企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定

企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定?一、總則（一）目的為加強企業(yè)職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于企業(yè)內(nèi)全體職工檔案的管理工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則企業(yè)職工檔案由企業(yè)人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映職工的歷史和現(xiàn)實情況，嚴禁虛假材料進入檔案。3.完整性原則全面收集職工在各個時期形成的各類材料，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守檔案保密制度，確保職工檔案信息不泄露。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料包括職工個人經(jīng)歷、學歷、工作經(jīng)歷等方面的材料，如履歷表、學歷證書復印件、工作調動審批表等。（二）自傳材料職工撰寫的反映個人成長經(jīng)歷、思想演變過程的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表、聘期考核表等各類考核材料。2.職工在工作中受到表揚、獎勵或批評、處分的相關材料。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料1.學歷學位證書、成績單、培訓結業(yè)證書等。2.專業(yè)技術職務任職資格評審表、聘任文件等。（五）政審材料政治歷史審查、出國（境）政審等相關材料。（六）黨團材料1.入黨、入團志愿書、申請書、轉正申請書等。2.黨團組織關系介紹信、證明等。（七）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、調資通知等工資相關材料。2.任免文件、職務變動審批表等。3.出國（境）審批表、護照復印件等出國（境）相關材料。（八）其他可供組織參考的材料如體檢表、勞動合同、解除（終止）勞動合同證明等。三、檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門負責定期收集職工檔案材料，各部門應積極配合，及時將涉及職工的相關材料移交人力資源部門。2.職工個人應如實提供本人相關材料，如有隱瞞或提供虛假材料，將追究相應責任。（二）整理1.按照檔案內(nèi)容分類，對收集到的材料進行排序、編目。2.去除重復、無效材料，確保每份材料清晰、完整。3.編寫檔案目錄，建立電子檔案索引，方便查詢和管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保檔案安全。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度適宜。（二）保管要求1.檔案應分類存放，按照檔案類別和保管期限進行排列。2.定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整。3.對破損、褪色的檔案材料進行修復或復制，保證檔案的可讀性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱職工檔案的，須填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和人力資源部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案應在指定地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱后應及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（二）借閱1.特殊情況需要借閱職工檔案的，須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)人力資源部門負責人和企業(yè)分管領導批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的轉遞（一）轉遞條件1.職工因工作調動、辭職、退休等原因離開企業(yè)時，應及時辦理檔案轉遞手續(xù)。2.檔案轉遞應符合國家有關規(guī)定和接收單位的要求。（二）轉遞程序1.人力資源部門開具檔案轉遞通知單，注明檔案內(nèi)容、轉遞原因等信息。2.將檔案材料整理密封，通過機要交通或專人送取等方式轉遞至接收單位。3.及時與接收單位核對檔案轉遞情況，并在檔案轉遞回執(zhí)上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.利用信息技術建立企業(yè)職工檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.將職工檔案內(nèi)容錄入信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便查詢、統(tǒng)計和分析。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法篡改。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理員職責1.負責職工檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱和轉遞等日常管理工作。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。3.維護檔案庫房的安全和衛(wèi)生，定期檢查檔案保管情況。4.協(xié)助有關部門做好檔案資料的統(tǒng)計和分析工作。（二）人力資源部門負責人職責1.全面負責企業(yè)職工檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和制度。2.監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。3.協(xié)調處理檔案管理工作中的重大事項，確保檔案管理工作與企業(yè)整體工作相適應。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對職工檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.企業(yè)內(nèi)部審計部門不定期對檔案管理工作進行審計監(jiān)督，確保檔案管理工作合法合規(guī)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合整改工作。2.根據(jù)監(jiān)督檢查意見，不斷完善檔案管理工作制度和流程。十、責任追究（一）對違反檔案管理規(guī)定行為的處理1.對擅自涂改、抽取、撤換檔案材料的，責令改正，并視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。2.對泄露職工檔案信息的，依法追究相關人員的法律責任。（二）對檔案管理人員失職行為的處理1.檔案管理人員因工作失誤導致檔案損壞、丟失或信息泄露的，給予批評教育、責令賠償?shù)忍幚?；情?jié)嚴重的，予以辭退。2.對在檔案管理工作中玩忽職守、徇私舞弊