信息技術(shù) 第一冊（五年制高職）教案 3.1.6 文檔協(xié)同編輯

.1.6文檔協(xié)同編輯編輯文檔時，為方便文檔在不同人員之間進(jìn)行傳閱、修改，Word2016提供了審閱功能，它主要包括兩方面：一是文檔審閱者在文檔的修訂模式下修改原文檔，而文檔作者可以決定是拒絕還是接受修訂；二是文檔審閱者可通過為文檔添加批注的方式，對文檔的某些內(nèi)容提出自己的看法和建議，而文檔作者可據(jù)此決定是否修改文檔。使用Word2016的文檔修訂功能可以突出顯示審閱者對文檔所做的修改，如添加、刪除、修改文檔內(nèi)容，或?qū)ξ臋n的排版方式進(jìn)行格式更改等，而文檔作者可以選擇接受或拒絕審閱者對文檔進(jìn)行的修改。1．開啟修訂狀態(tài)默認(rèn)情況下，修訂功能處于關(guān)閉狀態(tài)。若要開啟修訂狀態(tài)并標(biāo)記修訂過程，操作步驟如下：打開要進(jìn)行修訂的文檔，單擊“審閱”選項卡“修訂”組中的“修訂”按鈕，進(jìn)入修訂狀態(tài)，如圖1所示。圖1進(jìn)入修訂狀態(tài)對文檔進(jìn)行編輯，系統(tǒng)會根據(jù)修改操作的不同出現(xiàn)不同的修訂標(biāo)識。2．更改修訂選項當(dāng)多人同時參與對同一文檔的修訂時，將通過不同的顏色來區(qū)分不同修訂者的修訂內(nèi)容，從而很好地避免由于多人參與文檔修訂而造成的混亂局面。此外，用戶也可以對修訂選項的樣式進(jìn)行自定義設(shè)置，操作步驟如下：點擊“審閱”選項卡的“修訂”組右下角的對話框啟動器按鈕，打開“修訂選項”對話框，點擊“高級選項”按鈕，打開“高級修訂選項”對話框，如圖2所示。圖2“高級修訂選項”對話框分別在“標(biāo)記”“移動”“表單元格突出顯示”“格式”“批注框”設(shè)置區(qū)根據(jù)瀏覽習(xí)慣和具體需求設(shè)置修訂內(nèi)容的顯示情況。單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。然后進(jìn)行修訂操作，即可看到自定義的修訂內(nèi)容顯示效果。3．設(shè)置修訂標(biāo)記及狀態(tài)如果覺得文檔的修訂狀態(tài)看起來有點混亂，可以對修訂標(biāo)記狀態(tài)進(jìn)行切換。此外，還可以更改修訂者的名稱，設(shè)置顯示標(biāo)記等。（1）設(shè)置修訂狀態(tài)單擊“審閱”選項卡“修訂”組中“顯示以供審閱”按鈕右側(cè)的三角按鈕，在展開的下拉列表中可看到有4種狀態(tài)：簡單標(biāo)記、所有標(biāo)記、無標(biāo)記、原始狀態(tài)，如圖3所示。圖34種修訂狀態(tài)用戶可從中選擇一種查看文檔修訂建議的方式。例如，在最終接受或拒絕修訂之前，想預(yù)先看一下文檔在修訂后的真實狀態(tài)，可選擇“無標(biāo)記”選項，此時所有修訂標(biāo)記將被隱藏，文檔界面看起來整潔、清爽。（2）更改修訂者名稱在“修訂選項”對話框中，點擊“更改用戶名”選項，打開“Word選項”對話框，在“常規(guī)”設(shè)置區(qū)的“用戶名”編輯框中輸入用戶名并確定即可，如圖4所示。圖4更改修訂者名稱（3）設(shè)置顯示標(biāo)記單擊“修訂”組中的“顯示標(biāo)記”按鈕，在展開的下拉列表中選擇要顯示的修訂標(biāo)記及其顯示方式，如圖5所示。圖5設(shè)置顯示標(biāo)記4．接受修訂當(dāng)文檔作者拿到一篇經(jīng)過修改的文檔后，可查看修訂內(nèi)容并決定拒絕還是接受修訂，操作步驟如下：打開修訂后的文檔，在“審閱”選項卡的“更改”組中單擊“上一條”或“下一條”按鈕，可以查看各條修訂內(nèi)容。當(dāng)將插入點置于某處修訂時，單擊“更改”組中的“接受”按鈕，可接受修訂；單擊“拒絕”按鈕，可拒絕修訂，并且插入點移至下一條修訂。如果決定接受全部修訂，可單擊“更改”組中“接受”按鈕下方的三角按鈕，在展開的下拉列表中選擇“接受對文檔的所有修訂”選項；如果決定拒絕全部修訂，可單擊“更改”組中“拒絕”按鈕下方的三角按鈕，然后在展開的下拉列表中選擇“拒絕對文檔的所有修訂”選項。5．批注如果一篇文檔需要交由作者修改，此時審閱者可以通過插入批注的方式來注釋，以便告訴文檔作者需修改的內(nèi)容及修改理由。與修訂不同的是，批注不是在原文的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改，而是在文檔頁面的空白處添加相關(guān)的注釋信息，并用帶顏色的方框括起來。（1）添加批注打開要添加批注的文檔，切換至“審閱”選項卡。選中要添加批注的文本，或直接將插入點置于要添加批注的位置，單擊“批注”組中的“新建批注”按鈕，然后在程序窗口右側(cè)打開的批注框中輸入批注內(nèi)容即可，如圖6所示。圖6新建批注（2）查看、刪除批注當(dāng)文檔作者拿到添加了批注的文檔后，可按照如下方法查看或刪除批注。打開添加了批注的文檔，切換至“審閱”選項卡。在“批注”組中單擊“上一條”或“下一條”按鈕，可查看各條批注。作者可根據(jù)批注信息，酌情處理文檔。如果希望刪除批注，可首