外注管理制度

外注管理制度?一、總則（一）目的為加強公司對外注業(yè)務(wù)的管理，規(guī)范外注工作流程，確保外注產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量、交期及成本符合公司要求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外注業(yè)務(wù)的采購、生產(chǎn)、質(zhì)量控制等相關(guān)部門及人員，以及與公司有外注合作關(guān)系的供應(yīng)商。（三）基本原則1.質(zhì)量優(yōu)先原則：外注產(chǎn)品和服務(wù)必須滿足公司規(guī)定的質(zhì)量標準，確保最終產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定可靠。2.成本控制原則：在保證質(zhì)量和交期的前提下，合理控制外注成本，實現(xiàn)公司利益最大化。3.誠信合作原則：與供應(yīng)商建立誠信、長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同促進業(yè)務(wù)發(fā)展。4.公平公正原則：對外注業(yè)務(wù)的各項決策和操作遵循公平公正的原則，維護公司和供應(yīng)商的合法權(quán)益。二、外注業(yè)務(wù)流程（一）需求提出1.內(nèi)部需求：各部門根據(jù)公司生產(chǎn)計劃、銷售訂單或其他業(yè)務(wù)需求，提前制定外注需求計劃，明確所需產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、交期等要求，并提交至采購部門。2.需求審核：采購部門收到外注需求計劃后，對需求的合理性、必要性進行審核。如有疑問或需要調(diào)整，及時與需求部門溝通確認。（二）供應(yīng)商選擇與評估1.供應(yīng)商搜索：采購部門通過多種渠道（如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫等）收集潛在供應(yīng)商信息，并建立供應(yīng)商名錄。2.初步篩選：根據(jù)外注需求的特點和公司供應(yīng)商選擇標準，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，確定若干家符合基本要求的供應(yīng)商作為候選對象。3.實地考察：采購部門會同質(zhì)量、技術(shù)等相關(guān)部門，對候選供應(yīng)商進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、設(shè)備狀況、人員素質(zhì)、財務(wù)狀況等方面。4.供應(yīng)商評估：考察結(jié)束后，各考察人員根據(jù)實際情況填寫供應(yīng)商評估報告，對供應(yīng)商進行綜合評估打分。根據(jù)評估結(jié)果，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對象。5.供應(yīng)商準入：采購部門將評估合格的供應(yīng)商信息錄入公司供應(yīng)商管理系統(tǒng)，并辦理供應(yīng)商準入手續(xù)，簽訂相關(guān)合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）采購訂單下達1.訂單準備：采購部門根據(jù)與供應(yīng)商確定的合作意向，制作采購訂單。采購訂單應(yīng)明確產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交期、交貨地點、質(zhì)量要求等詳細信息。2.訂單審核：采購訂單制作完成后，提交至相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容包括訂單信息的準確性、合理性、與公司預(yù)算的相符性等。審核通過后，采購訂單方可正式下達給供應(yīng)商。3.訂單下達：采購部門通過郵件、傳真、電子訂單系統(tǒng)等方式將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認收到訂單。（四）生產(chǎn)過程監(jiān)控1.進度跟蹤：采購部門定期與供應(yīng)商溝通，了解外注產(chǎn)品的生產(chǎn)進度，及時掌握生產(chǎn)過程中的問題和風險。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)進度延遲或可能影響交期的情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向相關(guān)部門匯報。2.質(zhì)量監(jiān)控：質(zhì)量部門對外注產(chǎn)品的生產(chǎn)過程進行質(zhì)量監(jiān)控，可采取駐廠檢驗、定期抽檢、首件檢驗等方式，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合公司要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知供應(yīng)商整改，并跟蹤整改情況。3.成本控制：采購部門與財務(wù)部門密切合作，對外注業(yè)務(wù)的成本進行監(jiān)控和控制。