陽光村檔管理制度

陽光村檔管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)陽光村檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在村務(wù)管理、決策支持、歷史記錄等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于陽光村各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。包括但不限于村務(wù)文件、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)賬目、村民信息、土地規(guī)劃、項(xiàng)目資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則村檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映村務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案泄露、損壞和丟失，對(duì)涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立陽光村檔案管理室，配備專職檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，熟悉村務(wù)工作流程，責(zé)任心強(qiáng)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.確保檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用，為村務(wù)決策提供信息支持。5.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，按照規(guī)定程序處理過期或無用的檔案。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步分類，定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，確保檔案的合理利用。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.村務(wù)文件包括上級(jí)下發(fā)的各類文件、本村制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.會(huì)議記錄村兩委會(huì)議、村民代表會(huì)議、黨員大會(huì)等各類會(huì)議的記錄。3.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)收支憑證、賬目報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.村民信息檔案村民基本情況登記表、家庭成員信息、宅基地使用情況等。5.土地規(guī)劃?rùn)n案土地承包合同、土地流轉(zhuǎn)協(xié)議、村莊規(guī)劃圖紙等。6.項(xiàng)目檔案村內(nèi)各類建設(shè)項(xiàng)目、扶貧項(xiàng)目、產(chǎn)業(yè)發(fā)展項(xiàng)目等的申報(bào)文件、實(shí)施方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.其他檔案涉及本村重大事件、重要活動(dòng)、榮譽(yù)證書等相關(guān)資料。（二）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料，各部門應(yīng)及時(shí)收集整理，在次年一季度前移交檔案管理部門。2.重大活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束后，承辦部門應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將相關(guān)檔案材料收集齊全并移交。（三）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保收集的文件材料完整、準(zhǔn)確。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件，如有特殊情況需要復(fù)制，應(yīng)注明復(fù)制日期和出處。3.對(duì)收集的文件材料進(jìn)行初步分類和整理，剔除無關(guān)的資料，確保移交的檔案清晰有序。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為黨群工作類、村務(wù)管理類、經(jīng)濟(jì)發(fā)展類、社會(huì)事務(wù)類、文化建設(shè)類等。2.每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分小類，如黨群工作類可分為黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)工作等。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編制目錄，注明文件名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊規(guī)范。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的電子目錄，注明文件的元數(shù)據(jù)信息。（三）整理流程1.檔案管理人員接收各部門移交的文件材料后，進(jìn)行初審，對(duì)不符合要求的及時(shí)返回補(bǔ)充完善。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)分類，確定每份文件的保管期限。3.進(jìn)行文件的裝訂、編頁、編號(hào)等整理工作，編制紙質(zhì)和電子目錄。4.將整理好的檔案上架存放，并建立檔案存放索引。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，配備必要的消防器材和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，按照類別和保管期限依次排列上架。2.建立檔案存放索引，便于快速查找檔案。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與紙質(zhì)檔案庫房分開，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要包括涉及本村重大歷史事件、重要決策、法律法規(guī)等方面的文件材料。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般性村務(wù)文件、財(cái)務(wù)賬目等。短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括臨時(shí)性文件、短期項(xiàng)目資料等。2.檔案保管期限的確定，由檔案管理人員根據(jù)檔案的重要性和參考相關(guān)規(guī)定進(jìn)行初步判定，報(bào)村兩委審核批準(zhǔn)。（四）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次庫房巡查，每季度進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量變化、存儲(chǔ)環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施處理。3.對(duì)檢查情況進(jìn)行記錄，建立檔案檢查臺(tái)賬，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。六、檔案利用（一）利用范圍1.本村村民因個(gè)人事務(wù)需要查閱與自身相關(guān)的檔案，如宅基地申請(qǐng)、婚姻狀況等。2.村兩委成員、工作人員因工作需要查閱檔案，用于村務(wù)決策、工作參考等。3.上級(jí)部門、其他單位因工作需要查閱本村檔案，須經(jīng)村兩委同意。（二）利用方式1.查閱檔案本村村民和工作人員可到檔案管理室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。查閱時(shí)應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱檔案因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)村兩委負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案，按期歸還。3.復(fù)制檔案根據(jù)利用需求，經(jīng)檔案管理人員審核，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、出處等信息，加蓋檔案管理專用章。（三）利用審批1.本村村民查閱與自身相關(guān)檔案，由檔案管理人員核實(shí)身份后，即可查閱。2.村兩委成員、工作人員查閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.上級(jí)部門、其他單位查閱檔案，須持單位介紹信，經(jīng)村兩委主要負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。（四）利用記錄檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、借閱期限、歸還情況等。利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保檔案鑒定的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村兩委成員、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保存意義。2.參考檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)需求等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。3.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、可能存在法律糾紛或具有歷史文化價(jià)值的檔案，應(yīng)謹(jǐn)慎鑒定，必要時(shí)可咨詢上級(jí)檔案管理部門或?qū)I(yè)人士意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核鑒定，提出銷毀意見，形成檔案鑒定報(bào)告。2.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)村兩委會(huì)議審議通過后，報(bào)上級(jí)檔案管理部門備案。3.對(duì)確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。4.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)村兩委負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，在檔案管理人員和監(jiān)銷人員的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。5.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行收集整理，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.電子文件的整理應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案一致的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，建立電子目錄，注明文件的元數(shù)據(jù)信息。3.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，異地保管，確保數(shù)據(jù)安全。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，便于快速查找和管理。對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行定期檢查，確保溫度、濕度等條件適宜。3.采用加密技術(shù)對(duì)重要電子檔案進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問范圍。（三）電子檔案的利用1.提供電子檔案在線查閱服務(wù)，方便用戶通過網(wǎng)絡(luò)查詢所需檔案信息。2.如需下載電子檔案，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并確保下載后的電子檔案使用符合規(guī)定。3.對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等，便于跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、信息化和規(guī)范化。2.提高檔案查詢、利用效率，為村務(wù)管理和決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。3.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和傳輸，確保檔案信息的保密性和完整性。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能能夠方便快捷地錄入各類檔案信息，包括文件內(nèi)容、目錄信息、元數(shù)據(jù)等。2.檔案檢索功能提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別等檢索，快速定位所需檔案。3.檔案借閱管理功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表。5.系統(tǒng)安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，檢查系統(tǒng)運(yùn)