發(fā)票管理制度

發(fā)票管理制度?一、總則1.目的為加強公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管及使用行為，防范稅務風險，保障公司合法權益，根據《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實施細則等相關法律法規(guī)，結合公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在生產經營活動中涉及發(fā)票的各類事項。3.職責分工財務部負責制定和完善公司發(fā)票管理制度，并組織實施和監(jiān)督。負責發(fā)票的購買、保管、發(fā)放、繳銷等工作。負責指導、審核公司各部門發(fā)票的開具、取得及使用情況。負責稅務申報及繳納工作，確保發(fā)票使用符合稅務法規(guī)要求。各業(yè)務部門負責本部門業(yè)務活動中發(fā)票的申請、開具、取得及傳遞等工作。按照發(fā)票管理規(guī)定，妥善保管取得的發(fā)票及相關業(yè)務資料。配合財務部做好發(fā)票管理相關工作，接受財務部的監(jiān)督和檢查。二、發(fā)票的種類及適用范圍1.發(fā)票種類增值稅專用發(fā)票：適用于公司與一般納稅人之間的銷售貨物、提供應稅勞務或應稅服務等交易。增值稅普通發(fā)票：包括折疊票、卷票和電子普通發(fā)票，適用于公司與小規(guī)模納稅人、個人消費者之間的銷售交易，以及增值稅應稅項目中不得開具專用發(fā)票的其他情形。機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票：用于公司銷售機動車時開具。通用機打發(fā)票：根據業(yè)務實際需要，在特定地區(qū)或行業(yè)使用的發(fā)票。2.適用范圍公司銷售貨物、提供加工修理修配勞務、銷售服務、無形資產或者不動產，應按照規(guī)定向購買方開具發(fā)票。公司購買貨物、接受勞務或服務等，應向銷售方取得合法有效的發(fā)票。三、發(fā)票的開具1.開具原則發(fā)票開具應按照實際銷售情況如實開具，不得根據購買方要求填開與實際交易不符的內容。發(fā)票開具的項目應齊全，與實際交易相符；字跡清楚，不得壓線、錯格；發(fā)票聯和抵扣聯應加蓋發(fā)票專用章。開具發(fā)票應當按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。2.開具流程業(yè)務部門申請：業(yè)務部門在發(fā)生銷售業(yè)務并確認收入實現后，填寫《發(fā)票開具申請表》，詳細注明客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數量、單價、金額、稅額等信息，并提交相關業(yè)務合同或協議等資料作為附件。財務部審核：財務部收到《發(fā)票開具申請表》及相關資料后，對開票信息的準確性、完整性以及業(yè)務的真實性進行審核。審核內容包括客戶信息是否正確、交易內容是否符合公司經營范圍及業(yè)務實際情況、金額與稅額計算是否準確等。如審核無誤，在申請表上簽字確認；如發(fā)現問題，及時與業(yè)務部門溝通并要求其修改完善。發(fā)票開具：經財務部審核通過后，開票人員根據審核后的信息，通過防偽稅控系統(tǒng)或其他開票軟件開具發(fā)票。開具發(fā)票時，應確保發(fā)票代碼、號碼與紙質發(fā)票一致，發(fā)票內容與申請表及相關資料相符。發(fā)票交付：發(fā)票開具后，由業(yè)務部門負責將發(fā)票及時交付給客戶。對于增值稅專用發(fā)票，原則上應通過郵寄或專人送達等方式確?？蛻裟馨踩?、及時收到發(fā)票，并要求客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認。如客戶有特殊要求，需自提發(fā)票的，應要求客戶出示有效身份證件，并做好登記記錄。3.開具時限公司應按照增值稅納稅義務發(fā)生時間開具發(fā)票。采取直接收款方式銷售貨物，不論貨物是否發(fā)出，均為收到銷售款或者取得索取銷售款憑據的當天；先開具發(fā)票的，為開具發(fā)票的當天。采取托收承付和委托銀行收款方式銷售貨物，為發(fā)出貨物并辦妥托收手續(xù)的當天。采取賒銷和分期收款方式銷售貨物，為書面合同約定的收款日期的當天，無書面合同的或者書面合同沒有約定收款日期的，為貨物發(fā)出的當天。采取預收貨款方式銷售貨物，為貨物發(fā)出的當天，但生產銷售生產工期超過12個月的大型機械設備、船舶、飛機等貨物，為收到預收款或者書面合同約定的收款日期的當天。