檔案保管期限規(guī)定

檔案保管期限規(guī)定?一、總則1.目的為了加強(qiáng)檔案管理，科學(xué)合理地確定檔案保管期限，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案。3.基本原則檔案保管期限的確定應(yīng)遵循以下原則：依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的合法性和規(guī)范性。結(jié)合公司實(shí)際情況，充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和潛在利用價(jià)值。保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查閱。二、檔案保管期限的劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括：公司章程、公司設(shè)立、變更、終止的文件材料。公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等重要會(huì)議記錄及決議。公司發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃及總結(jié)。公司重要的合同、協(xié)議、契約等。公司重大項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、驗(yàn)收等文件材料。公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等財(cái)務(wù)檔案。公司機(jī)構(gòu)演變、人員任免、獎(jiǎng)勵(lì)處分等文件材料。公司的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、錦旗等實(shí)物檔案。2.長(zhǎng)期保管凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。主要包括：公司一般性會(huì)議記錄及決議。公司年度工作安排、工作總結(jié)及匯報(bào)材料。公司一般業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件材料，如業(yè)務(wù)往來信函、報(bào)表等。公司一般性合同、協(xié)議。公司職工培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)及培訓(xùn)教材等。公司設(shè)備采購、安裝、調(diào)試等文件材料。公司房屋、土地等固定資產(chǎn)的購置、轉(zhuǎn)讓、租賃等文件材料。3.短期保管凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。主要包括：公司臨時(shí)性會(huì)議記錄。公司一般性通知、便函等文件材料。公司日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中的一般性報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。公司一般性的工作請(qǐng)示、報(bào)告等文件材料。公司職工的一般性考核、考勤等文件材料。三、各類檔案保管期限的具體規(guī)定行政管理類檔案1.公司行政管理制度公司制定的各項(xiàng)行政管理制度、規(guī)定、辦法等，永久保管。修訂的行政管理制度，長(zhǎng)期保管。2.公司行政會(huì)議文件公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等重要會(huì)議的文件材料，永久保管。公司年度工作會(huì)議、半年工作會(huì)議等一般性會(huì)議的文件材料，長(zhǎng)期保管。公司臨時(shí)性會(huì)議的文件材料，短期保管。3.公司行政事務(wù)文件公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、崗位職責(zé)等文件材料，永久保管。公司人員任免、調(diào)配、考核、獎(jiǎng)懲等文件材料，永久保管。公司行政事務(wù)性通知、通報(bào)、報(bào)告等文件材料，短期保管。4.公司外事活動(dòng)文件公司出國（境）考察、訪問、培訓(xùn)等外事活動(dòng)的審批文件、報(bào)告、總結(jié)等，長(zhǎng)期保管。公司與國外機(jī)構(gòu)、企業(yè)簽訂的合作協(xié)議、意向書等，永久保管。財(cái)務(wù)管理類檔案1.會(huì)計(jì)憑證涉及外事、投資、產(chǎn)權(quán)等重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證，永久保管。其他會(huì)計(jì)憑證，長(zhǎng)期保管。2.會(huì)計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬等會(huì)計(jì)賬簿，長(zhǎng)期保管。固定資產(chǎn)卡片，在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告，永久保管。半年度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告，長(zhǎng)期保管。月度財(cái)務(wù)報(bào)告，短期保管。4.財(cái)務(wù)審計(jì)文件公司內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、審計(jì)意見等，長(zhǎng)期保管。外部審計(jì)機(jī)構(gòu)出具的審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定等，永久保管。人力資源管理類檔案1.員工基本信息檔案員工入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、勞動(dòng)合同等，長(zhǎng)期保管。員工崗位變動(dòng)、薪資調(diào)整等文件材料，長(zhǎng)期保管。2.員工培訓(xùn)檔案員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核成績(jī)等，長(zhǎng)期保管。3.員工績(jī)效考核檔案員工績(jī)效考核方案、考核結(jié)果、績(jī)效反饋等文件材料，長(zhǎng)期保管。4.員工薪酬福利檔案員工工資表、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、福利發(fā)放記錄等，長(zhǎng)期保管。5.員工社會(huì)保險(xiǎn)檔案員工社會(huì)保險(xiǎn)參保登記表、繳費(fèi)記錄、待遇享受記錄等，長(zhǎng)期保管。業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場(chǎng)營銷檔案市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析預(yù)測(cè)報(bào)告等，長(zhǎng)期保管。銷售合同、銷售訂單、銷售發(fā)票等，長(zhǎng)期保管?？蛻粜畔n案，長(zhǎng)期保管。2.生產(chǎn)管理檔案生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，長(zhǎng)期保管。產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量控制記錄等，長(zhǎng)期保管。設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備故障維修記錄等，長(zhǎng)期保管。3.物資采購檔案物資采購計(jì)劃、采購合同、采購訂單等，長(zhǎng)期保管。物資驗(yàn)收記錄、入庫單、出庫單等，長(zhǎng)期保管。供應(yīng)商信息檔案，長(zhǎng)期保管。4.技術(shù)研發(fā)檔案科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書、項(xiàng)目合同書等，永久保管?？蒲许?xiàng)目研究報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、技術(shù)鑒定證書等，永久保管。產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，長(zhǎng)期保管。基本建設(shè)類檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等，永久保管。2.設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件等，長(zhǎng)期保管。3.施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工日志等，長(zhǎng)期保管。工程變更通知單、工程洽商記錄等，長(zhǎng)期保管。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)等，長(zhǎng)期保管。5.竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告等，永久保管。聲像檔案1.照片檔案反映公司重大活動(dòng)、重要事件、領(lǐng)導(dǎo)視察等具有歷史價(jià)值的照片，永久保管。一般性工作活動(dòng)照片，長(zhǎng)期保管。2.錄像檔案反映公司重大活動(dòng)、重要事件、工程建設(shè)等具有歷史價(jià)值的錄像，永久保管。一般性工作活動(dòng)錄像，長(zhǎng)期保管。電子檔案1.重要的電子文件涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要決策等電子文件，永久保管。其他具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，長(zhǎng)期保管。2.一般性電子文件日常辦公產(chǎn)生的一般性電子文件，短期保管。四、檔案保管期限的確定方法1.依據(jù)檔案內(nèi)容根據(jù)檔案所記錄的信息，判斷其對(duì)公司工作的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，確定保管期限。2.參考國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)參照國家檔案局及行業(yè)主管部門制定的檔案保管期限表，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限。3.征求意見對(duì)于一些重要或復(fù)雜的檔案，可征求公司相關(guān)部門、業(yè)務(wù)專家及檔案管理部門的意見，綜合確定保管期限。五、檔案保管期限的調(diào)整與變更1.定期評(píng)估公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已確定保管期限的檔案進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值變化情況，及時(shí)調(diào)整保管期限。2.特殊情況處理因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、機(jī)構(gòu)調(diào)整、法律法規(guī)變化等原因，需要變更檔案保管期限的，由檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。六、檔案保管期限的執(zhí)行與監(jiān)督1.嚴(yán)格執(zhí)行各部門應(yīng)嚴(yán)格按照本規(guī)定確定的檔案保管期限，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行整理、歸檔和保管，不得擅自縮短或延長(zhǎng)保管期限。2.監(jiān)督檢查公司檔案管理