鑰匙牌管理制度

鑰匙牌管理制度?一、總則（一）目的為加強公司鑰匙牌的管理，規(guī)范鑰匙牌的使用、發(fā)放、回收及保管等流程，確保公司財產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有員工及因工作需要持有公司鑰匙的非員工人員（如外包服務人員等）。（三）職責分工1.行政部門負責鑰匙牌的統(tǒng)一制作、采購、編號登記及庫存管理。審核鑰匙牌的領用申請，辦理鑰匙牌的發(fā)放、回收及掛失補辦手續(xù)。定期對鑰匙牌的使用情況進行檢查和監(jiān)督。2.各部門負責人負責本部門員工鑰匙牌使用的監(jiān)督和管理，確保員工妥善保管鑰匙牌。審核本部門員工鑰匙牌的領用、歸還及掛失補辦申請，并簽字確認。3.鑰匙使用人負責妥善保管個人領用的鑰匙牌，不得隨意轉借、遺失或損壞。在離職或崗位調(diào)動時，及時將鑰匙牌交回行政部門。二、鑰匙牌的制作與編號（一）鑰匙牌樣式鑰匙牌采用[具體材質]制作，尺寸為[長×寬×厚]，正面印有公司標志、公司名稱，反面印有鑰匙對應的房間號、區(qū)域名稱及編號。（二）編號規(guī)則鑰匙牌編號采用[具體編號方式]，編號應具有唯一性，便于識別和管理。編號格式為：[部門代碼（兩位字母）+年份（四位數(shù)字）+順序號（三位數(shù)字）]。例如：AD2023001，表示行政部門2023年發(fā)放的第1個鑰匙牌。（三）制作流程1.行政部門根據(jù)公司實際需求，確定鑰匙牌的制作數(shù)量、樣式及編號規(guī)則。2.行政部門與選定的制作廠家簽訂制作合同，明確制作要求、價格、交貨時間等條款。3.制作廠家按照合同要求制作鑰匙牌，制作完成后，將鑰匙牌送至行政部門進行驗收。4.行政部門對鑰匙牌的質量、樣式、編號等進行驗收，驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。三、鑰匙牌的領用（一）領用條件1.因工作需要經(jīng)常使用公司特定房間或區(qū)域鑰匙的員工，可申請領用鑰匙牌。2.外包服務人員等因工作需要接觸公司鑰匙的非員工人員，經(jīng)相關部門負責人批準后，可申請領用鑰匙牌。（二）領用流程1.員工或非員工人員填寫《鑰匙牌領用申請表》，詳細注明所需鑰匙對應的房間號、區(qū)域名稱及領用原因。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，交至行政部門。3.行政部門審核申請表，確認符合領用條件后，根據(jù)庫存情況發(fā)放鑰匙牌，并在《鑰匙牌領用登記表》上記錄領用日期、領用人姓名、部門、鑰匙牌編號、領用鑰匙對應的房間號及區(qū)域名稱等信息。4.領用人在收到鑰匙牌后，應仔細核對鑰匙牌上的編號及對應鑰匙是否正確，并在《鑰匙牌領用登記表》上簽字確認。四、鑰匙牌的使用與保管（一）使用規(guī)定1.鑰匙牌僅限本人使用，不得隨意轉借他人。如因工作需要轉借，須經(jīng)部門負責人批準，并辦理相關轉借手續(xù)。2.員工應妥善保管鑰匙牌，不得將鑰匙牌隨意放置或丟失。如發(fā)現(xiàn)鑰匙牌丟失，應立即向行政部門掛失。3.嚴禁使用鑰匙牌開啟非工作需要的房間或區(qū)域，如有違反，將視情節(jié)輕重給予相應處罰。4.如鑰匙牌損壞無法正常使用，應及時到行政部門辦理更換手續(xù)。（二）保管要求1.員工應將鑰匙牌隨身攜帶，不得將鑰匙牌遺留在辦公室、抽屜或其他不安全的地方。2.在下班或離開工作崗位時，應將鑰匙牌妥善保管好，避免丟失或被盜。3.如因工作需要長時間離開公司或離職，應將鑰匙牌交回行政部門保管。五、鑰匙牌的歸還（一）歸還情形1.員工離職或崗位調(diào)動時，應將所領用的鑰匙牌全部交回行政部門。2.員工不再需要使用鑰匙牌（如工作任務調(diào)整不再負責相關區(qū)域）時，應主動將鑰匙牌交回行政部門。3.外包服務等非員工人員工作結束不再需要使用鑰匙牌時，相關負責人應及時通知行政部門收回。（二）歸還流程1.員工或非員工人員填寫《鑰匙牌歸還申請表》，注明歸還原因及所歸還鑰匙牌的編號。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，交至行政部門。3.行政部門核對交回的鑰匙牌編號及數(shù)量是否與申請表一致，確認無誤后，在《鑰匙牌領用登記表》上記錄歸還日期，并將鑰匙牌收回。4.如發(fā)現(xiàn)交回的鑰匙牌存在損壞或丟失情況，領用人應按照本制度規(guī)定進行賠償。六、鑰匙牌的掛失與補辦（一）掛失1.如員工發(fā)現(xiàn)鑰匙牌丟失，應立即向行政部門掛失，并填寫《鑰匙牌掛失申請表》，詳細說明丟失時間、地點及可能丟失的原因。2.行政部門在接到掛失申請后，應及時對鑰匙牌進行掛失登記，并暫停該鑰匙牌的使用權限，防止他人冒用。（二）補辦1.掛失[規(guī)定時間]天后，如未找回丟失的鑰匙牌，員工可申請補辦。補辦時需填寫《鑰匙牌補辦申請表》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，交至行政部門。2.行政部門審核申請表，確認符合補辦條件后，重新制作鑰匙牌，并按照領用流程發(fā)放給申請人。同時，在《鑰匙牌領用登記表》上記錄補辦日期、補辦原因、新鑰匙牌編號等信息。3.補辦鑰匙牌的費用由申請人承擔，費用標準為[X]元/個。七、鑰匙牌的檢查與監(jiān)督（一）定期檢查1.行政部門定期對鑰匙牌的使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括鑰匙牌的保管情況、是否存在轉借他人、是否用于非工作需要等。2.檢查方式可采用現(xiàn)場查看、詢問員工等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄并要求相關責任人進行整改。（二）不定期抽查1.公司管理層可根據(jù)工作需要，不定期對鑰匙牌的使用情況進行抽查。2.抽查結果將作為對各部門及員工考核的依據(jù)之一，對存在問題的部門和個人進行相應的處罰。八、處罰規(guī)定（一）轉借鑰匙牌未辦理相關手續(xù)的，給予警告處分，并責令立即改正。（二）因保管不善導致鑰匙牌丟失或損壞的，由責任人照價賠償。如因丟失鑰匙牌給公司造成經(jīng)濟損失或安全隱患的，將視情節(jié)輕重給予相應的經(jīng)濟處罰或紀律處分。（三）使用鑰匙牌開啟非工作需要的房間或區(qū)域的，第一次給予警告處分，第二次給予記過處分，第三次及以上給予降級或撤職處分，并視情節(jié)輕重給予相應的經(jīng)濟處罰。（四）未經(jīng)批準擅自制作或修改鑰匙牌的，給予嚴重警告處分，并責令立即恢復原狀。如因擅自制作或修改鑰匙牌給公司造成經(jīng)濟損