2025合同管理標準化制度

2025合同管理標準化制度第一條總則1.1為規(guī)范公司合同管理，降低法律風險，保障公司合法權益，提高合同管理的科學性和效率，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。1.2本制度適用于公司所有合同的簽訂、履行、變更、解除及檔案管理等環(huán)節(jié)。1.3合同管理遵循合法性、合規(guī)性、效益性原則，確保每份合同均符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理要求。第二條合同管理職責2.1法律事務部2.1.1負責公司合同管理的總體協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作；2.1.2組織起草、審核公司標準合同文本；2.1.3參與重大合同的談判和簽訂；2.1.4對合同糾紛進行法律支持和處理；2.1.5定期組織合同管理培訓，提高公司合同管理人員的業(yè)務水平。2.2財務部2.2.1負責審核合同中的財務條款，確保公司財務利益不受損害；2.2.2監(jiān)督合同履行過程中的資金支付情況，確保資金使用符合合同規(guī)定；2.2.3參與合同糾紛的財務審查和處理工作。2.3業(yè)務部門2.3.1負責合同的前期洽談，擬定合同初稿；2.3.2對合同相關內(nèi)容進行專業(yè)審核，確保合同條款符合業(yè)務需求；2.3.3負責合同的履行，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問題；2.3.4及時向法律事務部反饋合同履行中的法律問題。2.4審計部2.4.1對合同的簽訂、履行、變更及解除全過程進行審計監(jiān)督；2.4.2發(fā)現(xiàn)合同管理中的問題，提出整改建議；2.4.3參與合同糾紛的調(diào)查和處理工作。第三條合同審查與審批3.1合同審查3.1.1所有合同在簽訂前必須經(jīng)過法律事務部、業(yè)務部門、財務部等相關職能部門的審查；3.1.2審查內(nèi)容包括：合同內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)；合同條款是否完整、明確；合同對方的資質(zhì)、信譽及履行能力；合同中的金額、支付方式、履行期限等財務條款是否合理；合同中的違約責任、爭議解決方式是否明確；其他可能存在的法律風險。3.1.3審查過程中，各職能部門應提出書面意見，法律事務部負責匯總并提出最終審查意見。3.2合同審批3.2.1合同審批權限如下：金額在元以下的合同，由公司分管領導審批；金額在元以上的合同，由公司總經(jīng)理審批；重大合同（金額在元以上或?qū)居兄卮笥绊懙暮贤┬杼峤欢聲徟?.2.2審批流程：業(yè)務部門提交合同初稿及相關資料到法律事務部；法律事務部組織相關部門進行審查；審查通過后，由相應審批人進行審批；審批通過后，由公司法定代表人或授權代表簽訂合同。第四條合同履行4.1合同履行管理4.1.1合同簽訂后，由業(yè)務部門負責合同的履行，法律事務部、財務部等部門協(xié)同配合；4.1.2業(yè)務部門應定期跟蹤合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決；4.1.3合同履行過程中，如遇對方不履行或不完全履行合同，業(yè)務部門應及時向法律事務部報告，以便采取相應措施；4.1.4合同履行完畢后，業(yè)務部門應組織相關部門進行驗收，并形成書面驗收報告。4.2合同履行中的風險控制4.2.1業(yè)務部門應嚴格按合同約定履行義務，避免因自身原因?qū)е潞贤`約；4.2.2在合同履行過程中，如遇不可抗力事件，應及時通知對方，并采取相應措施減少損失；4.2.3合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，應按本制度第五條相關規(guī)定執(zhí)行。第五條合同的變更與解除5.1合同變更5.1.1合同變更必須在雙方協(xié)商一致的基礎上進行，并簽訂書面補充協(xié)議；5.1.2變更內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理要求；5.1.3變更后的合同需重新履行審查和審批程序；5.1.4業(yè)務部門負責變更后的合同履行，并及時向相關部門通報變更情況。5.2合同解除5.2.1在合同履行過程中，如出現(xiàn)以下情況，可以解除合同：對方嚴重違約，導致合同目的無法實現(xiàn)；不可抗力事件導致合同無法履行；雙方協(xié)商一致解除合同。5.2.2解除合同需簽訂書面協(xié)議，明確解除原因及雙方責任；5.2.3解除合同需履行審查和審批程序；5.2.4合同解除后，業(yè)務部門負責辦理相關結算手續(xù)，并向財務部、法律事務部等部門通報解除情況。第六條合同檔案管理6.1檔案歸檔6.1.1所有合同簽訂后，由法律事務部負責歸檔；6.1.2歸檔資料包括合同正本、副本、補充協(xié)議、審批記錄等相關文件；6.1.3合同檔案應按合同編號分類存放，確保檔案完整性和可追溯性。6.2檔案查閱6.2.1合同檔案查閱需經(jīng)檔案管理部門批準；6.2.2查閱檔案時不得涂改、損壞檔案資料；6.2.3檔案管理人員應做好查閱登記，記錄查閱人、查閱時間及用途。6.3檔案保存期限6.3.1合同檔案保存期限為年；6.3.2對于重大合同或?qū)居兄匾绊懙暮贤瑱n案保存期限可適當延長；6.3.3檔案保存期滿后，需經(jīng)法律事務部、財務部等部門共同審核后方可銷毀。第七條合同管理監(jiān)督檢查7.1監(jiān)督檢查7.1.1審計部負責對公司合同管理的監(jiān)督檢查；7.1.2檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除及檔案管理等環(huán)節(jié)；7.1.3對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部應提出整改意見，并督促相關部門落實整改。7.2責任追究7.2.1對于因合同管理不當導致公司利益受損的行為，公司將追究相關責任人的責任；7.2.2責任追究方式包括但不限于經(jīng)濟處罰、行政處分等；7.2.3對于涉嫌違法的行為，公司將依法追究法律責任。第八條合同管理評估8.1定期評估8.1.1公司每年至少進行一次合同管理評估，總結合同管理經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施；8.1.2評估內(nèi)容包括合同管理制度執(zhí)行情況、合同履行情況、合同風險控制效果等。8.2評估結果應用8.2.1評估結果作為改進合同管理工作的依據(jù)；8.2.2對評估中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰；8.2.3對評估中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改和完善。第九條附則9.1本制度自發(fā)布之日起實施，解釋權歸公司法律事務部；9.2本制度未盡事宜，按國家相關法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行；9.3公司可根據(jù)實際情況對本制度進行修訂和完善。第十條其他10.1本制度所涉及的金額、期限等具體數(shù)值，公司將根據(jù)實際情況另行規(guī)定；10.2本制度的具體執(zhí)行細則由法律事務部負責制定并頒布；10.3本制度的補充條款由公司根據(jù)實際需要另行制定。第十一條合同生效11.1本制度所述合同自雙方簽字蓋章之日起生效；11.2本制度所述合同的變更或解除應由雙方協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。第十二條