委托其他納稅人代銷貨物，為收到代銷單位的代銷清單或者收到全部或者部分貨款的當天。未收到代銷清單及貨款的，為發(fā)出代銷貨物滿180天的當天。銷售應稅勞務，為提供勞務同時收訖銷售款或者取得索取銷售款的憑據的當天。視同銷售貨物行為，為貨物移送的當天。四、發(fā)票的取得1.取得原則公司在購買貨物、接受勞務或服務等經濟活動中，應向銷售方取得合法有效的發(fā)票。取得的發(fā)票應符合國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，發(fā)票內容應真實、完整、準確。不得取得虛開發(fā)票、偽造發(fā)票、作廢發(fā)票等不符合規(guī)定的發(fā)票，不得要求銷售方開具與實際交易不符的發(fā)票。2.取得流程業(yè)務經辦：業(yè)務部門在發(fā)生采購業(yè)務時，應主動向銷售方索取發(fā)票。經辦人員應認真審核發(fā)票的基本信息，包括發(fā)票名稱、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數量、單價、金額、稅額、發(fā)票專用章等，確保發(fā)票內容與實際交易相符。發(fā)票審核：業(yè)務經辦人員取得發(fā)票后，應及時將發(fā)票及相關業(yè)務資料提交給本部門負責人進行初審。初審內容包括發(fā)票的真實性、完整性、合規(guī)性以及與業(yè)務的關聯性等。如初審通過，在發(fā)票背面簽字確認，并連同其他業(yè)務資料一并提交給財務部進行復審。財務部復審：財務部收到業(yè)務部門提交的發(fā)票及相關資料后，進行全面復審。復審除關注發(fā)票的基本信息外，還重點審核發(fā)票的開具內容是否符合稅收法規(guī)規(guī)定、發(fā)票格式是否規(guī)范、發(fā)票專用章是否清晰有效、發(fā)票與業(yè)務合同或協議是否一致等。如復審發(fā)現問題，應及時與業(yè)務部門溝通，要求其與銷售方聯系更換或補正發(fā)票。發(fā)票入賬：經財務部復審無誤的發(fā)票，按照公司財務核算規(guī)定及時進行賬務處理。對于增值稅專用發(fā)票，應在規(guī)定期限內進行認證抵扣，確保公司合法權益。3.特殊情況處理若因特殊原因無法取得發(fā)票，業(yè)務部門應及時向財務部說明情況，并提供相關證明材料，如合同協議、付款憑證、對方收款收據等。財務部根據實際情況進行評估，在確保業(yè)務真實、合理的前提下，按照公司財務制度規(guī)定進行相應處理。如取得的發(fā)票存在錯誤，應及時與銷售方聯系，要求其重新開具正確的發(fā)票。如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，應取得銷售方開具的紅字發(fā)票及證明材料，并按照規(guī)定進行相應的賬務處理。五、發(fā)票的保管1.保管責任財務部設立專門的發(fā)票保管崗位，負責公司發(fā)票的日常保管工作。發(fā)票保管人員應具備責任心強、熟悉發(fā)票管理規(guī)定等條件。各業(yè)務部門應指定專人負責本部門取得發(fā)票及相關業(yè)務資料的臨時保管，并按照財務部要求及時移交發(fā)票。2.保管要求發(fā)票應存放于安全、干燥、防火、防潮、防蟲的專用場所，確保發(fā)票的完整性和安全性。增值稅專用發(fā)票應按照稅務機關的要求進行專柜存放，并實行專人專管。發(fā)票保管人員應建立發(fā)票保管臺賬，詳細記錄發(fā)票的種類、號碼、開具日期、取得日期、開具金額、取得金額、領用情況、繳銷情況等信息，確保賬實相符。已開具的發(fā)票存根聯和發(fā)票登記簿，應當保存5年。保存期滿，報經稅務機關查驗后銷毀。3.盤點清查財務部應定期對發(fā)票進行盤點清查，確保發(fā)票的實際數量與保管臺賬記錄一致。盤點清查工作至少每年進行一次，并形成盤點報告。如發(fā)現發(fā)票丟失、被盜、損毀等情況，應立即向財務部負責人報告，并及時采取措施進行掛失、補辦等處理。同時，按照稅務機關的要求，辦理相關手續(xù)，接受稅務機關的處罰。六、發(fā)票的使用1.使用范圍公司發(fā)票僅限于在公司正常生產經營活動中，按照規(guī)定用途開具和使用，不得轉借、轉讓、代開發(fā)票，不得自行擴大發(fā)票使用范圍。不得利用發(fā)票進行虛開、虛抵稅款等違法違規(guī)行為。2.使用登記發(fā)票保管人員應建立發(fā)票使用登記制度，對發(fā)票的領用、開具、作廢、紅字沖銷等情況進行詳細登記。