合同管理制度及流程

合同管理制度及流程?一、總則1.目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度及流程。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協(xié)商一致簽訂合同。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理職責1.合同管理部門及職責法務部負責合同管理制度的制定、修訂和解釋。參與重大合同的起草、審核和談判，提供法律意見和風險防范建議。負責合同糾紛的處理，參與訴訟、仲裁等法律程序。定期對合同管理情況進行監(jiān)督檢查，提出改進意見和建議。業(yè)務部門負責合同的發(fā)起、起草、談判和履行等具體工作。對合同相對方的主體資格、資信狀況等進行調(diào)查核實。及時向法務部通報合同履行過程中的重大事項和風險情況。配合法務部處理合同糾紛。財務部負責對合同涉及的財務條款進行審核，提出財務風險防范建議。按照合同約定辦理款項收付等財務手續(xù)，對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督。參與合同糾紛的財務處理工作。2.合同管理人員職責熟悉國家法律法規(guī)和公司合同管理制度，具備良好的法律意識和業(yè)務能力。負責合同的日常管理工作，包括合同的起草、審核、簽訂、登記、歸檔等。及時跟蹤合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。定期對合同管理工作進行總結(jié)分析，提出改進措施和建議。三、合同簽訂流程1.合同發(fā)起業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需要，確定合同相對方，并填寫《合同發(fā)起申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款，同時附上相關背景資料和業(yè)務需求說明?！逗贤l(fā)起申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至法務部。2.合同審核法務部收到《合同發(fā)起申請表》后，對合同條款進行法律審核，重點審查合同的合法性、有效性、完整性以及風險防范措施等。財務部對合同涉及的財務條款進行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保合同財務條款合理、清晰，不存在財務風險。法務部和財務部在收到合同草案后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。如審核通過，在《合同發(fā)起申請表》上簽字確認；如發(fā)現(xiàn)問題，提出修改意見，退回業(yè)務部門重新起草或修改合同草案。3.合同談判業(yè)務部門根據(jù)法務部和財務部的審核意見，與合同相對方進行談判，就合同條款達成一致意見。談判過程中，應充分了解對方的需求和意見，維護公司的合法權益。談判結(jié)束后，業(yè)務部門應將談判結(jié)果及時反饋給法務部和財務部，并提交修改后的合同草案。4.合同審批修改后的合同草案經(jīng)業(yè)務部門負責人再次審核簽字后，提交至公司分管領導審批。公司分管領導根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風險程度等因素進行審批，審批通過后在《合同發(fā)起申請表》上簽字確認。對于重大合同（合同金額超過[X]萬元或涉及重要業(yè)務領域的合同），需提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。5.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務部門負責與合同相對方簽訂正式合同。簽訂合同時，應確保合同文本與審批通過的合同草案一致，合同雙方簽字蓋章齊全。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本提交至法務部、財務部等相關部門備案。四、合同履行管理1.履行跟蹤業(yè)務部門負責合同的具體履行工作，應按照合同約定的時間、地點、方式等要求全面履行合同義務。在合同履行過程中，業(yè)務部門應定期跟蹤合同履行情況，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。對于可能影響合同履行的重大事項，應及時向法務部、財務部等相關部門通報，并采取相應的措施進行處理。2.變更管理合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務部門應及時與合同相對方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，需經(jīng)法務部、財務部審核，公司分管領導審批后生效。3.爭議處理合同履行過程中如發(fā)生爭議，業(yè)務部門應及時與合同相對方進行溝通協(xié)商，尋求解決方案。如協(xié)商不成，業(yè)務部門應及時向法務部報告，法務部應根據(jù)爭議的性質(zhì)和情況，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決爭議。在爭議處理過程中，業(yè)務部門應積極配合法務部，提供相關證據(jù)和資料，維護公司的合法權益。五、合同檔案管理1.歸檔范圍公司簽訂的各類合同及其相關文件資料，包括合同草案、審核意見、談判記錄、變更協(xié)議、補充協(xié)議、履行情況記錄、爭議處理文件等。2.歸檔要求合同簽訂后，業(yè)務部門應在[X]個工作日內(nèi)將合同副本及相關文件資料整理齊全，移交至公司檔案室歸檔。檔案室應對合同檔案進行分類、編號、裝訂，建立電子和紙質(zhì)檔案，確保檔案的完整性和規(guī)范性。合同檔案應妥善保管，保存期限按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。一般合同的保存期限為[X]年，重要合同和涉及知識產(chǎn)權等特殊合同的保存期限為[X]年。3.查閱利用因工作需要查閱合同檔案的，需填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱合同檔案時，應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制合同檔案內(nèi)容。如需復制合同檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。六、合同風險防范1.風險識別與評估法務部應定期對公司合同管理情況進行風險識別與評估，分析合同簽訂、履行過程中可能存在的風險因素，如法律風險、財務風險、市場風險等。根據(jù)風險識別與評估結(jié)果，制定相應的風險防范措施和應急預案，明確風險應對責任人和處理流程。2.風險防范措施加強合同審核：法務部和財務部應嚴格按照合同管理制度的要求，對合同條款進行全面、細致的審核，確保合同合法合規(guī)、風險可控。規(guī)范合同簽訂程序：嚴格執(zhí)行合同簽訂流程，確保合同簽訂過程的合法性、規(guī)范性和嚴謹性，避免因程序不當導致合同無效或存在瑕疵。強化合同履行監(jiān)督：業(yè)務部門應加強對合同履行情況的跟蹤監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利履行。提高人員法律意識：通過組織培訓、講座等方式，提高公司員工的法律意識和合同管理能力，