在生產(chǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)成本超支情況，應(yīng)及時分析原因，并與供應(yīng)商協(xié)商采取措施進行調(diào)整。（五）驗收與付款1.到貨驗收：外注產(chǎn)品或服務(wù)完成生產(chǎn)后，供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求將貨物運送至公司指定地點。采購部門會同質(zhì)量、使用部門等相關(guān)人員對到貨產(chǎn)品進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格后，填寫驗收報告。2.付款申請：驗收合格后，采購部門根據(jù)采購訂單和驗收報告，辦理付款申請手續(xù)。付款申請應(yīng)注明付款金額、付款方式、付款時間等信息，并提交至財務(wù)部門審核。3.付款審核與支付：財務(wù)部門收到付款申請后，對付款信息進行審核。審核通過后，按照公司財務(wù)制度和合同約定的付款方式進行支付。（六）售后服務(wù)1.質(zhì)量反饋：使用部門在使用外注產(chǎn)品過程中如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時向采購部門反饋。采購部門負責協(xié)調(diào)供應(yīng)商進行售后服務(wù)，要求供應(yīng)商對質(zhì)量問題進行分析、整改，并采取相應(yīng)的預(yù)防措施。2.服務(wù)跟蹤：采購部門對供應(yīng)商的售后服務(wù)情況進行跟蹤，確保供應(yīng)商及時響應(yīng)并解決問題。如供應(yīng)商未能按時完成售后服務(wù)或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，采購部門應(yīng)根據(jù)合作協(xié)議采取相應(yīng)的措施，如扣除貨款、暫停合作等。三、外注供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商分類管理1.分類標準：根據(jù)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)的重要性、采購金額、合作風險等因素，將供應(yīng)商分為A、B、C三類。A類供應(yīng)商：提供關(guān)鍵產(chǎn)品或服務(wù)，采購金額較大，合作風險較高的供應(yīng)商。B類供應(yīng)商：提供重要產(chǎn)品或服務(wù)，采購金額適中，合作風險一般的供應(yīng)商。C類供應(yīng)商：提供普通產(chǎn)品或服務(wù)，采購金額較小，合作風險較低的供應(yīng)商。2.管理措施：針對不同類別的供應(yīng)商，采取不同的管理措施。A類供應(yīng)商：與公司保持密切溝通與合作，定期進行供應(yīng)商評估和審核，重點關(guān)注產(chǎn)品質(zhì)量、交期和成本控制等方面。B類供應(yīng)商：加強日常管理和監(jiān)督，定期進行溝通和評估，確保供應(yīng)商能夠滿足公司的基本要求。C類供應(yīng)商：簡化管理流程，適當減少溝通頻率，但仍需關(guān)注其產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)情況。（二）供應(yīng)商評估與考核1.評估周期：公司定期（每年至少一次）對供應(yīng)商進行全面評估，評估內(nèi)容包括質(zhì)量、交期、成本、服務(wù)、技術(shù)能力、管理水平等方面。2.考核指標：根據(jù)評估內(nèi)容，設(shè)定相應(yīng)的考核指標，并明確各項指標的權(quán)重。考核指標應(yīng)具有可量化、可操作性的特點，以便準確評估供應(yīng)商的表現(xiàn)。3.評估方式：評估方式包括供應(yīng)商自評、公司實地考察、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等多種方式相結(jié)合。評估結(jié)束后，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進行排名，并確定供應(yīng)商的等級。4.結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商評估與考核結(jié)果，采取相應(yīng)的激勵和約束措施。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予表彰和獎勵，如增加采購份額、延長合作期限、提供優(yōu)先付款等。對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商，發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采取警告、罰款、暫停合作、取消合作等措施。（三）供應(yīng)商培訓(xùn)與輔導(dǎo)1.培訓(xùn)計劃：根據(jù)供應(yīng)商的需求和公司的管理要求，制定供應(yīng)商培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)內(nèi)容包括質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)工藝、成本控制、交期管理等方面。2.