登記內容包括發(fā)票號碼、開具日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、金額、稅額、領用人簽字等。業(yè)務部門領用發(fā)票時，應填寫《發(fā)票領用申請表》，注明領用發(fā)票的種類、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字批準后，到財務部辦理領用手續(xù)。發(fā)票保管人員按照申請表內容發(fā)放發(fā)票，并在使用登記臺賬上進行記錄。3.作廢與紅字發(fā)票處理作廢發(fā)票：開具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，不得隨意作廢發(fā)票。如因特殊原因需要作廢發(fā)票，應在防偽稅控系統(tǒng)或其他開票軟件中按照規(guī)定程序進行操作，并在紙質發(fā)票上注明"作廢"字樣，全聯次留存。同時，在發(fā)票使用登記臺賬上注明作廢原因及日期等信息。紅字發(fā)票：開具紅字發(fā)票應按照國家稅務總局的相關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，由購買方或銷售方在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，經稅務機關系統(tǒng)校驗通過后，銷售方憑稅務機關系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票。開具紅字發(fā)票時，應在發(fā)票上注明對應的藍字發(fā)票信息，并在發(fā)票使用登記臺賬上詳細記錄紅字發(fā)票開具的原因、對應藍字發(fā)票號碼及開具日期等信息。七、稅務申報與繳納1.稅務申報財務部應按照國家稅收法律法規(guī)及稅務機關的要求，及時、準確地進行納稅申報。納稅申報資料包括增值稅納稅申報表、發(fā)票領用存報表、財務報表等相關資料。在申報過程中，應認真核對發(fā)票開具金額、稅額等信息，確保申報數據與發(fā)票實際情況相符。如發(fā)現申報數據有誤，應及時進行調整，并向稅務機關說明情況。2.稅款繳納根據稅務機關核定的納稅期限和金額，財務部應及時足額繳納稅款。繳納稅款時，應通過銀行轉賬等合法方式進行，并取得完稅憑證。定期對稅款繳納情況進行核對和分析，確保公司納稅義務的履行符合法律法規(guī)要求，避免出現逾期繳納稅款等情況導致的稅務風險。八、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督財務部應定期對公司各部門發(fā)票的開具、取得、保管及使用情況進行檢查和監(jiān)督，確保發(fā)票管理工作符合制度要求。檢查內容包括發(fā)票開具是否規(guī)范、取得發(fā)票是否合法有效、發(fā)票保管是否安全完整、發(fā)票使用是否符合規(guī)定等。各業(yè)務部門應配合財務部的監(jiān)督檢查工作，如實提供發(fā)票及相關業(yè)務資料。對于檢查中發(fā)現的問題，財務部應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.外部檢查應對如遇稅務機關等外部部門對公司發(fā)票管理情況進行檢查，財務部應積極配合，如實提供相關資料和信息。對于檢查中提出的問題，應認真分析原因，及時整改，并按照要求提交整改報告。根據外部檢查反饋的意見和建議，及時修訂和完善公司發(fā)票管理制度，加強發(fā)票管理工作，防范稅務風險。九、違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，由公司視情節(jié)輕重給予相應的處罰：未按照規(guī)定開具發(fā)票的，責令改正，沒收違法所得，可以并處1萬元以下的罰款；有違法所得的予以沒收。未按照規(guī)定取得發(fā)票的，不得作為財務報銷憑證，由稅務機關責令限期改正，可以并處1萬元以下的罰款。轉借、轉讓、代開發(fā)票的，由稅務機關沒收違法所得，沒收作案工具，可以并處1萬元以下的罰款；情節(jié)嚴重的，并處1萬元以上3萬元以下的罰款；有違法所得的予以沒收。虛開發(fā)票的，由稅務機關沒收違法所得；虛開金額在1萬元以下的，可以并處5萬元以下的罰款；虛開金額超過1萬元的，并處5萬元以上50萬元以下的罰款；構成犯罪的，依法追究刑事責任。私自印制、偽造、變造發(fā)票，非法制造發(fā)票防偽專用品，偽造發(fā)票監(jiān)制章的，由稅務機關沒收違法所得，沒收作案工具，并處1萬元以上5萬元以下的罰款；情節(jié)嚴重