內所有文員崗位人員。三、崗位職責（一）文件管理1.負責公司各類文件、資料的收集、整理、分類、歸檔和保管工作。2.定期對文件進行清查，確保文件的完整性和準確性，防止文件丟失或損壞。3.按照規(guī)定的文件編號規(guī)則，對文件進行編號，并建立文件索引目錄，方便文件的查找和使用。4.做好文件的借閱登記工作，嚴格控制文件的借閱范圍和期限，確保文件的安全。（二）檔案管理1.協(xié)助建立和完善公司檔案管理制度，明確檔案的分類標準和歸檔流程。2.負責收集、整理、歸檔公司各類業(yè)務檔案，包括租賃合同、買賣合同、客戶資料等。3.對檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對檔案進行備份，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。5.嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不泄露。（三）辦公用品管理1.制定辦公用品采購計劃，根據(jù)公司需求合理采購各類辦公用品，確保庫存充足。2.負責辦公用品的入庫、驗收、保管和發(fā)放工作，建立辦公用品臺賬，記錄辦公用品的出入庫情況。3.定期對辦公用品進行盤點，核實庫存數(shù)量，及時補充短缺物品。4.對辦公用品的使用情況進行統(tǒng)計和分析，提出合理的節(jié)約建議，降低辦公成本。（四）會議組織與安排1.根據(jù)公司會議計劃，負責會議的組織和安排工作，包括會議場地預訂、會議設備調試、會議資料準備等。2.提前通知參會人員會議時間、地點和議程，確保會議順利進行。3.做好會議記錄，準確記錄會議內容、決議和工作安排，并及時整理成會議紀要，發(fā)送給相關人員。4.跟進會議決議的執(zhí)行情況，及時向領導匯報。（五）電話與郵件處理1.負責公司電話的接聽、轉接和記錄工作，及時傳達重要信息給相關人員。2.對客戶咨詢和投訴電話進行耐心解答和處理，做好記錄，并及時反饋處理結果。3.負責公司郵件的收發(fā)、分類和轉發(fā)工作，確保郵件及時準確送達相關人員手中。4.對重要郵件進行備份，以便日后查閱。（六）考勤管理1.負責公司員工考勤記錄的統(tǒng)計和匯總工作，每月按時制作考勤報表，提交給人力資源部門。2.對員工的請假、遲到、早退等情況進行記錄和核實，嚴格按照公司考勤制度進行處理。3.協(xié)助人力資源部門處理員工考勤異常情況，如曠工等。（七）環(huán)境衛(wèi)生維護1.負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生檢查和監(jiān)督工作，確保辦公環(huán)境整潔、舒適。2.定期組織員工進行辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生工作，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等。3.協(xié)助管理公司公共區(qū)域的綠植養(yǎng)護工作，保持環(huán)境美觀。（八）其他行政事務1.完成領導交辦的其他臨時性行政事務工作，如文件打印、復印、掃描等。2.協(xié)助其他部門開展工作，提供必要的行政支持和服務。四、工作流程（一）文件管理流程1.文件收集各部門在工作過程中產生的文件，應及時交至文員處。文員定期到各部門收集文件，確保文件無遺漏。2.文件整理文員對收集到的文件進行分類，如按照部門、文件類型、時間等進行分類。對文件進行編號，編號應遵循一定的規(guī)則，便于識別和管理。3.文件歸檔將整理好的文件按照分類標準放入相應的檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標注清晰的名稱和編號。在電腦中建立文件索引目錄，記錄文件的名稱、編號、存放位置等信息，方便查找。4.文件借閱員工因工作需要借閱文件時，需填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱時間和歸還時間等信息。文員對申請表進行審核，經(jīng)批準后，方可將文件借給借閱人，并做好借閱登記。借閱人應在規(guī)定時間內歸還文件，如因特殊情況需要延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.文件銷毀對于已過期或不再使用的文件，文員應定期進行清理。填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量等信息，經(jīng)領導批準后，按照規(guī)定的方式進行銷毀。對文件銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等。（二）檔案管理流程1.檔案收集各業(yè)務部門在業(yè)務辦理過程中形成的檔案，應及時整理并移交至文員處。文員對移交的檔案進行初步審核，確保檔案資料齊全、完整。2.