培訓(xùn)方式：培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場輔導(dǎo)、在線培訓(xùn)等多種方式相結(jié)合，確保供應(yīng)商能夠理解和掌握相關(guān)知識和技能。3.輔導(dǎo)支持：公司相關(guān)部門定期與供應(yīng)商溝通，了解其在生產(chǎn)經(jīng)營過程中遇到的問題和困難，并提供必要的輔導(dǎo)和支持。幫助供應(yīng)商提升管理水平和產(chǎn)品質(zhì)量，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護1.定期溝通：采購部門定期與供應(yīng)商進行溝通，了解其經(jīng)營狀況、生產(chǎn)計劃、市場動態(tài)等信息，加強雙方的合作與信任。2.合作會議：定期召開供應(yīng)商合作會議，總結(jié)合作經(jīng)驗，解決合作過程中存在的問題，共同探討未來合作方向和發(fā)展機會。3.聯(lián)合改善：與供應(yīng)商共同開展質(zhì)量改進、成本降低、交期優(yōu)化等活動，通過聯(lián)合改善，實現(xiàn)雙方的互利共贏。4.危機處理：當供應(yīng)商出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、交期延誤、經(jīng)營困難等危機情況時，公司應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，共同制定應(yīng)對措施，幫助供應(yīng)商度過難關(guān)，維護合作關(guān)系的穩(wěn)定。四、外注質(zhì)量管理（一）質(zhì)量標準制定1.明確質(zhì)量要求：采購部門在下達采購訂單時，應(yīng)明確外注產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范。質(zhì)量標準應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，并結(jié)合公司的實際情況進行細化和明確。2.標準溝通與確認：與供應(yīng)商就質(zhì)量標準進行充分溝通，確保供應(yīng)商理解并認可公司的質(zhì)量要求。要求供應(yīng)商在生產(chǎn)過程中嚴格按照質(zhì)量標準進行控制，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。（二）質(zhì)量控制措施1.首件檢驗：供應(yīng)商在批量生產(chǎn)前，應(yīng)進行首件檢驗，并提交首件樣品至公司進行檢驗。首件檢驗合格后方可進行批量生產(chǎn)。2.過程檢驗：質(zhì)量部門對外注產(chǎn)品的生產(chǎn)過程進行定期或不定期的巡檢，檢查供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝、設(shè)備運行、人員操作等是否符合質(zhì)量標準要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時要求供應(yīng)商整改。3.成品檢驗：外注產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，供應(yīng)商應(yīng)進行成品檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。公司在到貨驗收時，按照質(zhì)量標準和驗收規(guī)范對成品進行嚴格檢驗。4.質(zhì)量問題處理：如發(fā)現(xiàn)外注產(chǎn)品存在質(zhì)量問題，公司應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行整改。供應(yīng)商應(yīng)分析質(zhì)量問題產(chǎn)生的原因，采取有效的糾正措施，并提交整改報告。質(zhì)量部門對整改情況進行跟蹤驗證，確保問題得到徹底解決。（三）質(zhì)量改進與預(yù)防1.數(shù)據(jù)分析：質(zhì)量部門定期對外注產(chǎn)品的質(zhì)量數(shù)據(jù)進行收集、分析和總結(jié)，找出質(zhì)量問題的規(guī)律和趨勢，為質(zhì)量改進提供依據(jù)。2.改進措施制定：根據(jù)質(zhì)量數(shù)據(jù)分析結(jié)果，與供應(yīng)商共同制定質(zhì)量改進措施，明確改進目標、責任人和時間節(jié)點。3.持續(xù)改進：通過實施質(zhì)量改進措施，不斷優(yōu)化外注產(chǎn)品的質(zhì)量控制過程，預(yù)防質(zhì)量問題的再次發(fā)生，持續(xù)提升外注產(chǎn)品的質(zhì)量水平。五、外注成本管理（一）成本預(yù)算編制1.成本預(yù)測：采購部門根據(jù)外注需求計劃和市場行情，對采購成本進行預(yù)測。成本預(yù)測應(yīng)包括原材料價格、加工費用、運輸費用、包裝費用等各項成本要素。2.預(yù)算編制：結(jié)合成本預(yù)測結(jié)果，編制外注成本預(yù)算。成本預(yù)算應(yīng)明確各項成本的控制目標，并報公司相關(guān)部門審核批準。（二）成本控制措施1.采購價格談判：采購部門與供應(yīng)商進行采購價格談判，爭取合理的采購價格。在談判過程中，應(yīng)充分了解市場行情和供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)，通過比較不同供應(yīng)商的報價，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。