某某地產(chǎn)股份有限公司檔案管理實(shí)施細(xì)則

某某地產(chǎn)股份有限公司檔案管理實(shí)施細(xì)則?一、總則（一）目的為加強(qiáng)某某地產(chǎn)股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱"公司"）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本實(shí)施細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于公司總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則：全面收集、整理公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司的工作實(shí)際和歷史面貌。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。檔案管理部門應(yīng)配備與工作相適應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案工作的順利開展。3.在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，各部門應(yīng)及時(shí)形成、積累檔案，并按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和歸檔。（三）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全與完整。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和有效利用。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作情況。7.參與公司重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)檔案的專項(xiàng)管理工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，人事檔案，印章管理文件等。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件。3.經(jīng)營(yíng)管理類：包括公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的文件。4.合同協(xié)議類：包括公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.工程建設(shè)類：包括工程項(xiàng)目前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗(yàn)收文件等。6.產(chǎn)品營(yíng)銷類：包括樓盤宣傳資料、銷售合同、客戶信息等。7.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)文件等。8.法務(wù)合規(guī)類：包括法律事務(wù)文件、合規(guī)檢查文件、訴訟仲裁文件等。9.信息化管理類：包括信息系統(tǒng)建設(shè)、信息安全管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等方面的文件。10.其他類：不屬于上述各類的其他檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用"大類代碼+年度+順序號(hào)"的結(jié)構(gòu)。2.大類代碼用兩位數(shù)字表示，具體如下：01行政管理類，02黨群工作類，03經(jīng)營(yíng)管理類，04合同協(xié)議類，05工程建設(shè)類，06產(chǎn)品營(yíng)銷類，07財(cái)務(wù)審計(jì)類，08法務(wù)合規(guī)類，09信息化管理類，10其他類。3.年度用四位數(shù)字表示，如2023年。4.順序號(hào)用六位數(shù)字表示，從000001開始依次編排。5.例如，行政管理類2023年的第一份檔案編號(hào)為012023000001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。3.公司員工在工作中形成的與工作相關(guān)的各類文件。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行整理。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要文件。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片或錄入檔案管理系統(tǒng)。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。4.編制檔案檢索工具，如全宗指南、分類目錄、專題目錄等，方便檔案的查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份措施，如異地備份、數(shù)字化備份等，確保檔案的安全。5.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止檔案被盜、被篡改或損壞。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理的規(guī)定。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司的決策、管理、經(jīng)營(yíng)等提供支持和服務(wù)。3.保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用流程1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)《檔案查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排查閱，并指定專人負(fù)責(zé)提供檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）特殊利用情況處理1.涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供查閱。2.對(duì)于司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理手續(xù)，并由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年以上）和短期（[X]年以下）三種。（二）銷毀程序1.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列出檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式，如焚燒、粉碎等，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子文件。掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為通用的圖片格式，如JPEG、TIFF等。2.圖像處理：對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，如去噪、去污、裁剪、糾偏等，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的元數(shù)據(jù)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，如檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等。4.掛接存儲(chǔ)：將處理后的電子文件掛接到檔案管理系統(tǒng)中，并存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、保管、利用等全過程管理。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號(hào)等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同用戶的權(quán)限，確保檔案信息的安全。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問和操作相應(yīng)的檔案。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份恢復(fù)功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合公司規(guī)定。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案管理工作的組織建設(shè)、制度執(zhí)行、檔案質(zhì)量、利用效果等方面。3