檔案整理根據(jù)檔案分類標準，對檔案進行分類整理，如租賃合同檔案可按照客戶名稱、租賃時間等進行分類。對每份檔案進行編號，建立檔案編號體系，便于查詢和管理。對檔案中的文件進行排序，確保檔案內容的邏輯性和連貫性。3.檔案歸檔將整理好的檔案裝入檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標明檔案名稱、編號、日期等信息。將檔案存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找。在電腦中建立電子檔案庫，將檔案信息錄入系統(tǒng)，包括檔案名稱、編號、日期、內容摘要等，方便檢索和查閱。4.檔案查閱公司內部人員因工作需要查閱檔案時，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱原因等信息。文員對申請表進行審核，經(jīng)批準后，方可提供檔案查閱服務，并做好查閱登記。查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，如需復印或摘抄檔案內容，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.檔案保管定期對檔案進行檢查，確保檔案的安全和完整，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。對檔案存放環(huán)境進行維護，保持檔案室的清潔、干燥和通風良好。按照規(guī)定的期限對檔案進行保管，到期后如需銷毀，應按照檔案銷毀流程辦理相關手續(xù)。（三）辦公用品管理流程1.采購計劃制定文員定期統(tǒng)計辦公用品的庫存數(shù)量，根據(jù)實際使用情況和庫存情況，制定辦公用品采購計劃。采購計劃應包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等信息。2.采購申請將采購計劃提交給上級領導審批，經(jīng)批準后，填寫《辦公用品采購申請表》?！掇k公用品采購申請表》應包括采購計劃中的各項信息，并注明采購預算、采購方式等內容。3.采購實施根據(jù)批準的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等條款。跟進采購進度，確保辦公用品按時、按質、按量到貨。4.入庫驗收辦公用品到貨后，文員負責組織相關人員進行驗收。驗收內容包括辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質量等，確保與采購合同一致。對驗收合格的辦公用品進行入庫登記，填寫《辦公用品入庫單》，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息。5.保管發(fā)放將入庫的辦公用品存放在指定的倉庫或儲物間，按照類別和規(guī)格進行擺放，便于管理和發(fā)放。員工需要領取辦公用品時，填寫《辦公用品領用申請表》，注明領用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。文員對申請表進行審核，經(jīng)批準后，按照申請表上的內容發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。6.庫存盤點定期對辦公用品進行庫存盤點，核實庫存數(shù)量與賬面數(shù)量是否一致。編制《辦公用品盤點表》，記錄盤點結果，如發(fā)現(xiàn)盤盈或盤虧情況，應及時查明原因并進行處理。根據(jù)盤點結果，調整辦公用品庫存臺賬，確保庫存信息的準確性。（四）會議組織與安排流程1.會議計劃制定根據(jù)公司工作安排和領導要求，制定會議計劃，明確會議的主題、時間、地點、參會人員等信息。將會議計劃發(fā)送給相關部門和人員，提前做好會議準備工作。2.會議準備預訂會議場地，根據(jù)會議規(guī)模和參會人數(shù)選擇合適的會議室，并確保會議室的環(huán)境整潔、設備齊全。調試會議設備，如投影儀、音響、麥克風等，確保設備正常運行。準備會議資料，如會議議程、會議文件、發(fā)言稿等，并提前發(fā)放給參會人員。在會議現(xiàn)場擺放好桌椅、文具等物品，營造良好的會議氛圍。3.會議通知在會議前一天或提前適當時間，再次通知參會人員會議的時間、地點和議程，提醒參會人員做好準備。對于重要會議，可通過多種方式進行通知，如郵件、短信、電話等，確保參會人員能夠及時收到通知。4.會議記錄在會議過程中，認真做好會議記錄，記錄會議的主要內容、討論要點、決議事項等。會議記錄應準確、完整、清晰，可采用手寫或電子記錄的方式。會議結束后，及時整理會議記錄，形成會議紀要，并發(fā)送給相關人員。5.會議跟進跟進會議決議的執(zhí)行情況，及時了解各項工作的進展情況。定期向領導匯報會議決議的執(zhí)行情況，如有問題及時協(xié)調解決。（五）電話與郵件處理流程1.電話接聽及時接聽公司電話，禮貌問候對方，并自報公司名稱和部門。認真傾聽對方講話，記錄重要信息，如對方姓名、聯(lián)系方式、咨詢或投訴內容等。