流程章管理制度

流程章管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司流程章的管理，規(guī)范流程章的使用，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的順利進(jìn)行，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在涉及公司業(yè)務(wù)流程相關(guān)文件、資料、表單等上加蓋流程章的行為。定義1.流程章：是公司為推進(jìn)業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)，用于標(biāo)識(shí)流程中階段性文件、審批記錄等的專用印章，具有明確的使用范圍和流程規(guī)范。2.流程文件：指在公司業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的各類文件、合同、協(xié)議、表單、報(bào)告等，需按照規(guī)定流程流轉(zhuǎn)并可能加蓋流程章的資料。流程章的管理職責(zé)行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)流程章的刻制、啟用、保管、回收和銷毀等工作。2.制定流程章的使用規(guī)范和審批流程，并監(jiān)督執(zhí)行。3.定期對(duì)流程章的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并向上級(jí)匯報(bào)。各部門職責(zé)1.本部門需使用流程章時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定填寫《流程章使用申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。2.嚴(yán)格按照審批后的用途和范圍使用流程章，不得擅自更改或擴(kuò)大使用范圍。3.妥善保管流程章使用記錄，以備行政部門檢查。流程章使用人職責(zé)1.使用流程章前，需確認(rèn)流程文件的內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，符合使用要求。2.按照規(guī)定流程申請(qǐng)使用流程章，并在使用過(guò)程中嚴(yán)格遵守使用規(guī)范。3.使用完畢后，及時(shí)將流程章歸還保管人，并確保印章存放安全。流程章的刻制與啟用刻制1.因公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要刻制流程章時(shí)，由行政部門提出申請(qǐng)，填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，注明印章名稱、使用范圍、材質(zhì)、規(guī)格等信息。2.《印章刻制申請(qǐng)表》經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由行政部門統(tǒng)一委托具有資質(zhì)的印章制作單位刻制。啟用1.新刻制的流程章由行政部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取，并進(jìn)行登記備案。2.行政部門在流程章啟用前，需在《印章啟用登記表》上記錄啟用日期、啟用范圍、保管人等信息。3.啟用后的流程章應(yīng)及時(shí)交付保管人妥善保管，并告知相關(guān)部門和人員。流程章的保管保管方式1.流程章應(yīng)指定專人保管，保管人需具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.保管人應(yīng)將流程章存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，確保印章安全。保管要求1.保管人不得擅自將流程章交予他人使用，如有特殊情況需臨時(shí)交接，應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。2.保管人應(yīng)定期檢查流程章的使用情況，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、丟失等情況，應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.嚴(yán)禁在空白紙張或未填寫完整的文件上加蓋流程章。流程章的使用使用范圍1.流程章僅用于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)流程中的文件、資料、表單等的蓋章確認(rèn)，如審批通過(guò)的文件、合同會(huì)簽表、費(fèi)用報(bào)銷單等。2.不得將流程章用于對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、擔(dān)保等具有法律效力的文件，對(duì)外簽訂文件應(yīng)使用公司公章或合同專用章。使用流程1.申請(qǐng)：各部門如需使用流程章，應(yīng)由文件制作人或相關(guān)責(zé)任人填寫《流程章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明蓋章文件的名稱、編號(hào)、用途、蓋章位置、預(yù)計(jì)蓋章日期等信息。2.審批：《流程章使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至相關(guān)業(yè)務(wù)流程的審批人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，對(duì)蓋章申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保申請(qǐng)內(nèi)容真實(shí)、合理、符合流程要求。對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)或金額較大的文件蓋章申請(qǐng)，可能需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.蓋章：申請(qǐng)人持經(jīng)審批通過(guò)的《流程章使用申請(qǐng)表》到流程章保管人處蓋章。保管人在蓋章前，應(yīng)再次核對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容與蓋章文件是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后，在規(guī)定位置加蓋流程章，并在《流程章使用登記表》上記錄蓋章日期、蓋章文件名稱、申請(qǐng)人等信息。使用規(guī)范1.蓋章位置應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，不得模糊、重疊或加蓋在文件的空白處。2.蓋章顏色應(yīng)均勻，不得出現(xiàn)顏色深淺不一或漏蓋等情況。3.使用流程章時(shí)，應(yīng)確保印章清潔，無(wú)污漬、破損等情況。如發(fā)現(xiàn)印章存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)更換或修復(fù)后再行蓋章。流程章的停用與回收停用情形1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、流程優(yōu)化等原因，導(dǎo)致原流程章不再使用時(shí)，由行政部門提出流程章停用申請(qǐng)。2.流程章出現(xiàn)損壞、遺失等情況，無(wú)法繼續(xù)正常使用時(shí)，保管人應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，申請(qǐng)停用。回收1.行政部門在接到流程章停用申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員停止使用該印章。2.流程章停用后，保管人應(yīng)將印章交回行政部門。行政部門在收回印章后，應(yīng)在《印章停用登記表》上記錄停用日期、收回印章編號(hào)等信息。流程章的銷毀銷毀情形1.已停用且不再具有使用價(jià)值的流程章，由行政部門負(fù)責(zé)組織銷毀。2.因印章?lián)p壞、遺失等原因無(wú)法收回的流程章，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可進(jìn)行補(bǔ)辦，并對(duì)原印章進(jìn)行注銷和銷毀處理。銷毀流程1.行政部門填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀印章的名稱、編號(hào)、銷毀原因等信息。2.《印章銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，行政部門安排專人負(fù)責(zé)印章的銷毀工作。3.印章銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并拍照或錄像留存記錄。銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查行政部門定期檢查1.行政部門應(yīng)每月對(duì)流程章的使用情況進(jìn)行檢查，包括《流程章使用申請(qǐng)表》的填寫完整性、審批流程的合規(guī)性、使用記錄的準(zhǔn)確性等。2.檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并督促整改。對(duì)于違規(guī)使用流程章的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)流程章的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查流程章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合規(guī)性、保管的安全性等。2.審計(jì)部門在審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向公司管理層報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。對(duì)于違反制度規(guī)定的行為，應(yīng)嚴(yán)肅追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用流程章。2.擴(kuò)大流程章使用范圍，用于非規(guī)定用途。3.在空白紙張或未填寫完整的文件上加蓋流程章。4.擅自將流程章交予他人使用。5.因保管不善導(dǎo)致流程章?lián)p壞、丟失。6.其他違反流程章管理制度的行為。處理措施1.對(duì)于首次發(fā)生違規(guī)行為且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責(zé)令立即改正。2.對(duì)于多次發(fā)生違規(guī)行為或情節(jié)嚴(yán)重的，視情節(jié)輕重給予罰款、降職、撤職等處分；