企業(yè)合同檔案管理辦法

企業(yè)合同檔案管理辦法?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高合同管理水平，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)簽訂的各類(lèi)合同檔案的管理。3.定義本辦法所稱(chēng)合同檔案，是指公司在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中簽訂的具有法律效力的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件材料，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、相關(guān)審批文件、往來(lái)信函、電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等。二、管理職責(zé)1.公司辦公室負(fù)責(zé)制定和完善公司合同檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督各部門(mén)的合同檔案管理工作。負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司本部簽訂的合同檔案，并按規(guī)定進(jìn)行歸檔和移交。負(fù)責(zé)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清查、統(tǒng)計(jì)和鑒定，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)簽訂合同的起草、審核、簽訂、履行和終結(jié)工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和保管。負(fù)責(zé)將本部門(mén)簽訂的合同檔案定期移交公司辦公室歸檔，并確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。配合公司辦公室做好合同檔案的清查、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷(xiāo)毀等工作。三、合同檔案的收集與整理1.收集范圍各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)簽訂合同過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、相關(guān)審批文件、往來(lái)信函、電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等。2.收集要求合同簽訂后，承辦部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將合同文本及相關(guān)材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。收集的合同檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，紙張規(guī)格統(tǒng)一，破損或褪色的應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。電子數(shù)據(jù)應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。3.整理原則遵循合同檔案的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，做到分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序。每份合同檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括合同編號(hào)、名稱(chēng)、簽訂日期、簽訂雙方、合同金額、履行期限、保管期限等。4.整理方法合同文本應(yīng)按正本、副本順序排列，如有附件，應(yīng)按附件順序排列在合同文本之后。相關(guān)審批文件應(yīng)按審批流程順序排列，附在合同文本之前。往來(lái)信函、電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等應(yīng)按時(shí)間順序排列，編號(hào)后附在合同文本之后。每份合同檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，采用三孔一線或膠裝方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字。四、合同檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在合同履行完畢或終結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的合同檔案移交公司辦公室歸檔。2.歸檔要求移交的合同檔案應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案移交清單》，清單內(nèi)容應(yīng)包括合同編號(hào)、名稱(chēng)、簽訂日期、簽訂雙方、合同金額、履行期限、保管期限、移交日期、移交部門(mén)、移交人等，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。公司辦公室應(yīng)對(duì)移交的合同檔案進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)，并將合同檔案及時(shí)歸檔。3.歸檔流程承辦部門(mén)將整理好的合同檔案及《合同檔案移交清單》一并提交公司辦公室。公司辦公室對(duì)合同檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，整理是否符合要求。核對(duì)無(wú)誤后，公司辦公室在《合同檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將合同檔案存入檔案庫(kù)。五、合同檔案的保管1.保管期限合同檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分如下：涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、長(zhǎng)期合作關(guān)系等的合同檔案，保管期限為永久。涉及公司一般權(quán)益、資產(chǎn)、合作關(guān)系等的合同檔案，保管期限為長(zhǎng)期，一般為[X]年。涉及公司臨時(shí)性業(yè)務(wù)、短期合作關(guān)系等的合同檔案，保管期限為短期，一般為[X]年。2.保管方式合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)中，檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。備份存儲(chǔ)應(yīng)采用異地備份或多介質(zhì)備份等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.保管要求檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。合同檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引，注明檔案的存放位置、編號(hào)、名稱(chēng)等信息。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。如因工作需要查閱、借閱、復(fù)制檔案，應(yīng)按規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、合同檔案的查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司辦公室審批。公司外部人員因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.查閱要求查閱合同檔案應(yīng)在公司辦公室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司辦公室同意，并按規(guī)定辦理手續(xù)。查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還公司辦公室，并在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.借閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司辦公室審批。公司外部人員一般不得借閱合同檔案，如因特殊情況確需借閱，應(yīng)提交借閱申請(qǐng)函，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.借閱要求借閱合同檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。借閱人員借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還公司辦公室，并在《合同檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、合同檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定1.統(tǒng)計(jì)工作公司辦公室應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括合同檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、查閱借閱情況等。統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)表，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。2.鑒定工作公司辦公室應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由公司辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，相關(guān)部門(mén)人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)合同檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。對(duì)確定銷(xiāo)毀的合同檔案，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案編號(hào)、名稱(chēng)、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。銷(xiāo)毀合同檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《合同檔案銷(xiāo)毀登記表》上簽字確認(rèn)。八、違約責(zé)任1.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行合同檔案管理，如因工作失誤或違反規(guī)定導(dǎo)致合同檔案丟失、損壞、泄露等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，如因失職導(dǎo)致合同檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.查閱、借閱合同檔案的人員應(yīng)遵守檔案管理制度