根據(jù)對方需求，準確解答問題或轉接相關人員，并做好記錄。2.電話轉接對于需要轉接的電話，先確認對方身份和轉接原因，然后轉接給相關人員。告知被轉接人員有電話，并簡要說明轉接原因。如果被轉接人員不在或無法接聽，應禮貌告知對方，并提供其他聯(lián)系方式或建議對方稍后再撥。3.郵件收發(fā)每天定時收發(fā)公司郵件，及時查看郵箱，確保郵件無遺漏。對收到的郵件進行分類，根據(jù)郵件內容和性質，分別轉發(fā)給相關人員或部門。對于重要郵件，及時提醒相關人員查看，并跟進處理情況。發(fā)送郵件時，認真填寫收件人、主題、正文等信息，確保郵件內容準確、清晰。對發(fā)送的郵件進行備份，以便日后查閱。（六）考勤管理流程1.考勤記錄每天按時記錄員工的考勤情況，包括出勤、遲到、早退、請假、曠工等?？刹捎每记跈C打卡記錄或手工記錄的方式，確?？记谟涗浀臏蚀_性。2.考勤統(tǒng)計每周或每月定期對考勤記錄進行統(tǒng)計，計算員工的出勤天數(shù)、遲到次數(shù)、早退次數(shù)、請假天數(shù)等。將考勤統(tǒng)計結果填入考勤報表中，確保報表數(shù)據(jù)準確、清晰。3.考勤報表制作根據(jù)考勤統(tǒng)計結果，制作考勤報表，包括員工姓名、部門、出勤情況、請假原因等信息。將考勤報表提交給人力資源部門，作為員工績效考核和薪資核算的依據(jù)。4.考勤異常處理對于考勤異常情況，如曠工、遲到、早退等，及時與相關員工溝通，了解原因。根據(jù)公司考勤制度，對考勤異常情況進行處理，如扣除相應的工資、績效分等。將考勤異常處理結果記錄在案，并告知相關員工。（七）環(huán)境衛(wèi)生維護流程1.衛(wèi)生檢查每天定時對公司辦公區(qū)域進行衛(wèi)生檢查，包括地面、桌面、門窗、衛(wèi)生間等部位。檢查衛(wèi)生狀況是否符合要求，如是否有垃圾、污漬、灰塵等。2.清潔安排根據(jù)衛(wèi)生檢查情況，安排員工進行清潔工作。明確清潔工作的范圍和標準，如地面清掃的頻率、桌面擦拭的要求等。3.清潔實施員工按照清潔安排進行清潔工作，確保辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生整潔。在清潔過程中，注意節(jié)約資源，避免浪費。4.綠植養(yǎng)護定期對公司公共區(qū)域的綠植進行澆水、施肥、修剪等養(yǎng)護工作。觀察綠植的生長情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理病蟲害等問題。根據(jù)季節(jié)和環(huán)境變化，合理調整綠植的擺放位置，保持環(huán)境美觀。五、工作規(guī)范（一）行為規(guī)范1.遵守公司的各項規(guī)章制度，按時上下班，不遲到、不早退、不曠工。2.保持良好的工作態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)，對待工作認真負責，積極主動。3.注重言行舉止，使用文明用語，禮貌待人，樹立公司良好形象。4.保守公司機密，不泄露公司的商業(yè)信息、客戶資料等。（二）文件處理規(guī)范1.文件的起草、審核、審批應嚴格按照公司規(guī)定的流程進行，確保文件的合法性、準確性和規(guī)范性。2.文件的格式應統(tǒng)一，字體、字號、排版等應符合公司要求。3.文件的編號應連續(xù)、唯一，便于識別和管理。4.文件的歸檔應及時、準確，確保文件能夠方便地查閱和使用。（三）辦公用品使用規(guī)范1.辦公用品應按需領取，不得浪費，嚴禁私用辦公用品。2.愛護辦公用品，妥善保管，如有損壞應及時報修或更換。3.節(jié)約使用紙張、筆墨等辦公用品，提倡雙面打印、復印，減少浪費。（四）會議組織規(guī)范1.會議組織者應提前做好充分的準備工作，確保會議順利進行。2.會議期間應保持良好的秩序，參會人員應認真傾聽，積極發(fā)言，不得隨意打斷他人講話。3.會議記錄應詳細、準確，能夠真實反映會議內容和決議。4.會議結束后，應及時整理會議紀要，并發(fā)送給相關人員。（五）電話與郵件溝通規(guī)范1.接聽電話時應禮貌、熱情，及時解答對方問題，不得推諉或敷衍。2.發(fā)送郵件時應主題明確、內容簡潔、格式規(guī)范，避免使用模糊或歧義的語言。3.對于重要的電話和郵件，應及時回復，不得拖延。（六）考勤管理規(guī)范1.嚴格按照公司考勤制度進行考勤記錄和統(tǒng)計，確?？记跀?shù)據(jù)的真實性和準確性。2.對于考勤異常情況，應及時處理，并做好記錄。3.不得擅自更改考勤記錄，如有違反，將嚴肅處理。（七）環(huán)境衛(wèi)生維護規(guī)范1.衛(wèi)生清潔工作應按時、按質完成，確保辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生整潔。2.注意清潔過程中的安全，避免發(fā)生意外事故。3.愛護公共設施和綠植，不得隨意破壞。六、考核與