2.成本分析與監(jiān)控：定期對外注業(yè)務(wù)的成本進行分析，對比成本預(yù)算與實際發(fā)生成本的差異。如發(fā)現(xiàn)成本超支情況，及時分析原因，并采取相應(yīng)的措施進行控制。3.成本優(yōu)化措施：與供應(yīng)商共同探討成本優(yōu)化措施，如優(yōu)化產(chǎn)品設(shè)計、改進生產(chǎn)工藝、降低原材料消耗等。通過成本優(yōu)化，降低外注業(yè)務(wù)的總成本。（三）成本核算與結(jié)算1.成本核算：財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和成本核算方法，對外注業(yè)務(wù)的成本進行準確核算。成本核算應(yīng)包括直接成本和間接成本的核算，確保成本數(shù)據(jù)的真實性和準確性。2.費用結(jié)算：根據(jù)采購訂單和合同約定，及時與供應(yīng)商進行費用結(jié)算。結(jié)算過程中，應(yīng)嚴格按照財務(wù)制度和相關(guān)流程進行操作，確保結(jié)算金額的準確性和支付的及時性。六、外注風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別：采購部門會同相關(guān)部門對外注業(yè)務(wù)可能面臨的風險進行識別，包括質(zhì)量風險、交期風險、成本風險、供應(yīng)商違約風險、法律法規(guī)風險等。2.風險評估：對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風險評估結(jié)果，確定風險等級，為風險應(yīng)對措施的制定提供依據(jù)。（二）風險應(yīng)對措施1.風險規(guī)避：對于風險發(fā)生可能性較高且影響程度較大的風險，如供應(yīng)商存在重大經(jīng)營風險或產(chǎn)品質(zhì)量問題嚴重影響公司利益的情況，可考慮采取風險規(guī)避措施，如更換供應(yīng)商或終止合作。2.風險降低：對于風險發(fā)生可能性較高但影響程度較小的風險，或風險發(fā)生可能性較低但影響程度較大的風險，可采取風險降低措施。如加強供應(yīng)商管理、增加質(zhì)量檢驗頻次、簽訂補充協(xié)議等方式，降低風險發(fā)生的可能性或減輕風險發(fā)生后的影響程度。3.風險轉(zhuǎn)移：對于部分風險，可通過購買保險、簽訂免責條款等方式將風險轉(zhuǎn)移給第三方。如購買貨物運輸保險，降低運輸過程中的風險損失。4.風險接受：對于風險發(fā)生可能性較低且影響程度較小的風險，經(jīng)過評估后認為可以接受的，可采取風險接受措施。在風險發(fā)生時，按照既定的應(yīng)對預(yù)案進行處理。（三）風險監(jiān)控與預(yù)警1.風險監(jiān)控：建立外注業(yè)務(wù)風險監(jiān)控機制，定期對風險狀況進行監(jiān)控和評估。及時掌握風險的變化情況，確保風險應(yīng)對措施的有效性。2.預(yù)警指標設(shè)定：根據(jù)風險評估結(jié)果，設(shè)定風險預(yù)警指標。當風險指標達到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對措施。3.預(yù)警處理：相關(guān)部門收到風險預(yù)警信號后，應(yīng)立即對風險狀況進行分析，采取相應(yīng)的措施進行處理。如調(diào)整采購計劃、加強供應(yīng)商溝通、增加檢驗頻次等，確保外注業(yè)務(wù)的順利進行。七、信息管理（一）外注信息收集1.需求信息收集：各部門按照外注業(yè)務(wù)流程的要求，及時收集和整理外注需求信息，并提交至采購部門。需求信息應(yīng)包括產(chǎn)品或服務(wù)的詳細規(guī)格、數(shù)量、交期、質(zhì)量要求等內(nèi)容。2.供應(yīng)商信息收集：采購部門負責收集和整理供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、價格水平、服務(wù)質(zhì)量等方面的信息。建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，以便查詢和使用。3.業(yè)務(wù)過程信息收集：在整個外注業(yè)務(wù)過程中，采購、質(zhì)量、生產(chǎn)、財務(wù)等相關(guān)部門應(yīng)及時收集和記錄業(yè)務(wù)過程中的各種信息，如采購訂單執(zhí)行情況、質(zhì)量檢驗報告、生產(chǎn)進度跟蹤記錄、付款記錄等。（二）信息共享與溝通1.內(nèi)部信息共享：建立外注業(yè)務(wù)信息共享平臺，實現(xiàn)各相關(guān)部門之間的信息實時共享。各部門可通過信息平臺查詢和獲取所需的外注業(yè)務(wù)信息，及時掌握業(yè)務(wù)進展情況，提高工作效率和協(xié)同性。2.與供應(yīng)商溝通：采購部門與供應(yīng)商保持密切的溝通與聯(lián)系，及時向供應(yīng)商傳達公司的外注需求、質(zhì)量標準、交期要求等信息。同時，收集供應(yīng)商的反饋信息，如生產(chǎn)進度、質(zhì)量問題、價格變動等，確保雙方信息的及時準確傳遞。（三）信息分析與利用1.數(shù)據(jù)分析：